ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ/ЗАПРОСА ПО СТ.62 ТК РФ О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

Содержание

• Зачем писать заявление
• Куда может потребоваться копия трудовой книжки
• Как делается копия
• Составление заявления
• Оформление заявления
• Срок рассмотрения заявления
• Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
• Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки обычно берется по запросу: для подтверждения официального стажа (например, для пенсионного фонда), заявленного опыта или места работы. Запросить этот документ может любой гражданин.

Как получить: пошаговая инструкция

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка – это документ, который подлежит учету, поэтому для ее хранения разработан целый ряд норм и правил. Они касаются не только ведения этого документа, но и его хранения. Сотрудник, который поступает на официальную работу, сдает свою трудовую книжку в отдел кадров. Специалист вносит все требуемые данные: дата оформления, должность и т.д. Здесь же, в отделе кадров, документ и будет храниться вплоть до увольнения. С момента, когда трудовая книжка попадает в отдел кадров, ответственность за нее несут именно сотрудники этого ведомства. Они не могут вносить в этот документ произвольные записи или передавать ее третьим лицам. Просто так получить свою трудовую не может и владелец – пока он работает официально, сотрудник отдела кадров может только снять копию или сделать выписку. Однако этим действиям обязательно будет предшествовать письменное заявление от владельца.

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя. Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

• копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;
• копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

• на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;
• на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)». При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК. Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Ведомств, где может потребоваться копия трудовой книжки, насчитывается очень много. Чаще всего это бывают социальные службы, благодаря которым владелец документа может получить льготы, субсидии и всевозможные пособия. Довольно часто копия трудовой нужна и в банковских учреждениях, когда человек хочет открыть кредитную линию или взять займ. Кроме того, дубликат трудовой книжки обязательно придется предъявлять при оформлении на работу по совместительству. Копия может оказаться полезной и в том случае, если документ был утерян или испорчен. На основании дубликата будет гораздо проще восстановить все данные.

Правила оформления и выдачи копии книжки

Обязанность работодателя выдавать сотруднику по его требованию копию трудовой книжки вытекает из ст. 62 Трудового кодекса РФ (обязанность по выдаче копий документов, связанных с работой).

В некоторых случаях от физлица может требоваться не копия книжки, а выписка из последней. Подробнее о выписке читайте в нашей статье «Заполнение выписки из трудовой книжки — образец».

Копия трудовой книжки должна быть выдана сотруднику в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с момента подачи заявления. Денежные средства при этом не взимаются. Копия должна быть надлежащим образом заверена.

В соответствии с п. 5 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка включает в себя:

• слово «верно»;
• должность лица, уполномоченного на заверку копии;
• подпись уполномоченного лица и ее расшифровку;
• день заверки копии.

Отметка о верности копии ставится на каждой странице. Под последней записью в трудовой книжке делается запись о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Отметка и запись удостоверяется печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом юрлица. При заверении копии может применяться штамп.

Также указанный выше ГОСТ обязывает делать надпись о месте хранения оригинала книжки.

Составление заявления

Единой формы, согласно которой нужно писать заявление, на государственном уровне не разработано. Это означает, что сотрудник может написать его в свободной форме или в том формате, в котором требуется на предприятии. При этом в заявлении в обязательном порядке должны присутствовать такие сведения:

1. Полное название компании, в которой запрашивается трудовая книжка;
2. Должность, а также полные ФИО ответственного лица, которому адресовано заявление;
3. Непосредственно просьбу о выдаче копии документа;
4. Дату написания заявления и личную подпись заявителя.

В некоторых организациях требуется указать причину, по которой требуется копия трудовой книжки. В таком случае эти сведения необходимо включить в заявление.

Особенности предоставления

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

1. Количество не ограничено.
2. Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
3. Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
4. Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
5. Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Срок рассмотрения заявления

Согласно действующему законодательству, работодатель должен рассматривать заявление от сотрудника не более трех дней. Конечно, заявитель может запросить более оперативную выдачу дубликата, однако здесь все будет зависеть только от расторопности отдела кадров. В законе нет предписаний о том, что копия должна выдаваться сиюминутно. Если сотрудник хочет ускорить процесс, он может указать в своем заявлении вескую причину, по которой кадровик должен ускорить процесс. Если имеются документы, подтверждающие необходимость оперативного снятия копии, их нужно приложить к своему заявлению.

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий (действующая редакция)

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Источник комментария:

Отв. ред. Ю.П. Орловский «КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

В том случае, если сотруднику необходима выписка или ксерокопия страниц из трудовой книжки, работодатель не может ему в этом отказать. Этот документ — это собственность сотрудника, которая хранится на предприятии в период действия трудового договора. В случае, если работодатель отказывается выдавать копию, заявитель имеет право написать жалобу в трудовую инспекцию. Сотрудник этой инстанции обяжет устранить нарушение и может даже наложить административное наказание.

Срок действия

Действует ограниченное количество времени:

• если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
• если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право. Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель. Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Согласно правилам ведения делопроизводства, заявление имеет стандартную структуру:

1. Первое, что необходимо прописать — это полное наименования предприятия, в котором работает заявитель. Эта информация может указываться слева и справа. Далее здесь же пишутся данные руководителя — ФИО, должность. Иногда данные начальника заменяются на данные специалиста по администрированию персонала — этот нюанс нужно уточнять непосредственно на предприятии.
2. Следующее, что необходимо указать — это должность и ФИО заявителя.
3. Последней строкой в шапке оформления идет дата составления заявления и город, в котором зарегистрировано предприятие.
4. После этого посередине листа пишется слово «заявление», в конце которого обязательно ставится точка.
5. Далее идет непосредственно текст просьбы о выдаче трудовой книжки.
6. Когда текст составлен, внизу листа нужно поставить личную подпись с ее расшифровкой.

Основания выдачи дубликата трудовой книжки. Заявление работника

Трудовая книжка (далее — ТК) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Как и любой документ на бумажном носителе, она может быть утрачена или приведена в негодность, что влечет за собой невозможность ее дальнейшего ведения и использования.
Правительством РФ (пп. 31–33 постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, далее — постановление № 225) предусмотрено право работника на получение ее копии, равной по своей юридической силе оригиналу (дубликата), в таких случаях, как:

• потеря ТК работником (если она находилась у него, например, в период между трудоустройством у различных работодателей) или по вине работодателя;
• массовая утрата ТК на предприятии в случае пожара, аварии и других стихийных бедствий;
• порча бланка ТК (испачкан, порван и т. д.);
• признание недействительной какой-либо записи (например, об увольнении или переводе).

Для оформления дубликата работник должен обратиться к своему нынешнему работодателю либо последнему работодателю (если на момент утраты или порчи ТК он не работал) с соответствующим заявлением. Образец заявления на дубликат трудовой книжки можно скачать по ссылке: Заявление на получение дубликата трудовой книжки.

Важно! Несмотря на ввеедение «электронных трудовых книжек» (системы подачи сведений о работниках в ПФР), ранее выданные книжки действуют, если работник не отказался от нее и просит оформлять на него трудовую книжку по-прежнему.