В чем отличие бухгалтерского учета от управленческого

С бухучетом процесс налажен: нанимают бухгалтера, он все ведет. Иногда на бухгалтера пытаются свалить еще и управленку. Обычно, потому что не видят разницы, но это как разработчика попросить починить вай-фай в офисе, потому что «ну он же компьютерщик».

Давайте смотреть правде в глаза — бухгалтерский учет это страшная вещь и никто не хочет в него лезть. Бухгалтеры — святые люди, без которых бизнес погрязнет в пенях, штрафах и проверках.

Взваливать на плечи бухгалтера еще и управленческий учет не нужно. Да, крутой бухгалтер сможет делать и то и другое, но это две разные формы отчетности и две функции в компании. Не нужно хотеть от бухгалтера, чтобы он делал в два раза больше работы, которая займет в два раза больше времени, потребует в два раза больше навыков и совсем другой периодичности. Это просто не его работа.

Попробуем разобраться чья и зачем так усложнять себе жизнь.

Почему нужно вести оба учета, почему это должны делать разные специалисты, как построить полноценную систему учета в компании и не потратить на это миллионы, расскажут Михаил Смолянов («Финолог») и Алексей Фитискин («Моё дело») на бесплатном вебинаре «Бухгалтерский и управленческий учет: как ведут учёт большие компании и зачем это малому бизнесу?»11 сентября в 17:00 по Москве

Цели каждого типа учета

Бухгалтерский учет фиксирует сделки и операции, финансовые результаты и движение денежных средств. Он дает приблизительное представление о том, что происходит в бизнесе.
Главная цель бухгалтера — верно рассчитать налоги и вовремя отчитаться о финансовом положении организации. Бухучет ориентирован на прошлое, так как бухгалтерия работает только с тем, что уже случилось или происходит сейчас. Вряд ли ваш бухгалтер предскажет выручку хотя бы на следующий месяц. У бухучета нет такой возможности, поэтому он не подходит для управления.

Управленческий учет нацелен на оперативный анализ, понимание о состоянии дел и планирование дальнейшей работы.

Для управления важен сбор информации для принятия решений, которые помогут получить выгоду в будущем. Анализ прошлых периодов помогает увидеть факторы, влияющие на организацию, и спрогнозировать уровень прибыли и убытков в будущем. Динамику отслеживают три базовых управленческих отчета:

• о движении денежных средств;
• о финансовых результатах;
• прогнозный баланс.

Знания и компетенции

У отчетностей разные функции, поэтому знания у специалистов, которые занимаются каждой тоже отличаются.

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтер говорит на языке государства и знает правила государства. Он приводит действия бизнеса в соответствие с правилами государства. Разберем две жизненные ситуации: командировки сотрудников и эквайринг.

1. Командировки

Николай и Алексей едут в Москву на переговоры по проекту. Все оплачивает компания. После переговоров Николай уезжает, а Алексей остается по своим делам в Москве еще на два дня и требует, чтобы компания оплатила ему обратные билеты, проживание и выдала командировочные.

Задача бухгалтера — выплатить командировочные обоим сотрудникам и отдельно разобраться с Алексеем. Что нужно сделать бухгалтеру:

1. Понять, законно ли включать дополнительные расходы на гостиницу и суточные для Алексея.
2. Рассчитать суточные по каждому сотруднику.
3. Проконтролировать подготовку авансового отчета по каждому сотруднику и сформировать выплаты по перерасходу.

Чтобы понять, можно ли оплатить Алексею два дня в Москве, бухгалтер изучил законодательство, внутренние документы по сотрудникам и командировкам и убедился, что может:

• оплатить билеты из Москвы со сдвигом даты на два дня;
• включить этот расход в уменьшение налогооблагаемого дохода;
• не выплачивать Алексею командировочные за два лишних дня;
• не оплачивать Алексею гостиницу за два лишних дня.

2. Эквайринг

Простая операция «приложили карту — списалась стоимость покупки — отдали товар» в мире бухгалтера выглядит так:

1. Клиент оплатил картой товар в магазине. Формируются проводки о списании товара и задолженности банка перед организацией, потому что деньги приходят в банк с задержкой в 1-3 дня.

