Каждый предприниматель однажды сталкивается с невозможностью дальше использовать онлайн-кассу. Например, бизнес может быть закрыт, сама техника передана другому ИП или организации или выйти из строя без возможности её отремонтировать. Она также может быть потеряна или украдена.
В большинстве случаев контрольно-кассовую технику (ККТ) необходимо снимать с учета самостоятельно. Все выбитые на ней в дальнейшем чеки будут считаться доходом того ИП, на чье имя она зарегистрирована. Поэтому налоговая потребует учесть их при расчете налогооблагаемой базы и заплатить налоги.
Кроме того, если ИП не направит заявление на снятие с учета в установленный законом срок, он будет оштрафован по ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ. Размер штрафа может составить от 1500 до 3000 ₽.
Что такое фискальный документ
Все документы, которые формирует онлайн-касса, — это фискальные документы. Их особенность состоит в том, что они автоматически передаются с кассы в налоговую через оператора фискальных данных (Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ).
Они могут создаваться в бумажном и в электронном виде. Электронные документы печатать и хранить не нужно — они будут храниться на фискальном накопителе и у оператора фискальных данных. При этом сам накопитель следует хранить в течение пяти лет после окончания его использования.
К фискальным документам относятся:
- отчет о регистрации ККТ и отчет об изменении параметров регистрации;
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции;
- отчет о закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- отчет о текущем состоянии расчетов;
- подтверждение оператора;
- запросы, уведомления и квитанции по маркировке.
О том, какие данные и каким образом следует указывать в фискальном документе, говорится в специальном стандарте — формате фискальных документов (ФФД). Он утвержден приказом ФНС № ЕД-7-20/[email protected]
Рассмотрим порядок и случаи формирования документов каждого вида.
Сроки отправки сведений в ФНС согласно закону 54-ФЗ
Регламентация работы онлайн-кассы без передачи данных в ОФД осуществляется статьей 4.1 закона 54-ФЗ. Согласно ей, ПО фискального накопителя (ФН) должно блокировать формирование фискального признака, если в локальной базе имеются сформированные, но не непреданные в ОФД более 30 дней документы.
Поэтому, при отсутствии подключения онлайн-кассы к интернету в течение месяца, теоретически можно продолжать пробивать чеки, но они не будут действительны с юридической точки зрения. Что касается реальной ситуации, то производители ККТ предусматривают программное блокирование работы техники при указанных обстоятельствах.
Пользователи иногда путают сроки отправки сведений в налоговые органы с таковыми в Украине и Казахстане, где они составляют 3 суток. В России государство предоставило бизнесу более лояльные условия, поэтому на передачу данных дается 30 дней.
Отчет о регистрации ККТ
Этот отчет формируется один раз — когда вы зарегистрируете кассу в ИФНС. Сформировать отчет нужно на следующий день после получения регномера. Для этого в кассу предварительно запишите регистрационный номер, наименование вашей организации (ФИО, если вы ИП), ИНН, номер фискального накопителя, и другие данные для формирования отчета.
Сведения из отчета о регистрации направьте в налоговую через кабинет ККТ, ОФД или отнесите в бумажном виде.
Когда процедура регистрации ККТ завершится, налоговая заведет для вас электронную карточку. Ее направят в электронной форме через ОФД или кабинет ККТ. После этого через аппарат можно проводить расчеты и они будут направляться в ФНС.
Штрафы за работу без ФФД 1.2
После вступления в силу новых требований нужно перейти на ФФД 1.2 в установленные законом сроки. Опоздавших ждут штрафы. Их размеры указаны в ч. 4 14.5 КоАП. Для юрлиц они наиболее серьезные ― от 5 до 10 тыс. рублей. Для ИП и должностных лиц предусмотрены штрафы размером от 1,5 до 3 тыс. рублей. Несмотря на то, что суммы небольшие, в общем объеме они могут привести к серьезным финансовым потерям.
Важно отметить, что при первом правонарушении можно обойтись предупреждением, но после него штрафных санкций не избежать. Они будут накладываться после каждой проверки, в ходе которой выявят факт нарушений.
