Любая коммерческая деятельность связана с финансовыми рисками и неоправданными потерями. Однако существуют такие денежные потери, которые можно легко предвидеть и сделать все возможное, чтобы исключить их. Начать можно с актуализации данных об остатках на складах.
В каком бы виде не хранились товары, будь то большие склады с высокими стеллажами и четко спланированными зонами, небольшие коморки с ящиками или крытые сборки материалов на улице, рано или поздно возникает вопрос излишка, потери или другого несоответствия товара тем значениям, которые хранятся в учетной системе.
Какое негативное влияние на бизнес влечет за собой отсутствие актуальной информации по остаткам товаров на складе (см. рис.1):
- Делая заказ на поставку новых партий товаров, мы основываемся на «призрачных» данных: нет точной информации о том, какого товара, в каком количестве и какому магазину не хватает, при этом сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку и в дальнейшем развитие компании.
- При излишках товаров, информации о которых нет в учетной системе, у бухгалтера будут появляться “красные остатки”. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, дополнительные штрафы и пени.
- Компания не может гарантировать оперативную поставку заказов покупателям, когда не владеет информацией об остатках на складе. Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот — сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется. Это приводит к задержке, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов и падению продаж.
- Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.
Рисунок 1 — Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах
Как же избежать необоснованных издержек в компании, связанных с хранением товаров на складе?
Существуют разные способы решения этой проблемы: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета срока годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации и сверки остатков.
Когда инвентаризация обязательна
В приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 указано, что такое инвентаризация — проверка состояния имущества организации и сопоставление фактических показателей с учетными сведениями. Это обязательная ежегодная процедура: ее проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Но это не все случаи, когда такая сверка обязательна.
В федеральных и отраслевых стандартах закреплено, кто должен проводить инвентаризацию в организации в обязательном порядке — инвентаризационная комиссия (постоянная или рабочая) при наступлении определенных ситуаций (ч. 3 ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 1.5 Методических указаний из приказа Минфина № 49). К ним относятся:
- годовая отчетность;
- смена МОЛ (материально ответственного лица), которое отвечает за товарно-материальные ценности;
- обнаружение хищений, порчи, злоупотреблений ТМЦ;
- реорганизация и ликвидация предприятия;
- стихийные бедствия, пожары или другие чрезвычайные ситуации.
Нормативный порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ прописаны в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49. К ТМЦ относятся товары, материальные ценности и готовая продукция. При проведении годовой сверки проверяют все ТМЦ. А вот при смене МОЛ или хищении проводят выборочную проверку — по конкретному участку.
ВАЖНО!
Комиссия инвентаризирует собственные ТМЦ на балансе и материалы на забалансовых счетах, права собственности на которые принадлежат другим организациям (товары на хранении, материалы в переработке, арендованное имущество).
Делаем выбор в пользу результативной инвентаризации
Какой бы способ вы не выбрали (проводить сверку вручную или автоматизировать процесс), какой бы ТСД или учетную систему при этом не использовали, главное — добиться поставленных целей инвентаризации, а именно исключить неточности в учете товаров на складе, актуализировать эту информацию и получить достоверные данные, что в свою очередь поможет сократить необоснованные издержки.
Однако важно не забывать о рисках ручной инвентаризации, а также учитывать затратность автоматизации процесса. Поэтому рекомендуем учитывать следующие критерии при организации процесса:
- товарооборот компании;
- количество и размеры складов;
- количество сотрудников – кладовщиков;
- бизнес-задачи.
Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить необоснованные издержки компании, время на проведение процедуры, а также обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для принятия управленческих решений.
Порядок проведения и периодичность инвентаризации
По правилам плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится 1 раз в год — перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности. Обычно проверку организуют в период с 1 октября по 31 декабря: для подтверждения соответствия учетных данных фактическим остаткам материалов.
ВАЖНО!
Если сверка ТМЦ проводилась после 1 октября, то организовывать еще одну процедуру перед формированием годовой бухотчетности не требуется (п. 27 приказа Минфина № 34н от 29.07.1998).
Руководитель учреждения вправе самостоятельно назначить проверку, но для этого ему необходимо установить количество сверок за отчетный год, определить их даты и конкретизировать проверяемые ТМЦ или обязательства (пп. 2.1 раздела 2 Методуказаний из приказа № 49). Локальный порядок проведения сверки надлежит закрепить в учетной политике организации (п. 3 ст. 6 402-ФЗ).
Разберем, как проводится инвентаризация, для «чайников» — процедура состоит из нескольких этапов: подготовки, самой проверки, сопоставления фактических и учетных данных, оформления результатов и отражения итогов в бухучете. Каждый этап следует документировать одной из действующих унифицированных форм или же регистром, самостоятельно разработанным в организации.
Пошаговая инструкция, как провести инвентаризацию на предприятии с учетом законодательных норм и правил:
Шаг 1. Подготовка
Перед началом процедуры необходимо издать приказ о проведении проверки, сформировать комиссию и определить сроки мероприятия. Обычно приказ составляют на унифицированном бланке ИНВ-22, но это необязательно. Допускается собственная форма приказа.
Есть еще одно важное правило: материально ответственные лица до проведения инвентаризации ТМЦ обязаны предоставить комиссии приходные и расходные документы (отчеты о движении матценностей), которые они не передали в бухгалтерию, и расписки о том, что все приходные и расходные регистры на проверяемые ТМЦ сданы бухгалтеру или членам комиссии, ценности оприходованы, а выбывшие материалы списаны (п. 2.4 Методуказаний). Кроме того, каждое МОЛ предоставляет инвентаризационные описи и акты на собственных бланках или унифицированных — ИНВ-1, 3, 4 и других.
