Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

ВАЖНО!

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Что такое подотчётные суммы

Работодатели выдают сотрудникам деньги на обеспечение нужд организации: закупку канцелярии, оплату поставщикам, покупку бензина для автопарка. Такие выплаты называются подотчётными. Об их использовании нужно отчитаться в установленный срок, а неизрасходованный остаток — вернуть.

Порядок выдачи денег под отчёт регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Их выдают одним из двух способов:

наличными из кассы организации;
переводом на корпоративную карту или личный счёт сотрудника (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Появляется вопрос: если можно выдать сотруднику деньги безналом, то можно ли вернуть подотчётные средства на счёт организации? Разберёмся.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Не выдавайте деньги из запрещенных источников

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.
Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2022 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Что делать с комиссией за перевод

Некоторые банки берут комиссии за переводы. Если сотруднику пришлось доплатить свои деньги в виде комиссии за возврат подотчётных средств, то работодатель может сам решить, нужно ли её возмещать. Предусмотрите это в локальных актах:

если такой расход не предусмотрен, то вы не обязаны возмещать сотруднику затраты, а решив возместить, не сможете учесть их в расходах;
если расход предусмотрен, его можно учесть при расчёте налога на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Включить условие о комиссии можно в следующей формулировке: «При безналичном способе возврата подотчётных сумм работодатель возмещает работнику сумму комиссии, взимаемой за указанную транзакцию на основании представленных работником заверенных копий платежного поручения и выписки из реестра платежей по банковскому счету работника».

Посмотрите ваши комиссии на тарифе на списке банков. Если уходит много средств на возвраты, возможно вам стоит открыть отдельный счёт для них.

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Акт возврата денежных средств по кассе: нюансы оформления

Нередко в течение рабочей смены у кассиров образуется кассовый разрыв. Это может быть обусловлено несколькими причинами:

Работник по ошибке пробил неправильный чек (например, сумма в фискальном документе больше стоимости фактически приобретенного товара).
Кассир пробил чек, но клиент передумал его отоваривать — ситуация актуальна для торговых точек, где сначала оплачивают покупку, а потом в нужном отделе отпускают продукцию.
Покупатель возвращает товар непосредственно в день покупки и ему возмещают денежные средства из операционной кассы.

Во всех перечисленных случаях надо оформить акт ф. КМ-3. Он составляется в единственном экземпляре при закрытии смены и снятии Z-отчета в тот же день, когда произошел кассовый разрыв. При проведении налоговой проверки сотрудники ФНС уделяют особое внимание правильности составления документа и приложенным к нему оправдательным бумагам. Поэтому при оформлении необходимо учитывать некоторые нюансы.

Акт возврата денежных средств по кассе подписывается комиссией, в состав которой входят: руководитель компании (управляющий филиалом), заведующий отделом, старший кассир и кассовый работник. После подписания кассир вносит итоговую сумму акта (по всем аннулированным фискальным документам) в гр. 15 регистра ф. КМ-4 (Журнал кассира-операциониста).

Также нужно приложить неправильно пробитые чеки. Для удобства их можно наклеить на лист бумаги. На каждом документе должна стоять подпись руководителя и штамп с о. Не всегда фискальный документ есть в наличии. Это может быть связано с тем, что он не был представлен покупателем или был утерян кассовым работником.

В первом случае клиент должен написать заявление, где указать причину, по которой он не смог предъявить чек. Документ визируется руководителем торговой точки, прикладывается к акту. Если ККТ предусматривает возможность вывода на печать информации о покупке — она тоже может быть приложением.

Если фискальный документ отсутствует по вине кассира, но принято решение его не наказывать, то работнику достаточно написать объяснительную записку и оформить товарный отчет. В этом случае сотрудники ФНС могут оштрафовать предпринимателя за неоприходование выручки, но, исходя из судебной практики, суды чаще всего встают на сторону бизнесмена.

