Инструкция: разбираемся в статусах электронных больничных

Порядок работы с ЭЛН

Все больше медучреждений переходит на оформление электронных листков нетрудоспособности. Для их обращения разработаны специальные форматы, использующие кодирование многих операций. Разберемся, как настроить работу с ЭЛН работодателю, что это за статус электронного больничного листа 030, 010, 020 и другие, и что делать, если получен лист нетрудоспособности с ошибкой.
ВАЖНО!

Минтруд предложил отменить бумажные больничные! В разработке находится законопроект 01/05/07-20/00106462 о полном переходе на электронные листы нетрудоспособности.

Для начала работы с электронными листками нетрудоспособности работодателю необходимо:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением ФСС.
2. Получить ЭЦП и установить необходимое ПО для работы с ней (криптопровайдер).

Обмениваться данными с фондом организация вправе:

• через личный кабинет работодателя на сайте ФСС;
• через уполномоченного оператора телекоммуникационной связи («Тензор», «Контур» и др.).

Чтобы запросить ЭЛН, достаточно его номера, Ф.И.О. заболевшего, его СНИЛС. ФСС по этим данным направит больничный лист. Но иногда вместо запрошенного документа работодателю приходит уведомление об ошибке.

Когда придут деньги по больничному листу

Теперь нужно определиться с главным вопросом, который беспокоит всех работников — когда придут выплаты, если все документы на работе сданы? Тут сразу стоит обратиться к регламентированным правилам от Соцстраха:

1. После подачи документов от работника, работодатель обязан в течении 5 календарных дней отправить все данные в ФСС.
2. После получения данных, Соцстрах обязан в течении 10 календарных дней проверить больничный листок и провести выплату.
3. Сюда же рекомендую добавить сроки денежного перевода, которые очень часто зависят от банковской организации. В среднем, нужно рассчитывать на 1-3 рабочих дня после финального статуса ФСС. Если же деньги выплачиваются через Почту России — срок может быть увеличен.

Вот наглядный пример по расчету срокам рассмотрения:

Пример по срокам начисления выплат по больничному от ФСС

Выше мы описали пример, когда все проходит идеально. В действительности же очень часто происходят ситуации, связанные с ошибками в поданных заявлениях. Ошибки могут допускать как работники, так и работодатели. Если специалист обнаружит несоответствие в документах или допущенную ошибку, он присвоит статус «Найдены ошибки при форматной проверке». После этого будет произведена дополнительная проверка. Если ошибка является серьезной — работодателю направляется извещение с замечаниями (извещение приходит в л/к ФСС или по email). В свою очередь, в л/к работник увидит статус извещение сформировано.

Статус Извещение сформировано говорит об ошибках

Возврат документов работодателю обнуляет ранее заданные сроки и весь цикл повторяется заново.

Если вы (работник) получите в личном кабинете уведомление об ошибках или извещении, мы рекомендуем сделать следующее:

• позвоните в бухгалтерию по месту своей работы и объясните ситуацию, возможно вам нужно донести некоторые документы или дать дополнительные данные;
• позвоните на горячую линию ФСС и уточните, узнать номер телефона в своем регионе можно через этот каталог;
• дополнительно можно проверить статус по выплатам через личный кабинет на портале Госуслуги.

Возможные коды ошибок

Работодатель получит сведения о листке нетрудоспособности только с определенным статусом. Иначе вернется протокол — больничный недоступен из-за ошибки и ее код. Чтобы понять в чем причина, обратитесь к перечню статусов электронного листа нетрудоспособности
Расшифровка кодов статуса

Тот ЭЛН, который еще находится на оформлении в медицинском учреждении, имеет ограниченный доступ, что означает статус 010 в эл. больничном, а также 020, 040 и 050. Этот листок не сможет увидеть ни сотрудник ни работодатель, пока оформление не будет закончено медучреждением.

Когда выплатят средства в случае обнаружения ошибки

Сложно дать однозначный ответ на вопрос о том, сколько придется ждать выплаты денежных средств в случае обнаружения ошибки. Если в личном кабинете на сайте fss.ru появляется статус «Заполнен Страхователем», после чего возникает уведомление о выявленной ошибке, стоит обратиться в бухгалтерию (на своем рабочем месте). Нужно сообщить о допущенных неточностях ответственным лицам и попросить решить создавшуюся проблему. Если работодатель сотрудничает с Фондом социального страхования через систему «1С-отчетность», ознакомиться со списком выявленных ошибок можно с помощью специального шлюза для приема документации. Он находится по ссылке docs.fss.ru (в разделе «Сведения о переданной документации»).

Существует альтернативный вариант, позволяющий узнать, когда выплатят денежные средства – звонок на горячую линию ФСС. Телефон службы поддержки для жителей Московской области 8-495-587-4384. Номера региональных отделений Фонда социального страхования представлены на сайте fss.ru (в разделе «Контакты»). Потребуется продиктовать работнику службы поддержки номер своей заявки и получить информацию о причинах уведомления об ошибке. Можно отправить запрос на e-mail регионального филиала. Для получения адреса электронной почты местного отделения ФСС нужно обратиться на горячую линию.