Правительство идет навстречу предпринимателям, стараясь сделать переход на работу по новым правилам менее болезненным. Так, до 1 февраля 2022 года предполагается дать послабление бизнесменам, которые не успели перейти на ФФД 1.2. Это возможно в том случае, если отсутствие виновности будет подтверждено официальным документом. Таковым является договор с производителем ККТ или сервисной службой, которая предоставляют услуги по настройке кассового аппарата.
Кассовый чек (БСО)
Кассовый чек — самый распространенный документ, о котором знают все. Он подтверждает расчеты и формируется на каждую операцию по реализации или возврату товара. Продавцы в обязательном порядке выдают покупателям фискальные чеки.
Кассовый чек — это первичный документ. Он может быть сформирован в электронном виде или напечатан. БСО по ФЗ № 54-ФЗ приравнен к кассовому чеку, но формировать его можно только на специальной системе для БСО. Реквизиты у этих документов совпадают:
- наименование;
- порядковый номер в течение смены;
- дата, время и адрес расчета;
- данные пользователя: наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, система налогообложения;
- признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
- наименование предмета сделки, если его можно определить;
- сумма расчета с указанием ставки и суммы НДС;
- форма расчета (наличные или безналичные);
- данные кассира;
- регистрационный номер ККТ;
- номер фискального накопителя;
- фискальный признак документа и сайт для его проверки;
- e-mail продавца;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- QR-код.
Дополнительные реквизиты перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-20/[email protected]
Онлайн-касса передает данные в ОФД через фискальный накопитель
Когда данные о продажах ушли оператору, касса формирует подтверждение фискальных документов. Это значит, что регистрационный номер ККТ, ИНН предпринимателя, заводской номер накопителя и другие реквизиты чека совпадают с теми, которые были указаны при регистрации онлайн-кассы в ФНС. Если все в порядке, ОФД одобряет транзакцию и направляет подтверждение обратно. Покупатель получает бумажный или электронный чек.
По QR-коду на чеке можно проверить передан ли чек в ФНС. Если предприниматель не передает данные о продажах, налоговая выписывает штраф. Проверить реквизиты чека можно на сайте налоговой или через приложение для IOS и Android.
Кассовый чек коррекции
Его формируют, когда нужно скорректировать расчеты. Например, в следующих ситуациях:
- ошибка в чеке — завышенная стоимость, неверная позиция, не та ставка НДС, неверный способ оплаты и пр.;
- задвоение чека по операции — кассир пробил чек дважды на один расчет;
- неприменение ККТ — по ошибке, из-за поломки, отсутствия электричества и пр.;
- сбои в передаче данных — кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получил из-за сбоев в соединении.
Если у вас формат фискальных документов 1.05, вместо чека коррекции применяйте возвратный чек с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода». Узнать версию ФФД можно в отчете об открытии смены.
Оформить чек коррекции можно в любой день — как в течение смены, в которой была допущена ошибка, так и в следующих. Чтобы не было штрафа, важно сделать это до того, как ошибку найдут инспекторы. Это можно сделать на любой кассе — не обязательно на той, на которой была допущена ошибка.
Особенности перехода на ФФД 1.2
Если вы регистрируете новый бизнес, нужно сразу покупать необходимую кассу с ФН-М. То есть, начинайте работать на ФФД 1.2. Если пока не готовы к этому формату, можете зарегистрировать ККТ на «старых» ФФД. Это возможно до 25 октября 2022 года. Но в течение трех месяцев с даты добавления модели в реестр придется обновить до ФФД 1.2.
Если вы не новичок, а уже вели свой бизнес до появления нового требования, и ваша касса содержится в реестре под ФФД 1.2, однако ФН без «М», сделайте следующее:
- Продолжите работу с имеющимся накопителем до завершения срока его действия.
- Когда период действия ФН завершится, смените его на ФН-М.
- Перерегистрируйте аппарат в налоговой. В качестве причины укажите замену ФН и подключение ФФД 1.2.
Если ваша ККТ работает с ФН-М, достаточно в течение трех месяцев с момента включения модели в реестр перейти на новый формат документов. При этом замена самого накопителя не требуется.
Отчеты об открытии и закрытии смены
Отчет об открытии формируется в начале каждой новой смены. Если начать работать без него, то касса не будет печатать чеки. В отчете будут указаны дата формирования, данные организации, версия ФФД, сведения о кассире, номер смены и пр.