2. Деньги поступили на расчетный счет компании через 1-3 дня. Банк вычитает свою комиссию за эквайринг. Формируются проводки о списании задолженности банка перед организацией.

3. Комиссию банка нужно выделить, потому что она удержана из денег покупателя. Ее оформляют по особому – в составе выручки.

Бухгалтер настраивает кассовый аппарат под систему налогообложения, кроме кассы появляется терминал для эквайринга. В конце дня устройства выдают отчеты, на основании которых бухгалтер делает проводки в учете и оформляет кассовую книгу, в которой принимает выручку и сдает ее в банк.

Управленческая отчетность

Финансовая модель — это язык описания бизнеса через цифры. Специалист, который занимается управленческим учетом должен понимать бизнес-процессы.

Когда человек знает, как работает маркетинг, продажи и производство, он понимает суть процессов и умеет их оцифровать. Он может задать правильный вопрос, поговорить с каждым руководителем, найти ошибку в расчетах. В отличие от бухгалтера, он не обязан досконально разбираться в налогах.

На бесплатном вебинаре «Бухгалтерский и управленческий учет: как ведут учёт большие компании и зачем это малому бизнесу?» 11 сентября в 17:00 по Москве Михаил Смолянов («Финолог») и Алексей Фитискин («Моё дело») подробно разберут, когда, где и для чего применяют бухгалтерский и управленческий учет, в чем разница между ними:

— Компетенции специалиста и средства для автоматизации бухгалтерского учета.

— Компетенции специалиста и средства для автоматизации управленческого учета.

Можно ли совместить все функции в одном человеке или сервисе и сколько это стоит? Приведут три примера компаний, которым управленческий учет помог решить и избежать проблем.

Открытые данные и коммерческая тайна при учете

Бухгалтерский учет нужен налоговым органам, службе статистики, поставщикам и другим внешним пользователям. Бухгалтерские данные — не секрет. Их даже публикуют в открытом доступе на сайте статистики.

Управленческий учет ведется для внутреннего использования руководителем, менеджером или собственником. Его данные часто становятся коммерческой тайной, поэтому даже внутри организации не все имеют к нему доступ.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Что дает управленческий учет

Грамотно построенный управленческий учет:

• способствует успешной деятельности предприятий;
• обеспечивает высокие темпы их стратегического развития;
• позволяет менеджменту оперативно получать необходимую учетную и аналитическую информацию;
• обеспечивает организацию конкурентными преимуществами посредством управления затратами, коммерческой деятельностью и организации общего управления;
• структурирует разные виды и направления деятельности предприятия;
• обеспечивает оценку вклада в итоговый результат различных структурных подразделений.

Источники:

• https://upr.ru/article/upravlencheskij-uchet-opyt-vnedreniya-s-nulya/
• https://www.1CashFlow.ru/upravlencheskiy-uchet-na-predpriyatii
• https://www.B-Kontur.ru/enquiry/751-chto-takoe-upravlencheskij-uchet
• https://assistentus.ru/upravlencheskij-uchet/
• https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/v_chem_otlichie_buhgalterskogo_ucheta_ot_upravlencheskogo/
• https://finacademy.net/materials/article/etapy-vnedreniya-upravlencheskogo-ucheta
• https://www.audit-it.ru/terms/accounting/upravlencheskiy_uchet.html

Фиксированная и свободная формы учета

Требования к бухучету подробно определены: его регулируют законы, положения, стандарты, пояснения налоговой и другие документы. Строго определены сроки составления и форма отчетности. Бухучет обязателен для всех организаций, у вас просто нет выбора, вести его или нет.

Управленческий учет — просто ваше право. На него не распространяются правила свыше, его можно вести так, как удобно вам, с опорой на особенности деятельности и собственные цели. Главное, чтобы вы сами понимали отчеты и показатели. Периодичность составления может быть любой: неделя, квартал или даже год.

Задачи управленческого учета, способы и средства их реализации

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно и оперативно решать комплекс задач:

• Осуществлять планирование хозяйственной деятельности посредством бюджетирования;
• Контролировать и оптимизировать затраты с помощью оперативного получения информации;
• Анализировать отклонение фактических показателей от плановых на основании управленческих отчетов.

