Как заверять копии документов для налоговой

Как правильно оформить документы по запросу налоговой службы в соответствии с новыми требованиями

С течением времени правила, по которым необходимо заверять многочисленных копий оригиналов документов, направляемых в налоговую инспекцию, несколько упростились. Ранее требовалось заверять копию каждого документа в единой сшивке. В соответствии с письмом Министерства финансов РФ стало допустимым при передаче в налоговую инспекцию стопки копий документов, сформированных и прошитых по 150 листов, заверять единожды весь прошитый том документов, а не каждую копию в отдельности, как это было ранее (Письмо Министерства финансов РФ от 29.10.2015г. № 03-02-РЗ/62336).

Требования по оформлению документов, передаваемых в налоговую в 2022 году не вступают в противоречие с содержанием письма Министерства финансов РФ, приведенного выше. Согласно новых требований в 2022 году все затребованные копии документов следует сгруппировать в тома, содержащие не более 150 страниц в каждом из них (приложение № 18 приказ ФНС от 07.11.2022г. № ММВ-7-2/[email protected]).

Что включает в себя правильная запись по заверению прошитых копий документов:

– полное название должности сотрудника, который подтверждает подлинность копий предоставляемых документов (здесь также может быть запись о том, что заверяет ИП либо же какое-либо ответственное лицо);

– подпись заверяющего документы, с расшифровкой (указание Фамилии и инициалов);

– указание на число прошитых листов (прописью и цифрами);

– дату, когда были заверены копии документов,

Важно! В отношении подписи на наклеенной бумаге предъявляют особые требования, которые заключаются в том, что, подпись должна выходить за пределы бумаги, а не располагаться полностью на наклеенной бумаге.

Печать не является обязательным атрибутом при скреплении документов, так как существует немало предприятий, которые обходятся без нее, т.е. если печать есть у предприятия – она ставиться, а при ее отсутствии – нет, и это не будет нарушением требований по оформлению копий документов для сотрудников налоговой инспекции.

Требования Министерства финансов гораздо жестче в отношении оформления, в частности, они прописывают длину концов нитей, которые остаются после прошивки копий документов, размер наклейки из бумаги на последней странице, обязательное подтверждение печатью (Письмо Министерства финансов РФ № 03-02-РЗ/6233).

Новые требования ФНС по оформлению документов, предоставляемых по их запросу таких нюансов не содержат.

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— выполнены карандашом;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Пример заверяющей надписи

Прошнуровано и пронумеровано 35 (тридцать пять) листов

ИП Таганов С.Н.

24.06.2022г.

Как соотносятся требования действующих ГОСТов РФ в отношении порядка заверения документов и налоговой инспекции при предоставлении им запрашиваемых копий документов

Слово «верно», требуемое при заверении прошитых документов в соответствии с действующим ГОСТом РФ (ГОСТ Р7.0.97-2016), представители налоговой службы не рассматривают, в связи с чем, можно смело предположить, что его отсутствие при передаче документов в ФНС не будет нарушением порядка.

При передаче копий документов в ФНС нет необходимости упоминать о том, где хранятся оригиналы запрашиваемых документов

Прошивать копии документов следует таким образом, чтобы весь том (книга) при работе с ними, не распадался и все, что отображено на каждой странице должно хорошо прочитываться, и при необходимости, ее можно было скопировать.

Все что содержат оригиналы документов – визы, надписи, резолюции и т.д. должны быть хорошо видны на прошитых копиях документов.

Копии документов, сформированные в тома, направляются в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, которое содержит информацию об основании, на котором были подготовлены данные документы, как правило, это требование ФНС. Ссылаясь на требование, необходимо указать его реквизиты (номер и дату). Важно составить опись передаваемых копий документов, в которой указать общее количество томов и страниц в каждом из них.

Если документ многостраничный

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Запись о месте нахождения подлинника проставляется на последнем листе документа.

На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка в виде прямоугольника. Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки. За пределы наклейки могут выходить концы прошивных нитей. “Заверительную” надпись опечатывают печатью организации при наличии.

Порядок заверения копий документов, предоставляемых в ФНС гражданами по личной инициативе

В случае, если необходимо предоставить в налоговую инспекцию копии документы, имеющие личный характер, то порядок их заверения несколько иной. Так, для получения частным лицом причитающихся ему вычетов, социального или имущественного, к заявлению необходимо приложить копии документов. Порядок их заверения рассмотрим.

