Новый типовой бланк трудовой книжки с 1 сентября 2022 года

Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

Для чего нужна трудовая книжка

Каждый новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет работодателю свою трудовую книжку, если до этого он уже где-либо работал. Трудовая книжка – это основной документ о стаже, отражающий всю трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Если стажа у устраивающегося на работу нет, и он уже проработал свыше 5 дней, работодатель обязан завести на него трудовую книжку.

На сегодня наличие трудовых книжек удобно как для работодателя, так и для самого работника:

• Поскольку в трудовую книжку вносятся сведения окаждом месте работы и должностях сотрудника, о поощрениях за успехи и о причинах увольнения, работодатель может оценить профессиональный опыт кандидата и его трудовой путь, чтобы принять решение о приеме его на работу. Без этого документа информацию о профдеятельности и опыте работника можно будет увидеть лишь из резюме и рекомендаций, полученных с предыдущих мест работы, которые могут быть далеко не объективными.
• Трудовая книжка работника является официальным «бумажным» документом, который подтверждает его трудовой стаж. При электронном документообороте возможны технические сбои, которые ведут к потере данных, а значит, работнику придется доказывать свой стаж заново.

Процедура оформления выписки

Для получения выписки потребуется от работника написать заявление о конкретном периоде и подать его руководителю. На его основании работодатель принимает решение по удовлетворению требования сотрудника. При положительном исходе на заявлении ставится дата, когда был рассмотрен документ и печать. Выдача выписки осуществляется сотрудником отдела кадров с его личной подписью. Она представляет собой не копию всей трудовой книжки, а только определенные страницы, на которых отображается временной период и место работы.

Наш сайт позволяет выписки из трудовой книжки. Воспользовавшись удобным поиском можно загружать другую документацию, которая поможет решать вопросы в различных сферах. Опытные специалисты предоставят образец заполнения документа и проконсультируют по возникшим вопросам.

Бланк трудовой книжки

Форма трудовой книжки устанавливается Правительством РФ. Сегодня в ходу как старые, так и новые бланки трудовых книжек, с какого года они действуют, не имеет значения. Это бланки, утвержденные в 1938г., в 1975 г. и в 2003 г. Последний вариант утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит форму трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ее ведения, хранения, а также формы журналов для учета прихода-расхода бланков и их движения.

Работодателю необходимо иметь в запасе пустой бланк трудовой книжки на случай оформления сотрудника, ранее нигде не работавшего. Трудовая книжка заводится один раз, а если места для новых записей в ней уже нет, то заполняется специальный вкладыш. Работодатель сам обеспечивает себя такими бланками, приобретая их в розничной торговле. Поскольку каждая книжка имеет свой уникальный номер и полиграфическую защиту и только «Гознаку» принадлежит право печатать трудовые книжки, бланк скачать в интернете можно лишь в ознакомительных целях, но использовать его в работе, как документ, нельзя.

Последняя версия трудовой книжки: нормативная база

Как мы уже сказали выше, форма нового бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, а также правила ведения и хранения книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Трудовые книжки нового образца, который утвержден в 2022 году, нужно применять с 01.01.2023. Подробнее читайте здесь.

Новый бланк трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Если новый работник предъявит вам книжку старого формата, которая до сих пор не закончилась, продолжайте заполнять именно ее. Менять бланк на новый не нужно. Неизрасходованный к 2023 году запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них можно использовать и дальше, пока он не закончится. Так сказано в постановлении Правительства от 24.07.2021 № 1250.

Вопросы изготовления и приобретения бланков трудовых книжек регулируются приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Все вопросы по заполнению подробно рассмотрены в нашей статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Общие правила ведения и хранения трудовых книжек

Работа с трудовыми книжками требует особой скрупулезности. Даже одна неверно указанная дата или пропущенная запись в будущем может иметь катастрофические для работника последствия. А все благодаря особому статусу, который имеет трудовая книжка: ТК РФ называет ее основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Эта же статья обязывает всех работодателей, кроме физлиц, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя, вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших в организации более пяти дней.

Исключение — внешние совместители: их книжки хранятся и заполняются по месту основной занятости.

Как заполняется трудовая книжка: образец 2020

Общий порядок работы с трудовыми книжками закреплен Трудовым кодексом РФ. Кроме того, есть отдельные нормативно-правовые акты с детальными указаниями на этот счет:

• правила ведения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
• инструкция по ведению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Делать записи в трудовой можно только исходя из официальных документов. Сведения о работе и награждении вносятся на основании приказов и распоряжений работодателя, персональные данные владельца и сведения о его профессиональной подготовке подтверждаются паспортом, диплом, аттестатом и т.д.

