Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

Зачем нужен шлюз

Каждый работодатель представляет в Фонд социального страхования отчетность:

1. Ежеквартально форму 4-ФСС.
2. Один раз в год — заявление о подтверждении основного вида деятельности.

Подробнее:

• как заполнить отчет 4-ФСС
• как подтвердить основной вид деятельности ФСС

Представить отчетность работодатель вправе:

• на бумаге, если численность сотрудников менее 25 человек;
• в электронном виде.

Для представления электронной отчетности внедрен специальный сервис: шлюз приема отчетности в ФСС на официальном сайте фонда. Для его использования нет необходимости заключать договор с оператором ЭДО и оплачивать его услуги. Организация вправе установить необходимое программное обеспечение и использовать шлюз совершенно бесплатно. Обязательным условием является наличие у организации ЭЦП руководителя для подписи отчетности в контролирующие органы.

Как оформить и отправить электронный больничный в ФСС за пару минут

Анастасия Черемных, специалист линии консультаций, рассказала, как подготовить свою базу к тому, чтобы оформление электронных больничных занимало всего несколько минут.

Оформление больничных, как правило, состоит из трех шагов. Данные при этом заполняются автоматически:

1. Больничный;

2. Сведения для реестра прямых выплат ФСС;

3. Реестр прямых выплат ФСС и Реестр ЭЛН для ФСС.

Рекомендуем заранее провести контроль заполнения необходимой информации. А именно:

• проверить заполнение районного коэффициента. Подробнее читайте п.1 в статье Почему районный коэффициент не начисляется или перестал начисляться в ЗУП 3.1;
• проверить заполнение телефона и электронной почты в карточке организации;
• проверить заполнение личных данных сотрудника. Адрес должен быть заполнен по классификатору;
• заполнить стаж для расчета больничного. В карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» должен быть заполнен «Страховой стаж для расчета больничных листов»;
• заполнить данные о заработке с предыдущего места работы. Раздел «Зарплата» — «Справки для расчета зарплаты»;
• уточнить, на какую карту сотрудник будет получать пособия. По умолчанию программа выберет тот же счет, что и для перечисления заработной платы. Если пособия надо перечислять на другой счет, то указать эту информацию можно в карточке сотрудника, по ссылке «Прямые выплаты ФСС».

Дальнейшие действия происходят по мере получения больничных от сотрудников.

Существенно упрощает работу с электронными больничными листами сервис 1С-Отчетность. Сервис бесплатно входит в договор сопровождения 1С:ИТС уровня ПРОФ.

1С-Отчетность

. Настройте обмен со всеми контролирующими органами или же только с ФСС. Наши специалисты расскажут, что входит в ваше сопровождение и помогут с настройкой. Оставить заявку

Тем, кто использует для обмена с фондом внешнюю программу, потребуется выполнить дополнительные действия, а именно:

• во внешней программе по данным сотрудника и номеру больничного загрузить данные из фонда;
• сохранить полученный ЭЛН в файл (в формате xml). Файл сохраняем в такую папку, чтоб могли обратиться в нее из программы 1С;
• когда мы закончим оформление в программе 1С, потребуется выгрузить реестр в файл и загрузить во внешнюю программу для отправки.

Когда сотрудник принес номер электронного больничного, приступаем к его оформлению в 1С.

1. Больничный лист

.

Создаем документ «Больничный лист». В нем заполняем сотрудника, номер больничного, нажимаем кнопку «Получить из ФСС». Для тех, кто пользуется внешней программой для отправки отчетов — «Загрузить из файла». Заполнятся данные для расчета и подробности, в т.ч. и по мед. учреждению.

Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)

Проверяем расчет пособия. Напоминаем, что порядок расчета больничных, установленный с апреля 2022 года продлен и по-прежнему действует. Особенности касаются сотрудников с низким средним заработком. Подробнее о том, по какой формуле идет расчет, можно почитать в нашей статье Новый порядок расчета больничных в ЗУП 3.1 с апреля 2022 до конца года

2. Сведения для реестра прямых выплат ФСС

.

В документе «Больничный лист» переходим на вкладку «Сведения для ФСС» и нажимаем ссылку «Ввести сведения для реестра прямых выплат ФСС». Тем самым, перед нами откроется документ «Сведения для реестра прямых выплат ФСС». Проверяем документ и проводим.

Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)

Что изменилось в этом документе за 2022 год читайте в нашей статье Как в ЗУП 3.1 сформировать документы для выплаты пособий за счет ФСС

3. Реестр прямых выплат ФСС

.

Далее переходим непосредственно к созданию Реестра прямых выплат для ФСС. Его можно создать из разных журналов документов. Например, «Отчетность, справки» — «Передача в ФСС сведений о пособиях» — «Создать» — «Реестр прямых выплат ФСС».

Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)

В открывшемся окне нажимаем «Заполнить». Проверяем данные, в т.ч. вкладку «Сведения о страхователе». Проводим реестр.

Нажимаем кнопку «Отправить». Для тех, кто пользуется внешней программой для отправки отчетов — «Выгрузить».

Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)

После отправки отчета напрямую из 1С, ответ от ФСС чаще всего приходит тут же, за несколько минут.

! Обращаем внимание, что вместе в «Реестром прямых выплат ФСС» мы отправляем в фонд еще и «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС». Создается этот отчет в меню «Отчетность, справки» — 1С-Отчетность. Заполняется автоматически.

