Доверенность в кадровом делопроизводстве: какие действия предусмотрены?

Если сам уволенный работник получить трудовую книжку не может, то это за него может сделать другое лицо, но только по доверенности, заверенной нотариусом. Если доверенность обычная, не заверенная нотариально, то лучше не выдавать по ней трудовую. Согласно гражданского законодательства, упрощенная доверенность допускается при выдаче денежных средств и корреспонденции. Исключение составляет ценная корреспонденция. Для данных целей доверенность может заверить работодатель по месту работы того лица, кем выдана доверенность (185.1 ГК РФ). В статье рассмотрим порядок, по которому происходит выдача трудовой книжки по доверенности.

Доверенность на получение трудовой книжки

Под доверенностью на получение трудовой книжки понимают документ, которым одно лицо делегирует другому свое право. Согласно требованиям трудового законодательства (84.1 ТК РФ), в случае увольнения работника работодатель обязан произвести с ним полный расчет, а также выдать трудовую книжку. Однако, сделать это получается далеко не всегда. Например, уволившийся сотрудник может не явиться в этот день на работу из-за болезни, либо находиться на удаленном объекте, либо просто проигнорировать необходимость получить книжку в отделе кадров. При возникновении таких ситуаций улившийся работник уже самостоятельно ищет способы решения проблемы и задает своему работодателю вопрос о возможности получить трудовую книжку иным лицом по доверенности (

Трудовая книжка: характеристика документа

Поскольку документ признан обязательным на федеральном уровне, его форма унифицирована. Говорит об этом статья 66 ТК РФ, а собственно регламентирует внешний вид, наименования строк и граф внутри и другие содержательные моменты постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Основными пунктами трудовой книжки являются:

• Фамилия, имя и отчество работника.
• Его дата и место рождения, образование, освоенная профессия и специальность.
• Образец подписи человека.
• Сведения обо всех официальных трудоустройствах, с указанием дат и причин приема, переводов, увольнения, а также соответствующих организационных документов компаний.
• Информация о награждениях (или поощрениях) в соответствии ТК РФ, с указанием дат. Взыскания, наложенные на специалиста, отражения в документе не находят, за исключением случая, когда таковым является увольнение.

Важно знать! Изготовление также не является стихийным или кустарным: своеобразным монополистом в этой сфере признано объединение предприятий «Гознак», а подробные требования к производству обложки и бланка вкладыша изложены в приказе Министерства финансов от 22.12.2003 № 117н.

Выдается рассматриваемый документ организацией, принявшей гражданина на работу в первый раз в его жизни, в течение недельного срока, однако за счет нового сотрудника. Далее книжка передается новым начальникам, собирая все больше сведений о своем владельце. При этом какие-либо отметки вносятся именно представителями организации (как правило, работниками кадровой службы или подразделения), а сам специалист лишь ознакамливается с ними в установленном порядке. Буквально каждая запись строго регламентирована упомянутым выше актом Правительства РФ, что позволяет соблюсти единообразие заполнения на территории всей страны.

Документ призван собрать максимально подробную информацию о трудовых достижениях лица, его опыте и стаже. Это, с одной стороны, выступает гарантией соблюдения прав работодателя, исключая вероятность обмана относительно нового сотрудника, и, с другой, предоставляет возможность работнику официально подтвердить свои слова.

Законодательная база

Напрямую трудовое законодательство не содержит требований по рассматриваемому вопросу. В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, если сотрудник не получил трудовую книжку в день увольнения по каким-либо причинам, то работнику направляется уведомление о необходимости явиться за этим документом, либо дать согласие на направление книжки по почте. Согласно данной нормы, получателем трудовой должен быть только сам ее владелец, а передача трудовой другому лицу даже при наличии соответствующих полномочий не допускается. Но прямого запрета на выдачу книжки иному лицу по доверенности нет. В соответствии со статьей 185 ГК РФ, одно лицо может выдать другому документ на представление интересов. Таким образом, специалисты, отвечая на вопрос о возможности выдачи трудовой книжки по доверенности дают положительный ответ. Но только при том условии, что данная доверенность оформлена надлежащим образом.

