Автор статьи: Юлия Кайсина Последнее изменение: Январь 2022 года 33486
Иногда недобросовестные работники, пытаясь оправдать свое отсутствие без уважительной причины, предъявляют работодателю поддельный листок нетрудоспособности. Организация оплачивает его, а спустя какое-то время ФСС сообщает, что документ недействительный и отказывается его оплачивать. Чтобы не столкнуться с этой проблемой, работодателю доступна проверка больничного листа. Такая возможность может потребоваться и сотруднику, например, чтобы проконтролировать начисленные выплаты.
Визуальная проверка бумажного больничного
Если листок нетрудоспособности оформлен традиционным способом на бумажном бланке, его подлинность можно проверить визуально. Больничные листы содержат много степеней защиты, поэтому подделать их достаточно сложно.
Подлинный документ обладает следующими признаками:
- цвет оригинального бланка неоднородный: по краям он немного темнее, чем в центре, со слабым фиолетовым оттенком;
- ячейки для заполнения в официальной форме желтоватого оттенка. Если они белые, документ – подделка;
- по всей поверхности оригинального бланка, кроме поля «Подпись врача», идет фоновая сетка;
- три вида разноцветных защитных волокон: синие (видны лучше всего) и едва заметные розовые и светло-зеленые. Если есть возможность изучить документ под ультрафиолетовым освещением, все волокна становятся хорошо заметны и меняют цвет с голубых и желтых на зеленые и красные;
- штрихкод в правом верхнем углу и микротекст (под надписью: «Подпись врача» мелким шрифтом напечатано «Листок нетрудоспособности»). Аналогичный текст можно увидеть под надписями: «Подпись руководителя» и «Подпись главного бухгалтера». Прочитать микротекст можно только с помощью лупы. На поддельных бланках микротекста нет, а надписи подчеркнуты обычной линией;
- оригинальный бланк защищен водяными знаками – логотипом ФСС и текстом «Фонд социального страхования Российской Федерации»;
- если больничный подлинный, то номер отчетливо прощупывается пальцами;
- качество бумаги: оригинальные бланки печатаются на бумаге, похожей на ту, которая используется при печати денежных купюр. Если есть возможность сравнить ее на ощупь с достоверно подлинным больничным, можно это сделать.
Комментарий специалиста
Горчаков Владимир
Юрист
Грубые нарушения в разделе, который заполняется медучреждением (неправильное название или адрес организации, не указанный период стационарного лечения и т. п.) не являются однозначным свидетельством подделки – возможно, ошибку допустил сотрудник медучреждения. Однако такой больничный лучше перепроверить и, если понадобится, заменить, поскольку даже подлинный лист нетрудоспособности с ошибками в разделе, заполняемом медучреждением, считается недействительным.
С большой долей вероятности подделкой будет больничный, в котором указана фамилия врача, не работающего в данной больнице на момент оформления документа. Также должно насторожить, если печать не совпадает с названием организации.
Больничный успешно прошел проверку — что дальше?
Если больничный настоящий и сотрудник получил свою законную выплату, то далее работодатель взаимодействует с ФСС РФ. В ситуации, когда заболевших сотрудников немного, суммы пособий просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.
Но бывает так, что выплаченные пособия превышают размер страховых платежей. Тогда у работодателя появляется право на возмещение за счет средств ФСС РФ.
Чиновники всячески затрудняют процесс возмещения, в ход идут «технические» придирки, затягивание сроков и т.п. Часто после длительной и сложной процедуры в возврате средств все-таки отказывают. Бухгалтеры при этом нередко не хотят тратить силы и нервы на то, чтобы оспорить решение чиновников. Тогда средства в фонде на неопределенный срок, а руководство может даже и не подозревать об этом.
Клиенты 1C-Wiseadvice свободны от этих проблем.
Всю черновую работу, связанную с возмещением средств из ФСС, мы делаем сами. Наши специалисты досконально знают как требования закона, так и внутренние регламенты подразделений фонда в разных регионах. Мы имеем богатый опыт преодоления бюрократических препон, поэтому все средства, которые должны вернуться к вам по закону, будут возвращены.