Закрывается смена тоже специальным документом — отчетом о закрытии смены (z-отчетом). С его помощью налоговая получает данные о прошедшей смене: сколько чеков пробили, какова была сумма операций, сколько сформировано фискальных документов и сколько из них не получила ФНС и пр. Также в этом отчете можно увидеть, что пора менять фискальный накопитель. Соответствующая отметка появится, если занято больше 99% памяти или до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней.
Между формированием отчетов об открытии и закрытии должно пройти не больше 24 часов. Смена не может длиться больше суток, иначе касса перестанет пробивать чеки — такая функция зашита в фискальные накопители. Чтобы продолжать работу по истечении 24 часов, нужно закрыть смену и открыть новую. Формально закрыть смену можно и позже, если вы не будете проводить через кассу расчеты. Главное — не работайте без выдачи чеков.
Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе
Во времена использования кассовых аппаратов с ЭКЛЗ Z-отчет завершал смену и обнулял счетчики. Его данные кассир переносил в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?
С внедрением ККТ нового образца правила изменились. Z-отчет не формируется на онлайн-кассах. В современной интерпретации такого понятия не существует. Вместо него кассир формирует отчет о закрытии смены, который, в отличие от своего предшественника, не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.
В письме № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 Минфин поясняет: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и необязательны к исполнению. Документы по формам КМ-6 и КМ-4 также больше не востребованы. Но на правовом уровне не запрещена привычная отчетность — в свободной форме и по желанию предпринимателя.
Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Отчет о текущем состоянии расчетов
В отчете содержатся данные о не переданных фискальных документах. Из него вы узнаете, какие чеки не были отправлены ОФД и в какой момент произошел сбой. Вот какие данные в нем будут:
- номер, дата и время формирования первого непереданного чека;
- общее количество непереданных документов;
- суммы расчетов, данные о которых были переданы и не переданы;
- признак применения ККТ в режиме, который не предусматривает передачу фискальных документов в налоговую.
Напоминаем, что если ОФД не получает данные больше 30 дней, касса блокируется. Поэтому формировать отчет о текущем состоянии расчетов следует хотя бы раз в две недели, чтобы контролировать процесс. Создать его можно в любой момент — даже в промежутке между закрытием и открытием смены.
Иногда этот отчет запрашивают проверяющие из налоговой. Одно из требований к ККТ — в любое время печатать отчет о текущем состоянии расчетов для проверки. Это не касается только касс, в которых нет устройства для печати: касс для безналичной оплаты через интернет, касс в торговых автоматах и пр.
Порядок передачи данных в налоговую службу
Существуют определенные требования, касающиеся сроков предоставления сведений о расчетах в ФНС. После совершенной покупки нужно передать данные о ней в течение 30 дней. Если нет проблем со связью, чек отправляется налоговой службе всего за несколько секунд сразу же после совершения операции. При этом участие кассира не требуется – процесс выполняется автоматически.
В случаях, когда компания по какой-либо необъективной причине пропускает срок предоставления сведений в Федеральную налоговую службу, ПО онлайн-устройство автоматически блокирует функцию формирования фискального признака. После этого информация о финансовых операциях не сохраняется, ее нельзя будет передать в ФНС. На компанию за подобное нарушение налагаются штрафы.
Следует помнить, что, если торговая точка, в которой отсутствует соединение с сервером ОФД и Интернетом сроком более 30 дней, будет пробивать чеки без их передачи в ФНС, они будут недействительны.
Решением данной проблемы должен заниматься собственник онлайн-кассы. Так, ИП или начальник организации обязан контролировать доставку чеков в Федеральную налоговую службу одним из 3 способов:
- Отслеживать уведомления кассового аппарата о наличии неотправленных оператору фискальных данных чеков.
- Проверять личный кабинет на сайте ОФД. Если фискальные данные по операциям отсутствуют, то информация о платежах не была передана ФНС.
- Просматривать отчеты о состоянии расчетов. В них указывается количество документов об оплате, которые не были доставлены оператором в налоговую службу.
