Другие статьи
В 2022 году все государственные поликлиники перешли на систему электронного обмена данными по электронным больничным с Фондом Социального Страхования. С целью оптимизации всех процессов была разработана единая информационная система «Соцстрах».
Участниками этой системы являются:
- Фонд Социального Страхования;
- Работодатели;
- медучреждения.
В связи с активной популяризацией системы появилась необходимость в детальном изучении особенностей электронного больничного листа в программе.
Особенности системы электронного обмена
Благодаря усилиям Фонда Соцстрахования была разработана единая информационная система, позволяющая обмениваться информацией касательно больничных листов. Таким образом все сотрудники медучреждения смогут получать номера электронных листов нетрудоспособности, которые по значимости будут такими же, как классические печатные документы.
Чтобы получить возможность формирования ЭЛН, необходимо подключиться к единой системе обмена сведениями. По состоянию на сегодняшний день все медицинских учреждений внедрили в свою работу такую инновацию. Хотя еще рано вести разговоры о тотальной ликвидации бумажных больничных.
Сегодня каждый работодатель готов взаимодействовать с электронным больничным. Так для синхронизации данных с Фондом Соцстрахования и расчета больничных листов можно установить специальную программу, к примеру, 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП).
Где и для чего указывают статус ЭЛН
Документооборот электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) регулируется федеральным законом №86-ФЗ от 1 мая 2022 года. ЭЛН равносилен по значимости бумажному аналогу. Цифровой вариант выдается только по желанию и с письменного разрешения застрахованного и подписывается усиленной ЭЦП врача и медицинского учреждения. Правила взаимодействия всех пользователей системы оформления электронных листков нетрудоспособности описаны в постановлении правительства №1567 от 16.12.2017 в ред. от 20.11.2018.
Кто участвует в процессе оформления электронного ЛН:
- медицинское учреждение, которое создает документ;
- страхователь (организация-работодатель);
- страховщик — Фонд социального страхования РФ.
После выписки застрахованный получает в поликлинике талон к цифровому листку нетрудоспособности, в талоне указан номер ЭЛН (состоит из 12 символов, как и у бумажного документа), СНИЛС физического лица и текущий цифровой код. Талон не имеет унифицированной формы.
Эту информацию сотрудник передает в бухгалтерию работодателя для дальнейший обработки и расчета компенсации. Бухгалтеры в организации знают, как проверить статус электронного больничного листа, это делается с помощью номера ЭЛН, полученного от работника. В личном кабинете на сайте ФСС страхователь, зная присвоенный номер, имеет возможность получить данные по листу нетрудоспособности. Чаще возникает вопрос, где пациенту посмотреть статус электронного больничного, это можно сделать на портале «Госуслуги» или на сайте Фонда социального страхования в личном кабинете.
Как заполнять больничные по новым правилам
С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.
Преимущества электронного больничного листа (ЭЛН – электронный лист нетрудоспособности)
Первое, что стоит отметить – электронный лист нетрудоспособности полностью ликвидирует возможность допуска ошибок и исключает риск человеческого фактора при формировании и сохранении документации.
В то время, как бумажный больничный можно легко подделать, купить или сделать на заказ, электронный документ ликвидирует риск создания подделки. К тому же, работодателю не нужно будет тратить время на то, чтобы вручную заполнить больничный или же перепроверить его. Погодные условия, механические повреждения никак не коснутся сохранности электронного документа.
Информация из электронного больничного в автоматическом режиме синхронизируется с программой «1С 8.3 Зарплата и управление персоналом», таким образом бухгалтеру не придется вводить данные вручную.
Электронные больничные листы после создания и редактирования автоматически синхронизируются с базой Фонда Соцстрахования.
Как оформить больничный в 1с 8.3 Бухгалтерия
Порядок расчета больничного листа в Бухгалтерии ред.3.0 зависит от количества сотрудников в организации и базе. Для автоматического расчета в программе стоит ограничение в размере 60 сотрудников, если их число больше, то рекомендуется использовать отдельную программу Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.
Рассмотрим, как в программе произвести автоматический расчет больничного листа и вручную.
Сотрудник ООО «Ромашка» Сидоров К.Т. предоставил больничный лист за период 02.04.2020 по 13.04.2020. Стаж сотрудника для оплаты больничных листов составляет 12 лет. Устроен в организацию с 2019 года и его заработок составил 560000 рублей, также он предоставил справку за 2022 год с предыдущего места работы на сумму 450000 рублей. В ООО «Ромашка» сотрудник работает на пятидневном графике по 8 часов в день. В организации установлен районный коэффициент (РК) 1.15.