Шаг 2. Проверка
Процедура проводится только в присутствии всех членов комиссии и МОЛ (п. 2.8 Методуказаний). Исключение — если МОЛ длительно отсутствует на работе по болезни или уклоняется от инвентаризации. Но в таком случае важно известить материально ответственное лицо о готовящейся проверке документально. А вот если во время инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты автоматически становятся недействительными.
Проверка проводится по распечаткам инвентаризационной описи ИНВ-3. ТМЦ подсчитывают, взвешивают, измеряют и проверяют их фактическое наличие (п. 2.7 Методуказаний).
Шаг 3. Сопоставление данных
Комиссия отражает фактическое состояние ТМЦ в инвентаризационных описях и актах. МОЛ расписываются в регистрах, подтверждая, что проверка проводилась в их присутствии. Если при сопоставлении фактических и учетных сведений выявлены расхождения, то оформляется сличительная ведомость по формам ИНВ-18, 19 или самостоятельно разработанный бланк.
Шаг 4. Оформление результатов
После проведения сверки проводится заседание инвентаризационной комиссии. В результате при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется не только ведомость, но и протокол заседания комиссии. Протокол составляют в произвольной форме. В нем:
- отражаются результаты проверки;
- приводятся объяснения по отклонениям;
- указываются виновные лица и порядок привлечения их к ответственности;
- перечисляются предложения по зачету излишков и недостач;
- приводятся общие выводы, решения и предложения по итогам инвентаризации.
Все итоги обобщаются в ведомости учета результатов инвентаризации (ИНВ-26 как вариант для заполнения). А окончательное решение принимает руководитель в приказе об утверждении результатов инвентаризации.
Шаг 5. Отражение в бухучете
Результаты годовой сверки формируют показатели бухотчетности за год. По итогам инвентаризационных процедур следует сделать все необходимые проводки — списать недостачи и ТМЦ, которые непригодны к использованию, учесть излишки, зачесть пересортицу.
ВАЖНО!
Все результаты инвентаризационной проверки необходимо отразить в том отчетном периоде, к которому относится дата ее проведения (ч. 4 ст. 11 402-ФЗ, п. 5.5 Методуказаний). Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить запрещено.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно провести инвентаризацию.
, чтобы прочитать.
Насколько полезно будет закупить услуги по проведению инвентаризации сторонней организацией?
Проведение инвентаризации – очень важный шаг для обеспечения стабильности и прибыльности бизнеса. Зачастую причины неэффективной работы той или иной фирмы, специализирующиеся на продажах, не в отсутствии самих продаж или нулевой активности целевой аудитории, а именно в человеческом факторе. Неграмотное ведение бухгалтерии, порча и не задокументированная растрата имущества – вот часто те причины, благодаря которым бизнес терпит убытки. Привлечение независимых незаангажированных специалистов сторонней организации для проведения данного вида проверки обязательно принесут свои положительные результаты.
Что делать с излишками или недостачей
Помимо приказов, базовые документы на проведение инвентаризации материальных ценностей — инвентаризационные описи, акты, сличительные и обобщенные ведомости. По ним и определяется наличие излишков и недостач.
Если в ходе сверки выявили излишки, то их необходимо учесть в бухучете по рыночной стоимости, но без НДС и акцизов. Излишки ТМЦ приходуют датой проведения проверки: их отражают в составе прочих доходов. В налоговом учете излишний доход по ТМЦ по итогам инвентаризации признают внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки фиксируют по рыночной стоимости и для целей налогового учета (п. 5, 6 ст. 274 НК РФ).
Недостачи, наоборот, подлежат списанию в составе прочих расходов. В некоторых случаях недостачу списывают как погрешность учета. Все существенные недостачи компенсируются за счет МОЛ.
Иногда в ходе проверки обнаруживается пересортица, то есть одновременные излишки и недостачи у одного товара разного сорта. В случае пересортицы необходимо определить цены таких товаров и зачесть финансовый результат в бухучете. Зачет недостачи излишками по пересортице в налоговом учете не допускается.
Как понимать выражение инвентаризационный аутсорсинг?
В экономической теории существует такой термин как услуги, предоставляемые в аутсорсинг. Если объяснять просто, что это покупка собственником компании определенного вида услуг, которые должны выполняться в определенный временной период. Такой способ становится все более популярным среди собственников среднего и большого бизнеса. Дело в том, что за каждую официально зарегистрированную трудовую единицу требуется оплатить в государственную казну определенное количество финансовых отчислений. Это стабильный налог, являющийся обязательным для каждого работодателя. Если же услуги привлекаются из вне, причём имеют так называемый сезонный характер, то собственнику любой фирмы гораздо дешевле будет использовать знания и работу нанятых временно специалистов, за которых платит налоги другая фирма. Она же и несет ответственность за их квалификацию.
Инвентаризационный аутсорсинг – это такая услуга по пересчету товара и определению степени его соответствия нормативной базе, взятая в аренду и выполняемая специалистами, занимающимися конкретными видами задач профессионально.
Есть ли ответственность за непроведение инвентаризации
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ежегодно проводится инвентаризация имущества и материалов организации, другие обязательные случаи перечислены в п. 1.5 Методуказаний. Но ответственность за непроведение сверки законом не установлена.
ИФНС вправе привлечь организацию к налоговой и административной ответственности за недостоверные данные бухучета и отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Но только при условии, что инспектор самостоятельно обнаружит расхождение фактических показателей со сведениями бухгалтерского учета.
