Унифицированная форма № ОС-16 — бланк и образец

Назначение документа

Дефектный акт — это документ, составляемый при проверке средств производства на наличие дефектов. Оформляется лишь при обнаружении износа или повреждений у осматриваемого оборудования.

В случае отсутствия изъянов в оборудовании, дефектный акт не оформляется.

Составляется он лишь при осмотре сложного оборудования на наличие дефектов. Пример: при трещине в небольшом гаечном ключе не требуется документальное подтверждение этого факта.

Наличие дефектного акта является поводом для ремонта либо списания оборудования. Важно, чтобы эту официальную бумагу составляли специалисты, способные правильно оценить состояние средств производства. При списании устройств, подлежащих ремонту, возникает вопрос о необоснованном расходе средств. Если же сделана попытка ремонта невосстановимого оборудования, органы контроля имеют право, например, подать запрос о нарушении правил техники безопасности.

При этом в отсутствии дефектного акта проведенная экспертная инспекция не имеет юридической силы. Работники налоговой службы имеют право не признавать обоснованными расходы на ремонт или покупку новых средств производства. Любые решения, касающиеся рассматриваемого оборудования, принимаются только после оформления дефектного акта. Причем ошибок в оформлении быть не должно, из-за них документ может быть признан недействительным.

Дефектный акт составляется в следующих ситуациях:

• Плановый экспертный осмотр состояния средств производства.
• Проверка после установки оборудования. Обычно проводится в случае сложного монтажа.
• Контроль качества после ремонта основных средств.
• Приобретение новых средств производства.
• Возникновение сбоев в производстве по неизвестным причинам.

Если проверяемый на дефекты объект находится на гарантийном обслуживании — дефектный акт оформляется в обязательном порядке, при списании либо ремонте. Добавляется экспертная оценка от производителя.

Нюансы

Процедура дефектации оборудования проводится для того, чтобы на профессиональном уровне обследовать его техническое состояние. Благодаря таким мероприятиям субъектам предпринимательской деятельности удается получать точные данные о текущем состоянии технических приборов. Эта информация позволяет принять решение о целесообразности дальнейшей эксплуатации оборудования.

Важно! Проведенная работа экспертной комиссии дает возможность руководителю получить точные сведения о предстоящих расходах. Ему будет озвучена сумма предстоящего ремонта, и он даст оценку финансовым возможностям организации.

Если на счету компании есть достаточная сумма средств, то ремонт может проводиться безотлагательно. При отсутствии денег, работы по восстановлению оборудования придется отложить, или привлечь к этому процессу инвесторов.

​

Post Views: 2 608

Правила составления

Для оформления дефектного акта должны быть веские основания. Работник организации, при наличии подозрений на наличие дефектов у оборудования, докладывает начальству. И уже руководство издает приказ о тщательном осмотре средств производства. В дефектном акте обязательно указывается перечень оборудования, подлежащего проверке. Затем в приказе дается полная информация о составе комиссии, обязанной сделать экспертное заключение по рассматриваемому вопросу.

В действующем законодательстве не предусмотрена фиксированная форма дефектного акта.

Но имеется ряд требований, которым документ обязан соответствовать. В частности, необходимо соблюдать положения статьи 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». В противном случае документ не принимается налоговой инспекцией.

В дефектном акте в обязательном порядке дается ссылка на соответствующий приказ. Необходимо дать номер приказа, дату его подписания и ответственное лицо. В стандартном варианте приказ издается директором предприятия. Далее в дефектном акте повторяется информация об участниках комиссии. Вариантов два: либо в начале документа, либо в конце, перед приложениями.

Популярные вопросы по данной статье

✅ Что такое дефектный акт?

Документ, который составляется при осмотре сложного оборудования на наличие дефектов. Например, при осмотре автомобиля.

✅ В каких ситуациях составляется дефектный акт?

Дефектный акт необходимо составить в следующих ситуациях:

• Плановый экспертный осмотр состояния оборудования;
• Проверка оборудования после установки в случае сложного монтажа;
• Контроль качества после ремонта;
• Приобретение нового товара;
• Возникновение сбоев в производстве по неизвестным причинам.

✅ Какие сведения должен содержать документ?

Документ должен содержать следующую информацию:

• Описание объекта проверки;
• Перечень дефектов — явные поломки и потенциальные дефекты;
• Выводы комиссии.

✅ В состав комиссии кто должен входить?

Вот основные требования к составу комиссии, которая должна включать:

• Работников, занимающихся эксплуатацией проверяемого оборудования;
• Работников ремонтного отдела;
• Представителей отдела, принимающего технику;
• Работников бухгалтерии.

✅ Меняется ли состав комиссии?