1.Ручной расчет больничного листа.
Для Расчета пособия необходимо произвести следующее:
1.Настроить виды начисления
Заходим в раздел Зарплата и кадры – Настройка зарплаты – Расчет зарплаты – Начисления.
По кнопке «Добавить
» создаем два вида начисления «Оплата больничного листа за счет работодателя», «Оплата больничного листа за счет ФСС».
У новых видов начисления указываем наименование и КОД
(могут быть любые символы, но код должен быть уникальным). НДФЛ – облагается, код дохода
2300, категория дохода – прочие доходы от трудовой деятельности.
В настройке взносов необходимо указать: для больничного за счет работодателя —
«Доходы целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия»
, для больничного за счет ФСС –
«Государственные пособия обязательного социального страхования».
Для расчета налога на прибыль по статье 255 больничный за счет работодателя — учитывается в расходах на оплату труда пп.48.1 ст.264 НК РФ, за счет ФСС – не включается в расходы по оплате труда.
2. Рассчитать больничный лист
При расчете больничного листа сравнивается несколько показателей:
1. Расчёт среднего заработка
Средний заработок = Заработок за расчетные годы/730
Заработок за расчетные годы = Доход 2022 года+ Доход 2019 года
При расчете дохода за год не забываем про ограничение предельной величиной, каждый год она разная.
2018 г. – 815000 рублей
2019г. – 865000рублей
В нашем примере превышения нет, поэтому заработок равен 560000р.+450000р=1010000р
Средний заработок
= 1010000/730=1383,56 рублей
2. Минимальный среднедневной заработок из МРОТ
Минимальный среднедневной заработок из МРОТ= (МРОТ*24/730 дней).
На день наступления больничного МРОТ = 12130 рублей, получаем 12130*24/730=398,79 рублей.
Сравниваем полученные показатели, видим, что данный показатель меньше фактического среднего заработка. Поэтому для расчета пособия будет использован средний заработок сотрудника 1383,53 рубля.
Т.к. стаж составляет 12 лет, то пособие будет выплачено в размере 100% от среднего заработка.
3. Минимальный размер дневного пособия
С 01.04.2020 года были приняты новые правила ( № 104-ФЗ от 01.04.2020), если пособие по больничному за полный месяц не может быть меньше МРОТ, иначе больничный рассчитывается в сумме, начисленной исходя из МРОТ, в расчете за полный календарный месяц. МРОТ берется с учетом районного коэффициента. Для неполного рабочего времени МРОТ учитывается пропорционально. Эти правила установлены с 01.04.2020 года по 31.12.2020 года для больничных с кодами: 01, 02, 03, 06, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15.
Минимальный размер дневного пособия = МРОТ*Долю неполного рабочего времени*Районный коэффициент /Количество дней в месяце.
Дневное пособие = 12130*1*1,15/30=646,98 руб.
Мы рассчитали три показателя, которые должны сравниваться при расчете пособия с 01.04.2020 и браться наибольший из них.
В нашем примере это Средний заработок = 1383,56 рублей
Сотрудник всего болел 12 дней, три из них за счет работодателя и 9 за счет ФСС.
Получаем:
Сумма за счет работодателя 1383,56*3 = 4150,68 рублей
Сумма за счет ФСС 1383,56*9 =12452,04 рублей.
3. Отразить больничный в программе.
Заходим Зарплата и кадры – Все начисления, по кнопке «Создать» создаем документ Начисления заработной платы.
Подбираем в документ сотрудника по которому необходимо провести начисления и выделив его нажимаем кнопку «Начислить». Отразятся доступные начисления, выберем необходимое нам «Оплата больничного листа за счет работодателя», укажем начисленную сумму, и таким же образом начислим «Оплата больничного листа за счет ФСС».
По ссылке начислено проверяем суммы и в поле Дата выплаты
ставим планируемую дату выплаты больничного.
Проверяем в колонке НДФЛ сумму исчисленного налога.
4.Сделать запись для отражения больничного листа в отчетности.
Чтобы информация о пособиях попала в отчетность, создаем документ «Операция учета взносов».
Заходим: Зарплата и кадры – Операция учета взносов, добавляем новый документ.
Заполняем реквизиты: дату документа, организацию, сотрудника, месяц начисления больничного листа. Для того, чтобы данные попали в отчет, заполняет третью вкладку «Пособие по соц. Страхованию» как на рисунке:
Сохраняем внесенные данные.
2. Автоматический расчет.
Расчет больничного производится специальным документом — «Больничный лист».
