Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Факсимиле — от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Факсимильная подпись и печать в БП 3.0

Факсимиле логотипа, печати, подписи руководителя организации и главного бухгалтера в 1С 8.3 настраиваются в карточке организации (Главное – Организации

). Факсимиле других сотрудников настраиваются в справочнике «Сотрудники» по ссылке «Подпись». Для отображения факсимиле в документах необходимо открыть печатную форму документа (по кнопке «Печать») и установить флажок «Подпись и печать». Обратите внимание: если в карточке организации не было установлено ни одного факсимиле, этот флажок не является активным (поэтому для отображения факсимиле сотрудника в документах необходимо, чтобы в карточке организации была настроена хотя бы одна факсимильная подпись).

Для установки основных факсимиле перейдем в Главное – Организации

, провалимся в нужную организацию и раскроем раздел «
Подписи
», в нем должны быть настроены ответственные лица, для которых можно добавить факсимильные подписи. После этого открываем раздел «
Логотип и печать
».

Для создания файлов с образцами можно воспользоваться инструкцией «Как создать факсимильную подпись и печать

», открыв ее здесь же по гиперссылке. Ее можно распечатать, поставить на ней печать, подписи, отсканировать, привести факсимиле к соответствующему виду (обрезать по размеру, обрезать фон).

Для редактирования рисунков подписей и печати можно воспользоваться любым графическим редактором. Формат картинок должен быть PNG и не более чем 500 Кб. После того, как у вас будут готовы файлы печати и подписей, вернитесь в раздел «Логотип и печать

» в карточке организации и по кнопкам загрузки выберите соответствующие файлы.

После загрузки посмотреть будет выглядеть счет покупателю с печатью и подписями по гиперссылке «Предварительный просмотр печатной формы «Счет покупателю»

».

По итогам нажмите кнопку Записать и закрыть

для сохранения изменений. Для настройки факсимиле других сотрудников откройте справочник «Сотрудники» (
Зарплата и кадры — Сотрудники
), выберите сотрудника и перейдите по ссылке «
Подпись
«. Загрузите предварительно подготовленный отдельный файл с изображением подписи в формате PNG.

После настройки подписей и печати в документах, где возможно их выведение, появится возможность установить флажок для их появления.

Для отображения подписи сотрудника, факсимильную подпись которого установили у него в каточке, по ссылке «Подписи

» укажите его в любом из полей: руководитель, главный бухгалтер или отпуск произвел.

Факсимиле на договоре

Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

Подпись – один из важнейших реквизитов документа. В ряде стран документ становится легитимным лишь при наличии подписи уполномоченного лица, без проставления на нем печати организации. Нечто подобное встречается и в нашей стране. Например, при оформлении счета-фактуры законодатель не требует заверять подписи лиц печатью выдавшей ­организации или индивидуального предпринимателя.

Козлова С.Ю.
Но развитие современных технологий вносит свои коррективы и в эту сферу отношений. С одной стороны, такие нововведения призваны облегчить процесс подписания документов и расширить возможности применения подписи для удостоверения, например, электронных документов. С другой стороны, очень важно при этом действовать в соответствии с законодательством, дабы избежать ситуаций, когда юридическая сила документа может быть оспорена в силу неправомерного использования того или иного аналога собственноручной подписи.

Кто и на каком основании

Подпись как реквизит документа выполняет, по крайней мере, три функции:

• она удостоверяет личность подписавшего;
• гарантирует, что он не сможет отказаться от подписанного;
• является подтверждением того, что отправитель заверил соответствующим образом именно тот документ, который отправил, а не какой-либо другой.

Согласно Гражданскому кодексу для удостоверения любых сделок требуется личная подпись гражданина. Перечень случаев, когда документ может быть подписан другим лицом, является исчерпывающим: наличие у гражданина физических недостатков, тяжелой болезни или его неграмотность. При этом подпись другого лица удостоверяется нотариусом. Однако Гражданский кодекс оговаривает ситуации, когда подпись документа возможна только лицом, от которого он исходит. Так, закрытое завещание должно быть собственноручно написано, причем подписано именно завещателем. Несоблюдение этих правил влечет недействительность завещания. Его подписание каким-либо другим, даже уполномоченным завещателем лицом, не допускается.

В организации правом подписи документов наделены лишь руководитель и главный бухгалтер. Этот перечень может быть расширен по решению руководителя, которое оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате организации. Поскольку приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. Доверенность же предполагает такую возможность и применительно к лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только руководителем или лицом, уполномоченным на это учредительными документами.

Судебно-арбитражная практика

Между ООО «ПроЛед» и ООО «Политекс» был заключен договор на поставку материалов и комплектующих от 28.11.2005 г. № ДП234, по условиям которого продавец обязуется передать в собственность покупателя товар в соответствии с письменными заказами покупателя, являющимися неотъемлемой частью договора, покупатель обязуется принимать и оплачивать товар.

Исполнение своих обязательств по договору истец обосновывает соответствующими товарными накладными. Однако данные накладные не имеют ссылки на договор № ДП234 от 28.11.2005 г., а также подписаны со стороны ответчика неуполномоченным лицом, так как отсутствует ­соответствующая доверенность или иное основание.

В соответствии со статьей 53 Гражданского кодекса, подпунктами 12–14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» документами, подтверждающими передачу и приемку товаров, являются акт о приемке товаров либо товарная накладная, подписанные руководителем предприятия и главным бухгалтером либо уполномоченными лицами. При этом в силу статей 182, 186 Гражданского кодекса такие полномочия представителя должны быть подтверждены в доверенности, выдаваемой представляемым (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.01.2007 г. № 09АП-18701/2006-ГК).

Как правило, учредители при разработке устава будущего общества не придают особого значения урегулированию данного вопроса. В результате складывается ситуация, когда право выдачи доверенностей будет принадлежать только руководителю организации. А это не всегда удобно, поскольку в любой организации обстоятельства могут сложиться таким образом, что руководитель временно отсутствует, а доверенность, например, на получение ТМЦ, необходимо подписать здесь и сейчас. Иными словами, не будет лишним в уставе указать должности лиц, обладающих правом подписи доверенностей. Если таких должностных лиц будет несколько, имеет смысл уточнить, какие именно доверенности вправе подписывать то или иное уполномоченное лицо.