Состав экспертной комиссии меняется в зависимости от типа объекта и сложности оценки. Например, в случае ремонта сложного промышленного оборудования экспертную оценку способен дать только специалист. Если на предприятии не имеется профессионала нужной категории, его привлекают со стороны.

Требования к содержанию дефектного акта

Имеется ряд положений, которые обязан в себе содержать дефектный акт:

• Описание объекта проверки. Идентификационные номера, внешний вид и т. п. Описание составляется так, чтобы человек, не знакомый с проверяемым оборудованием, сумел его опознать без затруднений. Обязательно перечисляются все идентификационные номера и их расположение.
• Перечень дефектов. В ряде случаев участники комиссии отдельно отмечают, кто из них нашел определенные поломки или повреждения конструкции. Обычно дефекты делятся на две основные категории: Явные, обнаруженные поломки. Их наличие не требует дополнительных доказательств. Пример: трещина или деформация определенной детали. Дается подробное описание поломки и предположительные причины ее возникновения. Желательно в приложениях добавить изображение поломки.
• Потенциальные дефекты. Группа, более сложная для обнаружения. Здесь перечисляются поломки, способные возникнуть при отсутствии ремонта. Пример: износившийся передаточный ремень станка. Он еще способен работать. Но без скорейшей замены непременно выйдет из строя. В этом пункте перечисляется каждый потенциальный дефект, равно как и причины его возникновения.

Приложения к дефектному акту: документы на соответствующее оборудование или основные средства, с указанием срока и условий эксплуатации. Здесь же перечисляются материальные свидетельства наличия дефектов — фотографии, испорченная конечная продукция и т. п. В конце идут подписи всех участников комиссии.

Требования к составу проверяющей комиссии

Отдельно следует перечислить состав комиссии, занимающейся экспертной оценкой проблемного оборудования. В нее должны входить следующие лица:

• Работники, занимающиеся эксплуатацией проверяемого оборудования. С их подачи начинается проверка и оформление дефектного акта, и они первые обязаны определить, требуется ли ремонт или замена средств производства. В большинстве случаев в комиссию входит старший по отделу или подразделению. Либо выбирают наиболее опытного специалиста, знакомого с оборудованием того типа, что проходит осмотр.
• Работники ремонтного отдела. Если на предприятии имеется собственный ремонтный отдел — выбирается представитель данного подразделения. При проверке оборудования, находящегося на гарантии, необходим представитель от производителя. Ремонтники дают экспертную оценку объему работ по восстановлению. Они обязаны предоставить разумную смету на восстановление техники. Если средства производства не подлежат восстановлению — в дефектном акте перечисляются причины, по которым ремонт невозможен и требуется списание.
• Представители отдела, принимающего технику. В ряде случаев — это контроллеры от ремонтного отдела. Они обязаны сделать экспертное заключение о наличии дефектов. А при восстановлении или списании удостовериться: новая либо восстановленная техника работает согласно требованиям предприятия-заказчика.
• Работники бухгалтерии. Их задачи — зафиксировать затраты на ремонт/замену оборудования. После оформления дефектного акта в их задачу входит подготовка отчета с перечислением всех расходов. Указывается как итоговая сумма, так и ее составляющие: доставка запчастей, траты на ремонт, простаивание производства и т. п. При списании указывается полная стоимость приобретения и доставки оборудования.

Вся информация, касающаяся проверяющих лиц, отражается в самом дефектном акте.

Необходимо учитывать: состав экспертной комиссии меняется в зависимости от типа объекта и сложности оценки. Пример: целесообразность замены двери способен оценить и человек, не являющийся специалистом. Если появилась трещина в косяке — достаточно косметического ремонта. А если дверь раскололась надвое, то необходима замена и списание.

Иная ситуация в случае ремонта сложного промышленного оборудования. Здесь экспертную оценку способен дать только специалист. Если на предприятии не имеется профессионала нужной категории — его привлекают со стороны. В дефектном акте обязательно ставится его подпись, ФИО, указывается место работы. Дополнительно перечисляются доводы в пользу восстановления либо списания и замены.

Когда нужен акт о выявленных дефектах оборудования

Необходимость оформить акт о выявленных дефектах оборудования может возникнуть на любом этапе работы с ним:

1. При поступлении на склад. Обычно оборудование на склад поступает в упакованном виде, поэтому при его приемке могут обнаружиться дефекты, возникшие в процессе доставки от производителя к конечному покупателю. Этот путь включает множественные перемещения оборудования (например, при погрузочно-разгрузочных работах с одного вида транспорта на другой). В результате могут возникать внешние дефекты (трещины, вмятины, деформации и т. д.), которые выявляются при визуальном контроле.
2. В процессе монтажа. При сборке и монтаже оборудования также возможно выявление дефектов, вызванных разными причинами: детали и комплектующие с заводским браком или неподходящей модификации, дефекты элементов оборудования, не выявленные при входном визуальном контроле и др.
3. При испытании (наладке). На этом этапе выявляются дефекты, не обнаруженные при приемке и монтаже. Причиной их появления могут быть нарушения при изготовлении элементов оборудования, ошибки монтажа, а также выявленные во время испытаний внутренние дефекты в корпусных и комплектующих элементах оборудования. При испытании выявляются и технологические дефекты, при наличии которых не выполняются в полной мере заявленные производителем показатели (мощность, производительность и т. д.). В результате эксплуатация оборудования невозможна, в связи с чем принимается решение о ремонте, доукомплектации или замене.