В разделе Зарплата и кадры – Все начисления по кнопке «Создать» выбираем Больничный лист.
Заполняем поля Дата документа, организация, Сотрудник, номер больничного листа.
Если больничный электронный (ЭЛН), то после ввода номера листа нетрудоспособности все данные можно заполнить автоматически по кнопке «Получить из ФСС» или «Загрузить из файла».
Если больничный первичный, то ставим переключатель первичный больничный, если является продолжение, то ставим продолжение и по ссылке выбираем первичный больничный.
Указываем причину — (01, 02, 10, 11) Заболевание или травма. Поле период 02.04.2020.-13.04.2020
Больничный будет рассчитан исходя из данных, внесенных в базу и стажа сотрудника.
Если было нарушение режима, то отмечаем это.
Также указываем для расчёта стаж.
Программа на основании имеющихся данных автоматически рассчитывает сумму к выплате. По ссылке «Начислено» видим какие суммы участвовали при расчете начисления, а также в этой форме указываем сумму заработка с прошлого места работы.
При расчете программа будет использовать алгоритм, который мы рассмотрели ранее при ручном вводе больничного.
Через настройку Еще – Изменить форму ставим галочку «Дата выплаты», и вносим планируемую дату выплаты больничного. Эта дата необходима для НДФЛ.
По кнопке «Расчет среднего заработка» можем получить печатную форму расчета. При необходимости можно доработать дополнительные печатные формы к документу.
В отчетность данные попадут автоматически, никаких дополнительных документов создавать не надо.
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Каким образом функционирует единая система электронных больничных?
Механизм работы происходит следующим образом:
- Сотруднику фирмы необходимо обратиться в поликлинику чтобы сделать запрос на получение электронного больничного. При этом ему нужно дать согласие в письменной форме для получения ЭЛН.
- Медицинский работник проводит оформление электронного листка, пересылает его в Фонд Соцстрахования и предоставляет сотруднику номер документа.
- Сотрудник отправляет полученный номер в бухгалтерию. А бухгалтер, в свою очередь, через программу оформляет запрос в Фонд Соцстрахования по номеру больничного. Конфигурация в автоматическом режиме сделает загрузку данных из электронного листка и произведет расчёт пособия.
- Работодатель оплатит подчиненному больничный.
Таким образом в общем процессе примут участие 4 игрока: Работник, Поликлиника, ФСС, Работодатель.
Прямые выплаты из ФСС (программа 1С:ЗУП)
Прямые выплаты из ФСС
С 2022 года все без исключения регионы перейдут к прямым выплатам социальных пособий из ФСС. Это означает, что пособия по нетрудоспособности и в связи с материнством с нового года будут выплачиваться гражданам уже непосредственно самим ФСС. В свою очередь, работодатели от обязанности по выплате пособий освобождаются. По новым правилам они станут уплачивать страховые взносы в ФСС в полном объеме, без их уменьшения на величины выплаченных работникам пособий.
Работник должен будет представить по месту своей работы необходимые документы на получение пособия (листок нетрудоспособности, заявление и тд.). Далее работодатель обязан будет направить эти документы в ФСС для выплаты пособия. После чего в течении 10 дней пособие выплачивается отделением ФСС.
Рассмотрим порядок оформления документов в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0.
1 шаг. Настройки.
В разделе «Настройки — Организации (Реквизиты организации)» открываем карточку организации и на вкладке «Учетная политика и другие настройки» переходим по ссылке «Учетная политика». Переходим на вкладку «Пособия ФСС» и устанавливаем галочку регистрации организации в регионе с прямой выплатой пособий через ФСС и указываем, что выплата пособий передана в ФСС с 01.01.2021.
2 шаг. Регистрация листка нетрудоспособности.
В разделе «Зарплата — Больничные листы» создаем документ «Больничный лист». Та часть пособия, которая начисляется за счет ФСС РФ, в документе не рассчитывается, в документе формируются строки с нулевым результатом расчета.
3 шаг. Формирование заявления на выплату пособия по временной нетрудоспособности.
В больничном листе на вкладке «Пилотный проект ФСС» вносятся данные для последующего заполнения формы заявления на выплату пособия, а также реестра сведений, передаваемого в ФСС РФ в электронном виде.
На закладке «Прилагаемые документы» указываются реквизиты листка нетрудоспособности, прилагаемого к заявлению для назначения пособия. В поле «от» укажите дату выдачи листка. Проверьте заполнение всех вкладок в заявлении.
