Для чего нужно делать опись передаваемых документов
Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно
Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если это происходит по обычной электронной почте.
Вариант первый: бумажный архив
Если вы храните все документы в офисе или в специально отведенном под архив помещении в организации, то получаете несколько преимуществ:
- доступ к данным есть постоянно;
- систему хранения компания организует так, как ей удобно, например, использует цветную маркировку папок, нумерацию, нанесение штрих-кодов и т.д.
- архивацией занимается штатный сотрудник и несет за свою работу ответственность.
Есть и ряд минусов:
- нужно выделять помещение для хранения, аренда офиса для таких целей влетит в копеечку, а при использовании склада не факт, что будут обеспечены условия сохранности (бумага не любит сырость) и удобный доступ;
- при больших объемах нужно назначать отдельного сотрудника для организации и руководства архивом. Если в компании идет текучка кадров, то новичкам понадобится время разобраться в системе хранения, еще хуже, если дела велись неправильно — бухгалтеры знают, какие порой приходится разбирать завалы, оставленные предшественниками;
- к сожалению, некоторые руководители страдают любовью к бюрократии — к примеру, придется добиваться разрешения для доступа к архиву, а это будет тормозить работу.
Чтобы подготовить подборку для представления в налоговую службу или другой госорган придется пройти несколько шагов: собрать все необходимые документы, сделав выборку, например, за определенный отчетный период, затем скопировать или отсканировать документы, сшить их или собрать в единый файл (если документов много, необходимо их «сжать», уменьшив объем данных и заархивировать специальной программой).
Обратите внимание! Подготовленные копии нужно пронумеровать и составить к ним реестр, а также заверить — поставить печать (если ООО или ИП ее использует), надпись «Копия верна» и подпись ответственного лица, возможно понадобиться указать дату заверения.
После того как вы все собрали и подготовили — отправляйте или лично передавайте комплект для проверки. Обязательно сохраните подтверждение передачи — опись вложения и квитанцию почты, свой экземпляр реестра с отметкой о вручении, электронную квитанцию об отправке через оператора ТКС.
Постепенно традиционная система хранения уходит в прошлое. Многие архивы организаций сейчас оцифровывают, ведь это защищает документы от утраты. Иногда в бухгалтерию поступают чеки на бумаге, которая напоминает реквизит фокусника — сегодня на ней все напечатанное видно, а через месяц — только белый лист. Как потом подтвердить расходы?
Нормы составления описи документов
Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.
В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.
Опись документов для передачи в налоговую
При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает. Поэтому составить ее можно в произвольном виде. Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/[email protected]).
ВНИМАНИЕ
При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к. состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО.
Запросить в ИФНС акт сверки по налогам через интернет Запросить бесплатно
Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате. Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи. Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень.
Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения.
Обязан ли налогоплательщик прилагать реестр документов к декларации 3-НДФЛ
В п. 1.16. Порядка заполнения 3-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 28.08.2020 № ЕД-7-11/[email protected] указано, что решение о представлении реестра принимает налогоплательщик. Он вправе, но не обязан составлять опись прилагаемых документов и сдавать ее в ИФНС. Общее количество листов со сведениями, подтверждающими декларационные данные, указывается на титульном листе отчета. Причем таких полей два — отдельно для налогоплательщика и инспектора ИФНС.
Отметим, что при направлении декларации почтой опись необходимо представить (п.4 ст. 80 НК РФ). В ней достаточно указать, что в конверт вложена именно декларация 3-НДФЛ с приложениями на стольких-то листах. Заверит опись работник почты. 1 экземпляр останется у отправителя, 2-ой поступит в ИФНС. Подробная опись почтового вложения, с указанием каждого приложенного документа, вполне способна заменить собой реестр.
Опись документов для передачи в архив
При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов. Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России от 31.03.15 № 526. А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).
В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется. Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).
Что будет, если налогоплательщик не сдаст реестр
ИФНС не может требовать от отчитывающегося человека обязательного представления реестра подтверждающих документов 3-НДФЛ. Более того, в п. 4.3 Регламента взаимодействия органов ФНС, утв. Приказом ФНС от 25.02.2016 № ММВ-7-6/[email protected], описан порядок действий инспекторов при приеме отчетности:
- приложенные к 3-НДФЛ документы, в т.ч. копии, отделяют от декларации;
- затем проверяют наличие реестра: если есть, налоговик сверит общее количество приложенных листов, указанное в нем, а также на титульном листе декларации;
- если опись отсутствует или ее данные не сходятся с фактическими, инспектор сам составит реестр документов.
Никакой ответственности за отсутствие реестра в НК не предусмотрено. Однако его наличие, в случае утери приложенных документов, подтвердит добросовестность налогоплательщика. Особенно важно иметь такое доказательство при заявлении права на вычеты. К примеру, по социальному вычету на лечение к декларации прилагают оригинал справки для налоговых органов, выданную медучреждением. У заявителя в подтверждение сдачи справки останется на руках реестр.
Опись документов для передачи другой организации
Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.
Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону. Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления.
Опись документов для отправки Почтой России
Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф. 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.
ВАЖНО
Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.
Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки. При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д. Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи. А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них.
Как отправить письмо с описью вложения?
К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:
- незапечатанным конвертом,
- вложенными в него документами,
- двумя заполненными бланками описи,
- суммой денег в кошельке за пересылку.
Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.
Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.
