Общая информация о счетах
Счет на оплату обязательно включает реквизиты, по которым осуществляется перевод денег заказчиком поставщику за товары или услуги. Продавец выставляет счет, а покупатель должен его оплатить.
Этот документ важен для обоих участников сделки. Им подтверждается обоснованность совершения операции. Также счет является оправдательным документом списания денег с банковского счета покупателя. Он может оформляться на сделки:
- поставка;
- покупка;
- оказание услуги;
- и т. п.
Обычно, счет выставляется для совершения предоплаты.
У данного типа документации нет строгой унифицированной формы. Счета оформляются согласно учетной политике организации.
Если бы при выставлении счетов происходило изменение балансовых позиций или финансового результата, информацию в нем был бы смысл регламентировать.
Счёт на оплату: подробности его заполнения
— Полезное — Наши публикации
Счёт на оплату необходим для того, чтобы зафиксировать договоренность о продаже товаров или предоставлении услуг. Во время продажи товаров или услуг оформляется данный документ, который отправляется покупателю и при этом является важным документом для обеих сторон сделки. Покупатель сможет подтвердить факт совершения платежа на основании счёта, а продавец использует его как основание для учёта товаров на складе.
Заполнение счёта на оплату
Как правильно заполнить счёт на оплату, чтобы документально зафиксировать продажу товаров (услуг)? Форма счёта никем не регламентирована, поэтому организация вправе самостоятельно сформировать бланк счёта. Единственным правилом является наличие в бланке главных реквизитов, которые нужны для того, чтобы документально отразить совершение фактов хозяйственной деятельности. Чтобы правильно заполнить счёт на оплату, необходимо указать следующие обязательные сведения:
- Дата выставления счёта и порядковый номер. Все счёта должны быть уникальны и пронумерованы по порядку, не допускается повтор номеров. Данные сведения указываются в заголовке счёта на оплату.
- Платежные реквизиты обеих сторон (наименование, ИНН, КПП, БИК, номер расчётного счёта). Реквизиты поставщика могут быть образцом заполнения платежного поручения.
- Информация о товарах (услугах). Указывается наименование, количество, стоимость (прописью) и единицы измерения.
- Информация о НДС. От системы налогообложения продавца зависят налоговые последствия сделки. НДС зачитывается на основании счёта-фактуры, но если в счёте на оплату не выделить НДС, то могут быть арифметические ошибки при дальнейшей подготовке счетов-фактур.
Дополнительные реквизиты счёта
Также можно указать дополнительную информацию о сделке:
- Дата составления счёта. Это позволит получателю без проблем распознать основание поступивших денежных средств.
- Основание счёта. Поясняется, за что выставляется данный счёт.
- Адрес, телефон и факс продавца.
- Условия оплаты
- Сроки поставки товаров
- Информация о предоплате и т.п.
В случае указания подробной информации о совершаемой сделке, счёт на оплату приравнивается к договору о сотрудничестве. Если же счёт заполнен некорректно, то заключение договора происходит только после фактической передачи товара и процесса подписания накладной. Тогда покупатель, который уже оплатил товар, не сможет на основании данного счёта требовать от поставщика замену товара, изменение его количества и т.п. При этом покупатель может потребовать возврат уплаченных денежных средств по причине необоснованного обогащения.
Нужно ли заверять печатью счёт на оплату?
Как оформить счёт на оплату, не нарушая правил? Российское законодательство не требует заверять счета на оплату личной подписью и печатью. Несмотря на это, желательно их указать, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений. Разрешается подписывать счета, которые отправляются покупателю по факсу или e-mail, факсимильной копией подписей уполномоченных лиц и оттиска печати организации. Ещё лучше, если бланк счёта на оплату будет украшен логотипом данной организации.
Значение счёта на оплату
Этот документ считается необязательным, так как он ничего не подтверждает. Факт отправления денежных средств продавцу можно увидеть по платежному поручению, оказание услуг и передачу ТМЦ – по актам и накладным. Но если вы хотите избежать неприятных моментов с задержками платежей, необходимо знать, как правильно оформить счёт на оплату и предъявить его клиенту.