Образец заполнения дефектного акта

В качестве примера стоит рассмотреть дефектный акт, составляемый при поломке коробки передач авто в организации, занимающейся перевозками. Описываемый вариант подойдет для любого узла транспортного средства. Выглядит он следующим образом:

• Название. Варианты: «Акт дефектации автомобиля», «Дефектный акт на ремонт авто», «Акт технического состояния транспортного средства». При необходимости указывается название узла, но это необязательно.
• Информация о дате составления дефектного акта. Ниже вписывается место оформления документа — населенный пункт и точный адрес.
• Перечисляются данные о проверяющих. В состав комиссии, ответственной за дефектный акт, обычно входит автомеханик предприятия и представитель от бухгалтерии. Опционально в состав экспертной комиссии вводится представитель производителя авто, если оно находится на гарантии. Нередко проверяющим является и водитель данного транспортного средства.
• Причины проведения осмотра и оформления дефектного акта.
• Информация об авто, имеющаяся у владельца.
• Информация об авто, имеющаяся у ремонтников. Пункт включается опционально, в случае проведения ремонта на сторонней СТО.
• Регистрационные данные по транспортному средству. В обязательном порядке даются комбинации цифр, отмеченные на номерных узлах, номер самого авто, полученный на производстве, и госномер. Разночтений между паспортом авто и дефектным актом быть не должно.
• Результаты осмотра. В этом пункте документа перечисляются найденные дефекты и вероятные причины их возникновения.
• Сроки проверки. Указывается дата начала и окончания осмотра дефектной МКПП. Не следует путать с датой составления дефектного акта.
• Перечень инструментов, использованных при осмотре авто. Затем обязательно описываются способы проверки. При необходимости — поэтапно.
• Условия проведения проверки и составления дефектного акта. В частности, описывается помещение, где проводился осмотр. Обязательно указываются помехи для проверки, если таковые имелись.
• Советы и рекомендации членов комиссии. Пишется, требуется ли замена или ремонт узла. При необходимости ремонта — указывается, что необходимо сделать для восстановления МКПП авто. Желательно дать рекомендации по правильной эксплуатации транспортного средства.
• Приложения. Здесь даются чеки (плата за проверку, новые детали и т. п.), фотографии дефектных деталей, экспертные заключения членов комиссии, зафиксированные в письменном виде.
• Подписи членов комиссии, составивших акт. Здесь же обязательно указывается председатель комиссии. Обязательно дается расшифровка подписей, полное имя.

Следует учитывать: в случае серьезных поломок руководить комиссией должен главный механик предприятия или иное ответственное лицо из руководства. При этом остальной состав комиссии может не меняться.

При комплексных проверках, дефектный акт составляется отдельно для каждого осматриваемого объекта.

Дефектная ведомость

Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.

В частности:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.

Скачать документы

В качестве возможного варианта для заполнения рекомендуется обратить внимание на формы ОС-2 и ОС-3.

Форма ОС-2 используется при внутреннем перемещении основных средств — в частности, из производства в ремонтный отдел. А форма ОС-3 применяется в случае составления акта приема-передачи отремонтированного оборудования.

Акт дефектации оборудования WORD

1 file(s) 32.00 KB
Download

Образец акта дефектации оборудования WORD

1 file(s) 34.50 KB
Download

Дефектный акт на списание основных средств WORD

1 file(s) 41.00 KB
Download

Как заполнить форму ОС-16

На лицевой стороне формы ОС-16 отражают данные:

• о собственнике оборудования;
• месте нахождения оборудования;
• реквизитах составляемого документа и документов, имеющих отношение к производимым с оборудованием операциям;
• лицах, участвовавших в изготовлении, доставке и монтаже оборудования;
• выявленных дефектах.

Оборотная сторона содержит заключение о том, кто и какие меры должен принять для приведения оборудования в нормальное рабочее состояние. Заключение подписывается представителями всех заинтересованных сторон. Форма Госкомстата содержит указание на проставление печати заказчика и монтажной организации.

О нюансах предъявления НДС, относящегося к оборудованию, читайте в материале «Как предъявить к вычету НДС по основным средствам или оборудованию?».