Составление запроса в ФСС о состоянии расчетов и для получения акта сверки с контрагентом: образцы документов

Когда требуется?

Принятие решения о необходимости запроса на подписание акта сверки с контрагентом оправдано, если:

• возникает необходимость подтвердить задолженность одной из сторон (в ФСС или другой организации);
• существуют продолжительные партнерские отношения двух организаций;
• имеется большой ассортимент реализуемых товаров;
• совершаются сделки на крупные суммы;
• требуется инвентаризация состояния взаиморасчетов;
• необходимо уточнение задолженности перед контролирующими органами;
• покупатель просит отсрочку платежа.

В любом из этих случаев сверка может быть произведена за любой период. Целесообразно составлять и подписывать документ, подтверждающий состояние расчетов, ежемесячно, ежеквартально и по итогам года с целью:

• корректного отражения данных о дебиторской и кредиторской задолженностях в бухгалтерских отчетах;
• недопущения образования задолженностей и начисления штрафов.

В вопросах взаимодействия с ИФНС существуют правила сверки, которые устанавливаются Приказом ФНС от 09.09.2005 N САЭ-3-01/[email protected] (ред. 03.02.2017 п.3 регламента):

1. Документ необходим, если организация в связи с изменением места нахождения вынуждена встать на учет в другой ИФНС.
2. При условии ликвидации или реорганизации юридического лица.
3. Если организация желает уточнить сведения, имеющиеся в собственном учете.
4. Для коммерческих организаций, имеющих статус крупных – налогоплательщиков со значительными оборотами платежей, ежеквартальный акт сверки по налогам и сборам является обязательным (до 15 числа следующего за отчетным кварталом месяца.
5. По обращению ИФНС с запросом на сверку (п.3 ст.78 НК РФ) налогоплательщик не обязан участвовать (пп. 5.1 п. 1 ст. 21 НК РФ).
6. Налогоплательщик вправе инициировать сверку с налоговым органом (пп.5,1 п.1 ст 21, п.7 ст 45 НК РФ) с целью выявления переплаты или задолженности по обязательным платежам. В ответ на заявление налоговый орган предоставит развернутую информацию о состоянии расчетов по налогам (пп 11, п.1 ст.32 НК РФ).

Важно. Законодательством предусмотрена возможность возврата денежных средств налогоплательщика при наличии переплаты по налогам и сборам. Основанием для возврата служит заявление, со ссылкой на подписанный акт сверки.

Существуют и другие запросы: в банк о предоставлении информации, на проверку больничного листа, о ценах, о системе налогообложения, запрос в налоговую о предоставлении информации или документов.

Цель заявления

Цель формирования запроса – согласование акта сверки взаимных расчетов между сторонами.

Для актов сверки между контрагентами расшифровка запрашивается:

1. С целью подтверждения хозяйственных операций любая из взаимодействующих сторон может обратиться с запросом на подписание акта сверки. Поскольку возможность совершать сделки, не встречаясь с контрагентом, отправлять платежи, не заезжая в банк, формируют значительные объемы документов, получаемых почтой или курьером.
   При составлении бухгалтерской и налоговой отчетности документ позволяет бухгалтеру быть уверенным, что все документы отражены в учете.
2. С целью исполнения правила бухгалтерского учета (ПБУ), принятых приказом №34 Министерства финансов РФ 29.07.1998г (ред. 26.03.2007 №26н), которые обязывают организации до сдачи годовой отчетности уточнять объемы имущества и обязательств.
   Расчеты относятся к категории обязательных для инвентаризации.
3. Для подтверждения факта задолженности контрагента. Каждый кредитор желает быть уверенным, что должник помнит о долге и готов к оплате. По мнению судей акт сверки не является однозначным свидетельством наличия задолженности, но он может стать дополнительным ресурсом в споре с должником.
   Кроме того, акт продлевает срок исковой давности, – при его наличии срок давности начинает исчисляться не от даты совершения сделки, а от даты подписания акта (Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда, № 13096/12 от 12.02.2013 года).

Запрос текущего состояния расчетов с ИФНС и внебюджетными фондами производится с целью:

1. Возврата излишне перечисленных и хранящихся на счетах инспекции или и фонда денежных средств организации.
2. Выявления недоимки по налогам и взносам с целью погашения задолженности и исключения возможности начисления штрафов и пени.
3. Выявления расхождений в учетных данных организации и фонда или инспекции с целью выявления и исправления ошибок одной из сторон.

Каково содержание документа?

