Какие документы нужны для заключения договора поставки

Почему запрашивают учредительные документы

Если не проверить учредительные документы, то последствия могут оказаться очень неблагоприятными, например:

• убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением второй стороной взятых на себя обязательств;
• привлечение интереса налоговой (штрафы, выездные проверки, доначисление налога и т. д.);
• потраченное время на переговоры с ненадежным контрагентом, в результате — упущенная выгода.

Стоит определить, что нужно для заключения договора, для того чтобы избежать негативных последствий.

Итоги

Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200
• Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Общий перечень обязательных бумаг

Каждый отдельный случай требует понимания, что необходимо проверить в соглашении о поставке с юридическим лицом, ИП или с иностранной компанией. Предпринимательская практика выделила общий список документов для договора поставки:

• уставные;
• регистрационные;
• налоговые;
• представительские;
• разрешительные;
• правоподтверждающие.

Бесплатно составьте любое соглашение с помощью специального конструктора договоров от КонсультантПлюс.

Для юридических лиц: состояние общества и полномочия представителя

При работе с юридическим лицом контрагенту для заключения договора поставки необходимо представить следующие документы:

1. Учредительные. Представляются в последней редакции. Основное внимание стоит обратить на то, какие учредительные документы нужны для заключения договора, это зависит от организационно-правовой формы контрагента (специальный ФЗ — для госкорпораций, учредительный договор — для хозяйственных товариществ, устав — для всех остальных юрлиц). Проверяем страницы, содержащие информацию о наименовании, местонахождении, учредителях (участниках), единоличном исполнительном органе юридического лица, его полномочия и порядок избрания.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
3. Выписка из ЕГРЮЛ. Рекомендуем проверять, чтобы выписка была выдана не позднее чем за 60–90 дней до даты заключения сделки.
4. Копия решения общего собрания членов общества либо коллективного органа управления об одобрении совершаемой сделки, если такое одобрение необходимо в силу закона или устава.
5. Доверенность на осуществление деятельности от имени общества (необходима, если подписывающее лицо не директор общества, указанный в учредительных документах). Рекомендуется проверить полномочия представителя общества по доверенности и срок ее действия, в доверенности должно быть четко указано, на осуществление каких сделок представитель имеет право. В доверенности указывают дату ее выдачи и дату окончания ее действия. Учитываем, что без даты окончания действия доверенности такой срок составляет 1 год, а без даты выдачи такая доверенность не имеет юридической силы.
6. Копии лицензий на осуществление лицензируемой деятельности, заверенные надлежащим образом. Их представление необходимо, если специфика поставки затрагивает деятельность, подлежащую государственному лицензированию.
7. Подтверждение права контрагента на имущество, передаваемое второй стороне.

Чек-лист подходит как для ООО, так и для АО, поскольку список документов для заключения договора с ООО такой же.

Отгрузочные документы от поставщика – это какие

В первую очередь нужно понять, чем наше юридическое событие отличается от обычного перехода имущества, а значит, и имущественных прав. Зачем нам нужен дополнительный пакет, который может включать транспортные и разрешительные бумаги.

Дело в том, что при передаче ценностей происходит еще несколько процедур. Это отгрузка и поставка. И они также должны быть зафиксированы и подтверждены. Иначе эти процессы не будут считать легитимными.

Давайте посмотрим, какая конкретно документация может быть необходима в различных случаях.

Финансовые

Тут существуют только два варианта. Первый – счет-фактура, один из важнейших фундаментальных элементов. Второй – различные инвойсы. Фактически это коммерческие счета. Примечательно то, что принимающей стороне не нужно разбираться, как сделать отгрузочные документы, формирование этих двух видов бумаг полностью находится в компетенции отравителя, а зачастую им и является продавец. Лишь в редких случаях, когда компания пользуется услугами аутсорсинга, в этой роли может выступать третье лицо.

Комсчёт или «CI»

Данные виды необходимы в первую очередь для решения вопросов с таможней, а также с выявлением налогооблагаемой части ТМЦ. Они же сказываются на начислении дебиторской задолженности.