Все больше бизнесменов доверяют нам эту работу, и мы их не подводим: начиная с 2016 года общий объем возмещения средств наших клиентов из ФСС составил более 150 млн руб.
Запрос в медучреждение и ФСС
Визуальная проверка помогает установить подделку, если больничный оформлен на неоригинальном формуляре. Однако бывают ситуации, когда мошенники получают в свое распоряжение подлинные бланки и заполняют их ложными сведениями. В этом случае установить поддельный больничный лист будет немного сложнее.
Прежде всего, стоит проверить, существует ли такое медицинское учреждение и попытаться получить информацию там. Для этого лучше отправить официальный запрос, по возможности на фирменном бланке организации, и приложить к нему копию больничного. В письме просят сообщить, действительно ли учреждение выдавало больничный лист с таким номером. Также желательно указать, каким образом автор хочет получить ответ (по электронной или обычной почте, по телефону, по факсу).
Однако некоторые больницы могут отказаться предоставить информацию, сославшись на врачебную тайну. В этом случае можно обратиться в ФСС с просьбой провести проверку сомнительного документа. К обращению также прикладывают документ (лучше заранее узнать у ФСС, что им понадобится – копия или оригинал). В запросе можно уточнить, что именно смущает работодателя. В ФСС фиксируют, какие больничные были выданы конкретному медицинскому учреждению. Поэтому его сотрудники смогут быстро проверить, совпадает ли номер конкретного документа и название организации, где он был оформлен, с их базой. Также у сотрудников Фонда больше возможностей и полномочий по проверке сомнительных бланков.
Важно! Работодателю надо помнить, что проверку стоит сделать достаточно быстро. По закону, начисления необходимо сделать не позднее 10 дней после предоставления листка нетрудоспособности.
Запрос на проверку подлинности листка нетрудоспособности (образец)
Проверка через медицинское учреждение
Следующий возможный этап проверки – напрямую обратиться в поликлинику или больницу. При выдаче больничного в амбулатории или стационаре остается отрывной корешок, который является подтверждением периода нетрудоспособности пациента.
Для этого необходимо заполнить официальный запрос на фирменном бланке предприятия примерно следующего содержания:
Запрос отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Для более оперативного получения требуемого ответа, можно лично созвониться с Ивановым И.И. и объяснить почему для вас важен десятидневный срок оплаты больничного листа.
Однако, данные о выданных больничных можно получить только с согласия самого пациента, так как эти сведения являются врачебной тайной. И руководитель медучреждения может также официально отказать в ответе, ссылаясь на свои нормативные документы.
Проверка больничного по номеру
Ежемесячно ФСС выкладывает на сайте базу номеров недействительных листков нетрудоспособности. Если среди них будет номер документа, предоставленного работником, это означает, что больничный поддельный. А вот обратная ситуация ни о чем не говорит – поскольку базу обновляют раз в месяц, там могут содержаться не все номера недействительных бланков.
Чтобы проверить номер больничного, нужно:
- зайти на сайт ФСС в раздел «Информация для работодателей»;
- зайти в подраздел «Недействительные бланки листков нетрудоспособности».
Регистрация или авторизация на портале для этого не требуется. Здесь можно скачать базу номеров недействительных бланков (утерянных или украденных). Вручную проверять номер документа не придется – достаточно вбить его в поле поиска.
Проверка электронного больничного
Подделать электронный больничный лист практически невозможно, поскольку открыть его может только сотрудник медицинского учреждения, и до момента закрытия доступа к документу у третьих лиц нет. Поэтому вопрос его подлинности обычно не встает. Может возникнуть ситуация, когда недобросовестный врач оформит документ человеку, который на самом деле не был болен. Но установить этот факт без расследования сотрудниками правоохранительных органов или самой поликлиники вряд ли удастся.
Комментарий специалиста
Шадрин Алексей
Юрист
Если у работодателя есть сомнения в том, что сотрудник действительно болел, он может инициировать проверку, обратившись с запросом в медицинское учреждение или ФСС.
