Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Классификация документов в бухгалтерском учете кратко будет рассмотрена в данной статье. Документом называется доказательство в письменной форме осуществления какой-либо хозяйственной операции и права на её реализацию. Качество бухгалтерского учёта детерминируется в первую очередь правильным и своевременным составлением документов. Роль последних чрезвычайно важна, поскольку именно документы служат для контролирования сохранности имущества, законности и необходимости различных хозяйственных операций. Итак, классификация документов в бухгалтерском учете для чего нужна?

Контроль документации

Руководящие сотрудники учреждения осуществляют предварительный контроль, подписывая документ, лежащий в основе совершения какой-либо операции (например, выплата денег, приём материалов и т. п.) Когда работник подписывает документ, он автоматически становится лично ответственным за целесообразность данной операции, даёт на неё своё разрешение.

Дальнейший контроль осуществляется преимущественно посредством документальных ревизий, когда в бухгалтерии проверяются все поступающие документы, а также путём аудиторской проверки.

Составная часть бухучета

Документация как средство оформления операций и основание бухгалтерских записей – это одна из составных частей метода бухучёта. С ней тесно связаны и такие элементы, как инвентаризация и счета. Документы обосновывают записи произведённых операций в системе счетов, находят широкое применение при анализе хозяйственного функционирования организации, для своевременного руководства и управления деятельностью учреждения, поскольку оправдывают действия работников. Отражать в системе бухучёта проведённые операции могут только документы, оформленные в соответствии с требованиями. Они позволяют каждый день видеть движение материальных ценностей, товаров, финансовых средств.

Классификация документов в бухгалтерском учете имеет важное значение.

Документация — элемент метода бухгалтерского учета

Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни (хозяйственная операция) подлежит оформлению первичным учетным документом. С этой целью применяется один из элементов метода бухгалтерского учета — документация, т.е. основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, отражения объектов бухгалтерского учета, первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ определяет электронную подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) и которая используется для определенного лица, подписывающего информацию.

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект (организация) обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Новым законом «О бухгалтерском учете» упразднено понятие «унифицированные формы», теперь все формы первичных документов организации могут разрабатывать самостоятельно. Чтобы формы первичных документов, на основании которых фиксируется факт осуществления хозяйственной операции, стали легитимными, они должны быть утверждены приказом руководителя (возможно, в составе учетной политики) и иметь обязательные реквизиты.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Различия среди документов

Поскольку операции, выполняемые в процессе финансово-хозяйственного функционирования учреждения, разнообразны, наблюдаются различия и среди документов, посредством которых происходит их оформление. Разнообразие документации также можно объяснить их отличительными признаками в учётной работе.

Чтобы выбрать наиболее приемлемую форму для оформления какой-либо операции, документы группируются в зависимости от:

назначения;
способа охвата осуществляемых операций;
порядка отражения операций;
количества учётных записей;
места формирования.

Организации в своей повседневной работе создают документы, охватывающие различные задачи хозяйственной, общественной, финансовой, производственной деятельности: решения, приказы, договоры, письма, протоколы, телеграммы, акты, справки, заявления и т. п.

Принципы классификации документов в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документы классифицируются в зависимости от следующих разновидностей учёта:

продукты сельского хозяйства;
труд и его оплата;
материалы;
ведущие средства и нематериальные активы;
работы строительных механизмов и машин;
работы в капитальном строительстве;
работы в автотранспорте;
итоги инвентаризации;
торговые операции;
кассовые операции.

Управленческая деятельность фиксируется по предписанным формам разными способами соответствующей информации, и таким образом создаётся документ.

Как создаются учетные документы?

Учётные документы можно создавать как на бумажных, так и на машинных носителях. Они необходимы потому, что в течение некоторого времени на их основании можно применять нужную управленческую информацию для разнообразных целей. Важное место занимает классификация первичных документов в бухгалтерском учете.