Следует помнить! Для получения налогового вычета необходимо предоставить в налоговую инспекцию не только копии документов, но также и оригиналы, таких документов, как:

справка по форме 2-НДФЛ;
декларация 3-НДФЛ;
подтверждение обучение;
заявление на возврат налога;
другие.

Копии каких документов включаются в пакет документов на получение налогового вычета

паспорта;
платежных поручений;
выписок;
свидетельств;
иные.

Как заверить копию

Заверенная копия – это тот же документ, имеющий специальные отметки, предоставляющие ему правовую основу для действия. Поэтому в целях документального подтверждения расходов могут выступать копии документов, но только заверенные по установленному порядку.

Требования к оформлению документов утверждены приказом Росстандарта России от 08.12.2016 № 2004-ст. Данным приказом с 1 июля 2022 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. По ГОСТу для заверения копии документа подлиннику под реквизитом “подпись” должны быть:

слово “Верно”;
должность лица, заверившего копию;
его собственноручная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
дата заверения копии;
надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию).

Если печать у организации есть, ее проставление обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Напомним, с 7 апреля 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Образец отметки о заверении копии представлен ниже.

Обратите внимание

Если копия документа должна быть направлена в другую организацию, то правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, трудовой книжки.

Кто имеет право заверять копии документов, направляемых в ФНС на получение налогового вычета

Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены нотариально.

Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены самим гражданином в следующем порядке:
каждая страничка- копия должна быть подписана в отдельности;
подтверждение подлинности копии оформляется словами «копия верна», которые располагаются внизу страницы. Здесь же ставится подпись, ее расшифровка и дата.

Документы, направляемые в ФНС от частного лица для получения налогового вычета сопровождаются описью, где указываются все передаваемые копии документов.

Как следует заверять копии документов, направляемых в налоговую инспекцию в электронном формате

Для отправки копий документов в налоговую инспекцию сотрудники налоговой инспекции разработали специальный формат, который утвердили приказом (Приказ ФНС от 18.01.2017г. № ММВ-7-6/[email protected]).

Также возможно предоставить документы в отсканированном виде, в соответствии с требованиями ФНС, утвержденных приказом (Приказ ФНС от 17.02.2011г. № ММВ-7-2/[email protected]).

После отправки в электронном виде запрашиваемых документов в налоговую, налогоплательщик на следующий рабочий день получает:

электронный документ, подтверждающий получение или информацию об отказе в приеме;
подтверждение отправки документов в электронном виде.

Следует знать! Если налоговая инспекция направила Вам в электронном виде подтверждение о приеме направленных документов, то предоставлять их на бумажных носителях не надо. В случае, когда такой документ не приходит, то необходимо в бумажном виде передать в налоговую инспекцию запрашиваемые документы.

Как отправить в ИФНС опись документов в ответ на требование

Согласно приказу ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/[email protected], налогоплательщик может передать по электронным каналам связи документы (информацию) в ответ на поступившее требование.

Налоговая может выслать требование о представлении документов или требование о представлении пояснений. В статье мы подробно рассмотрим представление документов.

Если вы получили требование о представлении пояснений по НДС, ознакомьтесь с инструкцией. На требования по другим основаниям всегда можно направить в ответ корректировку отчета. Также есть возможность заполнить форму ответа через кнопку «Ответить на требование» в разделе «Пояснительное письмо» (по согласованию с инспекцией).

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Чтобы отправить ответ на поступившее из налоговой требование, необходимо:

1. На главной странице системы Экстерн перейти в раздел «Новое», выбрать пункт «Требования» > «Все требования». Далее кликнуть по нужному требованию в списке. При необходимости администратор может поделиться требованием с другими пользователями.

2. В открывшемся окне нажать на кнопку «Ответить на требование». Кнопка становится активной после отправки квитанции о приеме. Затем выбрать «Отправить истребуемые документы».

3. В следующем окне следует выбрать, каким способом будут добавлены документы. Добавить готовые файлы можно, нажав на ссылку «Загрузить с компьютера» (также можно перетащить нужные файлы в появившееся поле). Если для обмена документами между контрагентами используется Диадок, то в появившемся окне можно нажать ссылку «Выбрать в Диадоке».

4. В появившемся окне следует выбрать файлы для загрузки и нажать «Открыть».

В опись можно добавить документы в виде скан-копий (файлы с расширением jpg, tif, pdf и др.), а также документы в виде xml-файлов (файлы с расширением xml).

Добавить недостающие файлы можно и на следующем шаге.