Обязательные реквизиты
П. 1 ст. 9 ФЗ № 409 от 18.07.2017 г. «О бухгалтерском учете» утверждает, что все проводимые в организации хозяйственные операции должны сопровождаться оправдательными документами, на основании которых ведется бухучет на предприятии.
Согласно п. 2 того же нормативного акта обязательными реквизитами такой документации выступают:
- Название документа.
- Дата составления.
- Название предприятия, которое составляет документ.
- Содержание хоз. операции.
- Единицы измерения хоз. операции.
- Название должностей лиц, ответственных за операцию.
- Подписи ответственных лиц.
Как видно из предоставленного законом перечня, печать не входит в состав обязательных реквизитов. Соответственно, ее нельзя отнести к обязательному реквизиту.
Ставится ли печать на балансе?
Заказчик не хочет ставить печать на «Акте о приемке выполненных работ» (форма N КС-2). Каковы последствия признания в целях налогообложения прибыли затрат, подтверждаемых актом без печати?
Отсутствие оттиска печати в акте о приемке выполненных работ не может являться основанием для непринятия этого документа к налоговому и бухгалтерскому учету. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.
270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.
Сумму штрафа проверяющие рассчитывают исходя из полного перечня документов, который должна сдавать конкретная организация.
Например, за 2022 год вам нужно сдать следующие формы: Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Отчет об изменениях капитала, Отчет о движении денежных средств, пояснения в табличной и текстовой форме. Если вы не сдали отчетность в срок, то размер штрафа составит 1000 руб. (200 × 5).
А еще главному бухгалтеру грозит административный штраф на сумму от 300 до 500 руб.
Обязательна ли печать на счете на оплату
Счет по оплате – бумага, не имеющая специальной унифицированной формы. Соответственно, в этот документ обязательно включаются исключительно пункты, перечисленные в ст. 9 ФЗ № 409. Печать не обозначена в данном списке. Поэтому, ее наличие на счете не считается обязательным.
Соответственно, мнение о том, что отсутствие печати делает счет недействительным, ошибка. Печать на счете на оплату обязательна только по обычаям делового документооборота. Если в организации действует правило обязательного присутствия такого реквизита, его придется включить в документ. Но надо помнить, что не все организации и ИП имеют печать, т.к. это разрешено законом. Так что отсутствие печати на счете вполне объяснимо.
Часто в организациях просят встроить логотип и печать с подписью прямо в счёт на оплату покупателю. От этого счёт выглядит более солидно и представительно. Факсимильная печать на счёте не запрещается нормативными актами и потому многие пользуются этой возможностью.
Сегодня я расскажу как сделать подобную настройку для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) самостоятельно, без помощи программиста.
Обратите внимание на изменение в версии БП 3.0.64.34. О нём здесь.
Настраиваем печать, подпись и логотип
Итак, заходим в раздел «Главное» и выбираем пункт «Организации»:
Открываем карточку нашей организации и раскрываем пункт «Логотип и печать»:
Нажимаем ссылку «Загрузить логотип».
Сразу после этого нас попросят указать картинку, которую мы хотим использовать в качестве нашего логотипа. Файл с такой картинкой нужно подготовить заранее (заказать у дизайнера) или найти что-нибудь подходящее в интернете.
Я для наших экспериментов взял логотип фирмы 1С:
Вообще же подойдёт любая картинка в форматах (png, jpg, bmp).
Логотип подставился в поле и отобразился на форме, отлично!
Займёмся изготовлением факсимильной печати и подписей. Для этого нажмём на пункт «Инструкция ‘Как создать факсимильную подпись и печать'»:
Распечатаем и выполним инструкции, указанные на распечатанном листке:
После этого в нашем распоряжении окажется 3 картинки в одном из форматов (png, jpg, bmp) с печатью и подписями, в моём случае они выглядит так:
Загрузим их по соответствующим ссылкам в карточке организации:
Видим, что картинки с печатью и подписями подставились и отобразились на форме. Нажмём кнопку «Записать и закрыть» в карточке организации:
Обратите внимание на изменение в версии БП 3.0.64.34. О нём здесь.
Наконец, заходим в какой-нибудь счёт на оплату покупателю и нажимаем кнопку «Печать»->»Счёт на оплату (с печатью и подписями)»:
Появилась печатная форма счёта с логотипом, печатью и подписями:
Если картинки с печатью и подписями слишком малы, отсканируйте листок заново с более высоким разрешением.
