Как оплачивается командировка в 2022 году: порядок оплаты суточных и командировочных расходов, как оформлять и оплачивать такие дни

Какую оплату гарантирует закон

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.
Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

1. Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
2. Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
3. Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
4. Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
5. Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

ВАЖНО!
Не все выезды и поездки специалистов можно отнести к служебному командированию. Разобраться в ситуации поможет статья «Какие поездки считаются командировкой».

Рассчитываем суточные

У госслужащих расчет суточных при командировках в 2022 году не составит труда: за день командировки чиновник может получить только 100 рублей.

У работников коммерческих организаций размер суточных, можно так сказать, не ограничен. До вступления в силу Федерального закона от 22.08.2004 № 122 в статье 168 ТК РФ говорилось, что «размеры возмещения не могут быть меньше размеров, установленных Правительством Российской Федерации…». Теперь этого нет, и размер суточных может начинаться от одного рубля, а верхним пределом не ограничен.

Размер суточных определяется локальным нормативным актом организации, но при его определении необходимо помнить, что суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц в пределах 700 рублей по России и 2500 рублей за границей за каждый день командировки. Суммы, превышающие указанные значения, подлежат налогообложению в соответствии со статьей 217 НК РФ.

Как оплачивается командировка в 2022 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов. Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2022 году».

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2022 г., следовательно, расчетный период: февраль 2022 г. – март 2022 г.
2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Расчет расходов на проезд

Если в организации не предусмотрена процедура заказа и оплаты проездных документов, работник может самостоятельно организовать свою поездку к месту командирования и обратно, заказав и оплатив билеты из суммы выданного ему аванса.

Чтобы работники не летали бизнес-классом или не отправлялись на поездах в спальных вагонах, работодатели могут установить определенные ограничения на расходы, как это сделано для госслужащих в Постановлении Правительства от 02.10.2002 № 729.

Ограничения по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно:

• железнодорожным транспортом — только в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования, кроме такси.

Пример расчета

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2022 г.

Его расчетные данные за период февраль 2022 – март 2022 г.:

Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.

Оплата командировки по среднему заработку: 3567,57 × 20 дн. = 71 351,40 рублей.

О том, какими бухгалтерскими записями отразить данные операции в учете, читайте в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».

Сверхурочная работа в командировке

Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован. Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется. Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.

Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.

Порядок действий:

1. Закрепите нормативы. Порядок и размеры оплаты сверхурочных пропишите в положении о командировках. Например, установите, что за первые два часа переработки положена оплата в 1,5-кратном размере среднего заработка. За остальное время сверхурочной работы — в 2-кратном размере. Но доплаты могут быть и больше, в зависимости от финансовых возможностей компании.
2. Получите согласие работника. Для этого направьте в адрес сотрудника письменное уведомление с предложением о сверхурочном труде. В обращении обязательно укажите информацию о повышенной оплате. Унифицированной формы предложения нет, подготовьте документ в произвольной форме.
3. Оформите приказ. Получив письменное согласие подчиненного, необходимо оформить распоряжение о привлечении в сверхурочной работе в период командирования.
4. Обеспечьте учет времени. Это необходимо для оплаты в полном объеме. Используйте табель учета рабочего времени унифицированной формы либо разработайте и утвердите собственные, которые работник будет заполнять для учета переработок и сверхурочных часов.

ВАЖНО!

Если выполнение обязанностей в командировке приходится на ночные часы, то необходимо провести аналогичные действия. Размер оплаты закрепите в положении о командировках.

Обратите внимание, что если на ночные часы, с 00:00 до 06:00, выпадает время в пути, то доплат и надбавок не полагается. Например, если работник возвращается ночным рейсом, оплачивать ночные часы не нужно.

Какие выплаты не подлежат индексации?

Итак, при повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, а также выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность). (См. рассмотренные выше примеры. В частности, в них индексации подлежали сумма оклада, а также сумма премии, установленной работнику в фиксированном размере — 30% оклада.)
Не подлежат индексации:

1. выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность). Поясним. Выплаты к окладу в диапазоне значений — это выплаты, установленные, например, положением о премировании в размере от 10 до 50% должностного оклада в зависимости от выполнения работником тех или иных критериев (то есть в случае, если размер премии в расчетном периоде неодинаков);
2. выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (то есть выплаты, установленные не по отношению к тарифной ставке, окладу). К таковым можно отнести, например, выплаты за выслугу лет.