Способы реализации задач управленческого учета:

• Управленческая (внутренняя) и финансовая (внешняя) отчетность;
• Оперативный учет;
• Бюджетирование.

Реальность данных в учете

Мы отражаем в бухучете то, что написано в договоре. А в управленческом учете ориентируемся на реальный смысл операции.

Например, продажа с последующим выкупом: договор заключен с условием, что продавец может в любой момент выкупить товар у покупателя и сохраняет все риски и преимущества владения товаром. Такая сделка — это замаскированный кредит или финансирование. Нет смысла признавать в управленческом учете выручку от такой сделки, так как показатель выручки станет выше, чем на деле. Но в бухучете это сделать придется.

Как построить управленческий учет

Если компания в рамках повышения эффективности управления хочет внедрить у себя систему управленческого учета, ей придется пройти ряд последовательных этапов.

Начать придется с определения основы управленческих данных, то есть конкретной финансовой базы. В отечественных компаниях первичность управленческого учета – явление достаточно редкое, поэтому чаще всего его приходится строить на основе уже функционирующей системы финансового учета. В таких случаях необходимо:

• четко констатировать текущую ситуацию (количество отчетов, их информативность, особенности аналитики, оперативность формирования информации и т.п.);
• спрогнозировать планируемую организацию учета (отчеты по руководящим потребностям вместо типовых, изменение системы оценочных показателей, оптимизация информирования, оперирование не только прошлыми данными, но и прогнозами).

Нужный уровень детализации

Бухучет оценивает все предприятие целиком, смешивает информацию обо всех отделах, товарах, работниках.

Управленческий учет может рассматривать всю компанию или отдельные подразделения — глубже и детальнее. Это позволяет лучше понять бизнес изнутри и знать, что в нем происходит и почему. Вы видите не просто общий поток средств в компании, но и показатели по отделам и даже сотрудникам. Не просто видеть прибыль, а понимать ее источники. Не просто учитывать товары, а разделять их на группы и виды.

Основные принципы политики организации системы управленческого учета

Организация управленческого учета базируется на определенных принципах управленческой политики компании. К ним относятся:

• Периодичность, соответствующая производственным циклам.
• Преемственность информации и многократное ее использование.
• Формирование показателей отчетности, приемлемых для всех уровней управления.
• Применение бюджетирования.
• Оценка результатов деятельности отдельных структурных подразделений (ЦФО).
• Достоверность, полнота, оперативность информации, возможность анализа.
• Применение единых единиц измерения.

Показатели для отслеживания

Бухучет ведется в денежном выражении, им правят цифры. Управленческий учет включает натуральные и даже словесные показатели: количество брака, производительность, удовлетворенность покупателей и работников, текучесть кадров, средний размер заказа и другие. Эти показатели влияют на бизнес не меньше цифр, поэтому их нужно отслеживать и корректировать. Часто это становится главным инструментом в оптимизации работы всего предприятия.

Веб-сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия помогает вести учет, платить зарплату и сдавать отчетность, а еще строит пять управленческих отчетов. Следите за развитием бизнеса и автоматизируйте рутинные операции для бухучета. Все новые пользователи могут познакомиться с системой и работать в Бухгалтерии бесплатно две недели.

Управленческие отчеты в Excel

Таблицы Excel имеют практически неограниченный функционал ведения отчетов. Вы можете создать любые виды таблиц и графиков, которые отразят именно те показатели, которые хочет увидеть руководитель.

Правда, чтобы организовать ведение управленческого учета здесь, вам понадобится немалое количество предварительной работы и хорошее знание программы.

В начале организации отчетов в Excel важно определить, по каким критериям будут анализироваться данные. Это зависит от того, что хочет увидеть руководитель. Расходы и доходы можно объединить по проектам, подразделениям, торговым точкам или другим признакам.

Затем необходимо продумать классификацию и присвоить коды операциям, чтобы все пользователи учета одинаково воспринимали информацию. Следующий шаг — сформировать статьи расходов и доходов, подробно их описать и указать, каким бухгалтерским показателям они соответствуют.

Для того, чтобы программа показала необходимые результаты, необходимо потратить немало времени на освоение имеющихся функций, составления формул для расчетов и регламентирования алгоритмов внесения данных. Если вы планируете немного автоматизировать работу, не обойтись без изучения азов ​​Visual Basic для составления макросов.

