Выплата за проживание в гостинице
Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.
Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:
- Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
- Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
- Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.
ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.
Как подтвердить расходы в командировке
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
В бюджетном учреждении
Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.
Для этого командировочному необходимо:
- В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
- Наименование платежной бумаги.
- Серию и номер.
- Название организации, предоставляющей услуги.
- Подпись и печать организации.
Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.
- Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.
Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2022 году, в качестве авансового платежа.
НТВП «Кедр — Консультант»
ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации по бухучету и налогообложению » Налог на прибыль » Об учете затрат заграничной командировки
Распечатать
Сотрудник ездил в заграничную командировку, оплачивал там проживание в гостинице, в чеке на проживание выделена сумма как налог за проживание.
Вопрос
Можем ли мы эту сумму принять в расходы по налогу на прибыль?
Ответ специалиста
Расходы на проживание в гостинице или арендованной квартире, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (п. 3 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).
НДС за проживание в гостинице можно принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в счете гостиницы (Письмо Минфина от 25.02.2015 N 03-07-11/9440).
{Типовая ситуация: Как оплатить и учесть проживание в командировке (Издательство «Главная книга», 2019) {КонсультантПлюс}}
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства, включая суммы налога на добавленную стоимость.
{Вопрос: Работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в гостинице, в которых отдельной строкой выделен НДС. Вправе ли организация учитывать налог, уплаченный по законодательству иностранного государства, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций? (Письмо Минфина РФ от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37) {КонсультантПлюс}}
При этом, если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в гостинице, в которых отдельной строкой выделен НДС, то эта сумма «заграничного» налога может быть включена в расходы для целей налогообложения (см. Письмо Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37).
Статья: Налоговый учет расходов на зарубежную командировку (Ермошина Е.Л.) («Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2022, N 11) {КонсультантПлюс}
4.2. Можно ли учесть в расходах для целей налога на прибыль сумму НДС (иного налога), уплаченную работником в зарубежной командировке (оплата гостиниц, билетов и т.д.) (пп. 1, 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
По вопросу учета налогов и пошлин, уплаченных на территории иностранного государства или в соответствии с его законодательством, см. также Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.
В пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, что расходами признаются суммы налогов, таможенных пошлин и сборов, начисленные в установленном законодательством РФ порядке.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно учесть затраты на командировки. Перечень таких расходов является открытым на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Возникает вопрос: можно ли учесть в расходах сумму НДС или иного налога, уплаченную работником в зарубежной командировке?
Официальная позиция, выраженная в Письмах Минфина России, заключается в том, что НДС, уплаченный работником в зарубежной командировке, можно учесть в составе расходов на основании пп. 12 или 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Автор поддерживает данный подход.
Судебной практики нет.
Подробнее см. документы
Письмо Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37
Финансовое ведомство разъяснило, что расходы работника на проживание в гостинице, включая НДС, уплаченный за границей, можно учитывать в качестве расходов на командировку (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по налогу на прибыль {КонсультантПлюс}
Из выше перечисленного следует, что в данном случае можно принять данную квитанцию в полной сумме (в т. ч. сумму налога за проживание) в расход по налогу на прибыль.
Разъяснение дано в рамках бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в марте 2022 г.
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.
Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ ().
Нормы оплаты
Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.
При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.
Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.
Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.
Варианты найма
Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.
Чаще же командированному приходится самостоятельно подыскивать себе вариант временного жилища.
Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.
Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.
Особенно это касается длительного пребывания.
В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.
Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.
Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.
Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.
Образцы типового договора аренды комнаты в квартире и договора краткосрочного найма жилого помещения вы можете найти на нашем сайте.
Оплата проживания без подтверждения
Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании. В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.
Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.