Как реагировать на сообщения об ошибках

Получив вместо ЭЛН протокол с ошибкой, действуйте в зависимости от кода ошибки. Например, что означает статус 020 в электронном больничном — эта ошибка говорит о том, что листок нетрудоспособности не закрыт медучреждением, болезнь не окончена, работник не приступил к работе. Дождитесь, когда сотрудника выпишут и сформируйте запрос еще раз. Аналогично действуйте, получив ошибку с кодом 010; 040 или 050.

ВАЖНО!

Особая ситуация — что означает статус 090 в эл. больничном — это аннулирование ЭЛН. Такой лист нетрудоспособности не подлежит оплате. В этом случае сообщите сотруднику, что его ЭЛН аннулирован и пособие не будет назначено и выплачено.

Доступный для начисления пособия ЭЛН имеет статус «Закрыт», что означает статус 030 в электронном больничном листе. Только получив документ с таким кодом, работодатель вправе приступить к расчету пособия.

Что статус означает?

Заполнен Страхователем (реестр ПВСО) — это означает технический статус в ФСС, который говорит о том что работодатель уже заполнил реестр ЭЛН, но еще не загрузил данные в систему прямых выплат. В системном реестре работодателя данному статусу присвоен код «070».

Реестр ЭЛН (электронный листок нетрудоспособности) заполняется работодателем, который вносит все необходимые данные о работнике (ФИО, адрес, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты и т.д.) и своей организации. После отправки всех сведений в ФСС, статус должен смениться на «Документ загружен».

Понятие «реестр» больше относится к работодателям, которые через него передают сведения о сотрудниках в Соцстрах. На основании этих данных Фонд и рассчитывает сумму пособий. Важно отметить — для каждого вида пособий имеется отдельный реестр:

• по временной нетрудоспособности;
• по беременности и родам;
• уходу за ребенком;
• при постановке на учет в ранние сроки беременности;
• при рождении ребенка.

Не многие понимают, как расшифровывается аббревиатура «реестр ПВСО» и что он обозначает. Дословная расшифровка звучит как «Прямые Выплаты Социального Обеспечения». Такая приписка в статусах указывает на участие региона в пилотной программе по начислению пособий напрямую из средств ФСС.

Размер оплаты больничного листа по карантину

Сумма пособия при карантине, как и в обычном случае, зависит от размера заработка сотрудника за 2 предыдущих года и трудового стажа на день оформления больничного. Порядок расчета следующий:

• общая сумма доходов за расчетный период (2019, 2022 годы), учитываемых при начислении взносов (в пределах лимита), делится на 730;
• получившийся среднедневной заработок корректируется в зависимости от общего стажа работы:

• 60% выплатят — если отработано менее 5 лет;
• 80% — при стаже от 5 до 8 лет;
• 100% — при стаже свыше 8 лет.

• исчисленный среднедневной заработок умножается на число дней карантина.

Сотрудникам, отработавшим менее 6 месяцев, или имеющим низкий заработок, оплата больничного листа при карантине по коронавирусу производится исходя из МРОТ (12130 руб. за календарный месяц исходя из количества учитываемых дней).

Лимиты оплаты больничного

Сумма пособия ограничена. При начислении пособия учитываются установленные лимиты:

• максимальный дневной размер выплаты – 2301,37 руб.;
• минимальная сумма пособия за день — 398,79 руб.

С 01.04.2020 по 31.12.2020 действует новое правило – пособие в расчете за полный календарный месяц при полной занятости не может быть ниже уровня МРОТ (ст. 1 закона от 01.04.2020 № 104-ФЗ). К примеру, за 1 больничный день апреля сумма не должна быть ниже 404,33 руб. (12130 руб./30 календарных дней). При расчете МРОТ увеличивается на величину районных коэффициентов (если таковые действуют в регионе).

Пример расчета

В апреле 2022 г. наемный работник, вернувшись из зарубежной поездки, находился на карантине 14 дней. Ему выписали электронный больничный с кодом «03». Работодатель направил в ФСС следующие данные: зарплата, на которую начислялись страхвзносы, за 2022 г. – 218 000 руб., за 2022 г. – 220 000 руб., общий трудовой стаж сотрудника — 4 года. Начисление выплаты ФСС произвел так:

• сначала определен средний заработок сотрудника за день:

(218 000 + 220 000) / 730 = 600 руб.;

• произведено сравнение заработка с лимитами: 398,79 <600,00 < 2301,37 –полученное значение входит в допустимые границы;
• исчисленный заработок корректируется в зависимости от стажа. Поскольку отработано менее 5 лет, среднедневная выплата равна:

600 руб. х 60% = 360 руб.;

• сумма проверяется на соответствие МРОТ (12 130 руб. / 30 дней апреля = 404,33 руб.):
• 360 < 404,33; полученное значение ниже минимального порога, поэтому выплата рассчитывается из МРОТ, т.е. среднедневного заработка 404,33 руб.:

404,33 х 14 дней = 5660,62 руб.;

• с начисленной суммы удержат НДФЛ 13%:

5660,62 х 13% = 736 руб.;

5660,62 – 736 = 4924,62 руб. – сумма, полученная работником за период карантина.