Командировочные в выходные и праздничные дни

То, как оплачиваются дни в командировке, выпадающие на праздники и выходные, зависит от того, работал подчиненный или нет.

Если в выходной или праздник сотрудник не работал, то оплачивать дни по среднему заработку не нужно. Например, специалист направлен в командировку на 10 дней, в том числе 1 праздник и 2 выходных. Начислите средний заработок только за рабочие 7 дней пребывания в служебной поездке.

ВАЖНО!

Суточные платите за все дни, независимо от того, работал специалист или нет. Включите в расчет рабочие сутки, праздничные, выходные, дни в пути и простое, сутки отправления и возврата.

Если сотрудник работал в выходной или праздник, находясь в командировке, то оплатите это время в следующем размере:

• не менее чем в однократном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник потребовал предоставить дополнительное время отдыха;
• не менее чем в двукратном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник решил отказаться от отгулов.

ВАЖНО!

При исчислении оплаты за работу в выходной и праздник учитывайте не только должностной оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты, надбавки и доплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда. Например, районные коэффициенты, доплата за стаж, надбавка за квалификацию.

Аналогичный порядок выплат полагается, если работник отправляется в командировку в выходной или праздничный день. Либо возвращается из нее. Например, специалист отправляется в поездку 1 мая. Это праздничный день. Следовательно, работодатель должен предложить двойную ставку или отгул и оплату в однократном размере.

Средний заработок платим как и зарплату

По своей сути средний заработок за время нахождения в командировке является частью зарплаты (ст. 57, 167 ТК РФ). Зарплата должна выплачиваться в установленный в компании день не реже чем каждые полмесяца. Поэтому и выплачивать средний заработок при командировке нужно в день выплаты зарплаты.

В настоящее время, когда в большинстве случаев зарплата сотрудников перечисляется на банковские карты, выплатить средний заработок командированному сотруднику – не проблема. Если же пластиковой карты у работника нет, то деньги ему можно выдать сразу же по приезду. В случае острой потребности в деньгах зарплату работнику нужно отправить переводом за счет организации (ст. 136, 137 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. В целом логично возместить работнику издержки, вызванные проживанием в непривычном месте в интересах работодателя. Например, затраты на организацию питания и удовлетворения других ежедневных нужд (подробнее об этом см., «Выплачиваем суточные до отъезда в командировку»).

Пример расчета

Морковкин Степан Игоревич был направлен в командировку на 15 дн. — с 17 апреля по 1 мая включительно. Он отработал 11 дн. (10 — в рабочие и 1 — в выходной). Средний заработок за расчетный период — 2000 рублей. Тарифная дневная ставка — 2500 рублей. За труд в выходной положена двойная оплата, отгул Морковкин не брал.

Нормы возмещения командировочных по организации:

• суточные — 1000 рублей в сутки;
• проезд: билеты — 5000 рублей в одну сторону;
• проживание: гостиница — 2000 рублей в сутки.

Бухгалтер начислил следующие командировочные выплаты:

• суточные: 1000 × 15 дн. = 15 000 рублей.

ВАЖНО!

По суточным установлен лимит в отношении налогообложения НДФЛ. По России — 700 рублей в сутки и 2500 руб. — за рубеж. С разницы удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

• НДФЛ: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 13 % = 585 руб.;
• страховые взносы: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 30,2 % = 1359 руб.;
• транспортные расходы: 5000 × 2 = 10 000 рублей;
• траты на проживание: 2000 × 14 дн. = 28 000 рублей;
• средний заработок: 10 раб. дн. × 2000 руб. = 20 000 руб.;
• оплата за работу в праздники и выходные: 2500 × 2 размер × 2 дн. = 10 000 руб.

Почему оплачиваем двое суток в повышенном размере? Ведь сотрудник работал только в один выходной? Дело в том, что Морковкин возвращался домой в праздник 1 мая. Отгулы он не брал. Поэтому специалисту полагается оплата не менее чем в двойном размере от тарифной ставки или должностного оклада с учетом стимулирующих и компенсационных надбавок.