Как в новом расчёте 6-НДФЛ отражать зарплату за декабрь, выплаченную в январе 2022 года?

Что такое 6-НДФЛ?

За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого каждый квартал работодатели сдают отчёт 6-НДФЛ. До 2022 года сдавали ещё и ежегодный отчет 2-НДФЛ, в который входили справки по всем сотрудникам. Теперь отдельный отчёт 2-НДФЛ отменили, а данные из него входят в отчет 6-НДФЛ за год.
Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:

• вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
• дивиденды,
• беспроцентные займы,
• подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.

Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.

В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Справки по каждому сотруднику отразите в приложении к годовому отчёту 6-НДФЛ.

Сдавайте 6-НДФЛ в Эльбе в несколько кликов: эта возможность входит в пробный период 30 дней.

Форма отчёта 6-НДФЛ

Правила заполнения 6-НДФЛ

Данные для отражения по строке 140 (ранее стр. 040) 6-НДФЛ

Согласно ст. 210 НК РФ налог исчисляется как процент от налоговой базы. При этом налоговая база — это общий доход налогоплательщика, уменьшенный на сумму предоставленных в соответствии с НК РФ вычетов.

Основные процентные ставки налога для резидентов, действующие на текущий момент, такие:

• 13% — это может быть зарплата, вознаграждения по договорам ГПХ, доходы от продажи недвижимости или некоторые прочие доходы;
• 15% — ставка с доходов свыше 5 млн руб.;
• 35% — с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения установленных размеров.

Общую картину по ставкам НДФЛ поможет понять наша рубрика «Ставка НДФЛ».

Расчетная формула для исчисления налога налоговым агентом проста:

(Доход физ. лица – Предоставленные вычеты) × Ставка налога для данного вида дохода

Именно эта сумма должна будет появиться в строке 140 (ранее 040) расчета 6-НДФЛ. То есть применительно к отчету это будет выглядеть так:

(Стр. 110 – Стр. 130) × Стр. 100 / 100.

Если расчетный показатель не совпадет с указанной суммой, то это не всегда будет ошибкой. Налог рассчитывается в полных рублях. По правилам округления сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля (погрешность округления). Допустимым является расхождение в любую сторону до 1 руб. на каждое физлицо.

Например, если по строке 120 «Численность» у вас указано 54 человека и за отчетный период доходы были выплачены 3 раза, то сумма по строке 140 за 1-й квартал может на 162 руб. отличаться от рассчитанной по формуле (54 × 1 × 3).

ВАЖНО! А вот если расхождение превысило максимальную погрешность, то налоговики посчитают, что сумма начисленного НДФЛ занижена или завышена. Следствием этого будет письмо с просьбой дать пояснения и предоставить корректировочный расчет.

Как это сделать, смотрите в нашей статье «Как правильно заполнить уточненку по форме 6-НДФЛ?».

После заполнения строк 100–155 можно переходить к строке 160 (ранее стр. 070), в которой будут подведены итоги по удержанному налогу.

ВАЖНО! Суммы исчисленного и удержанного налогов (строки 140 и 160 соответственно) могут не совпадать. Это возможно, если какой-либо доход уже начислен, налог по нему рассчитан, но выплаты дохода еще не было. Например, в ситуации, когда зарплата начислена в одном квартале, а выплачена в первом месяце следующего квартала.

Давайте сравним даты исчисления налога и даты удержания.

Таким образом, мы видим, что даты расчета налога и его удержания не совпадают довольно часто. А значит, неравенство строк 140 и 160 — обычное дело.

Подробнее о датах получения доходов рассказано в статье «Дата фактического получения дохода в форме 6-НДФЛ».

Об отражении дивидендов в 6 НДФЛ читайте статью «Как правильно отразить дивиденды в форме 6-НДФЛ?».

Сроки сдачи 6-НДФЛ

6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:

• за 1 квартал — до 4 мая,
• за полугодие — до 1 августа,
• за 9 месяцев — до 31 октября,
• за год — до 1 марта следующего года.

Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.

Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Какие сведения содержат строки 130 и 140 декларации 6-НДФЛ

В строках 130 и 140 раздела 2 формы 6-НДФЛ фиксируют сведения об общем объёме доходов работников фирмы. При этом сумма без учёта удержанных налогов помещается в строке 130, а весь вычтенный из этого дохода налог заносится в строку 140.

В процессе составления отчётности необходимо помнить о том, что сумма дохода сотрудников за месяц, проставленная в строке 130, будет соответствовать сумме реально начисленного дохода только в том случае, если она полностью не облагается налогом. Подробнее этот момент разъясняется в Письме ФНС России от 15.12.2016 № БС-4–11/.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только те выплаты, у которых крайний срок перечисления НДФЛ попадает в отчётный квартал, отдельно за каждый месяц.

Строка 020 — налог, который удержали за квартал по всем сотрудникам. Это сумма строк 022.

Строка 021 — срок перечисления налога. В этой строке укажите дату, до которой необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Для зарплаты, расчёта при увольнении, выплат по договорам ГПХ и дивидендов — это следующий рабочий день после даты выплаты. Для отпускных и больничных — последнее число месяца, в котором их выдали. Если выдали зарплату сотруднику 10 марта и в этот же день перечислили НДФЛ в бюджет, то в строке 021 укажите 11 марта.

Строка 022 — сумма удержанного НДФЛ.

Общие принципы формирования 1-го раздела формы

Начиная с отчетности за 1 квартал 2022 года применяется новая форма 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected]). Эта форма кардинально отличается от прежней: разделы 1 и 2 поменяли свое назначение, соответственно, изменилось и содержание всех строк отчета.
По итогу 2022 года форма 6-НДФЛ действует в новой редакции. Рекомендуем воспользоваться образцом от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатен.

В предыдущей форме 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected], для отражения сведений о сумме удержанного налога к перечислению в бюджет на определенную дату, была предназначена строка 140.

С 1-го квартала 2022 года для этого предназначена строка 022, которая является составной частью информационных блоков, формирующих 1-й раздел 6-НДФЛ. Каждый блок предназначен для внесения в отчет информации о сроке перечисления НДФЛ в бюджет и сумме налога. Структура блока состоит из строк с порядковой нумерацией от 021 до 022. Данные в блок разносятся в определенной последовательности:

• сначала по строке 021 указывается день, не позднее которого НДФЛ, показанный по строке 022 (ранее стр. 140), должен быть перечислен в бюджет (с учетом норм ст. 226 НК РФ);
• после этого в строке 022 (ранее стр. 140) необходимо указать размер налога, удержанного с выплаты, по которой заполняется блок.

Таким образом, показатель по строке 022 взаимосвязан с особенностями заполнения других строк в каждом конкретном отчете.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по заполнению новой формы 6-НДФЛ. Пробный доступ к К+ можно получить бесплатно.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Обобщает данные за все месяцы отчётного периода — с 1 января по последний день отчётного квартала.

Строка 110: укажите доходы физлиц с начала года — до того, как из доходов вычли НДФЛ. Для второго квартала — зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.

Строки 111, 112 и 113 отвечают за разные виды начислений: дивиденды, выплаты по трудовым договорам и по договорам ГПХ. Укажите общие суммы с начала года.

Строка 120 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 130 — сумма вычетов по доходам из строки 110. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 140 — сумма НДФЛ с доходов из строки 110.

Строка 141 — сумма НДФЛ только с дивидендов, если платили их.

Строка 150 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 160 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 140. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 170 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 180 — заполняйте, если удержали больше НДФЛ, чем полагалось.

Строка 190 — заполняйте, если возвращали налог работникам.

Сдать отчёт на бумаге можно, если у вас не больше 10 сотрудников. И только электронно — если сотрудников больше 10.

Исходные сведения о строке 140: где расположена в 6-НДФЛ и как заполнить

В 6-НДФЛ строка 140 «Сумма налога исчисленная» располагается в разделе 2:

Для строки 140 действуют следующие правила заполнения:

Что означает термин «налог исчисленный», для которого в 6-НДФЛ предназначена строка 140, и по каким правилам его предписывает вычислять налоговое законодательство, расскажем в следующем разделе.