Обязательными реквизитами заявления являются:

1. Наименование и реквизиты организации, направляющей запрос (ИНН, адрес, телефоны).
2. Назначение платежей и период их совершения, которые подлежат сверке.
3. Желательный вариант получения подготовленного акта (заявитель может получить бумажный вариант акта лично или по почте).
4. Дата обращения.
5. ФИО и контактные данные должностного лица, ответственного за запрос и сверку.

Порядок подачи запроса в ФСС регламентируется ФЗ № 243 от 03.07.2016. Форма запроса может быть произвольной, а может быть ориентирована на форму заявления в ИФНС (приложение № 8 к приказу Минфина РФ от 02.07.2012 № 99н).

Документы для камеральной проверки через www.gosuslugi.ru

Для этого необходимо создать личный кабинет на сайте www.gosuslugi.ru. Чтобы получить услуги, нужно заполнить форму заявления и направить его с необходимым перечнем документов через Единый портал государственных услуг, а затем следить за ходом исполнения своего обращения.

По итогам принятия решения заявителю предоставляется результат в форме электронного документа.

В настоящее время в зоне ответственности отделения Фонда 17 госуслуг, которые можно получить через данный сервис. Возможности портала открыты для индивидуальных предпринимателей, физических и юридических лиц.

Так, например, в ходе проведения камеральных проверок специалисты регионального отделения Фонда все чаще истребуют у страхователей документы, необходимые для проведения камеральной проверки.

Пройдя регистрацию руководителя

Алгоритм написания

С контрагентом

Письменный запрос оформляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства: в официальном стиле, в уважительной форме, с указанием нормативных актов и реквизитов сторон.

• Письмо-запрос оформляется на фирменном бланке организации, содержащем наименование и все реквизиты.
• К письму может быть приложен уже подготовленный акт сверки. В этом случае в письме необходимо указать приложения.
• Наличие в письме данных второй стороны позволит однозначно идентифицировать адресата.
• Вежливое обращение к руководителю организации (с указанием должности) повысит степень доверия и лояльность контрагента.
• Суть просьбы следует изложить понятно и обстоятельно.
• Просьба заявителя будет звучать убедительнее, если письмо будет содержать ссылку на договор, его конкретный пункт, указывающий на обязательность подписания акта сверки.
• Указание сроков ответа на запрос может иметь особое значение. Это важно в 3-х случаях:
  когда наличие акта сверки прописано в учетной политике;
• в договоре указаны периоды проведения сверки;
• существуют отраслевые регламенты для сверок.
• Подписывается обращение руководителем (или заменяющим его должностным лицом со ссылкой на соответствующий приказ), поскольку только руководитель наделен правом ведения переписки от имени юридического лица.

Пример текста письма для хозяйствующего партнера:

В связи с необходимостью проведением инвентаризации расчетов (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ) направляем в ваш адрес акт сверки №267 от 02.04.2018г. за период с 1.01.2018 по 31.063.2018г.

Убедительно просим:

• до 10 апреля 2022 года подтвердить задолженность АО «Рассвет» по договору №15/18 от 12.01.2017г. в размере 15477,60 рублей письмом на имя генерального директора ОАО «Перекресток»;
• подписать акт сверки взаимных расчетов;
• до 10 апреля включительно вернуть документ по адресу: г.Коломна, ул.Первомайская, д.16, оф.402.

В соответствии с ГК РФ при отсутствии ответа и заявленных разногласий сальдо расчетов будем считать подтвержденным.

Приложение 1. Акт сверки взаимных расчетов №267 между АО «Рассвет» и ОАО «Перекресток» за период с 1.01.2018 по 31.03.2018г.

В ФСС о состоянии расчетов

В соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ полномочия по администрированию страховых взносов в ФФС и ПФР переданы налоговой инспекции.

Утвержденной формы запроса сверки с Фондом социального страхования не существует. При составлении заявки допускается использовать в качестве образца любой подобный документа, в том числе и форму заявления о состоянии расчетов в ИФНС РФ, которая содержится в приложении №8 к приказу Минфина РФ от 02.07.2012 №99н.

Основные требования к составу заявления не являются уникальными:

1. Наименование организации – получателя запроса – территориальное представительство фонда.
2. Полные реквизиты заявителя: наименование, форма собственности, ИНН, КПП, адрес, регистрационный номер в ФСС.
3. Текст обращения, содержащий понятную цель запроса: за какой период, по каким платежам необходима сверка.
4. Реквизиты запроса: дата составления, исполнитель (ФИО, телефон, эл.почта), ФИО руководителя, подпись, печать.

Пример текста заявления для сверки:

Заявление

о проведении совместной сверки расчетов по уплаченным взносам, пеням и штрафам

В соответствии с ФЗ «250 от 03.07.2016г. прошу произвести сверку по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и проф.заболеваний по организации ООО «Калибр» на 1.04.2018г.