Если произошло что-то из вышеперечисленных ситуаций, необходимо связаться с ОФД для решения возникших неполадок, либо попытаться устранить проблему самостоятельно. Проверьте наличие подключения контрольно-кассового аппарата к мобильным и интернет-сетям.
Чтобы всегда контролировать отправку чеков и своевременно решать возникшие проблемы, приобретайте кассовые аппараты с системой оповещения. Подключите онлайн—кассу не только к кабельному интернету, но и к мобильной сети, а также предусмотрите дополнительное рабочее устройство. Кроме того, вам может понадобиться источник бесперебойного питания, если вдруг произойдет отключения электричества.
Отчет о закрытии фискального накопителя
Фискальный накопитель — это специальное устройство, на котором хранятся все документы, созданные в кассе. Отчет о его закрытии потребуется в следующих случаях:
- ККТ передается другому лицу;
- ККТ перестала использоваться;
- ККТ снята с учета;
- фискальный накопитель подлежит замене из-за истечения срока использования или переполнения памяти.
Если ККТ украли или она потеряна, отчет о закрытии не требуется.
В отчете будут указаны сведения, которые пригодятся для перерегистрации кассы: дата и время фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. Эти же данные будут храниться в личном кабинете ОФД.
Перед формированием отчета убедитесь, что ОФД получил все фискальные документы, сформированные в кассе.
Онлайн-кассы и виды отчетов по ним
Большинство граждан и по сей день задаются вопросом – для чего же нужна онлайн-касса. Ответ прост: ККТ последнего поколения, которые теперь должны быть у каждого бизнесмена, применяются для того, чтобы упростить пользование не только владельцам, но и для налоговой инспекции. Таким образом, онлайн-кассы формируют документы, служащие интересам государственной казны – фискальные данные. Следует напомнить, что подобного типа кассы содержат внутри себя специальный накопитель, где хранятся все виды отчетов. Благодаря этому можно с легкостью узнать следующее:
- точную дату, когда ККТ была зарегистрирована или заменена;
- БСО (бланки строгой отчётности), все чеки, выданные с момента регистрации кассового оборудования;
- расчеты, изменения, проводившиеся по ним;
- дата замены фискального накопителя.
Бумажные отчеты, используемые ранее, более не требуются, данные хранятся в электронном виде.
Новые фискальные документы для маркировки
В новом ФФД 1.2 появились специальные фискальные документы, которые формируются при работе с товарами, подлежащими маркировке:
- запрос о коде маркировки;
- уведомление о реализации маркированного товара;
- ответ на запрос;
- квитанция на уведомление.
Этот формат обязателен для всех продавцов маркированных товаров.
Вы эти документы видеть и формировать не будете, ими обмениваются между собой ОФД и «Честный ЗНАК». ОФД передает запрос о коде и уведомление в «Честный ЗНАК», а он в свою очередь направляет ответ на запрос и квитанцию.
Работайте с онлайн-кассой в Контур.Бухгалтерии. Интегрируйте товароучетную систему Контур.Маркет с Бухгалтерией и автоматически передавайте в учет накладные и данные о продажах. В сервисе можно вести учет, оформлять расчеты с сотрудниками и сдавать отчетность через интернет. Всем новым пользователям доступно 14 дней бесплатной работы в сервисе.
Сроки перехода на ФФД 1.2
Согласно приказу ФНС России (подписанному 14 сентября 2022 года № ЕД-7-20/[email protected]), начиная с 6 августа 2022 года, предприниматели, реализующие маркированные товары, больше не могут регистрировать онлайн-кассы со старыми форматами фискальных данных версий 1.05 и 1.1. До наступления этой даты можно было приобрести ФН старого формата и установить его на кассовое оборудование. Использовать кассу с таким накопителем можно вплоть до окончания срока его действия.
К примеру, если бизнесмен в июле 2022 года поставил на кассу накопитель со старым ФФД сроком действия на 36 месяцев, то использовать его он сможет до июля 2024 года. Таким образом, некоторые бизнесмены смогли оттянуть переход на новый формат данных. Однако, замена ФН может потребоваться раньше окончания срока годности по нескольким причинам:
- Перерегистрация кассовой техники по какой-либо причине — смена режима налогообложения или юридического адреса.