Содержание в редких случаях способно отличаться в нюансах, но существуют обязательные моменты, которые указываются всегда:

• Конкретный вид товара.
• Количественный фактор.
• Состояние (качество). Опция необходима для идентификации повреждений, которые теоретически возникают во время транспортировки.
• Общее количество партии.
• Ценовой эквивалент всех ТМЦ, а в отдельных случаях и каждой отдельной единицы, если это потребуется.
• Наименование организаций, а также фактические адреса. Причем учитывается как точка отправки, так и приема.

Счёт-проформа

Дополнительная бумага, которую формирует продавец. Она не входит в общий пакет документов при отгрузке товара. В главной степени, потому что у нее нет строгой унифицированной формы на территории Российской Федерации. Это своего рода предварительный список товаров с их условной ценой. Но это важный момент, ведь данная стоимость не является конечной и официальной. Стоит считать ее предварительным расчетом, чтобы обе стороны понимали, о каких суммах в принципе идет речь, не более того. Но соблюдение этой формы общепринято в мировой практике, поэтому не стоит ее игнорировать.

Платформы и коммерческие счета

Это еще один вид дополнительной документации. Первые – это лишь обязательства, где четко прописывается уже конечная стоимость. Но фактически требованием к оплате они являться не могут. Соответственно, выделять деньги на эту статью расходов в бухгалтерии не нужно. Но при этом второй вид – коммерческие счета – уже более официальный. Он в какой-то мере легитимный, проверяется налоговой, а также на его основании формируется последующая отчетность, в том числе и таможенная.

Консульский счет-фактура

Необходим сугубо для валютного контроля, а также для выявления потенциальных отчислений в пользу бюджета государства. Это оформление пакета отгрузочных документов будет нужно только при наличии импортных ТМЦ, пересекающих государственную границу. Причем просто получить его на руки будет недостаточно, он должен пройти проверку в консульстве той страны, куда и осуществляется поставка. Без нее и официального штампа вся партия будет считаться не прошедшей таможенный контроль в полной мере. Ведь формирование сбора (пошлины) во многом зависит от этого момента.

Товаросопроводительная документация

Вот здесь набор зачастую произвольный. Стороны сделки сами определяют, каким именно он будет. Причем главная цель его состоит в подаче полноценной и объемной информации по количеству, качеству и виду перевозимых ценностей. Он отвечает за распределение финансов в пользу самого перевозчика, порядок и форму оплаты его деятельности. Поскольку сфера эта не совсем типовая, то каких-то четких стандартов по формату обычно не преследуется. Причем вне зависимости от того, какие документы оформляются при поставке товара, на отгрузку должны прибыть все в полном составе. Даже, если часть из них не была необходима по закону, но первоначальный договор их предусмотрел, то других вариантов не остается.

Контрольный упаковочный лист

Это перечень всех ТМЦ, но с точным указанием их товаромест. То есть, расположение и количество упаковок любой формы. Это ящики, палетки, коробки, цистерны и другие варианты. Также важно учитывать и качество упаковки, оно должно быть прописано в обязательном порядке. Кроме того, нужно помнить, что у бумаги нет четкой стандартной формы, соответственно, отправитель, в чьей компетенции и лежит этот фактор, сам формирует свой вариант. И он в большинстве случаев не совпадает с тем, каким обычно пользуется покупатель. Но это не имеет большого значения, ведь он обязан принять его в любой форме.

Опять же, разбирая вопрос – какие первичные документы нужны при отгрузке товара покупателю, контрольный упаковочный лист можно не учитывать. Но хоть он и не понадобится при проверке налоговой, но окажется строго необходим при прохождении таможенного контроля. Ведь он будет подтверждать сам факт перехода ценностей в указанном составе.

Накладная на груз

Для сверки используется ТОРГ 12, ничего необычного. С его помощью получится провести полную проверку наличия и объемов продукции.

Товарно-транспортная

Всю информацию по логистической компании вносится именно сюда. Это количество используемой техники, ее качество, тип, принадлежность, общий километраж предполагаемого или пройденного маршрута, участники поездки ― это экспедитор и водитель. Важно знать, что подобный вариант сопроводительных бумаг станет необходимым исключительно при наличии промежуточного участника сделки – перевозчика. Если покупатель своими силами забирает ТМЦ и осуществляет их транспортировку, то пункт с чистой совестью стоит пропускать. Но сейчас уже редко кто поступает подобным образом, обычно при адекватных объемах поставки ― это просто нерентабельно и лишено всякой логики.