Согласно формату описи, утвержденному приказом от 18 января 2017 г. N ММВ-7-6/[email protected], в описи можно передать следующие виды документов:

В виде скан-образов любой документ (название документа абонент может указать самостоятельно в соответствующем поле)
В виде xml-файла любой документ у которого есть КНД (код налоговой декларации).

5. Начнется загрузка и распознавание выбранных файлов. По окончании процесса на экране отобразится список загруженных документов.

При необходимости можно добавить недостающие документы с помощью кнопки «+Еще документы». В ответ на требование можно загрузить большое количество документов вместе с метаинформацией.

Чтобы удалить лишние файлы, следует навести мышкой на строку с ненужным документом и нажать на кнопку «Удалить» справа в строке.

6. После загрузки необходимо приступить к редактированию добавленных документов. Для этого следует нажать на ссылку с названием загруженного файла.

Документы в виде скан-образов

В окне редактирования следует выбрать вид загруженного документа. В зависимости от выбранного вида, появятся поля, которые следует заполнить. Обязательные для заполнения является пункт требования.

Пункт требования — в данном разделе указывается номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

1.ХХ указывается для направляемых в описи документов (указанных в требовании), а 2.ХХ — для направляемой информации, запрашиваемой в требовании (не являются конкретными документами и обычно в требовании выделяются отдельно от документов).

Если загруженный документ состоит из нескольких страниц, то следует объединить их, нажав кнопку «Соединить»

И наоборот, лишние страницы следует выделить в новый документ, нажав кнопку «Разделить».

После того как все пункты будут заполнены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ. Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Документы в виде xml-файлов

В отличие от скан-копий документы в виде xml-файлов практически не требуют редактирования. После их загрузки следует заполнить пункт требования — номер пункта, под которым документ указан в требовании в виде 1.ХХ или 2.ХХ. Согласно формату, первая цифра порядкового номера может принимать только одно из двух значений — либо 1, либо 2. Далее через точку указывается ХХ — двузначный порядковый номер добавляемого документа.

Вместе с xml-файлами счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, акта приемки-сдачи работ (услуг), а также товарной накладной (ТОРГ-12), должны передаваться и файлы подписи sgn. Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например Диадок).

Остальные документы, которые можно передавать в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист Книги покупок, дополнительный лист Книги продаж), передаются без файлов подписи.

Например, чтобы передать в описи товарную накладную в виде xml, следует добавить 4 файла — два из них должны иметь расширение xml (титул продавца и титул покупателя) и соответствующие им два файла подписи с расширением sgn.

После того как данные будут внесены, следует нажать кнопку «Следующий документ», после чего откроется следующий загруженный документ.

Чтобы перейти к списку загруженных файлов, следует нажать на кнопку в правом верхнем углу либо на серый фон.

Если в xml-файле будут обнаружены ошибки (например, «Не загружен титул покупателя», «Подпись к титулу покупателя не загружена», то следует загрузить недостающие документы. Также можно удалить такой документ и выгрузить его повторно из программы, в которой он формировался. После этого повторить загрузку в Экстерн.

7. Как только все необходимые документы будут отредактированы, следует перейти к списку и нажать кнопку «Перейти к отправке».

Кнопка будет неактивна до тех пор, пока напротив каждого загруженного документа не появится статус «Готов к отправке».

8. Откроется окно с результатами проверки, в котором следует нажать кнопку «Перейти к отправке».

Если опись подписывается сертификатом уполномоченного представителя, то совместно с ней в налоговую передается сообщение о представительстве (СоП).

Если форма подписывается сертификатом законного представителя (руководителя), то сообщение о представительстве не передается.

Кнопка «Перейти к отправке» не появляется, если в форме или сообщении о представительстве обнаружены ошибки. В этом случае следует исправить найденные ошибки и повторить отправку.

9. В следующем окне необходимо нажать на кнопку «Подписать и отправить».

10. Опись отправлена. Список переданных в описи документов и статус их обработки в ИФНС будет содержаться под требованием.

После отправки описи статусы обработки будут меняться следующим образом:

«Отправлен» — документы отправлены в налоговый орган. Дата отправки подтверждена. В системе будет отображаться дата и время отправки описи.
«Доставлен» — документы доставлены в налоговый орган, поступило «Извещение о получении»;
«Принят» — документы приняты налоговым органом, поступила «Квитанция о приеме». В системе будет отображаться дата и время получения квитанции из ИФНС.
«Отклонен» — документы не приняты налоговым органом, поступило «Уведомление об отказе». В системе будет отображаться дата и время получения уведомления из ИФНС.