Все записи в основных разделах должны быть полными (с порядковыми номерами, датами и ссылками на документы-основания) и грамотно сформулированными. Трудовая книжка-2020 отражает только самые значимые кадровые процедуры:

• прием на работу;
• постоянные переводы; увольнения;
• периоды военной службы;
• переименование должности;
• присвоение нового разряда (класса, категории);
• награждение за профессиональные успехи и заслуги.

Если обнаружилась ошибка в записях (например, дата указана неверно или выбрана некорректная формулировка), следует как можно скорее ее исправить. Порядок исправления зависит от типа записи. Так, если сотрудник сменил фамилию, прежняя запись просто зачеркивается, а новая вносится рядом и заверяется датой, печатью и подписью кадровика на внутренней стороне обложки. Неверные записи в основных разделах сначала признаются недействительными, и только затем вносятся корректные данные.

Так будет выглядеть трудовая книжка (образец) с исправленной записью о трудоустройстве:

Пример исправления записи о приеме на работу: ошибка в наименовании должности

Ошибки, чаще всего допускаемые кадровиками при заполнении трудовых книжек:

• неверные или неточные сведения о владельце;
• не соответствующее штатному расписанию название должности;
• использование корректирующих жидкостей при внесении исправлений;
• ссылка на трудовой договор вместо приказа о приеме на работу в записи о трудоустройстве;
• записи о событиях, которые не должны отражаться в трудовой книжке (например, о временных переводах);
• неверно указанный подпункт, пункт или статья ТК РФ в записи об увольнении.

Как сделать трудовую книжку при приеме на работу

Хотя трудовая книжка входит в перечень обязательных документов, предъявляемых при трудоустройстве, у работника может ее попросту не быть. Если в организацию устраивается вчерашний студент, который нигде до этого не работал, или соискатель, потерявший свою трудовую, работодатель по его просьбе обязан завести новую.

Чтобы оформление трудовой книжки при приеме на работу не закончилось административным штрафом, придерживайтесь следующих правил:

1. Зарегистрируйте письменное заявление на оформление новой трудовой книжки.
2. Используйте только бланки, приобретенные работодателем в официальном порядке. Не требуйте, чтобы работник самостоятельно покупал чистый бланк. Каждый раз, используя новый бланк трудовой книжки или вкладыша, делайте соответствующую запись в книге учета.
3. Не удерживайте стоимость бланка из зарплаты сотрудника без его согласия. Заранее сообщите ему о необходимости компенсировать эту сумму, обсудите все доступные способы и выберите наиболее удобный.
4. Титульный лист заполняйте в первую очередь и в присутствии работника. Если допустили ошибку на данном этапе, не пытайтесь ее исправить: сразу же заводите новый бланк взамен испорченного, который подлежит уничтожению.
5. Заверьте сведения на титульном листе подписью и печатью, проставьте текущую дату и передайте документ на подпись владельцу.

Так выглядит заверенная трудовая книжка (фото):

Пример правильного оформления титульной страницы

Хранение и выдача

Устроившись на работу, сотрудник передает свою трудовую книжку на хранение работодателю. Поскольку речь идет о ценном документе, условия хранения должны быть соответствующими. Заполненные и чистые бланки помещаются в несгораемый шкаф или металлический сейф. Доступ к ним ограничивается, для получения трудовой книжки на руки пишется заявление.

Закон разрешает выдавать оригинал документа владельцу только в двух случаях: для предъявления в ПФР или в день увольнения. Для любых других ситуаций есть выписка или копия, заверенная подписью кадровика.

За нарушение правил хранения трудовых книжек могут оштрафовать:

• ответственное должностное лицо — на сумму от 1 до 5 тысяч рублей;
• юридическое лицо — на сумму от 30 до 50 тысяч рублей;
• индивидуального предпринимателя — на сумму от 1 до 5 тысяч рублей.

В каких случаях может понадобиться копия трудовой книжки

Копия трудовой может потребоваться в различных ситуациях, например:

• для получения кредита в банке,
• для оформления социальных выплат,
• для оформления пенсии,
• для получения визы и т.д.

Если у гражданина есть на руках заверенный вариант копии трудовой книжки, значительно упростится процесс восстановления утерянного ранее документа. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец будет представлен далее.

Читайте также: Правила ведения трудовых книжек

Где можно заверить копию

Как оформить копию трудовой книжки, чтобы к ней не было претензий у сотрудников разных ведомств и банковских учреждений? Гражданин может сделать это двумя способами:

• обратившись в организацию, в которой он в данный момент работает;
• обратившись к нотариусу (этот вариант применяется, если человек нигде не работает официально, либо организация ликвидирована, и книжка имеется у него на руках).

Заверять копии имеют право уполномоченные сотрудники, в т.ч. руководитель, главный бухгалтер, сотрудники отдела кадров. Трудовые книжки граждан, работающих у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены самим ИП.

Как сделать копию трудовой книжки? Обязанность подготавливать копии трудовых книжек обычно возлагается на кадровую службу. Это же подразделение отвечает и за их ведение.