- Установка нового кассового оборудования
Кроме того, согласно разъяснениям ФНС, переходить на новый ФФД позже установленных сроков могут следующие предприниматели:
- Применяющие при работе внешнее программное обеспечение, обновление на которые еще не выпущено разработчиками.
- Проводящие тестирование внешнего ПО и онлайн-кассы
Те, кто попадают под эти условия, имеют отсрочку до 1 февраля 2022 года. Все остальные продавцы маркированных товаров, кто регистрируют или перерегистрируют кассу в настоящее время обязаны ставить новый ФН с поддержкой ФФД 1.2.
Порядок проведения операции с наличностью
Установка онлайн-аппаратов для ИП является обязательной процедурой. Эта норма вводится и для ИП на УСН в году. В некоторых случаях возможна работа без ККМ, сроки для ИП для ввода онлайн-касс продлены до лета 2022 года. Это относится к следующим областям: общественное питание, торговля. Важное условие – отсутствие наёмных работников. После 01.07.2019 работать без нового кассового аппарата нельзя. Эти правила действуют и для предпринимателей, применяющих упрощенные формы налогообложения.
БСО, применяемые при онлайн-кассах имеют разные названия, которые зависят от вида предоставляемых услуг:
- путевки;
- квитанции;
- билеты и т.д.
Порядок оформления БСО установлен в году (Постановление No 359). Ранее предприниматели пользовались бланками установленного образца Минфином РФ. Сегодня есть возможность разрабатывать подходящие бланки самостоятельно. Главное условие – отражение в документе требуемых реквизитов.
С 1 июля 2022 года для ИП устанавливается порядок ведения БСО в электронном формате. Первый шаг – купить современное устройство ККТ, которое позволяет провести документальное оформление операций. После формирования отчета о покупке, документ по электронным каналам передается в налоговую инспекцию и покупателю на указанный адрес.
Как снять онлайн-кассу с налогового учета в ФНС
В некоторых ситуациях требуется снятие с учета в ФНС онлайн-касс. Для этого необходимо подать в налоговую инспекцию заявление №1110062 и иметь ряд причин, установленных законодательством:
- Поломка без возможности восстановления,
- Касса продается и/или передается другому налогоплательщику,
- В связи с утерей или кражей,
- При прекращении или смене вида деятельности.
Заявление рассматривается 5 рабочих дней, после чего в личном кабинете отобразится информация о снятии в налоговой онлайн-кассы с учета.
Обратите внимание!
В некоторых случаях ФНС может снять кассу с учета самостоятельно, если будут выполнены следующие условия:
- Не соблюдены требования 54-ФЗ,
- ФН используется по истечению срока действия,
- Есть запись о прекращении деятельности в ЕГРЮЛ и/или ЕРИП.
| Читайте также: «Как снять кассу с учета в налоговой» |
Особенность современных устройств
В первую очередь, это удобно. Старые модели аппаратов требуют проведение транзакции перед аппаратом. Онлайн – касса соединена с системой, что обеспечивает большую гибкость. Сотрудники могут ходить по магазину, имеют возможность обращаться к клиентам и обрабатывать транзакции на месте. Это не только добавляет великолепный современный визуальный элемент в магазин, но также повышает уровень удобства для сотрудников. Все это, к тому же, экономит время.
Во-вторых, это автоматическая отчетность и аналитика. Кассовый аппарат выполняет функцию хранения денег и записи транзакций в течение дня, однако анализ входных данных остается за руководителем. У надежного онлайн – кассового аппарата есть аналитические инструменты и отчеты, которые предоставляют бесценные сведения о бизнесе. На их основе проводится руководство компанией, могут приниматься управленческие решения и, как результат, создаются возможности для расширения бизнеса.
И. в-третьих, сокращаются первоначальные затраты. Например, при открытии розничного магазина требуется большой стартовый капитал. Это делает важным поиск правильной системы для обработки данных о продажах. Традиционный кассовый аппарат только помогает провести продажу, а система учета требует дополнительных единиц оборудования. У системы онлайн-касс с самого начала меньше затрат.
Расходы на приобретение онлайн-кассы оправданы, благодаря повышенному удобству, возможностям отчетности и аналитики, снижению затрат на запуск, созданию положительного имиджа бизнеса.