Аналоги собственноручной подписи

В деятельности любой организации возможна ситуация, когда руководитель (или другое уполномоченное лицо) отсутствует на месте, а подписать документы надо немедленно. В этом случае на помощь может прийти факсимиле. Не исключена и необходимость передачи документа по электронным каналам связи. При этом сканирование не способно обеспечить его безопасность. В этом случае, чтобы сохранить первоначальный смысл и реквизиты документа и исключить вероятность прочтения его третьими лицами, следует воспользоваться электронной цифровой подписью (ЭЦП). Только факсимиле и ЭЦП являются на настоящий момент закрепленными в российском законодательстве аналогами собственноручной подписи.

Право использования при совершении сделок аналога собственноручной подписи имеет ряд ограничений. В частности, такое использование допускается лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Однако до сих пор законодатель не выработал четкой и однозначной позиции в отношении использования факсимиле и электронной цифровой подписи.

Факсимиле

Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования упоминается в Гражданском кодексе. Но, как сказано в письме МНС РФ от 01.04.2004 г. «Об использовании факсимиле подписи», поскольку в действующем законодательстве отсутствует регламентация данного вопроса, то применение факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, которое может быть выражено либо непосредственно в договоре (оговоркой, что документы, заверенные подобным образом, имеют юридическую силу), либо путем направления соответствующих писем. Но даже тогда применение факсимиле весьма ограничено: согласно тому же письму МНС оно не допускается на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.

Судебно-арбитражная практика

В своих исковых требованиях ГУП ссылается на договор и акт сдачи-приемки проектной документации. В результате анализа представленных документов суд установил, что договор, приложения к договору (календарный план работ, сводная смета, сметы № 1–3) и акт сдачи-приемки проектной документации со стороны ответчика ЗАО «Сетьстрой» непосредственно генеральным директором С. не подписаны. Указанные документы оформлены с использованием факсимиле генерального директора.

В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 160 Гражданского кодекса сделка в письменной форме должна быть подписана лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами; использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными актами или соглашением сторон.

Истцом не представлено каких-либо доказательств, свидетельствующих о том, что использование факсимильной подписи на договорной документации в данном случае предусмотрено соглашением сторон. Порядок использования факсимиле подписи при оформлении сделок законом или иными правовыми актами не определен. Следовательно, при оформлении договора волеизъявление ЗАО «Сетьстрой» в установленном порядке не выражено, в связи с чем суд сделал обоснованный вывод о том, что указанный договор не считается заключенным.

Ссылка истца на акт сдачи-приемки проектной документации является несостоятельной, поскольку указанный акт оформлен таким же образом, то есть при помощи факсимильного изображения подписи генерального директора ответчика (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.11.2004 г. № 09АП-3722/04ГК).

В ходе проверок деятельности организаций налоговыми органами чаще всего встает вопрос о правомерности использования факсимиле на счете-фактуре.

ФНС в письме от 17.05.2005 г. № ММ-6-03/[email protected] признает недейст­вительными счета-фактуры, оформленные таким образом, и отказывает налогоплательщику в праве предъявлять их в целях вычета или возмещения суммы НДС, ссылаясь на то, что в соответствии с Налоговым кодексом счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Указание на возможность факсимильного подписания счета-фактуры в Налоговом кодексе отсутствует.

Однако арбитражные суды еще не выработали единой позиции по данному вопросу. В практике судов встречаются как решения в пользу ­налоговых органов в этом вопросе, так и против.

Судебно-арбитражная практика

Действующим налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете не конкретизировано, каким способом должны подписываться счета-фактуры. Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Так как законом не предусмотрены негативные последствия принятия к вычету НДС на основании счетов-фактур, подписанных факсимиле, суд пришел к выводу о том, что Общество имеет право на вычет на основании статей 171 и 172 Налогового кодекса (постановление ФАС Московского округа от 26.04.2005 г. № КА-А40/2975-05).

Судебно-арбитражная практика

Довод налогового органа о том, что представленные заявителем счета-фактуры оформлены с использованием факсимильного воспроизведения подписи Н. в качестве руководителя организации и лица, разрешившего отпуск товара со склада ООО ПТК «Машпрофиль», что ставит под сомнение объективность существования данных документов, не принимается во внимание, поскольку закон не содержит ограничений в части способа выполнения подписи руководителя на счете-фактуре. Факсимильная подпись, то есть оттиск подписи с помощью клише (печати), представляет собой способ выполнения собственноручной ­подписи. Проставление факсимиле не свидетельствует о несоблюдении требований статьи 169 Налогового кодекса о подписании счета-фактуры руководителем поставщика (постановление Девятого арбитражного ­апелляционного суда от 23.08.2006 г. № 09АП-10337/2006-АК).

Судебно-арбитражная практика

Законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. По­скольку материалами дела подтверждается наличие в действиях заявителя и его поставщиков признаков недобросовестности, отказ в возмещении НДС является обоснованным (постановление ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 г. № А57-4249/06).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

В отношении подписания счетов-фактур электронной цифровой ­подписи (ЭЦП) налоговые органы придерживаются аналогичной позиции (признают недействительными). И опять инспекторы ссылаются на то, что такой вид подписи не предусмотрен в статье 169 Налогового кодекса.

Но, в отличие от факсимиле, в отношении ЭЦП есть возможность оспорить позицию ИФНС, основываясь на законе от 10.01.2002 г. ­№ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с ним действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях. Исходя из данного положения, можно сделать вывод о том, что действие закона распространяется не только на гражданские правоотношения. Однако для использования ЭЦП в других отраслях права необходимо прямое указание на это соответствующего законодательного акта.