Общие требования к оформлению копий трудовых книжек.

Предоставленная, клиентом, копия трудовой книжки принимается банком при соответствии приведенных ниже требований:

1. Каждая заверенная страница, копии, трудовой, книжки,должна содержать:
   Печать организации.
2. Дату заверения.
3. Ф.И.О. должность и собственноручную подпись (оригинал) уполномоченного лица, оформившего копию, на каждом листе копии.
4. Расшифровку подписи уполномоченного лица.
5. Надпись «Копия верна».
6. Последняя страница копии трудовой книжки должна содержать, запись о том, что Клиент работает в организации выдавшей копию трудовой книжки, по настоящее время. (Запись так же, заверяется: печатью организации с указанием Ф.И.О., должности и подписи (оригинал) уполномоченного лица оформившего копию).
7. Также на последней странице копии трудовой книжки должна быть проставлена дата оформления копии. Копия трудовой книжки действительна в течение 30 календарных дней с момента составления.
8. Фамилия, имя, отчество и дата рождения, указанные в анкете на кредит, должны строго соответствовать аналогичным данным, указанным в трудовой книжке.
9. Последнее место работы, указанное в трудовой книжке, должно в точности, соответствовать месту работы, заявленному в анкете на кредит.
10. Срок работы на последнем месте работы, заявленный в анкете на кредит, должен соответствовать сроку работы, указанному в анкете на кредит, исходя из даты приема на последнее место работы, указанному в трудовой книжке. Допустимое отклонение данных сроков составляет 3 месяца.
11. Если смена Клиентом организации-работодателя вызвана изменением названия этой компании, этот факт должен быть подтвержден соответствующей записью в трудовой книжке.
12. Информация об образовании, указанная в трудовой книжке (при наличии), должна соответствовать аналогичной информации, заявленной в анкете на кредит. Повышение уровня образования Клиента (по сравнению с указанным на первой странице) должно быть подтверждено соответствующими записями в трудовой книжке (или оригиналами документов об образовании).
13. Страница трудовой книжки с личными данными Клиента должна содержать оттиск печати предприятия, впервые оформившего трудовую книжку работающему, с указанием даты заполнения (соответственно – копия оттиска в копии трудовой книжки) не зависимо от периода оформления трудовой книжки.
14. Запись по последнему месту работы должна иметь соответствующий порядковый, номер, дату приема и полное наименование предприятия.
15. Исходя из имеющихся в трудовой книжке записей, Клиент должен являться сотрудником какой-либо организации или предприятия, то есть последняя запись в трудовой книжке не может быть записью об увольнении.
16. По записям в трудовой книжке за последние 3 года в качестве основания принятия на работу должен быть приведен номер Приказа, Распоряжения или иного документа, в соответствии с которым осуществлен прием работающего. Аналогично записи в трудовой книжке о приеме, переводах внутри данного предприятия и увольнениях должны быть произведены с указанием документов, на основании которых осуществлено каждое действие.

При проверке трудовых книжек банк обращает внимание на следующее:

• Дата внесения первой записи совпадает с годом выпуска бланка трудовой книжки. Внесение записи ранее даты выпуска бланка является возможным признаком подделки (за исключением дубликатов, оформленных в соответствии с законодательством РФ). Внесение первой записи после прекращения выпуска бланков трудовых книжек определенных серий не является препятствием в выдаче Кредита за исключением трудовых книжек старого образца, выписанных после 1 января 2004 года.
• Наличие/отсутствие записей на сгибах (наличие записей на сгибах, говорит о том, что запись была сделана поверх копии трудовой книжки,

  
  ).

• Совпадение серии и номера на всех страницах.
• Возраст Клиента, в котором была начата трудовая деятельность.
• Частота смены места работы.
• Длительность перерывов трудового стажа при смене места работы.
• Должности, занимаемые ранее.
• Наличие/отсутствие негативных статей увольнения.
• Соответствие дат внесения записи и приказов о приеме/переводе/увольнении.
• Наличие/отсутствие заверительных записей уполномоченного работника организации-работодателя с применением печати организации-работодателя.
• Заполнение титульного листа.
• Наличие/отсутствие печатей всех организаций-работодателей, вносивших записи.

Правила оформления копии документа

Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить. Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки.

Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.

Заверить документ можно двумя способами:

• каждую страницу по отдельности;
• вместе все документы, заранее их скрепив.

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.

Правильная прошивка листов

Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество. При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа.

Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:

• запись «Верно»/«Копия верна»;
• должность сотрудника, сделавшего дубликат;
• его подпись;
• дата выдачи дубликата;
• запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
• отметка о месте хранения подлинника.

Важно! При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной.

О или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную. Законом данный пункт не ограничивается.

В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск

При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп. Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях. В таком случае документы также имеют юридическую силу.

Образец заполнения трудовой книжки 2022

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

• титульная часть — основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.