На всех этапах работы с отчетами в Excel важно внимательно отслеживать каждое из действий пользователей. Одно неловкое удаление или перенос данных может создать ошибки в формулах, которые приведут к неверным результатам. Управленческие отчеты в Excel требуют ежедневного ручного занесения фактических и плановых операций — инструментов для автоматической загрузки данных в программе не предусмотрено. Не получится избежать и «человеческого фактора» — при внесении операций высока вероятность ошибок.

После внедрения. Поддержка и исправление ошибок

Однозначно правильно заполнять формы, не пытаться сократить время на заполнение и не пропускать важные этапы станут только образцовые сотрудники (помните про ключевого сотрудника ответственного за коммуникацию с группой внедрения в каждом отделе?).

Несколько месяцев после активной фазы в группе внедрения должна быть открыта горячая линия поддержки пользователей. Ключевые сотрудники в отделах должны своим примером показывать правильное заполнение базы. База должна регулярно проверяться на ошибки, которые должны в мягкой форме быть разъяснены пользователям. Рано или поздно наплыв ошибок и вопросов спадет. И нас ушло на это полгода.

Управленческий баланс: примеры из жизни

1. 1. Молодая активно развивающаяся торгово-производственная компания. Через два года работы нужны средства для расширения.

Один из владельцев имеет экономическое образование. Он создал систему таблиц для формирования показателей и основных отчетов, но без Баланса. Первичные данные хранятся в 1С.

Второй инвестор — иностранец, который попросил Баланс перед новыми инвестициями. Вроде бы несложно составить, ведь учет ведется. Однако при попытке построить отчет поняли, что Актив с Пассивом не сходятся на большие суммы. Где ошибки искать за два года работы, что корректировать в учете — никто не знает.

Итог: инвестор не захотел давать денег, пока не будет порядка в учете. При получении инвестиций и займов Баланс требуют все.

1. 2. ФЛП с оборотом в торговле $25000 в месяц. Составляли отчетность в гугл-таблицах способом 3. Быстро и красиво. Но итоги никто не сверял, и за 9 месяцев образовалась разница по статье Деньги более $3500 (в Балансе больше, чем по факту).

После поиска нашли неучтенные расходы на $2500, которые уменьшили итоговую прибыль. Это огорчило владельцев. Но еще уменьшили кредиторку: оказалось, что ее давно оплатили. Это обрадовало всех.

По товару образовалось расхождение на $2000 в результате того, что в CRM товар списывали, но суммы списания CRM не показывала. И их никто в отчетности не учитывал. Только при сверке поняли, что важно доработать этот пункт автоматизации. А мы понимаем, что под списанием могло проходить элементарное воровство. Балансу нет альтернативы для контроля за текущей деятельностью.

1. 3. Фирма предоставляет услуги проектирования — это долгосрочный процесс.

Начиная новый проект, каждый раз брали Аванс за половину работы. Денег в обороте всегда было достаточно, и в конце месяца их выводили полностью на дивиденды. Пока не наступил кризис и новые договоры практически прекратились. Оказалось, что нечем оплачивать расходы по проектам, которые уже оплатили клиенты. А их надо продолжать.

С помощью Баланса легко объяснили владельцам, что их бизнес держался на кредиторке — это надо анализировать перед выдачей дивидендов и создавать резервы.

Если прибыль маленькая, а денег много — скорее всего, в бизнесе большая кредиторка. И в балансе часто видно, какого она рода и срока.

Самый распространенный вопрос бизнеса: почему постоянно не хватает денег. Особенно это странно, если есть прибыль. Взглянув на Баланс, можно сразу сказать, что деньги в дебиторке, или товаре, или основных средствах. Чтобы высвободить деньги из заморозки надо:

• активнее работать с клиентами по возвращению денег;

• срочно продавать товар и в будущем заказывать меньше, но чаще;
• рассматривать вопрос об оборачиваемости и финансовом цикле и т.д., которые также рассчитываются на основе Баланса.

Если прибыль есть, а денег нет, то Баланс покажет, где деньги компании.