4 шаг. Формирование реестра для назначения и выплаты пособия
Формировать реестр можно из рабочего места «Пособия за счет ФСС» или из раздела «Отчетность, справки — Передача в ФСС сведений о пособиях».
В поле «Вид реестра» выбираем «Пособия по нетрудоспособности» и нажимаем кнопку «Заполнить». Проверяем данные и проводим документ. Это необходимо для того, чтобы при последующем автоматическом заполнении новых реестров в них не попадала информация о документах больничный лист, уже включенных в другой реестр.
5 шаг. Отправка реестра в ФСС
Сформированный реестр можно записать на диск для последующей отправки в ФСС РФ по кнопке «Выгрузить». Если подключен сервис «1С-Отчетность», то по кнопке «Отправить» можно непосредственно из программы отправить реестр сведений в ФСС. При необходимости реестр сведений можно распечатать по кнопке «Реестр пособий».
Короткое видео, в котором рассказывается, как это делать в программе 1С:ЗУП, смотрите на нашем канале Youtube.
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы (для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Процесс оформления электронного больничного листа в 1С
В конфигурации необходимо перейти в разрез «Зарплата» и нажать по гиперссылке «Больничные листы», после чего появится окошко, где зафиксированы документы, которые были созданы предварительно.
На этой странице необходимо кликнуть по активной клавише «Создать», и на экране появится форма больничного для заполнения.
Здесь необходимо указать три базовых параметра:
- компанию;
- ФИО сотрудника;
- номер электронного больничного.
Далее нужно нажать по клавише «Получить из ФСС», чтобы документ самостоятельно наполнился информацией с сервера соцстраха.
Рекомендуется перепроверить расчет и кликнуть по «Провести и закрыть». Завершая процесс нужно переслать в Фонд Социального Страхования реестр электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).
Настройка программы 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Для включения функционала программы, который позволяет вести учёт выплат пособий напрямую из ФСС в 1С: Бухгалтерии предприятия, редакция 3.0, нужно перейти в раздел «Зарплата и кадры» и выбрать пункт «Настройки зарплаты».
Затем в открывшемся окне следует перейти по ссылке «Порядок учёта зарплаты».
В окне «Настройки учёта зарплаты» в графе «Выплата больничных» нужно установить значение «Передана в ФСС с…» и выбрать значение со своей датой перехода. После чего сохранить новые настройки, нажав на кнопку «Записать и закрыть».
Первоначальная настройка программы завершена.
Согласно законодательству, работник может обратиться за пособием не позднее шести месяцев со дня окончания страхового случая. Рассмотрим пример, когда больничный за декабрь 2022 г. предоставлен в бухгалтерию в январе 2022 г.
Отражение больничного прошлого периода после перехода на прямые выплаты в 1С: ЗУП ред. 3.1
Для начала введём больничный лист, для этого перейдём в раздел «Зарплата и выберем пункт «Больничные листы».
В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Создать» и приступить к заполнению данных больничного листа.
Месяц начисления — январь 2021;
Период освобождения от работы с 21.12.2020г. по 27.12.2020г.
Пособие за счёт работодателя рассчитывается автоматически, исходя из данных стажа и среднего заработка.
А поле «за счёт ФСС» остаётся пустым.
При этом в документе есть новая вкладка «Пилотный проект ФСС». Перейдём на неё и заполним данные для реестра.
Сначала переходим по ссылке «Ввести заявление сотрудника на выплату пособия».
Практически все поля заполняются автоматически, исходя из данных сотрудника и параметров больничного листа.
На первой вкладке отражаются личные данные работника.
На второй вкладке указывается вариант перечисления пособия органами ФСС.
На третьей вкладке должен быть номер и дата листа нетрудоспособности.
Четвёртая вкладка представлена данными о работодателе.
На пятой вкладке содержатся данные для расчёта пособия — это размер среднедневного заработка, доля рабочего времени и доходы за два предшествующих года.
И, наконец, на последней вкладке устанавливается районный коэффициент и дата получения пакета документов от работника.
После чего заявление сохраняется по кнопке «Провести» и распечатывается для получения подписи и дальнейшего хранения.
Затем вернёмся в документ «Больничный лист» и перейдём по второй ссылке «Заполнить данные для реестра сведений, передаваемого в ФСС».
Здесь заполнение происходит вручную по данным больничного листа. Сохранение по кнопке «ОК».
Теперь все необходимые документы заполнены и нам осталось лишь сформировать реестр и передать его в органы соцзащиты.
Перейдём в раздел «Отчётность, справки» и выберем пункт «Пособия за счёт ФСС».