При отсутствии оправдательных документов налоговики могут приравнять это к нелегальному обороту и привлечь как к налоговой, так и к административной ответственности. Однако, в соответствии с ч. 1 ст. 4.5 КоАП, юридическое лицо или ИП не могут быть привлечены к ответственности по прошествии 2 месяцев со дня совершения правонарушения.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи. 2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов! 3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Возврат денег за неоказанную услугу

Маша 23.06.2018 16:04:23

Здравствуйте! Не могу отвязаться от компании **** звездочками закрыто название, они отказываются под разными предлогами исчезнуть, вернее они настойчиво делают всё, чтобы продолжать воровать деньги, так как никаких услуг фактически не оказывают, но при этом продолжают присылать счета. Как заставить этих людей прекратить этот произвол и вернуть все деньги, которые они украли? Это выглядит все долго, потому что врут они и делают все так, чтобы придумывая разные предлоги и постоянное вранье продолжать воровать деньги клиента, который уже давно объяснил, что не хочет иметь с ними никаких дел. Ситуация: В сентябре 2022 г выяснилось, что они за 2 года обсчитали на почти 30 000 рублей — вписали в номер счета дубль моего номера, с первого месяца переключили тариф интернета на дороже в два раза, и постоянно вписывали в счета услуги, которые они не оказывали Деньги они согласились вернуть только за дубль телефона — 10 000 рублей. По первому требованию — ничего не вернули Я требовала сделать возврат на ту же карту, с которой они эти деньги списывали — они отказались делать возврат сославшись на то, что нужно писать заявление. Вернее они сказали, что деньги вернули на счет. На что я ответила, что я не собираюсь больше никогда пользоваться их услугами, и потребовала вернуть деньги на ту же карту, с которой они их списывали. Так же я требовала отключить все их услуги кроме моего мобильного номера, на что они тоже ответили отказом сославшись на то, что нужно писать заявление на отказ. В сентябре или октябре 2017выяснилось, что они обсчитывают и обманывают. Вернее, это было понятно и раньше, когда вместо суммы по тарифу 1100 рублей стали приходить счета по 2500-3900 рублей.. С оператором выяснилось, что вписывают они в счет два номера вместо одного, и это не случайно, с симки входили и в интернет и меняли тариф, в том числе на ту же сумму, как и у меня. Когда я начала выяснять что за номер, оказалось им никто не пользуется. Этот номер **** оформили сами на отв квартиросъемщика. Я задала вопрос тогда почему снимают деньги столько времени, раз им никто не пользуется 2 года — мне ответили — ну вы же за него платите. Насколько я знаю, если с телефона несколько месяцев не звонят, операторы его отключают.. После того, как они согласились вернуть за этот обсчёт деньги,**** еще два месяца присылал счета, где по прежнему был вписан этот номер — дубль моего номера. В декабре в 18 числах я так же писала заявлениео переносе моего мобильного номера к другому оператору. Но несмотря на это они мой номер отключили. Внезапно 27 -29 декабря у меня перестал работать мобильный телефон ***** который я получала лично со своим паспортом. Я позвонила выяснить в чем дело, операторы мне по телефону сказали, что так как номер был подключен к домашнему счёту за услуги кст. никто другой так не мошенничает поэтому все услуги отключены, интернет тоже не работал. В декабре 18 числа примерно я так же переключила все услуги, вызвав мастера другого оператора, поэтому фактически никакого трафика с моей стороны быть не могло. В марте выясняется, что счета от **** продолжают приходить, и они берут деньги за домашний телефон и телевизоры. И мобильный отключили опять, потому что на домашнем счете якобы долг.