Поэтому проверка работодателем электронного больничного, по сути, совпадает с процедурой его заполнения. Если номер документа, предоставленный сотрудником, есть в базе ФСС, значит, документ подлинный. Для этого работодателю, зарегистрированному в системе, достаточно войти в личный кабинет и найти там больничный по номеру документа и СНИЛС сотрудника. Дальше ответственному сотруднику остается лишь заполнить свою часть больничного, после чего документ автоматически поступает в соцстрах.
Кто заполняет больничный лист
Больничный лист (БЛ) — это основной первичный документ, связанный с выплатами по нетрудоспособности.
На его основании работодатель не только рассчитает полагающуюся сотруднику сумму, но и получает возмещение затрат за счет средств ФСС
Особенностью БЛ является то, что бухгалтер не может полностью контролировать процесс его оформления. Дело в том, что первую часть документа заполняет врач, и только затем БЛ попадает в организацию, где работает заболевший сотрудник.
Важно!
Сумму выплаты за период нетрудоспособности сотрудника работодатель должен определить на основании данных медицинского учреждения.
Но торопиться производить расчет не следует. Перед начислением ответственный работодатель проверяет больничный лист на подлинность. Как это сделать — рассмотрим в следующем разделе.
Проверка больничного работником
Сотрудники, имеющие подтвержденный аккаунт на портале Госуслуги, также могут получить доступ к своему электронному больничному в базе ФСС и проверить сделанные начисления. Для этого им нужно:
- Зайти на сайт ФСС в раздел «Кабинеты».
- Выбрать «Кабинет застрахованного» и нажать кнопку «Вход в кабинет».
- Далее потребуется дать согласие на использование персональных данных.
- В личном кабинете будет информация обо всех выданных электронных больничных и начисленных по ним суммах, включая расчеты.
Документы можно скачать и распечатать (например, если нужно обратиться в бухгалтерию по неправильным начислениям или в суд за защитой своих прав). Но посмотреть можно только данные об электронных больничных, сведения о бумажных бланках там не отображаются.
Проверка подлинности в ФСС
Проверить подлинность больничного листа можно на сайте ФСС.
Формы и методы работы территориальных отделений Фонда социального страхования постоянно совершенствуются. Так, в 2016 году в отдельных регионах нашей страны запущен новый Пилотный проект.
С июля 2022 г. он начал действовать на территории новых городов и областей (с возможностью и правилами участия можно ознакомиться в своем Территориальном отделении). На 1 января2021г. к нему подключились 39 регионов. Планируется перевести на пилотный проект еще 20 регионов – за 2022 год и 18 – в 2022 году.
Суть этого проекта состоит в том, что оплата больничного листа производится работнику напрямую, минуя работодателя. Вам, как работодателю необходимо только представить в ФСС комплект документов (их перечень можно прочитать на сайте). Процесс перехода к прямому методу оплаты больничных листов должен завершиться к концу 2022 года.
Но пока этот долгожданный год еще не наступил, вы можете обращаться в свой территориальный орган с письменным запросом о проверке спорного больничного листа. (Если полноценный ответ от медицинского учреждения вы не получили, или не получили вообще). Документ оформляется аналогично (см. пункт 3). У предприятий, отчитывающихся в электронном виде, есть некоторое преимущество.
Возможно сделать скан предъявленного больничного и отправить в свое территориальное отделение через оператора связи (например: «Астрал», «СБИС» и др.). Врачи, занимающиеся, в том числе, проверкой больничных листов, дадут вам заключение о подлинности данного документа. Это, наверное, самый простой способ контроля больничного листа.
Однако, ряд организаций (предпринимателей) пошли еще дальше. Они просто заказывают финансирование в отделении ФСС до момента выплаты по больничному листу. (Я сейчас не утверждаю правильно это или нет. Но, если весь процесс укладывается в отведенные для оплаты десять дней, то в таком подходе нет абсолютно никаких нарушений). Таким образом, оплата производится со 100% гарантией ФСС, при этом вы, как руководитель, не тратите собственных средств (либо частично компенсируете их сразу).