Указание на возможность использования ЭЦП при подписании счета-фактуры в Налоговом кодексе отсутствует. На основании этого Министерство по налогам и сборам в письме от 21.04.2004 г. № 03-1-08/1039/17 заметило, что счета-фактуры, оформленные таким образом, признаются недействительными. На этом основании налогоплательщику будет отказано в праве предъявлять такие счета-фактуры к вычету или возмещению суммы НДС.

Кроме того, налоговики, обосновывая свою позицию, ссылаются на то, что налоговые правоотношения, к сфере ведения которых и относятся, собст­венно говоря, счета-фактуры, регулируются законодательством ­Российской Федерации о налогах и сборах, а не гражданским законодательством.

На сегодняшний момент Налоговый кодекс содержит лишь одно упоминание о правомерном использовании информации в электронном виде – пунктом 2 статьи 80 предоставлено право представления в электронном виде налоговой декларации по установленной форме в налоговый орган по месту своего учета.

Свою позицию налоговые органы подтвердили еще раз в письме ФНС России от 14.02.2005 г. № 03-1-03/210/11.

С другой стороны, пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса, на который ссылаются налоговые органы, не конкретизирует, что в данном случае речь идет именно о личной подписи. Прямого запрета на использование аналогов собственноручной подписи нет. Как, впрочем, и прямого разрешения.

И поэтому позиция налоговых органов выглядит более убедительной – ведь в Налоговом кодексе не предусмотрена возможность использования ЭЦП на счетах-фактурах.

Надо заметить, что и суды придерживаются той же позиции. Некоторые юристы в обоснование противоположной позиции приводят в качестве примера следующее постановление.

Судебно-арбитражная практика

Суд признал довод налоговой инспекции о нарушении порядка подписания счетов-фактур незаконным, так как право на налоговые вычеты по ряду сделок купли-продажи имущества подтверждалось обществом представлением счетов-фактур с наличием электронной цифровой подписи (постановление ФАС Уральского округа от 11.05.2006 г. № Ф09-3600/06-С2 № А47-8175/05).

Но они забывают о главном – при рассмотрении дела в суде налогоплательщик представил счета-фактуры с собственноручной подписью руководителя и главного бухгалтера. Возможно, это и сыграло решающую роль при вынесении судом своего решения.

Что такое электронная цифровая подпись?

Согласно закону электронной цифровой подписью признается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Суть ЭЦП можно выразить в нескольких словах: если пересылаемый документ будет каким-либо образом изменен, то проверка подписи будет неудачной и, следовательно, будет неудачной и попытка открыть сам документ.

С понятием ЭЦП тесно связано понятие сертификата ключа подписи, действием которого определяется равнозначность ЭЦП собственноручной подписи. Сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают открытый ключ электронной цифровой подписи и выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Сертификат выдается удостоверяющим центром и содержит следующие сведения:

• уникальный регистрационный номер ключа подписи;
• даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи;
• открытый ключ электронной цифровой подписи;
• наименование удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи;
• значение ЭЦП под открытым ключом подписи владельца, сгенерированное с использованием закрытого ключа ЭЦП удостоверяющего центра.

Немаловажное значение для лиц, планирующих в будущем использование ЭЦП, имеет уже упомянутый выше удостоверяющий центр. В законе нет указания на то, что удостоверяющим центром может быть только государст­венный орган. Единственное требование – это должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные законом.

Удостоверяющий центр осуществляет весь комплекс мероприятий, направленных на упорядочение отношений в сфере использования ЭЦП.

Удостоверяющий центр может быть как сторонней организацией по отношению к владельцу сертификата ключа подписи, так и быть созданным внутри организации – владельца сертификата. Все зависит от целей использования ЭЦП. Если речь идет об использовании ЭЦП в документах, передаваемых контрагентам, то здесь необходимо участие стороннего удостоверяющего центра. Только в этом случае у сторон не возникнут в дальнейшем обвинения в предвзятости внутреннего удостоверяющего центра контрагента. При этом решение сторон о выборе того или иного удостоверяющего центра должно быть зафиксировано документально, например, в договоре.

Если ЭЦП необходима прежде всего для организации внутреннего документооборота, то для компании имеет смысл создание внутреннего удостоверяющего центра. Особенно если речь идет о крупных компаниях с широкой филиальной сетью.

Регламент использования ЭЦП

В любом случае, пожалуй, основным документом, который позволит упорядочить отношения, связанные с использованием ЭЦП, и, как следст­вие, в дальнейшем позволит использовать документы, подписанные ЭЦП для решения спорных ситуаций, в том числе и в суде, является своеобразный регламент использования ЭЦП. Причем в разработке указанного документа должны принимать участие не только разработчики программных средств, необходимых для реализации ЭЦП, но и юристы, поскольку имеется целый ряд вопросов, решение которых невозможно без согласования ­с действующим законодательством. На что же следует обратить внимание в первую очередь при подготовке подобного регламента?

1. Регламент должен четко определять сферы применения ЭЦП и ее место в документообороте компании. Необходимо четко определить, при подписании каких именно документов будет использоваться ЭЦП. Несомненно, наибольший эффект от использования ЭЦП возможен при ее максимальном применении в компании. Однако тут стоит исходить из требований законодательства – определенные документы признаются юридически значимыми только в бумажном виде (например, счет-фактура, о чем уже говорилось).

2. Как и в случае с документами, необходимо определить круг лиц, полномочных использовать ЭЦП. Лицам, наделенным правом использования ЭЦП, следует помнить о том, что нельзя просто взять и передать свой сертификат ключа другому лицу в случае, например, своей болезни или отпуска. Во-первых, сертификат ключа содержит данные о фамилии, имени и отчест­ве своего владельца и при его использовании кем-либо другим документ все равно окажется подписанным владельцем сертификата. А, во-вторых, сертификат содержит информацию о ключах ЭЦП, что является конфиденциальной информацией. Поэтому передача полномочий по использованию ЭЦП должна быть четко прописана в регламенте. Например, необходимо предусмотреть, что сертификат ключа может быть передан определенному лицу, а сама передача должна оформляться соответствующим ­распорядительным актом.