Раздел «Общая информация»

В данном разделе заполняется информация о сотруднике, организации-работодателе и о способе выплаты пособия. Заполненные данные сохраняются в рамках сотрудника, при создании нового листа этот раздел будет заполнен автоматически.

1. «Заявитель» — следует отметить, кто является получателем пособия:

• «Получатель пособия» — пособие получает сам заявитель.
• «Уполномоченный представитель» — пособие получает представитель заявителя.

При выборе последнего открывается блок, в который следует внести сведения об уполномоченном представителе — ФИО и паспортные данные.

2. «Сведения о получателе пособия» — следует заполнить данные получателя пособия, такие как ФИО, СНИЛС, дату рождения, адрес, пол, статус регистрации и документ, удостоверяющий личность.

Информация о сотрудниках доступна одновременно и в сервисе «Пособия ФСС», и в Контур-Отчет ПФ. Если изменить информацию о сотруднике в одном сервисе, она изменится или удалится и в другом.

3. «Сведения о работодателе (организации)» данныый раздел заполняется автоматически из реквизитов плательщика. Все строки, кроме ИНН, можно изменить вручную. При изменении данных организации-работодателя здесь, они изменятся и в реквизитах.

4. «Способ выплаты пособия» — следует выбирать один из двух способов выплаты:

• Перечисление через банк;
• На карту «МИР»;
• Почтовый перевод;
• Через иную организацию.

5. Раздел «Общая информация» заполнен, нужно перейти в следующий раздел. Появится окно «Сохранить изменения в документе?», следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к заполнению следующего раздела.

Как работает электронный больничный лист

Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

• Сведения о пациенте и поставленном диагнозе заносятся в спецпрограмму на компьютере (в модуле «Электронная медицинская карта»).
• Часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»).
• Больничный подписывается электронной подписью и отправляется в ЕГИСЗ (Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрено фактически единственное действие в рамках процедуры оформления электронного больничного — сообщение при необходимости номера больничного работодателю. В законе формально прописан срок 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, в течение которого работник вправе обратиться за пособием (п. 1 ст. 12 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако в общем случае применение данной нормы на практике не предполагается, поскольку информационное взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением, при котором оформляется электронный больничный, осуществляется без участия работника.

Таким образом, не нужно требовать от работника предъявления номера электронного больничного.

В некоторых случаях больничный листок не может быть выдан гражданину. Узнайте больше в специальном материале, подготовленном экспертами «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ.

Проверка и отправка

1. Для отправки следует сначала открыть документ, после чего нажать кнопку «Проверить и отправить».

Если необходимо отправить несколько документов одновременно, следует открыть меню «Реквизиты и настройки» и нажать кнопку «Включить режим массовой отправки».

После этого появится возможность отправить несколько документов.

2. Начнется проверка.

• Если проверка пройдена успешно, то следует выбрать сертификат для подписи документа и нажать «Отправить документ в ФСС».

В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.

Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.

Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.

После отправки документ отобразится первым в списке со статусом «В очереди на отправку».

• Если при проверке будут обнаружены ошибки, следует нажать кнопку «Закрыть и перейти к исправлению ошибок». Поля с ошибками будут подсвечены красным цветом, следует исправить их и повторить отправку.

Создание документов в Экстерн

Необходимо нажать на кнопку «Создать новый документ».

В открывшемся окне выбрать тип пособия, отметить нужного сотрудника в списке и нажать «Создать документ».

Список сотрудников в сервисе «Пособия ФСС» является общим с сервисом по подготовке отчетности в пенсионный фонд Контур-Отчет ПФ.

Если нужного сотрудника в списке нет, то следует нажать кнопку «Добавить нового сотрудника».

В появившемся окне заполнить ФИО и СНИЛС и нажать «Добавить сотрудника». Добавленный сотрудник отобразится в списке и будет выбран по умолчанию, а также появится в сервисе Контур-Отчет ПФ.

Далее следует приступить к заполнению формы в открывшемся окне.

Расшифровка

Расчет компенсации на общих основаниях имеет следующий алгоритм: средний дневной заработок (СДЗ) умножается на коэффициент стажа, а затем на число дней болезни. Коэффициент стажа означает, что если сотрудник работает на предприятии больше 8 лет, его компенсация по бюллетеню составляет 100% СДЗ. При стаже от 5 до 8 лет он получит 80% заработка; от 1 года до 5 лет – 50%, а если стаж меньше 1 года, выплата по больничному листу составит 30% среднего дневного заработка.

Коды болезней в больничных листах влияют на расчет компенсации: в одном случае вместо СДЗ за основу расчёта берется минимальная оплата труда (МРОТ), в другом – не учитывается стаж, в третьем – ограничивается число оплачиваемых дней.

Таблица