Важно! Пока работник трудится по трудовому договору, трудовая книжка хранится у работодателя. По трудовому кодексу выдать ее работнику нужно только в день увольнения. Но если в день увольнения работник не получил свою книжку, то со следующего дня в действие вступают уже нормы Гражданского законодательства. Это означает, что в соответствии с ГК РФ, работник может доверить получение своей трудовой иному лицу (например, родственнику, но не обязательно). Но доверенность в этом случае должна быть нотариально заверена.

Можно ли получить другим лицом

Конечно, трудовая книжка это важный документ, за который ответственным лицом назначается сотрудник компании. Каждый работодатель обязан придерживаться правил ведения и хранения таких книжек. При увольнении сотруднику необходимо убедиться в том, что сюда внесены все необходимые записи. Для подтверждения этого он ставит автограф в специальном журнале.

Подразумевается, что уволенный сотрудник сам приходит в бухгалтерский отдел, чтобы получить трудовую книжку. Вопрос о том, может ли получить этот документ доверенное лицо, возникает у многих. Нужно сказать, в законодательстве нет четкого указания, что работник для получения может назначить своего представителя. Но в то же время нигде не указано, что запрещено возлагать эти обязанности на кого-либо. Другими словами можно сказать, если это не запрещено, значит, разрешено. Таким образом, уволенный работник может доверить получение книжки кому-то другому. Для этого достаточно составить доверительный документ, придерживаясь стандартных требований.

Практика показывает, некоторые работодатели не готовы отдавать трудовую книжку третьему лицу по доверенности. Они объясняют это тем, что в законодательстве нет четкого описания данной процедуры. В этом случае уволенный работник может запросить отправку трудовой при помощи почтового перевода.

(Видео: “Всё об оформлении доверенности”)

Правила выдачи трудовой книжки

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ «Общий порядок оформления прекращения трудового договора» и п. 36 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», руководитель обязан вернуть работнику документы при увольнении в последний день его работы. Но нередки ситуации, когда сотрудник не может в этот день присутствовать на рабочем месте.

В этом случае руководитель обязан уведомить сотрудника с помощью заказного письма о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправление его по почте. Эти действия помогут избежать работодателю наказания за задержку выдачи.

Обстоятельства в жизни могут быть разные. Работник может не иметь возможности явиться в отдел кадров из-за проблем со здоровьем или по причине отъезда в другой город.

ТК РФ предусматривает возможность выдачи другим людям, но с условием, что ими будет доказан факт наличия родственных связей с уволенным работником. Это можно сделать с помощью паспорта и документов, выдаваемых ЗАГСом (например, свидетельство о заключении брака).

Возможны случаи, когда родные не могут помочь гражданину, и ему приходится обращаться с просьбой о получении к знакомым или сослуживцам. Могут ли они получить у работодателя бланк, принадлежащий другому человеку? Да, это возможно.

Во всех этих случаях потребуется доверенность на получение трудовой книжки.

Пишем доверенность

Не запрещено составлять доверенность от руки. Но, как правило, у нотариуса уже есть готовые бланки. Документ имеет стандартную структуру:

• название бумаги;
• место создания;
• дата создания (указывается обязательно прописью);
• паспортные данные, дата рождения и место регистрации доверителя и доверенного лица;
• суть действия, на которое перекладываются полномочия;
• дополнительные действия, которые может осуществлять по доверенности гражданин;
• период действия бумаги (если таковой не обозначен, то документ действует в течение года со дня заверения (ст. 186 ГК РФ));
• подписи обоих лиц.

После формирования доверенности и постановки всех подписей ее заверяет нотариус своей подписью и печатью. Далее он вносит номер документа в специальный реестр. С этого времени доверенность начинает «работать».

Порядок оформления доверенности на выдачу трудовой книжки

Надлежащее оформление доверенности на выдачу трудовой книжки предполагает, что она заверена нотариально.За услуги нотариуса в этом случае нужно будет заплатить. Как правило, заверение доверенности обходится лицу не более чем в 1000 рублей.

Доверенность на получение трудовой должна содержать следующую информацию:

• сведения о доверенном лице (ФИО, паспортные данные, адрес местожительства, а также иные сведения, удостоверяющие личность доверенного лица);
• сведения о лице, поручающем доверенному гражданину получение трудовой книжки;
• дата и срок действия доверенности (если в доверенности не указана дата совершения, то она является недействительной).