Правила заполнения строк 130 и 140

Следует иметь в виду, что строка 130 — это часть информационных блоков второго раздела формы 6-НДФЛ. Для того чтобы полностью разобраться в правилах расчёта налога на доходы физических лиц и порядке отражения информации в строках 130 и 140, следует обратиться к приказу ФНС РФ № ММВ-7–11/.

Порядок заполнения строки 130

В поименованном выше приказе представляется подробный порядок внесения данных в строки, а также уточняется, что в строку 130 вносят весь полученный работником доход (до вычета НДФЛ из него). Этот доход выплачивается в день, зафиксированный в строке 100.

Налоговый агент должен вносить в строку 130 обобщённую сумму полученных доходов без вычета удержанного налога

Строка 130, предназначенная для отражения доходов физических лиц, таит в себе ряд сложностей для бухгалтеров при внесении в неё данных. Дело в том, что каждая присутствующая в 6-НДФЛ строка 130 создана с помощью машиночитаемого кода, причём для отражения суммарного дохода сотрудников имеется всего 17 ячеек, в которые должны вноситься показатели в рублях и копейках. Поэтому у крупных компаний может возникнуть ситуация, при которой имеющихся ячеек для отражения суммарного дохода окажется недостаточно.

Строка 130, как и любая присутствующая в 6-НДФЛ строка, закодирована и предназначена для отражения особой информации

Данные для строки 140

Строка 140 второго раздела указывает размер удержанного налога с любой выплаты, существующей в отчёте. Эта строка тоже входит в информационные блоки второго раздела формы 6-НДФЛ с нумерацией от 100 до 140. Чтобы не было путаницы, информация туда должна размещаться в правильной последовательности:

• сначала в строке 100 указывается день получения физлицами доходной выплаты от предприятия (с учётом норм ст. 223 НК РФ);
• затем в строке 130 показывается фактический размер выплаты, полученной в день, указанный по строке 100 (полностью, вместе с НДФЛ);
• далее в строке 110 проставляется день, когда с выплаты, информация по которой внесена в строку 100 и строку 130, должен быть удержан НДФЛ (сообразуясь с требованиями ст. 226 НК РФ);
• после этого в строке 140 необходимо указать размер налога, удержанного с выплаты, по которой заполняется блок;
• в заключение в строке 120 отчёта отражается день, не позднее которого НДФЛ, показанный по строке 140, должен быть перечислен в бюджет.

Получается, что данные строки 140 взаимосвязаны с данными других строк.

Отражение разных видов доходов

В процессе работы нередко возникают ситуации, когда сотрудник получает одновременно разные виды дохода — это может быть:

• выдача части зарплаты;
• оплата больничного листа.

Тогда удержанный с них налог перечисляется в разные даты. В таких случаях информация о событиях вносится в строки 100–140 по отдельности.

Известно, что документ 6-НДФЛ оформляют по принципу нарастающего итога, однако некоторые сведения отчёта должны учитывать данные за предыдущие кварталы. Нужно иметь в виду, что это правило распространяется только на раздел 1 отчёта. Раздел 2 содержит в себе суммы выплат работникам, проходившие исключительно в предыдущие три месяца работы.

Строки 140 в форме 6-НДФЛ оформляют как суммы дохода и выплаты, проходившие только в предыдущий квартал

Какие данные указывать, если налог с выплаты не удерживался

Согласно комментариям ФНС, изложенным в Письме от 01.08.2016 № БС-4–11/, следует учитывать отсутствие прямого факта удержания налога. Если его не было, по этим выплатам во втором разделе по строке 140 фиксируется 0.

Однако на практике нередко возникает ситуация, когда нужно отразить и частично необлагаемые доходы — такие, как материальная помощь, превышающая 4 000 руб., или, например, суточные, превышающие установленные нормативы.

В этом случае в строку 020 нужно внести данные по общей сумме начисленных доходов. Далее:

• в строке 030 проставляется необлагаемая часть доходов;
• в строке 130 фиксируется вся полученная работником сумма (включая исчисленный налог);
• в строке 140 отражается сумма НДФЛ, удержанного с облагаемой части доходов.