А с домашнего номера вообще удивительным образом кто-то даже позвонил один раз, что на самом деле невозможно, и в очередной раз подтвердило тот факт, что они вписывают в квитанции что захотят. они не смогли предоставить мне ничего, кроме пустого листика, где просто было название моего тарифа. Никаких доказательств по трафику так же, и вообще никаких документов на основании которых они оказывали свои услуги и требовали приходить и писать у них заявления. Я написала 2 претензии по поводу того, чтобы удалили все счета с начала 2022 года по причинам того, что все было отключено и на возврат разницы за переключенный без моего ведома тариф и суммы, которые они так же вписывали за мобильный интернет крторый я не заказывала и которые вообще не соответствовали тарифам, и написала претензию на возврат 10 000 рублей, которые они все это время удерживали и не возвращали. Спустя неделю мне позвонил какой-то тип из данной компании, и продолжил рассказывать о том, как многступенчато у них устроено мошенничество. После этого я написала еще 2 претензии по электронной почте, и как ни странно они их приняли — мне прислали номера претензий. То есть все-таки они принимают претензии по имеил… Прошел месяц, и я позвонила спросить где мои деньги, и почему они продолжают снимать деньги за телефон и телевизоры. По поводу телевизоров они сказали, что они не получили еще 2 приставки из трех, а если у них нет этих приставок, значит автоматически считается, что услуга оказывается. Хотя в декабре я так же писала и звонила им, чтобы пришли и забрали свое оборудование. И сказали, что было заявление в декабре только на отключение мобильного телефона от другого лица, который является ответственным квартиросъемщиком. Еще когда выяснилось, что они воруют деньги, выяснилось, что мой номер мобильного оформлен почему-то не на меня, хотя, я приходила с ним с паспортом, а на ответственного квартиросъемщика. По поводу возврата 10000 руб сегодня выяснилось, что они мое заявление не рассматривали, потому что оно должно быть от ответственного квартировсъемщика. То, что я сама приходила подключать тв интернет и мобильный — и они брали у меня мой паспорт, оказывается, никакой роли в их компании не играет. У меня возник резонный вопрос, имеют ли они право вообще симкарты одних людей записывать на паспорта других? Прошел месяц спустя подачи претензий, деньги они не вернули, и никаких ответов я не получила, они написали на почту, что отправили мне ответ письмом, полагаю для того, чтобы и дальше тянуть время и продолжать обворовывать. Более того, я задала вопрос ответственному квартиросъемщику, заключал ли он какой-либо договор с **** на услуги? Он ответил, что нет. Кроме того они и мне не давали никаких договоров или других документов, когда я подключала интернет-моб-тв. И теперь мне говорят, что я не могу ничего отключить и забрать, так как может только 90 летний квартиросъемщик, который обязан бегать к ним в офис постоянно. Суть в том, что когда государственная компания МГТС после того, как рухнул союз перешла в руки к другим людям, и стала называться по другому, они продолжили брать деньги с населения, которое с ними никаких договоров не заключало, полагаю. Ситуация описана вкратце, потому что они воровали и мошенничали до этого. Просто когда выяснился такой обман и обсчет потребовали полного отключения. И у меня вопрос, имеют ли они право невозвращать деньги и по первому требованию и после поданного заявления? Хотя, когда я приходила их писать, мне ничего не сказали по поводу того, что может только отв. квартиросъемщик что-то требовать у них. Который вообще ничего с ними не подписывал и у них ничего не заказывал. И почти год продолжать навязывать свои услуги, которые они фактически не оказывают, особенно после того, как от них потребовали полного отключения. И сейчас еще они говорили, когда месяц назад звонил тип из **** что за мобильный, который они еще в марте отключили у меня тоже какой-то долг. Я прописана в данной квартире, сама лично ходила подключать эти услуги, уже пол года требую от них отвязаться и вернуть деньги. Они продолжают присылать счета якобы на том основании, что не было написано заявление ответственного квс на отключение. Когда я задала вопрос, почему тогда интернет отключили и за интернет ничего не списывают на котором на самом деле работает и тв и домашний покр мере у компании, которая у меня с конца декабря это так — ответа я не получила. Как заставитьэтих *******вернуть все деньги за обсчёт, и навсегда отвязаться. Я так понимаю, что у них нет вообще никаких договоров на ту деятельность, которую они развели, так как даже мне они не дали никаких документов, и даже не смогли предоставить ничего в офисе, зато они требуют, чтобы владельцы квартир оставляли им постоянно свои паспортные данные и подписи. Не нарушают ли они мои права и права ответственного квартиросъемщика, на которого вешают услуги, которые он не заказывал? Имеют ли они вообще право отказывать в возврате и отключении услуг человеку, который прописан в квартире я дочь и не отдавать деньги за обсчёт? И требовать, чтобы приходил только отв кв.с? Спасибо.