В этой связи примечателен судебный процесс, который является лишь одним из примеров в целой череде подобных разбирательств.

Судебно-арбитражная практика

ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском к ОАО «Сберегательный банк России» о взыскании убытков в сумме 29 580 850 руб. По словам истца, между сторонами заключен договор банковского счета с дополнениями к нему, а также приложение к этому договору о предоставлении услуг с использованием системы «Клиент-Сбербанк» на осуществление операций по счету в виде электронных документов и передаче выписок в виде электронных документов. 02.08.1999 г. со счета истца по электронному платежному поручению было списано 29 580 850 рублей. Однако указанное платежное поручение в виде электронного документа истец ответчику не передавал, по факту необоснованного списания денежных средств возбуждено уголовное дело.

При рассмотрении иска было доказано, что платеж был произведен с терминала компании, подключенного к системе «Клиент-банк», и при этом был использован подлинный электронный ключ заместителя генерального директора ОАО «Ростелеком». Истец не представил доказательств несанкционированного вмешательства, а также доказательств утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП, лицом, имеющим право на ее применение. Результаты проведенной экспертизы показали, что информационная система банка работала нормально и несанкционированного доступа к ней не было.

В итоге арбитражный суд иск компании отклонил, и попытка компенсировать ущерб за счет обслуживающего банка не удалась (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2003 г. № КГ-А40/8531-03-П).

Что произошло на самом деле, в решении арбитражного суда не говорится, но можно лишь догадываться. Скорее всего, загруженный работой руководитель компании не успевал подписывать финансовые документы для отправки в банк и передал эту обязанность вместе со своей электронно-цифровой подписью кому-то из сотрудников. Сотрудник же в какой-то момент воспользовался ЭЦП руководителя для кражи денег компании.

3. Оба вышеперечисленных условия (определение сферы применения и круга лиц) должны быть взаимосвязаны – необходимо определить, кто и на какие документы вправе ставить свою ЭЦП. Это также поможет избежать ситуаций с одновременным подписанием одного и того же документа с использованием ЭЦП различными лицами.

Итак, использование факсимиле и электронной цифровой подписи требует соблюдения ряда правил, игнорирование которых может повлечь ­недействительность документов с подобными реквизитами.

Правомерность использования ЭЦП на тех или иных документах на сегодняшний день остается достаточно спорным вопросом. Можно сказать, что законодатель без должного внимания отнесся к решению этого вопроса. Он ограничился лишь принятием закона, содержащего общие положения. В этой ситуации каждый орган вправе самостоятельно решать, разрешать ли использование ЭЦП в документах, касающихся его сферы деятельности, или нет. Отсутствие единой правовой позиции делает использование ЭЦП крайне проблематичным. А это не в последней степени влияет на вхождение российских компаний в мировую экономику в качестве полноправных участников.

Не секрет, что в российском, как, впрочем, и в любом другом законодательстве, доказательством проведения той или иной операции признается наличие соответствующих документов.

И если раньше речь шла исключительно о документах в бумажном виде, то в настоящее время развитие информационных технологий привело к тому, что электронные документы в своих правах уравнялись с бумажными собратьями.

В мае 2007 года Россия подписала Конвенцию ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах, став тем самым десятой страной, признающей документы в электронной форме наравне с традиционной бумажной формой.

Электронные сообщения в международных договорах

Конвенция ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах вступила в силу для нашей страны в декабре 2007 года (подписана в Нью-Йорке 23 ноября 2005 года). С этого момента российские компании получили право использовать электронные сообщения при работе с международными договорами.

На что стоит обратить внимание при принятии решения ­об использовании электронных сообщений в договорных правоотношениях?

Прежде всего стоит отметить, что Конвенция имеет ограниченную сферу применения. Она применяется лишь к международным договорам, то есть к договорам, стороны (коммерческие предприятия) которых находятся в разных государствах. Причем последнее должно быть подтверждено соответствующей оговоркой в самом договоре.

Только указание в самом договоре на местонахождение сторон может служить свидетельством такого местонахождения. В случае возникновения спора обязанность доказывания обратного лежит на другой стороне. Таким образом, коммерческим предприятием стороны считается место, указанное этой стороной, если только другая сторона не докажет, что сторона, сделавшая такое указание, не имеет коммерческого предприятия в этом месте.

Немаловажным обстоятельством, на которое следует обратить внимание сторонам электронного договора, является то, что простое использование какой-либо из сторон доменного имени или адреса электронной почты, связанных с конкретной страной, не свидетельствует о том, что коммерческое предприятие находится именно в этой стране. Это положение практически ставит под сомнение необходимость регистрации доменного имени ­за пределами страны, в которой зарегистрировано предприятие.

Также не является доказательством местонахождения коммерческого предприятия и тот факт, что в этом месте находятся оборудование и технические средства, поддерживающие информационную систему, ­используемую стороной в связи с заключением договора.

Единственным свидетельством местонахождения сторон является прямое указание об этом в договоре. Думается, что таким образом разработчики Конвенции попытались избежать обязательного применения Конвенции ко всем международным договорам. Стороны сами вправе решать, будут ли они в процессе заключения и исполнения договора руководствоваться положениями данной Конвенции. Принятие Конвенции не означает обязательное ее использование. Конвенция не требует от какой-либо стороны использовать или принимать электронные сообщения. Однако согласие стороны на это может быть выведено не только из условий договора, но и из поведения этой стороны.

Другими словами, фактическое принятие стороной электронных сообщений и ответ на них уже может свидетельствовать о ее согласии на применение Конвенции к договору, в рамках которого и осуществлялась эта электронная переписка. Поэтому, дабы избежать применения Конвенции в отношении своего договора, сторонам следует либо включить соответствующий пункт в договор, либо избегать обмена существенной информацией по электронной почте.