Мы молодцы, на этом вроде бы всё
Но что если мы хотим, чтобы печать залезала на подпись?
Не всем это нужно и видимо поэтому 1С по умолчанию сделала вариант с отдельным расположением подписи и печати.
Для тех, кому нужно их совместить инструкция ниже.
Совмещаем печать и подпись руководителя
Для этого заходим в любой счет и формируем обычную печатную форму (без печати и подписей):
Получится вот так:
Далее распечатываем этот счёт, ставим на нём печать и подписи с нужным нам расположением.
Затем отрезаем по жирной линии внизу (перед подписями и печатью) и нижнюю часть сканируем и сохраняем в виде картинки на рабочий стол.
У меня получилось вот так (печать и подпись выдуманы):
Снова заходим в карточку организации, раздел «Логотип и печать».
Здесь удаляем картинки с подписями руководителя и бухгалтера, а вместо старой картинки печати загружаем только что сделанную большую картинку, совмещающую в себе печать и подписи:
Нажимаем кнопку «Записать и закрыть» в карточке организации, а затем формируем печатную форму любого счёта вместе с печатью и подписями:
В открывшейся печатной форме из пункта «Ещё» выбираем команду «Изменить макет…»:
Далее очень внимательно, так как если неправильно изменить макет (что-нибудь удалить из него), то печатная форма вообще перестанет работать и придётся восстанавливать её согласно вот этой инструкции (ссылка).
В открывшемся макете перейдите почти в самый низ (примерно 90-е строчки) и выделите невидимый квадрат ниже надписи руководитель:
Наша задача состоит в том, чтобы перетащить этот квадрат чуть выше (определяется экспериментально), чем надпись руководитель и растянуть его на всю ширину печатной формы, вот так:
Больше ничего не меняйте! Нажмите кнопку «Записать и закрыть», печатная форма счета переформируется автоматически:
Произошло именно то, чего мы и добивались — печать залезла на подпись.
Мы снова молодцы
Кстати, подписывайтесь на новые уроки…
Изменение в версии БП 3.0.64.34
Теперь, настроив подпись и печать в организации, мы всё-равно должны выбирать в счёте пункт «Счет на оплату», а уже в самой печатной форме ставить галку «Подпись и печать»:
Поставить её нужно один раз. Её значение сохраняется между вызовами печатной формы.
Дополнение от читателя сайта. Если форма счета была отредактирована — поле с галкой не появится — надо вернуться к стандартной форме.
Когда применяются печати
По ФЗ № 82 от 06.04.2015 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», использование круглых печатей не является обязательным. Исключение составляют ограниченный перечень документов. Унифицированные бланки, не имеющие аббревиатуру «МП» не обязательно заверять печатью.
Поэтому, когда возникает вопрос, ставится ли печать на счете на оплату, ответ однозначный – это не обязательно.
Однако, необходимо помнить о деловом документообороте каждого предприятия в отдельности. Кроме того, покупатель более доверительно может относиться к документации с присутствием печати. Ведь печать – это часть имиджа предприятия. Если организации привыкли работать с документацией, имеющей печати, требование зачастую распространяется и на счет.
Поэтому, нужна ли печать на счете на оплату, зависит от поставленного документооборота предприятия. На законодательном уровне такой обязанности у хозяйствующих субъектов нет.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как загрузить в 1С печать и подпись
Перейдите в раздел Главное-Организации.
Откройте карточку организации и нажмите на ссылку Логотип и печать.
Нажмите на ссылку Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать».
Открылась печатная форма с шаблоном.
- Распечатайте шаблон:
- Выполните все по инструкции:
После выполнения всех действий у вас сохранились 3 отдельных файла-картинки в формате PNG.
Загрузите печать и подпись в 1С 8.3, нажимая на ссылку Загрузить печать, выберите файл с печатью и подгрузите в программу.
То же самое нужно проделать с подписями руководителя и главного бухгалтера.
После этого нажмите Записать. Для проверки отображения печати и подписей перейдите по ссылке Предварительный просмотр печатной формы «Счет покупателю».
Далее необходимо в печатной форме Счет покупателю продолжить настройки.