Поскольку перед бухгалтерским учётом ставится задача полного обеспечения данными внешних и внутренних пользователей, показателей деятельности предприятия для объективного вывода об их имущественном и финансовом положении, решается она составлением необходимых документов, что вызвало серьёзный рост объёма информации и повышенные требования к её содержанию, качеству. В связи с этим необходимо назначение результативного контроля истинности учётной информации как одного из главных источников для обоснования различных управленческих решений. Именно поэтому проблема совершенствования качества документов и их оборота приобретает в настоящее время как научное, так и практическое значение. Как проводится классификация первичных учетных документов в бухгалтерском учете? Об этом далее.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Реквизиты

Документы включают в себя обособленные элементы, или показатели, называющиеся реквизитами.

Общее количество реквизитов документа влияет на выбор его формы. Каждый документ должен отвечать определённым требованиям и задачам, поэтому важно составить его таким образом, как принято в категории, к которой он относится. С тем, насколько качественно и полно оформлена документация, напрямую связана и их юридическая, доказательная сила, поскольку они выступают свидетельством, удостоверяющим конкретные факты. Любые реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Ниже приводятся требования к классификации первичных документов в бухгалтерском учете.

Обязательные реквизиты на первичных документах

В состав первичных документов должны включаться такие обязательные реквизиты:

номинация должностей сотрудников, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и верное её оформление;
личные подписи с расшифровками, включая те случаи, когда документы создаются с помощью технических вычислительных средств.

В случае необходимости в документ добавляются дополнительные реквизиты: эмблема предприятия, Государственный герб РФ, номинация вышестоящего органа, ссылка на дату и индекс входящего документа, индекс организации связи, адрес телеграфа, номер, гриф, ограничивающий доступ, визы, резолюция и т. п. Всё это включается в состав документа по усмотрению предприятия.

Исправление ошибочных записей в документах

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В первичные учетные документы (кроме банковских и кассовых) можно вносить исправления. В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ. (Например, если в документе ошибочно записано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью зачеркивается число 429, записывается 439, пишется «Исправлено», ставится дата 29 мая 20_г. и подписи: Свиридов, Зайцев.)

Законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением по введению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.

Формуляр

Реквизиты документов, расположенные в определённой последовательности, в своей совокупности носят название формуляра. Если он применяется для конкретной разновидности документов, он является типовым (к примеру, для протоколов или приказов). Подобный формуляр содержит в себе фиксированный набор реквизитов, которые располагаются в строгом порядке, их содержание и размещение определяются ГОСТом. Чаще всего встречается классификация документов бухгалтерского учета по назначению.

Любой первичный документ должен составляться в тот момент, когда производится хозяйственная операция, при невозможности выполнения данного условия оформление производится сразу после её окончания.

Активы, хозяйственные операции и различные обязательства документируются в валюте РФ (то есть в рублях) и на русском языке. В случае составления документа на другом языке, в нём должен быть построчный перевод на русский.

Как первичные, так и сводные учётные документы могут набираться на машинных и бумажных носителях. Ниже будет представлена классификация документов в бухгалтерском учете с примерами.

Документы по операциям, связанным с кредитами, финансами, денежными средствами, обязательно должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем предприятия или же лицами, исполняющими их обязанности и имеющими специальные полномочия. Лица, которые имеют право первой и второй подписи, прописываются в приказе по организации.

Классификация бухгалтерских документов

На предприятиях и в организациях совершаются самые разные хозяйственные операции. Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы и подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов.

Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

· назначение;

· порядок отражения операций;

· степень охвата хозяйственных операций;

· количество учетных записей;

· место составления документа;

· содержание хозяйственных операций.

По назначению документы делятся на организационно-распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные документы – это комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. Распорядительные документы служат основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения директора предприятия и главного бухгалтера. К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т.п.

Оправдательные (исполнительные) документы оформляют на уже произведенные операции, т.е. они подтверждают факт совершения хозяйственных операций и служат бухгалтерии основанием для отражения в учете. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся: приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся: накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет реализованных торговых скидок, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки организационно-распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом.

После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По порядку отражения операции документы бывают первичными и сводными.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные, платежное требование и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей, либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира, которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы, оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К разовым документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей. К таким документам относятся: ведомость распределения накладных расходов, справка бухгалтерии на списание калькуляционной разницы, лимитно-заборная карта. На основании лимитно-заборной карты отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер потребляемых цехом материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют отпуск материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись. Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные. Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. К таким документам относятся: доверенность, материальный ярлык, карточка складского учета материалов и др.