Важно! Выдать трудовую книжку по доверенности, которая не содержит дату совершения, либо с истекшим сроком действия нельзя. Такая доверенность является недействительной.

Правовые аспекты

Поскольку специализированным трудовым законодательством эта ситуация не описывается, обратиться следует к ГК РФ. Так, статьей 185 устанавливаются основные правила оформления доверенности, предоставляющей право одному лицу действовать в интересах и от имени другого.

Известно, что существует особая форма рассматриваемого документа – нотариальная. Согласно статье 185.1 ГК РФ такой вид надлежит использовать только при сделках (заключении договоров, совершении иных гражданских актов), в соответствии с законом требующих нотариальной формы, государственной регистрации каких-либо прав или распоряжении такими правами. Следовательно, для получения трудовой книжки специального удостоверения документа не потребуется.

Совет! При составлении доверенности следует внимательно ознакомиться со статьями 186-189 ГК РФ, говорящих о сроках действия договора, так называемом «передоверии», основаниях и последствиях прекращения.

Выдача трудовой книжки в случае смерти работника

Важно! Выдача трудовой книжки родственнику уволенного работника предусматривается действующим законодательством только в единственном случае – если работник умер (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых). В иных случаях выдача трудовой книжки иным лицам, включая и родственников работника, не допускается.

Если работник умер, то в трудовую книжку вносится соответствующая запись. После этого документ выдается одному из родственников умершего под расписку. Также книжка может быть направлена родственникам по почте в соответствии с просьбой одного из них в письменном виде.

Когда необходимо выдать при увольнении?

Руководитель либо кадровик обязаны передать трудовую в день прекращения отношений (пункт 36 Правил ведения и хранения трудовых).

При невозможности выполнить эти действия по причинам описанным нами выше наниматель самостоятельно уведомляет уволенного письменно о том, что надо самостоятельно прийти за трудовой или дать письменное разрешение на отправление документа почтой.

Наниматель может руководствоваться переданной доверенностью.

Например, работник Силаев А.Е. работал в ООО «Ветер» в должности системного администратора. Уволившись по соглашению сторон, сразу же уехал на постоянное место жительство в другую страну. Переезд был поспешным, в связи, с чем он не успел своевременно забрать свои документы. Это может сделать за него доверенное лицо.

Уже после расторжения отношений между нанимателем и уволенным действуют нормы гражданского права.

Способы получения трудовой книжки работником после увольнения

Если работник в день своего увольнения не смог получить свою трудовую книжку, то выделяют несколько способов решения данного вопроса:

Доверенность или расписка?

Часто возникают споры: отдадут ли трудовую, если доверенность не будет заверена нотариусом, а также на тему – отдадут ли трудовую книжку по расписке. Однозначно ответить на этот вопрос сложно, здесь все зависит от позиции работодателя. Так как данная процедура не описана ТК. При этом, если персональный документ будет передан третьим лицам или утерян, а возможно использован в корыстных целях – работодателя могут сильно наказать и наложить штрафы.

В некоторых случаях работодатель может пойти на уступки своему бывшему сотруднику, и если связаться с кадровиками заранее и объяснить, что вы не можете прибыть для получения документа и просите своего знакомого. Проконсультируйтесь, хватит ли для получения документа расписки, написанной вашей рукой или же нужно оформить доверенность на получение документов данному лицу.

В некоторых случаях достаточно будет расписки, но если компания крупная, скорее всего, необходимо будет составить доверенность. Но так как право на выдачу трудовой книжки доверенному лицу не закреплено законодательно, сотрудники отдела кадров в праве вам отказать. В этом случае, вам необходимо будет написать согласие на отправку трудовой по почте, либо заехать в отдел кадров лично и забрать трудовую книжку. Так как трудовая должно храниться в организации работника 50 лет, если он не забрал его время, она может быть забрана вами позднее, конечно если вы не устраивайтесь на новую работу. Ведь трудовая книжка вам понадобится при новом трудоустройстве.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Что делать, если работник при увольнении трудовую книжку получить отказался и не приходит за ней сам, а направляет только своего представителя с простой доверенностью, а нотариальную доверенность оформлять отказывается? Сколько хранить эту книжку у работодателя?