Кроме этого, в Конвенции предусмотрены случаи, когда она не применяется независимо от воли сторон. Это относится к следующим документам и действиям:

• договоры, заключенные в личных, семейных или домашних целях;
• сделка на фондовом рынке;
• сделки с иностранной валютой;
• межбанковские платежные системы и соглашения, расчетно-клиринговые системы для ценных бумаг или других финансовых инструментов;
• передача, продажа, ссуда, владение обеспечительными правами в ценных бумагах или других финансовых инструментах, хранящихся у посредника, а также соглашение об их обратной покупке;
• переводные и простые векселя;
• транспортные накладные, коносаменты, складские расписки и любые другие оборотные документы, которые дают предъявителю или бенефициару право требовать поставки товаров или платежа ­денежной суммы.

Конвенция фактически признает юридическую силу электронных сообщений, указав на возможность их использования в суде, поскольку сообщение или договор не могут быть лишены действительности или исковой силы лишь на том основании, что они составлены в форме электронного сообщения.

Но как быть с документами, в отношении которых, например, российским законодательством предусмотрена обязательная письменная форма либо в отношении которых установлены сроки хранения подлинников до 30 лет?

Согласно Конституции РФ нормы международного права имеют превалирующее значение в отношении норм внутреннего российского законодательства. Поэтому, думается, что суды при рассмотрении спорных ситуаций будут руководствоваться все-таки положениями Конвенции, в которой, кстати говоря, предусмотрены способы решения данных вопросов.

Так, в случаях, когда в соответствии с законодательством документ должен быть составлен в письменной форме, при несоблюдении которой документ признается недействительным, считается, что требование законодательства выполнено путем представления электронного сообщения, если содержащаяся в нем информация является доступной для ее последующего использования.

В случаях же, когда договор должен быть подписан стороной и только в этом случае согласно законодательству приобретает юридическую силу, требование законодательства считается выполненным в отношении электронного сообщения, если для идентификации стороны и указания намерения этой стороны в отношении информации использован способ, который является надежным. Критерий надежности в данном случае определяется целью подготовки и передачи электронного сообщения. Иными словами, чем выше значение пересылаемой информации, тем выше должен быть и уровень надежности способа идентификации пересылающей стороны.

О каких способах идет речь? К сожалению, в самой Конвенции не содержится хотя бы примерного перечня. Однако, исходя из практики, можно предположить, что речь, скорее всего, идет об электронной цифровой подписи (ЭЦП). Именно этот способ идентификации не только гарантирует неизменность передаваемого документа, но и позволяет с точностью определить лицо, подписавшее пересылаемый документ.

Простое сканирование документа не может дать стопроцентную гарантию сохранности содержания документа при его хранении, а уж тем более – при его пересылке. Поэтому применение этого способа идентификации оправдано лишь в отношении малозначительных документов. С другой стороны, могут ли быть документы, относящиеся к договору, малозначительными? Полагаем, что нет. Ведь все, что содержится в этих документах, так или иначе связано с исполнением договорных условий.

Поэтому приходится признать, что на настоящий момент единственным способом идентификации подписавшего документ человека является использование ЭЦП.

Не исключена и ситуация, когда в соответствии с законодательством документ подлежит хранению определенный период времени, причем в подлинной форме. В таком случае требование законодательства считается выполненным в отношении электронного сообщения, если оно отвечает одновременно двум условиям:

• имеются надежные доказательства целостности информации с момента создания электронного сообщения в окончательной редакции и
• существует возможность предоставления информации в случае ­соответствующего запроса от уполномоченного на то лица.

При этом степень надежности также определяется целью, для которой информация была подготовлена, а критерием оценки целостности является сохранение информации в полном и неизменном виде, без учета любых изменений, которые обычно вносятся в документ в процессе его передачи, хранения и демонстрации.

Таковы лишь основные положения Конвенции ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах. Ее актуальность на практике будет подтверждена или опровергнута в дальнейшем.

Само собой разумеется, что Конвенции ООН носят, как правило, рекомендательный характер и редко используются на практике. Однако именно они и закрепленные в них положения являются стимулом для внесения соответствующих поправок в национальное законодательство ­и в международное право в целом.

Пока сложно говорить о значимости Конвенции для российских компаний, поскольку отсутствуют прецеденты. В любом случае российским компаниям следует быть готовыми к тому, что те или иные иностранные партнеры выступят с предложением об использовании электронных сообщений в договорных отношениях. И поэтому уже сейчас необходимо подготовиться к такому использованию, в том числе и путем решения вопроса о применении в своей деятельности электронной цифровой подписи.

Автор — ведущий юрист ОАО «Оптима иКСчейндж Сервисез» (OXS).

Привет, Гость! Предложение от «Клерка»

Онлайн-профпереподготовка «Главный бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.

Записаться

Факсимиле на первичке и счетах-фактурах

Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.

На первичных документах, по мнению Минфина, должна быть исключительно собственноручная подпись руководителя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Не предусмотрено применение факсимиле на счете-фактуре и Налоговым кодексом. Это подтверждают чиновники (письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951 и др.).

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.

Факсимиле в договорах и ПУД

Вопрос: Правомерно ли использование факсимиле в договорах и первичных учетных документах (далее- ПУД) — актах передачи имущественных прав, актах выполненных работ, оказанных услуг, накладных?

Ответ: В договорах – можно, если это предусмотрено соглашением сторон, в ПУД – нет.

Обоснование:

1. Факсимиле в договорах

Законодательство позволяет использовать при заключении договоров факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иной аналог собственноручной подписи лишь в случаях, предусмотренных законодательством либо соглашением сторон <*>.

Поскольку законодательство не определяет случаи, в которых возможно указанное воспроизведение подписи, подписание договора факсимильными подписями будет правомерно только если это предусмотрено соглашением сторон. При этом, по нашему мнению, включение в договор, который будет подписываться факсимильными подписями, такого соглашения не будет являться надлежащим соглашением о возможности подписания договора факсимильными подписями. Это связано с тем, что данный договор будет подписываться факсимильными подписями, а указанное соглашение, которое по сути, также является сделкой, должно быть заключено в письменной форме и подписано собственноручными подписями сторон <*>. Ведь поскольку соглашение является сделкой, оно может быть подписано факсимильными подписями, только если стороны об этом договорились в письменной форме, скрепив эту договоренность собственноручными подписями <*>.