Регистрационный номер в ФСС 129/16.

Ниже можете ознакомиться с образцом запроса справки об отсутствии задолженности в ФСС.

А про особенности составления запроса в ИФНС об отсутствии задолженности узнайте тут.

Причины для составления Акта сверки с ФСС

Сверка является важным документом, потому как от ошибок никто не застрахован. Именно этот документ позволит избежать неверной информации. Существует несколько причин, при которых может понадобиться сверка с фондом. Это:

• реорганизация или ликвидация предприятия;
• для выявления задолженности перед фондом или переплаты для возврата средств;
• для систематизации информации;
• также сверку проводят организации, которые собираются участвовать в конкурсах, тендерах для лицензирования.

При выявлении задолженности, плательщику дается возможность и определенный срок для производства выплаты.

Если образовалась переплата, то плательщику дается выбор. Он может подать заявление с просьбой выплатить эту сумму. Или можно просто оставить деньги на счету для дальнейших проплат взносов фонду. Также имеется возможность затребовать определенную часть денежной суммы, тогда в заявлении на возврат надо указать точную сумму.

Если руководство фирмы не хочет иметь какие-либо проблемы и неприятности с сотрудниками ФСС, лучше всего проводить сверку каждый квартал. Но по желанию плательщика это возможно делать чаще или реже. В любом случае сверка должна пройти успешно, иначе можно заработать штрафные санкции, причем немалые.

Способы отправки

В случае личного посещения офиса ИФНС заявление передается в канцелярию налоговой инспекции. На втором экземпляре заявления секретарь поставит отметку о приеме обращения (п. 3.4.1 Регламента).

Отправка заявления почтой является стандартной: заказное письмо с описью и уведомлением о вручении позволит заявителю быть уверенным в получении запроса , дата вручения поможет рассчитать дату предположительного получения ответа.

Полезно. На запрос налогоплательщика о предоставлении акта сверки ИФНС должна ответить в течение 10 дней (п. 3 ст. 78 НК РФ).

Современным и надежным способом подачи заявления в ИФНС является электронный документооборот. Ресурсы официального сайта позволяют направить запрос в электронном виде и получить такой же (электронный) вариант ответа.

В соответствии с приказом № ММВ-7-8/781 обмен документами может осуществляться с использованием специального программного обеспечения «Налогоплательщик ЮЛ». Программу можно скачать на сайте ИФНС www.nalog.ru. Возможности ПО шире, чем просто обмен письмами.

Ожидаемый ответ

В ответ на письменный запрос организация может рассчитывать на получение письменного ответа в виде акта сверки, который можно получить в течение 5 рабочих дней лично или по почте (п.3.4 Приказа № САЭ-3-01/[email protected] от 09.09.2005г.) Варианты получения акта указываются в тексте заявления при его подготовке к передаче.

В ответ на электронный запрос ИФНС ответит электронным вариантом акта сверки, который предназначен только для информирования налогоплательщика о состоянии расчетов (п.2.22 Рекомендаций по организации электронного документооборота, утв. Приказом ФНС от 13.06.2013 N ММВ-7-6/[email protected], ред.4.04.2017г.).

Очевидно, что электронный вариант не предполагает комментариев о несогласии, а в бумажном варианте налогоплательщик вправе поставить отметку о наличии расхождений либо подтвердить согласие с указанными суммами.

Подробнее о том, как правильно дать ответ на запрос о предоставлении информации, читайте тут.

Текущее финансовое положение организации во многом оценивается состоянием его имущества (в т.ч. дебиторской задолженности) и финансовыми обязательствами (в т.ч. кредиторской задолженностью). Своевременно и грамотно оформленный запрос сверки поможет избежать судебных тяжб.

Совместная сверка расчетов с ФСС

Иногда возникает необходимость для сверки сведений, которые имеются у плательщика и фонда. Для этого составляется специальное заявление в произвольной форме. Фонд в ответ выдаст специальный акт. Сотрудники ФСС вправе предложить плательщику провести совместную сверку платежей в бюджет. Также потребовать ее может сам плательщик.

Чаще всего это делается для того, чтобы не возникало каких-либо неприятностей с сотрудниками ФСС, или же узнать о наличии долгов или переплаты фирмы.

Как правило, производят данную сверку каждый квартал, после того, как сдают отчетность. Но законом не предусмотрены сроки проведения, поэтому устроить ее можно в любой момент.

Данные расчеты помогают организациям исключить возможные проблемы со службой ФСС. А при ликвидации фирмы можно легко разобраться с имеющейся задолженностью, неверной информацией по сбору налогов. Данная сверка поможет вернуть средства обратно и избежать штрафов.