Ответ: В данной ситуации выдать представителю трудовую нельзя. Единственный выход в данной ситуации – это направить трудовую по почте. Но сделать это без предварительного согласия работника нельзя. Только после того, как работник в письменном виде согласиться на отправку ему трудовой по почте, ее можно отправлять. В противном случае книжка должна находиться у работодателя «до востребования».Трудовая книжка, невостребованная уволенным работником должна храниться в организации 75 лет.

Вопрос: На какой срок выдается доверенность на получение трудовой книжки?

Ответ: Срок такой доверенности не должен превышать трех лет. Но если в документе конкретный срок действия не указан, то считается, что она действует в течение одного года.

Оформление доверенности

Каких-то особых требований здесь не существует. Стандартное оформление не должно вызвать никаких сложностей. Составляя документ, необходимо помнить о важных сведениях, которые здесь должны присутствовать. Например, это подробная информация, как о доверителе, так и о поверенном. При оформлении необходимо придерживаться структуры, стандартной для подобных документов. Условно заполнение доверенности можно разделить на три части: «шапка», основная часть, завершение.

Что касается вносимых сведений, они должны быть достоверными. Если допустить какую-то ошибку, например, в фамилии представителя, то он не сможет воспользоваться данным документом. В этом случае представителем будет считаться абсолютно другой человек. Здесь нужно указать дату оформления. Без нее документ считается ничтожным. То же самое касается доверенностей, в которых отсутствует автограф доверителя.

Конечно, никто не запрещает составить доверенность в нотариальной конторе. Но это условие не является обязательным. Увольняющийся работник может составить доверенность в письменном виде от руки. Здесь можно использовать произвольную форму.

Содержание доверенности

В верхней части документа должно присутствовать его название. Также сюда вписываются сведения о том, когда и где была оформлена доверенность. Далее идет основная часть, которая включает в себя следующие пункты:

• данные паспорта стороны, которая выписывает доверенность;
• подробные сведения о человеке, который будет представлять интересы доверителя;
• суть составления документа. Здесь так и нужно написать, что представителю разрешается забирать трудовую книжку;
• срок действия документа. Хотя при его отсутствии поверенный сможет воспользоваться доверенностью в течение одного года;
• полномочия представителя. Если речь идет о получении трудовой книжки, то в доверенности можно указать, что представитель имеет право подписывать сопутствующие документы, выполнять какие-то другие действия;
• подписи ответственных сторон.

Если доверитель считает, что в документе должна присутствовать какая-то дополнительная информация, касающаяся этой сделки, ее также можно указать. Вообще, чем больше сведений указано в документе, тем меньше вопросов возникнет у работодателя. Что касается проставления подписей, то автограф доверителя является обязательным. Без подписи доверенного лица документ все равно будет считаться действительным.

Образец

Скачать

Образец

Незаменимая роль нотариуса

После увольнения отношения работника и работодателя, с точки зрения законодательства, меняются и переходят в область гражданско-правовых. Но эта область не затрагивает понятия «трудовая книжка». Казалось бы, тупик. Нет. Трудовая книжка приобретает статус личных вещей, оставшихся у бывшего работодателя. Работодатель, в свою очередь, руководствуясь законодательством о предпринимательской деятельности, хранит все вещи в виде документов бывших и настоящих сотрудников 50 лет. И, возвращаясь к гражданско-правовым отношениям, бывший сотрудник может забрать свои документы в любое время. А для этого законодательством предусмотрено использование доверенности. Не разработаны, правда, специальные бланки. Законодателю не до этого. Зато у трудящихся масс есть юристы, кадровики, но надёжнее всего — нотариусы.

Вот у нотариуса можно не только посмотреть образец, но и оформить доверенность на получение трудовой книжки.

Поход к нотариусу возможен, если человек точно знает, что в день увольнения на работе его не будет или спустя долгое время после увольнения. В случае же экстренного попадания в больницу, когда предусмотреть ни болезнь, ни, возможно, связанного с ней увольнения нельзя, то обращаться надо к главному врачу. Законодатель об этом позаботился и наделил главных врачей больниц правом заверения документов. В том числе и доверенности на получение трудовой книжки. Но главный врач не будет составлять эту доверенность. Его задача только заверить. В этой ситуации нужен образец доверенности.