Вместе с тем, в материалах судебной практики имеется следующая позиция представителей Высшего Хозяйственного суда Республики Беларусь. «Согласно пункту 2 статьи 161 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Применительно к указанной норме выполнение одной стороной подписи на договоре, в котором факсимильным способом воспроизведена подпись второй стороны с отражением этого условия в его тексте, свидетельствует о ее согласии с этим и не противоречит действующему законодательству, поскольку при заключении сделки стороны вправе устанавливать порядок ее удостоверения.

Однако мы все же рекомендуем скреплять собственноручными подписями обеих сторон соглашение о подписании договора факсимильными подписями. Данная рекомендация основана на том что, как мы сказали выше, соглашение о подписании договора факсимильными подписями, по сути, является сделкой <*>. Поэтому оно, как и другие сделки, должно быть подписано собственноручными подписями сторон <*>. А для того, чтобы подписать такое соглашение факсимильными подписями, нужно заключить еще одно соглашение и подписать его собственноручными подписями. Выходит «бесконечная история».

Исходя из сказанного, подписание договоров факсимильными подписями имеет смысл использовать, когда у сторон длительные договорные отношения, и они периодически заключают договоры. В таком случае стороны могут заключить соглашение о подписании факсимильными подписями всех договоров, которые будут заключаться между ними, подписав это соглашение собственноручно. Если же это единичный договор, смысла в таком оформлении нет, поскольку соглашение нужно будет все равно подписывать собственноручно, а те же две подписи можно проставить и в договор.

2. Факсимиле в ПУД

Как мы отметили выше, о возможности использования факсимиле при совершении сделок идет речь в положениях ГК. При этом стороны вправе использовать данный порядок совершения сделок, только если они заключили между собой соответствующее соглашение.

В связи с этим возникает вопрос, можно ли применить эти нормы к ПУД?

Далее мы разберемся с вопросом применяются ли указанные выше положения ГК к ПУД и, соответственно, можно ли использовать факсимиле при оформлении ПУД.

Так, в положениях ГК, предусматривающих возможность использования факсимиле, речь идет исключительно о совершении сделок с использованием факсимильной подписи. Следовательно, данные нормы ГК можно применить к ПУД только если ПУД являются сделками. Однако, по нашему мнению, ПУД сделками не являются. ПУД – это документы, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций. Они отражают факт выполнения условий сделок. Сделками же являются договоры, соглашения и иные аналогичные документы (далее – договор).

ПУД можно рассматривать как договор в случаях, когда договор между сторонами не заключен, а ПУД содержит все существенные условия договора. Вместе с тем в таких случаях ПУД не только выступают в качестве договора, но и являются первичными учетными документами, подтверждающими факт совершения хозоперации. Следовательно, требования, установленные законодательством для ПУД, как в случаях, когда ПУД не является договором, так и в случаях, когда он является таковым, должны соблюдаться.

Далее мы рассмотрим, какие требования предъявляются законодательством к ПУД и позволяют ли они проставлять в ПУД факсимильную подпись.

В настоящее время порядок оформления ПУД установлен Законом N 57-З от 12.07.2013 «О бухгалтерском учете и отчетности». Статьей 10 данного закона предусмотрено, что каждый ПУД должен содержать в числе иных сведений подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. При этом в законе не уточнено что имеется в виду под подписями. По нашему мнению, слово «подписи» здесь следует понимать, как именно собственноручные подписи. Факсимильные же подписи собственноручными не являются, это лишь аналог подписи. Такой вывод следует из п. 2 ст. 161 ГК. В данной норме факсимильное воспроизведение подписи отнесено именно к аналогам подписи. Иные нормы закона и иного законодательства, например, Инструкции о порядке заполнения ТТН и ТН, утв. Постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 <*>, также не предусматривают возможность проставления аналога подписи в виде факсимильного ее воспроизведения в ПУД.

Отметим, что есть практика квалификации контролирующими органами ПУД, пописанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы. Последствиями такой квалификации может быть доначисление налогов, уплата пени за их недоплату, привлечение организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

Квалификация ПУД, подписанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы не является бесспорной. Однако, во избежание споров с контролирующими органами и судебных разбирательств, не рекомендуем оформлять ПУД с использованием факсимильного аналога подписи.

Отметим, что некоторым организациям разрешено оформлять ПУД путем факсимиле. Однако, в законодательстве их такое право прямо не закреплено. На практике, такое право предоставляется определенным организациям, например, письмами Минфина. К таким организациям относится лишь небольшой круг организаций. По имеющейся у нас информации – это, например, операторы сотовой связи, Белтелеком. В случае, если организация направляет Вам ПУД с факсимильной подписью, рекомендуем до принятия их к учету запросить у этой организации документ (письмо Минфина или иной документ), который подтверждает ее право на такое оформление.

Приведенные обоснования и выводы применимы как к ТТН и ТН, так и к актам передачи имущественных прав, актам выполненных работ, оказанных услуг. Это связано с тем, что требование об обязательном включении в ПУД подписей ответственных лиц являются общими, то есть должны применяться независимо от вида ПУД. Иное может быть предусмотрено Президентом. Однако, в отношении указанных видов ПУД иное не предусмотрено.

Отметим, что некоторые специалисты высказывают мнение, что использование факсимиле в ПУД является правомерным, если стороны заключили соглашение об этом, например, включили соответствующее условие в договор. Однако, мы не рекомендуем руководствоваться этим на практике, поскольку, как мы указали выше, требования законодательства к ПУД не позволяют использовать в них факсимильные подписи.

