Печать на отчетах в налоговую: ставить или нет

Что говорит закон

В апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон № 82-ФЗ. Он снимал с АО и ООО обязаность иметь круглую физическую печать. Звучит это так:

«…Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества…».

Пройдемся по ключевым моментам и расшифруем, что это означает:

• Руководство самостоятельно решает, нужна организации печать или нет.
• Решение о наличии печати прописывается в уставе. От этого зависят дальнейшие формулировки при составлении документов.
• Печать — элемент «индивидуального стиля» организации. То есть, она несет такую же функцию, как вывеска или логотип. Получается, что никаких требований к форме и содержанию оттиска нет.
• При этом отдельные законы предусматривают случаи, когда организация обязана использовать печать. Например, печать все еще нужна в налоговых декларациях и доверенностях

Важно:
Если речь идет об ИП, то иметь печать необязательно. Предприниматели принимают это решение на свое усмотрение.

На каких бухгалтерских документах печать должна быть

Если компания приняла решение оставить в компании печать и продолжать ею пользоваться, она должна знать в каких документах ее наличие является обязательным, а в каких случаях даже они могут ее не ставить.

Также, печать можно не ставить на трудовых договорах, приказе руководителя, а также гражданско-правовых договорах, если только в договоре не указано, что сам договор и все изменения к нему скрепляются подписью и печатью.

Помимо всего прочего, компании сегодня форму первичных документов разрабатывают самостоятельно, в том числе они определяют на них наличие или отсутствие печати. Если, например, печать в компании осталась, а в бланках, которые организация использует в своей работе предусмотрено для нее место, то лучше, чтоб она стояла. В случае возникновения каких либо ситуаций, это позволит избежать лишних споров.

Применение печати обязательно для операций с кассовыми, расчетными документами, бланками строгой отчетности, а также для большинства кадровых документов.

Когда можно не ставить печать

Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)»

. То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.

Вот сводная таблица таких законов и документов.

Когда печать обязательна

Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.

Что делать в спорных моментах

Печать — необязательный элемент для ряда документов. Часто приходится решать правомерности отсутствия оттиска через суды. Посмотрим, что говорят законы.

Договоры.

Законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору. Например, без печати можно заключать и трудовые договоры.

Первичка.

Формы первичных учетных документов организации могут разрабатывать самостоятельно. Оттиск на этих документах также необязателен.

Трудовая книжка.

Если печать есть, то ее требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей. Обязательную печать отменили 27 ноября 2016 года.

Отчетность. Многие организации сдают отчетность в электронном виде. Печать не нужна — ее заменила электронная подпись. Однако форма 4-ФСС, книга продаж, книга учета доходов и расходов все еще требуют на своих страницах синий оттиск.

ПЕЧАТЬ на ДОКУМЕНТАХ

Первичные Документы

Бухгалтерский Учет Когда нужно ставить печать Учетные Политики

ФСБУ 27/2021

Печать на Документах и

Заверение Первичных Документов

В инспекцию можно сдать документы без печати, напомнила ФНС.

ООО и АО не обязаны иметь печать.

Инспекции должны принимать документы таких организаций независимо от того, есть ли на них печать. Об этом правиле напомнила налоговая служба.

Письмо ФНС N КВ-4-14/[email protected]

. .

Организация может иметь и использовать несколько печатей, как одинаковых, так и различных.

Возможность нанесения на печать дополнительной информации законом не ограничивается.

Если проставление оттиска печати на документе является обязательным, то организация может использовать любую печать, отвечающую требованиям к реквизитам печати для юридического лица данной правовой формы, независимо от наличия на печати дополнительной информации, а также от наличия других печатей.

Нормами Законодательства предусмотрено, что организация должна иметь круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место ее нахождения.

Печать может содержать также фирменное наименование организации на любом языке народов РФ и или иностранном языке.

Законодательство не содержит какого-либо требования о регистрации печатей в органах власти.

Не ограничиваются количество печатей, которые может иметь организация, их назначение, а также возможность нанесения на печать дополнительной информации.

Поэтому организация вправе иметь и использовать несколько печатей, в том числе различных

Порядок изготовления и использования в хозяйственной деятельности организаций печатей правовыми актами не урегулирован.

Если печать соответствует требованиям законодательства к печати соответствующего юридического лица (например, для Общества с ограниченной ответственностью она является круглой, содержит полное наименование общества на русском языке и место его нахождения), то такая печать может использоваться для скрепления любых документов и независимо от наличия у организации других печатей и независимо от наличия на печати дополнительной информации (например указания «для документов», «для накладных» и т.д.).

Многие организации используют несколько печатей:

— одна печать используется для заверения финансовых документов,

— вторая — для договоров,

— для оформления кадровых документов и т.д.,

Различные печати используются обособленными подразделениями.

Поэтому организация вправе разработать и принять локальный нормативный акт, регламентирующий порядок применения печатей. Однако требования об обязательном принятии такого локального нормативного акта закон также не устанавливает.

Порядок использования печатей для скрепления отгрузочных и т.п. документов можно предусмотреть и в договорах, заключаемых с контрагентами (п. 1 ст. 160, п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Первичные Документы

. .

Проставление печати на документах

По общим правилам сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Общего требования о скреплении такого документа печатью закон не устанавливает.

Основным требованием является наличие подписи на документе уполномоченного лица.

Однако законом, правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, например скрепление ее печатью, и могут предусматриваться последствия несоблюдения этих требований (ст. 160 ГК РФ).

П. 5 ст. 185 ГК РФ устанавливает требование о скреплении печатью доверенности, выдаваемой от имени юридического лица.

Если особые последствия невыполнения требования о скреплении печатью не предусмотрены, то применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Таким образом, скрепление печатью документов, подтверждающих совершение сделки, заключение договора, его исполнение, обязательно только в случаях, предусмотренных правовыми актами или соглашением сторон.

Отсутствие в договоре оттиска «основной» печати организации, как и любого оттиска печати, по общему правилу не влияет на действительность договора.

Печать на Первичных документах

По отношению к первичным учетным документам, на основании

которых ведется бухгалтерский учет, то закон не устанавливает

требования о наличии оттиска печати.

В соответствии со ст. 9 ФЗ N 402-ФЗ проставление оттиска

печати на первичном документе не является обязательным.

Однако многие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Росстатом

РФ , предусматривают реквизит «место печати».

Росстат Отчетность

В унифицированной форме товарной накладной (ТОРГ-12) есть буквенное обозначение «М.П.»

Однако судебная практика зачастую исходит из того, что отсутствие оттиска печати в таких документах не означает, что такие документы не подтверждают понесенные расходы, право на налоговые вычеты и т.п.

Заверение первичных документов организации (актов приема-передачи, товарных накладных и т.д.) печатями, которые, помимо обязательных реквизитов, содержат дополнительную информацию (указание «для документов», «для накладных» и т.д.) само по себе не может повлечь каких-либо негативных последствий ни в связи с исполнением договора, ни для целей налогообложения.

При наличии в организации нескольких печатей целесообразно определить локальным актом реквизиты и порядок использования каждой из печатей.

.

Бухгалтерский Учет