Как подготовить 4-ФСС к сдаче через шлюз

Порядок сдачи электронной отчетности 4-ФСС прописан в приказе ФСС от 12.02.2010 № 19. Для подготовки и сдачи необходимы:

1. Доступ к сети Интернет.
2. Программное обеспечение для подготовки расчета, выгрузки его в соответствующем формате, шифрования и подписания перед отправкой. Используйте свое ПО или скачайте бесплатные программы с сайта ФСС.
3. Электронно-цифровая подпись страхователя (или уполномоченного представителя).
4. Сертификаты уполномоченных должностных лиц фонда. Их необходимо скачать и установить на своем компьютере.

Алгоритм отправки отчетности через шлюз следующий:

1. Подготовьте форму 4-ФСС с использованием ПО.

2. Выгрузьте отчет в xml-формате.

3. Подготовленный отчет в виде выгруженного файла xml-формата подгрузите в шлюз в раздел «Отправить документ», при сдаче отчету будет присвоен идентификатор.

4. Получите квитанцию о сдаче отчета в разделе шлюза «Проверка и контроль», введя полученный ранее идентификатор.

ВАЖНО!

Фонд социального страхования разработал специальный сервис подготовки формы 4-ФСС на портале ФСС. Он позволяет без установки ПО подготовить отчет и выгрузить его в xml-формате. Сервис предназначен только для подготовки расчета 4-ФСС. Выгруженную форму необходимо подписать и отправить согласно приведенному нами алгоритму.

Подключение к СЭДО в 1С

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрено подключение к СЭДО в меню Настройка — Организации (рис. 2). В карточке настраиваемой организации по ссылке Настройки социального электронного документооборота открывается окно Настройки СЭДО ФСС, где необходимо установить флаг Получать сообщения об изменении состояний ЭЛН.

Рис. 2. Настройка подключения к СЭДО

Обратите внимание, что для работы c СЭДО необходимо заключить соответствующее соглашение о взаимодействии с ФСС. На текущий момент порядок заключения соглашения не утвержден. Следите за новостями на сайте.

Подтверждение отправки и исправление ошибок

Фонд, получая отчет, использует следующий порядок:

• проверка названия и размера зашифрованного файла;
• расшифровка и проверка электронной подписи;
• проверка соответствия структуры файла расчета утвержденному формату;
• логический и арифметический контроль показателей формы 4-ФСС.

Если ошибок нет, то отправитель получит квитанцию о принятии формы фондом.

Если есть ошибки в контрольных соотношениях, то фонд пришлет квитанцию о получении отчета с ошибками. В этом случае необходимо исправить ошибки и направить уточненную форму 4-ФСС.

При наличии критических ошибок, отчет не будет принят, и отправитель получит отрицательный протокол проверки. К таким ошибкам относятся (пункт 4.10 Приказа ФСС от 12.02.2010):

• Выявлено несоответствие формата наименования и размера файла.
• Отсутствует подписание ЭЦП, выявлены ошибки порядка подписания отчета ЭЦП или шифрования файла.
• Расчет подписан недействующей (прекратившей действие) ЭЦП.
• Расчет подписан лицом, не имеющим право на подписание 4-ФСС.
• Несоответствие файла структуре утвержденного формата.

ВАЖНО!

Фондом разработан тестовый шлюз ФСС для проверки отчетности, позволяющий заранее проверить 4-ФСС на наличие ошибок. Предварительная проверка поможет сдать отчет с первого раза.

Новый шлюз ФСС для отправки реестров листков нетрудоспособности

С 1 января 2022 года все регионы РФ перешли на прямые выплаты соцпособий из ФСС. Для оформления выплаты работодатель передает сведения о больничных листках работников в виде реестра.

Подробнее о реестре больничных листков

Передача в электронном виде обязательна для организаций, численность работников которых составляет 25 человек и более. Для передачи реестров в электронном виде разработан сервис ФСС: шлюз приема документов с ЭП.

Принцип его работы и требования к использованию аналогичны вышеописанному.

Согласие работника на получение уведомлений от ФСС

На сайте ФСС приведен ответ на вопрос «Насколько надежна система безопасности ЕИИС «Соцстрах»? Может ли пациент быть уверен, что его персональные данные и информация о диагнозе не попадет в чужие руки?».

ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.

Работодатель, не применяющий СЭДО, обычно получает информацию о состоянии здоровья сотрудника от него самого: по желанию сотрудника предоставить информацию о временной нетрудоспособности и наличии больничного листка. В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника.

ФСС рассказал, что нового появилось в назначении, расчете и выплате пособий в 2022 году

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрена подготовка заявлений работников о согласии на получение уведомлений от ФСС о состоянии ЭЛН и контроль за получением таких согласий. В меню Кадры — Пособия — Согласия на уведомление об ЭЛН можно напечатать персонифицированный бланк заявления (рис. 3). По результатам получения от работника заявления в электронной форме следует установить флаг, соответствующий состоянию документа. Предусмотрены состояния:

• Ожидает подписания;
• Подписано;
• Не планируется подписывать.

Рис. 3. Согласие работника на уведомление об ЭЛН

Состояния Согласия на уведомления об ЭЛН отображаются в списке сотрудников (рис. 4).

Рис. 4. Состояния согласий сотрудников на уведомления об ЭЛН и подписок на получение информации от ФСС

Можно сформировать и зарегистрировать заявления-согласия работников на обработку персональных данных о состоянии здоровья списком.

Если от работника получено согласие, то по одноименной кнопке следует Включить подписку на получение информации от ФСС об изменении статуса ЭЛН (см. рис. 4). Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, по одноименной кнопке следует Отключить подписку. Программа отслеживает состояние заявления сотрудника и своевременно напоминает о необходимости включить или отключить подписку.