Вывод: Законодательство допускает использование факсимильной подписи при совершении сделок, если стороны заключили об этом соответствующее соглашение. При этом, по нашему мнению, данное соглашение должно быть заключено в письменной форме путем собственноручного подписания его сторонами.

В ПУД допускаются только собственноручные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозоперации и (или) правильность ее оформления. Это связано с тем, что ПУД – это документ, который предназначен для подтверждения факта совершения хозоперации и должен соответствовать требованиям Закона о бухучете об обязательном включении в него подписи. Факсимильная подпись, по сути, не является подписью, а является ее аналогом. Следовательно, подписание ПУД факсимильными подписями не допускается.

Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Несмотря на очевидные преимущества электронных документов, пока в деловом обороте преобладает все же «бумажная» первичка. Можно ли использовать факсимильную подпись при оформлении первичных документов, какие возникают при этом риски, и как относятся к факсимиле налоговики – читайте в статье эксперта по налогообложению Игоря Кармазина

.

Использование собственноручной подписи при оформлении документов сопряжено с известными трудностями. Например, уполномоченное на подпись лицо может отсутствовать на рабочем месте, находиться в длительном отъезде, отпуске и т.п. Электронной цифровой подписью тоже пользуются далеко не все. Все эти причины приводят к тому, что в хозяйственном обороте довольно широко используются документы с факсимильными подписями. Факсимиле (в переводе с латинского – «сделай подобное») — точное, фотографическое изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. А проще говоря, это документ с фотографией подписи уполномоченного лица. Кстати, подделать такой документ обычно не составляет никакого труда.

Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. Согласно данной норме, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.

2. Несмотря на все риски использования, факсимиле в хозяйственном обороте применяется довольно часто.

3. Арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к факсимильной подписи во взаимоотношениях с контрагентами даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон.

4. Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений.

5. Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС.

Это все, что закон может сказать о документах с факсимиле. В законодательстве не содержится ни правил обращения с факсимиле, ни условий действительности его применения для оформления сделки. Такое положение дел приводит к тому, что отношение к подобным документам – весьма неоднозначное.

Бес чернил

При всех существующих рисках применения факсимиле в хозяйственном обороте подобный способ оформления документации довольно распространен — многим это удобно. Причем арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к такой «подписи» во взаимоотношениях контрагентов.

Так, если суд придет к выводу, что договор реально исполнялся, по нему производилось выполнение работ (оказание услуг) и их приемка, то подписание документов при помощи факсимиле не сыграет никакой значительной роли для разрешения спора.

Это подтвердил, например, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 12.12.2016г. №А40-10028/16. Суд указал, что подписание договора, а также актов КС-2, справок КС-3 посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. Частично оплатив работы, в том числе не только авансированием, но и после выполнения и сдачи работ, ответчик фактически одобрил их выполнение. При установленных обстоятельствах одобрения сделок и приемки работ способ оформления документации не имеет значения. При этом даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон документ с факсимильным воспроизведением подписи не перестает являться доказательством по делу. Такой документ подлежит оценке судом наряду с иными доказательствами.

В Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 27.12.2016г. №А60-7397/2016 была рассмотрена ситуация, когда стороны не заключали никакого соглашения о возможности использования сканов. При этом в рамках сотрудничества при заключении договоров-заявок менеджерами проставлялся штамп-факсимиле подписи директора. Суд признал, что подобная практика сама по себе не свидетельствует о фальсификации документов и не влечет исключения такой документации, как не соответствующей требованиям достоверности. В этом случае суд продолжает осуществлять оценку письменного документа с учетом всех представленных участниками спора доказательств. Если свидетели (работники предприятия и его контрагентов) могут подтвердить факт реальности совершенной сделки, оснований для отказа во взыскании задолженности по ней не имеется.

С другой стороны, если сложившаяся практика отношений между компаниями не допускает использования факсимиле, подобным образом подписанные документы будут считаться судом сфальсифицированными. Юридической силы они иметь не будут и подтвердить факт совершения сделки не смогут. На данное обстоятельство обратил внимание Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 14.12.2016г. №А41-56055/14. По условиям представленного в суд договора аренды все изменения к нему должны были совершаться в письменной форме и подписываться уполномоченными представителями сторон. При этом стороны не согласовывали возможность составления документов с использованием факсимиле. Представленный в материалы дела акт приема-передачи не был подписан со стороны истца уполномоченным лицом. Поскольку в материалах дела отсутствовали доказательства передачи спорного помещения, суд пришел к выводу об отсутствии у арендатора оснований для получения арендных платежей.

Ручки в сторону

Если во взаимоотношениях с контрагентами факсимиле может быть использовано без значительных последствий финансового характера (при наличии соглашения), то с контролерами дело обстоит куда сложнее.

И Минфин РФ (письма от 13.04.2015г. №03-03-06/20808, от 27.08.2015г. №03-07-09/49478) и ФНС России (письмо МНС РФ от 01.04.2004г. № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи») сходятся во мнении, что подобное оформление документации не порождает последствий налогового характера.

Ведомства отмечают, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений. В письме Минфина РФ от 13.04.2015г. №03-03-06/20808 приводится следующее обоснование данной позиции.

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Законом установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления;
• содержание сделки;
• наименование должности лиц, совершивших сделку;
• личные подписи указанных лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Таким образом, факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей бухгалтерского и налогового учета.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 18.02.2014 г. №ВАС-15636/13 указал, что при принятии факсимиле в качестве доказательства возникновения денежного обязательства, необходимо различать общие положения ГК РФ и нормы специальных законов. В данном деле спор касался векселей, подписи на которых были воспроизведены с помощью факсимиле. ВАС РФ разъяснил, что обязательства по векселю возникают при выдаче документа, отвечающего формальным требованиям вексельного права. Выполнение какого-либо реквизита векселя способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, следует расценивать как отсутствие реквизита. Использование аналогов собственноручной подписи, в том числе факсимиле, не допускается. Не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства (п. 2 ст. 160 ГК РФ), но не соответствующим требованиям специального законодательства. Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требований к форме вексельного обязательства.