Анализ управленческого баланса

Анализ Баланса может быстро сказать, что из себя представляет бизнес, куда и с какой скоростью он движется:

• сколько денег, сырья, товара, основных средств (зданий, оборудования), нематериальных активов (программ, лицензий);
• сколько должны бизнесу и сколько бизнес должен кому-то (укрупненно, кому именно);
• сколько накоплено прибыли или убытка за время работы предприятия;
• сколько денег, своих и заемных, введено в оборот бизнеса — владеет ли собственник своим бизнесом или уже все принадлежит кредиторам.

То есть вторая функция Баланса — информационно-аналитическая.

Именно на основе статей Баланса проводится финансовый анализ работы бизнеса:

• показатели скорости работы бизнеса: оборачиваемость товаров, задолженности, операционный и финансовый циклы;
• рентабельность (прибыльность) активов и собственного капитала;
• финансовый рычаг (для кредита);
• ликвидность, платежеспособность и прочее.

Платежный календарь

Рассмотрим подробнее не менее важный инструмент управления финансами – платежный календарь. Встроенный в «1С:Бухгалтерию» платежный календарь формирует ежедневый план поступлений и расходов денежных средств по следующим разделам:

• Оплата от покупателей;
• Прочие поступления;
• Налоги и взносы;
• Платежи поставщикам;
• Зарплата;
• Периодические платежи.

Для полноценной работы платежного календаря необходимо включить функциональность планирования платежей в настройках программы и установить сроки оплаты по умолчанию.

В качестве основания для добавления платежа в календарь могут использоваться различные документы конфигурации. Например, такие как «Счет покупателю», «Реализация (акты, закладные)», «Счет от поставщика» или «Поступление (акты, накладные)» и прочие.

Расчет сумм налогов и взносов производится в соответствии с заполненными декларациями, введенными начислениями в бухгалтерских проводках. Прочерк в графе суммы означает, что подошел срок уплаты текущего налога, но в базе нет декларации или начисления налога.

Платежный календарь в 1С Бухгалтерия является простым и наглядным управленческим отчетом, с помощью которого можно управлять денежными потоками, предупреждать наступление кассового разрыва и контролировать оплату налогов и других обязательных платежей.

Внешние специализированные и универсальные отчеты для 1С

Внешние отчеты позволяют реализовать необходимый внешний вид и структуру представления данных. Каждая компания может разработать собственные уникальные управленческие отчеты, которые будут использовать уже существующую информацию в «1С:Бухгалтерии». Внешние отчеты могут быть разработаны практически любым специалистом 1С. Их использование позволит, не внося изменений в прикладное решение, получить в кратчайшие сроки необходимые отчеты в том виде, как это необходимо руководителю компании или собственнику.

Универсальные отчеты работают по другому принципу – на существующем движке формирования формы отчета пользователь «1С:Бухгалтерии», например, финансовый директор и бухгалтер, может с помощью специальной настройки интерактивно создать необходимый вид отчета, не прибегая к помощи разработчиков. В основном, эти отчеты формируются на основе бухгалтерских проводок между заданными счетами бухгалтерского учета.

Для каждой строки отчета назначает определенное правило, например:

• Итог — сумма по подстрокам
• Остаток по счетам — позволяет выводить сальдо по определенному счету в разрезе субконто. Позволяет формировать отдельно по дебетовому/кредитовому сальдо
• Обороты по счетам — позволяет выводить данные по конкретным проводкам между счетами
• Сумма других строк — позволяет производить простые вычисления между строчками
• Дополнительно в настройках строки можно указывать необходимость вывода расшифровки по субконтно выбранный счетов.

Таким образом, пользователь 1С может создать несколько различных настроек универсального отчета сохранить их и использовать построенную модель управленческого учета во всех базах «1С:Бухгалтерия».

Управленческий Баланс: плюсы для компании

1. 1. Баланс — единственный способ проконтролировать текущую деятельность предприятия и правильность данных во всех остальных отчетах.
2. 2. Баланс помогает проанализировать, что из себя представляет бизнес, куда и с какой скоростью он движется.
3. 3. Компания обязана предоставить Баланс, если хочет привлечь инвестиции или займы.

Не составляя Баланс, вы лишаетесь возможности проводить очень важные аналитические исследования, делать выводы, находить ошибки и, главное, — управлять предприятием.