Грузовая

Т-накладная – выписывается сразу на весь груз. Но исключительно в тех случаях, когда доставка осуществляется с применением одного транспортного средства. К примеру, грузовика. Если же используется несколько видов машин, то бумагу придется составлять отдельно на каждую выявленную партию. Подготовка отгрузочных документов этого типа лежит полностью в компетенции грузоотправителя. Но если иное предусмотрено изначальным договором, то этой задачей занимается другая сторона. Как вариант – это логистическая компания или иная организация, в том числе аутсорсинг.

Сквозной коносамент

Бумага, необходимая для подтверждения прав на товар и его наличие, а также помогающая в распределении. Но используется только в случае морской перевозки. И то не всегда, а лишь при передаче партии с одного судна на другое. Как раз в этот момент и сверяется данный тип документации. Он поможет понять, что именно этот груз и ожидается, а также проверить доставку всех его составных частей, посмотреть на наличие нужных упаковок и так далее. Это один из ключевых моментов при вопросе – какие документы оформляются при поставке товара судоходным путем.

Смешанный коносамент

Схож с предыдущим типом. Но в этой конкретной вариации подразумевается не только передача от одного судна к другому, но и к сухопутным видам транспорта. Например, часть пути груз прошел по морю на грузовом судне, а потом в порту его принял на руки не покупатель, а все та же (или даже новая) логистическая компания. И дальше он отправился в дорогу уже на грузовиках. Именно тогда понадобится смешанный коносамент.

Международная транспортная накладная

Используется при сухопутном пересечении границы. Причем абсолютно любого государства. Поэтому становится ясно, что форма полностью универсальная. Она содержит данные, которые легко воспринимаются таможенными органами любой страны. И CMR становится важнейшим элементом всего пакета в этом случае. Ведь как бы правильно не был составлен остальной комплект документов при отгрузке товара со склада, в отсутствии международной накладной ― весь груз просто будет арестован на границе.

Для контрагента — иностранной компании: специфика проверки

Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.

Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:

1. О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
2. Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
3. Заверенный перевод всех представленных бумаг.

Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.

Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.

Особенности оформления

Отгрузочные документы поставщика – это документы при отгрузке товара со склада соответственно. Предоставленная информация используется при подтверждении сделок поставки, оказанных услуг и при передаче прав собственности. Их необходимо подготовить в нескольких экземплярах. По крайней мере, для отправителя, получателя и водителя. Кроме того, потребуется копия для транспортной компании (если она задействована).

Кто участвует в формировании документации, рассмотренной выше? Это продавец или транспортная компания, которая работает с первой по договору перевозки. Фиксированная дата соответствует дню отгрузки (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Счета-фактуры выставляются в момент возврата ТМЦ заказчику или организации-перевозчику. Дата в УПД и в Т-накладной не проставляется раньше той, что прописана в ТТ-накладных. При невыполнении этих условий контролирующие органы сочтут процедуру фиктивной. Таким образом, покупатель не может вычесть НДС. Все данные в них также должны совпадать.

Так как высок риск потери и порчи продукции из-за кражи, тряски и перепадов погоды, лицо, ответственное за это, должно быть определено заранее. Оформление и выдача пакета первичных документов на отгрузку товара в момент передачи покупателю необходимы как доказательство совершения сделки. Все важные моменты и нюансы должны быть задокументированы, в том числе и для того, чтобы было с кого потребовать возмещения убытков.

Дополнительная проверка: минимизация всех возможных рисков

Избежать маловероятных, но крайне неприятных последствий и упростить преддоговорную проверку позволит предоставление контрагентом дополнительной информации. К ней относятся документы, необходимые для заключения договора с ООО, которые предоставляются по запросу:

• справка в свободной форме с перечислением основных данных (наименование, контактные данные, адрес регистрации и нахождения, банковские реквизиты и сведения о директоре, главном бухгалтере, представителе);
• информация о собственниках юридического лица, его бенефициарах и заинтересованных лицах;
• подтверждение подлинности подписи лица, подписывающего бумаги, и директора (в таких случаях предъявляют копию банковской карты с подписью на обратной стороне).

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Как вы уже знаете, причиной оформления первичного документа служат события, случающиеся на предприятии. Однако не все события нужно относить к тем, которые требуют оформления первичного документа.
Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.

Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.

Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.

А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.

Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» , которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.