В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Создать реестр», а затем на кнопку «Заполнить» и из выпадающего списка ещё раз на «Заполнить».
Проверяем заполнение реестра перемещаясь между вкладками и, если всё верно — сохраняем и отправляем.
Отправка реестра ЭЛН из 1С в Соцстрах
Для подтверждения расходов за счет средств Фонда Социального Страхования, необходимо отправить необходимую информацию в его реестр. Это можно сделать через раздел отчетности, если перейти по ссылке «1С-Отчетность», чтобы попасть в окно отчетов.
Там пользователю будет представлена возможность создать файл через форму реестра для заполнения. Здесь необходимо указать организацию, кликнуть по «Заполнить», потом для сохранения нажать по «Записать» и «Провести».
После этого можно нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС», чтобы отправить его в соцстрах.
Получить помощь в работе с ЭЛН в 1С
Другие статьи
Электронные листки нетрудоспособности. Обмен с ФСС из базы 1С Зарплата и управление персоналом
Для того, чтобы использовать ЭЛН у Вас должна быть база ЗУП релизом не ниже 3.1.2.293, платформа не ниже 8.3.10 и подключена 1С-Отчетности или сертификат ФСС для ЭЛН.
Переходим в раздел Зарплата – Больничные листы — Создать
Для ввода ЭБЛ необходимо заполнить следующие поля: Организация, Сотрудник, Номер Листка нетрудоспособности (Номер ЛН). После этого нажать кнопку
Документ автоматически заполнится данными с сервера ФСС. Если необходимо загрузить ЭЛН из файла, воспользуйтесь кнопкой и выберите файл для загрузки. Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника в базе. Сведения о медицинской организации будут загружены автоматически и доступны для просмотра по гиперссылке.
Далее данные должны быть направлены в ФСС для выплаты, если организация находится в регионе, где применяется Пилотный проект ФСС. Если же организация расположена в регионе с зачетной системой, то пособие рассчитывается сразу. Для отправки в ФСС реестра, его можно создать через Отчетность, справки – 1С-Отчетность
В разделе Отчеты создаем новый Реестр ЭЛН для отправки в ФСС
Табличная часть заполняется по кнопке всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены. Если необходимо выбрать конкретные ЭЛН, то воспользуйтесь кнопкой
Особенности подбора ЭЛН:
- выбор из номеров ЭЛН, а не больничных;
- сразу предлагается выбор последнего проведенного больничного;
- скрываются за серым цветом уже выбранные ЭЛН (включенные в текущий реестр);
- выводится причина и период нетрудоспособности;
- выводится состояние последней отправки ЭЛН;
- выводится номер ЭЛН.
Если дважды нажать на по строке с ЭДН, то откроется окно с дополнительной информацией, которая будет отправлена в ФСС.
После проверки проведите документ, программой будет осуществлена дополнительная проверка на заполнение обязательных полей. При подключенной 1С-Отчетности для отправки необходимо нажать кнопку При необходимости можно выгрузить реестр из базы по одноименной кнопке.
Журнал документов Реестр ЭЛН для отправки в ФСС можно отразить в разделе Отчетность, справки через кнопку с шестеренкой – Настройка навигации
Перенесите нужный пункт в правую часть и нажмите ОК.
Для каждого ЭЛН сохраняется состояние Принят ФСС, Частично принят ФСС или Не принят ФСС. Оно отображается в табличной части реестра ЭЛН и появляется после отправки реестра при подключенной 1с-Отчетности. Управлять состояниями можно также и вручную:
- в таблицу ЭЛН можно добавлять строки вручную. В новой строке нужно выбрать больничный, т.к. колонка № ЛН используется для перехода в форму редактирования сведений об ЭЛН;
- можно изменять состояние реестра ЭЛН и, в случае если состояние реестра Частично принят ФСС – изменять состояние отдельных строк реестра ЭЛН.
Если статус реестра Принят ФСС, то он больше недоступен для редактирования, если Частично принят ФСС или Не принят ФСС, то необходимо исправить ошибки и сформировать новый реестр на отправку.
Обратите внимание, до тех пор, пока реестру ЭЛН не установлен статус и пока реестр не отправлен, в нем производится автоматическое обновление данных. Если же пользователь внесет изменения в данные реестра вручную, то эти изменения сохранятся.
При проведении больничного листа программа получает сведения об ЭЛН. И если полученные данные отличаются от тех, с которым был отправлен реестр ЭЛН в последний раз (или внесены были ручные изменения), то при очередном автоматическом заполнении реестра такой ЭЛН будет автоматически в него добавлен.