Гладко было на бумаге

Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС. В вопросах получения налоговой выгоды суды документам с факсимиле практически вообще не доверяют. Такая скептическая позиция была закреплена в судебной практике еще Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.09.2011г. № 4134/11.

Спор здесь касался возможности получения вычета по НДС при предоставлении счета-фактуры, подписи руководителя и главбуха на котором были выполнены путем факсимиле. ВАС РФ указал, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст.169 НК РФ). Положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. В связи с этим отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Между тем, в арбитражной практике можно найти и противоположные решения судов, которые не ограничиваются формальным подходом к предоставлению налоговых вычетов. Например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.12.2016г. №А63-12161/2015. Основанием для отказа в применении вычета по НДС здесь послужило то, что подписи руководителя на счетах-фактурах были выполнены как раз путем факсимильного воспроизведения.

Инспекция указала, что действующее законодательство не содержит положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи. На основании этого был сделан вывод, что директор общества счета-фактуры не подписывал, что свидетельствует о наличии в счетах-фактурах недостоверных сведений (подписи).

Суд установил, что в ходе опроса директор контрагента подтвердил хозяйственные операции с обществом. Операции имели место в действительности. Оплата продукции была подтверждена документально, а товары были приняты на учет. Никаких иных нарушений при оформлении счетов-фактур обнаружено не было. Причем у инспекции отсутствовали сомнения в установлении личности лица, от имени которого было нанесено факсимиле на счетах-фактурах контрагента. Следовательно, заключил суд, отказ в вычете НДС является формальным и не соответствует закону.

Однако здесь нужно отметить, что данное решение суда является скорее исключением из правил. В большинстве случаев судьи не примут первичные документы с факсимиле в качестве основания для получения налоговой выгоды. Поэтому при составлении «первички» все же рекомендуется строго следовать требованиям законодательства к оформлению такой документации.

О поддержке документов с факсимиле в «1С:Бухгалтерии 8» читайте в статье «Документы с факсимиле в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)»

.

В связи с многочисленными просьбами пользователей, разработчики «1С:Бухгалтерии 8» рассматривают возможность добавления факсимиле в первичные документы

в программе. Обсуждение этой проблемы в настоящее время идет в Центре идей. БУХ.1С также решил спросить своих читателей, полезно ли добавление факсимиле в первичку и зачем пользователям нужна эта функциональность.

Просим вас поучаствовать в опросе, а также мнения и пожелания можно писать в комментариях.

Опрос
Первичка с факсимиле

1. Считаете ли вы полезным добавление факсимиле в первичные документы в 1С:Бухгалтерии 8?

   Да, это нужная функциональность.	99 (66%)
   Нет, слишком много рисков!	51 (34%)

Благодарим за участие в опросе! Каждое мнение очень важно для нас!

Снижаем риски при работе с факсимиле

Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).

Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).

Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

Не та расшифровка подписи

Руководитель и главный бухгалтер могут передать право подписи счетов-фактур другим лицам, например, заместителю руководителя (за руководителя), рядовому бухгалтеру (за главбуха). Либо одному лицу, которое может расписываться и за директора, и за главного бухгалтера. Кстати, последнее вполне законно и чиновники это подтверждают, что видно, например, из письма Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.

Свои подписи уполномоченные лица ставят в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо (подпись)» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (подпись)». И часто в качестве расшифровки подписи в счетах-фактурах оставляют фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Казалось бы, мелочь, но даже это может привести к отказу налоговой инспекции в вычете налога по таким счетам-фактурам.

Поэтому если из полученного счета-фактуры прослеживается, что расшифровка подписи явно не соответствует самой подписи, то это должно стать поводом для беспокойства. А если поставщик не соглашается привести свой документооборот в соответствие, то можно предложить ему проставлять необходимую расшифровку рядом с расшифровкой подписи гендира и главбуха. По крайней мере, чиновники не видят в этом никакого нарушения (письмо Минфина России от 14.10.2015 № 03-07-09/58937).

Кстати, если в расшифровке подписи фамилия подписавшего лица будет искажена незначительно (например, вместо «Германцева И.А.» указана «Германуева И.А.»), это не должно стать поводом для отказа в вычете (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А52-1812/2012 от 12 ноября 2012 г.). А если и станет, то у компании есть все шансы оспорить действия налоговиков в суде.

Факсимиле и электронный документооборот

Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.

На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле

Электронные счета-фактуры (ЭСФ) представляют собой обычные счета-фактуры, которые можно передавать по каналам связи. Для этого ЭСФ имеют утвержденный ФНС формат (с 19.07.2019 действует приказ от 08.04.2019 № ММВ-7-15/[email protected]), порядок их выставления описан в приказе Минфина от 10.11.2015 N 174н .

Возможность применять электронные счета-фактуры закреплена в п. 1 ст. 169 НК.

ВНИМАНИЕ! При продаже прослеживаемых товаров другим организациям и ИП надо выставлять электронные счета-фактуры. Покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Если коммерсант решит перейти на ЭСФ, то в первую очередь ему нужно согласовать со своими контрагентами техническую возможность такого обмена (п. 1.4 приказа № 174н). Затем потребуется получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) в удостоверяющем центре и заключить договор с оператором электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/[email protected]). После того как это будет выполнено, все «факсимильные проблемы» со счетами-фактурами уйдут в прошлое.

Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле

Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) — достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.

Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.

В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС — в случае с факсимиле такое невозможно.

Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.

Итоги

1. Факсимиле на счетах-фактурах использовать не рекомендуется, так как в этом случае право на налоговый вычет придется доказывать в суде, исход которого трудно предсказать.
2. Избавить коммерсанта от подписания счетов-фактур и при этом обойтись без факсимиле возможно, если передоверить эту обязанность уполномоченным лицам (на основании приказа или доверенности).
3. Еще один способ отказаться от факсимиле на этих документах — использовать электронные формы. Это позволит сэкономить время, избавиться от претензий контролеров, сэкономить на распечатке бумажных экземпляров и т. д.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.