Многострочный документ содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью вычислительной техники. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз. Таким образом заполняются: приходный ордер, товарно-транспортная накладная, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону и др.

По месту составления различаются документы внутренние и внешние. Внутренние документы составляются на данном предприятии. К ним относится основная масса документов предприятия, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с ними, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнаруженных ошибок.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на:

· материальные документы, которые отражают движение товарно-материальных ценностей (акт приема-передачи основных средств, ведомость расхода материалов и т.д.);

· денежные документы, которые отражают операций с наличными и безналичными средствами (платежное поручение, чек на получение денежных средств, квитанция на взнос наличными и т.д.);

· расчетные документы, которые отражают расчетные взаимоотношения с партнерами по возникшим обязательствам (счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.).

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым, внешним документом. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

· назначение;

· порядок отражения операций;

· степень охвата хозяйственных операций;

· количество учетных записей;

· место составления документа;

· содержание хозяйственных операций.

К таким документам относятся: приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

По порядку отражения операции документы бывают первичными и сводными.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на:

Требования к документам

Каждый документ управленческого типа должен удовлетворять таким требованиям: составляться по строго определённой форме и в некоторых случаях подчиняться стандартам; выпускаться компетентным органом или лицом, имеющим должностные полномочия, а также теми лицами, которым данное право предоставлено законом или директивным указанием; издаваться с целью исполнения правовых норм и не противоречить им. Классификация документов в бухгалтерском учете и их обязательные реквизиты должны контролироваться руководителем предприятия.

Тексты в документе желательно делить на две главные части. В первой отмечаются основания формирования документа, во второй изъясняются предложения, выводы, решения, просьбы, распоряжения. Если в документе содержится одна фраза, в первой его части всё равно следует указать основание создания, а во второй — непосредственно распоряжение. В некоторых случаях в документе может быть только заключительная часть, если это письмо или просьба без какого-либо пояснения. Текст документа должен быть точным и понятным.

Все бухгалтерские документы относятся к Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код выступает вместо названия и служит способом идентификации объекта. Он используется для упрощения обработки информации в первичных документах. Например, код 5002 обозначает выдачу денежных средств из кассы в подотчётной форме.

Подобные классификации являются стандартом, обязательным для исполнения всеми хозяйственными субъектами. Также большую роль в стандартизации и унификации документов играют ГОСТы, типовые проектные решения межотраслевого характера, обработка данных с использованием ЭВМ, пакеты прикладных программ.

Движение качественно обработанной исходной документации по определённым маршрутам от места формирования или появления в учреждении до сдачи в архив на хранение или отправки физическим и юридическим лицам, в них заинтересованным, называется документооборотом.

Требования, предъявляемые к заполнению документов

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или если это почему-то невозможно,— непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

По назначению

Существует классификация документов в бухгалтерском учете по назначению:

Оправдательные (исполнительные) – подтверждение совершения операции (квитанции, акты, накладные).
Распорядительные – включают в себя указание на выполнение какой-либо операции (распоряжения, платёжные поручения банку, чеки, доверенности, приказы и т. п.)
Бухгалтерского оформления – такие документы, которые подготавливают учётные записи (распределительные и группировочные ведомости, справки-расчёты и т. п.)
Комбинированные – документы с одновременным содержанием приказа и подтверждения его выполнения (расчётно-платёжная ведомость, отчёт по начислению аванса).

Что входит в первичную документацию

Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.

Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):

название;
дату составления;
название экономического субъекта, который его составил;
содержание факта хозяйственной жизни;

Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;
подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.

По месту оформления

Внутренние – составляются непосредственно в организации (расчётно-платёжные ведомости, товарные отчёты).
Внешние – поступившие от иных организация (например, выписки из банка).

Документооборот является отражением организационной сложившейся в учреждении структуры управленческого аппарата. Очень важно соблюдать сроки сдачи документов, поскольку нарушение их приводит к потере ими оперативности и актуальности.

Нами рассмотрена классификация документов в бухгалтерском учете.