Что такое журнал хозяйственных операций и как его правильно заполнить?

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.

Основные принципы таковы:

1. Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
2. Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
3. Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
4. Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
5. Можно формировать их помесячно.

Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.

Для чего нужен журнал регистрации хозяйственных операций

Пример заполнения этого учетного регистра наглядно демонстрирует, какие операции и в каком периоде проводились. Документирование хозяйственных операций организации и рассмотрение их в совокупности дает возможность грамотному экономисту проанализировать текущую обстановку в компании, проконтролировать ее финансовое состояние, спрогнозировать грядущие изменения, сделать выводы и предпринять усилия для стабилизации экономического здоровья организации.

Таким образом, документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета – неразрывно связанные понятия, обеспечивающие прозрачность и законность хозяйственных операций.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Формы журналов

Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.

Учет по кассовому методу

Более веская причина, по которой мы уделили столько внимания простой системе, – в том, что она открывает дорогу кассовому методу. Для реализации такой учетной политики традиционный учет посредством двойной записи на корреспондирующих счетах не приспособлен.

Применение кассового метода интересно еще и тем, что по этому методу ведется налоговый учет «на упрощенке» (с объектом налогообложения «доходы минус расходы»). В целях оптимизации учета дополним регистр простой записи графами из книги учета доходов и расходов. Получится форма «два в одном» (таблица 5) – наподобие универсального передаточного документа, который многим бухгалтерам пришелся по вкусу.

Теперь о главной тонкости кассового метода, ускользающей от понимания многих специалистов. В нем идет речь о признании оплаченных доходов и расходов исключительно в отчете о финансовых результатах. Факт оплаты затрат, участвующих в формировании актива, не отразится на его свойствах, перечисленных в Концепции (п. 7.2, 7.2.1). Следовательно, подход к составлению баланса не изменится.

В таблице 6 описаны те же операции, что и в таблице 5 с той разницей, что учет доходов и расходов ведется по оплате.

В таблице 6 при определении финансового результата деятельности прибыль за отчетный период рассчитана как разница между доходами и расходами (п. 7.7 Концепции). Однако в кассовом методе увязки между чистой прибылью и капиталом уже не имеется. Поэтому в таблице 6 капитал определен как разность между суммой активов обязательств на отчетную дату (п. 7.4 Концепции).

Вы наверняка заметили, что показатели чистой прибыли, выведенные в таблицах 5 и 6, значительно различаются (150 и 460 тыс. руб. соответственно). Однако распределению между собственниками компании подлежит именно чистая прибыль – вне зависимости от метода, которым она получена. Ее сумма берется из строки «Чистая прибыль (убыток)» отчета о финансовых результатах, предусмотренной нормативным правовым актом. Коль скоро вы остановили свой выбор на кассовом методе, выявлять чистую прибыль путем дополнительных расчетов не следует. Однако при выделении дивидендов приходится соблюдать ограничения, установленные для чистых активов (ст. 29 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Так что в описанной ситуации выплатить больше чем 150 тыс. рублей невозможно.

Автор не призывает к внедрению простой системы или кассового метода. Эти варианты учетной политики не соответствуют сложившимся стереотипам, а также не освобождают от необходимости применения ПБУ. Впрочем, не исключено, что описанные способы кому-то действительно покажутся упрощенными.

Путеводитель для УСН

С 2013 года компании на УСН вынуждены вести бухучет. Книга поможет бухгалтеру разобраться в том, как составить баланс и согласовать все отчетные формы. Узнайте больше >>

Перечень действующих журналов

Бюджетники используют такие виды.

Некоммерческие организации применяют другие.

Форма, содержание и бланк

Благодаря данному журналу отслеживается общее финансовое состояние фирмы, показываются все изменения в худшую или лучшую сторону и делаются прогнозы на дальнейшее развитие компании.
Грамотный и добросовестный экономист на основании данной документации также сможет спрогнозировать пути лучшего развития компании и решения тех или иных проблем, если таковые будут обнаружены.

Все документы попадают к бухгалтеру не всегда в нужный срок и не всегда в том виде, какой требуется по норме. Тогда приходится создавать документы либо с устного пересказа, либо самостоятельно. Официально подобные действия запрещены, но на практике применяются довольно часто.

Важно, чтобы документы можно было изменять или редактировать «задним» числом, а также чтобы все эти изменения не влияли на дальнейшие операции. Журнал хозяйственных операций создаётся, основываясь на первичной документации.

Ведение журнала и бухгалтерского учёта напрямую связано друг с другом и гарантирует компании прозрачность и легитимность всех проведённых на фирме операций, поскольку в документе отображаются все изменения в хозяйственной деятельности компании, такие как:

1. Изменение активов (какие-либо изменения в оборудование, помогающем производству продукта фирмы, будь то поломка, замена или его ремонт).
2. Изменение пассивов (действия с кредитами и ценными бумагами).
3. Позитивные перемены в общем состоянии компании (в активах, пассивах и финансовом состоянии).
4. Негативные перемены в общем состоянии компании (в активах, пассивах и финансовом состоянии).
5. Определённые факты, не относящиеся ни к одной из вышеперечисленных категорий (другие изменения).

[docs]

Некоторые предприятия дополнительно указывают в журнале первичные документы, влияющие на передвижение денежных средств.

Особенности формирования регистров бухучета

Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.

Обязательные реквизиты регистра:

1. Наименование документа и его формы.
2. Полное наименование учреждения.
3. Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
4. Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
5. Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
6. Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи ответственных лиц.

Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.

Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.

Итоги

Регистр, содержащий полную информацию о деятельности организации, отраженную на счетах бухгалтерского учета, может быть назван «Журнал учета хозяйственных операций» (или проводок, или фактов хозяйственной деятельности — от этого не изменится его функция). Современное бухгалтерское программное обеспечение позволяет формировать такой регистр автоматически, что может помочь найти необходимые записи в большом объеме информации путем применения фильтров и сортировок.

Источники

• https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/zhurnaly_operaciy/
• https://ZnayBiz.ru/buh/raznoe/otchetnost/zhurnal-hozyajstvennyh-operacij.html
• https://okbuh.ru/buhgalteriya/zhurnal-hozyajstvennyh-operatsij-obrazets
• https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/zapolnyaem_zhurnal_ucheta_hozyajstvennyh_operacij_obrazec/
• https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/oformlyaem-zhurnal-khozyaystvennykh-operatsiy
• https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/chto-takoe-zhurnal-khozyajjstvennykh-opera.html
• https://eat4fun.ru/egrp/17202-zhurnal-khozyaystvennykh-operaciy-obrazec-zapolneniya-s-provodkami.html
• https://minakovajulia.ru/zhurnal-hozyajstvennyh-operatsij/

Правила заполнения

Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)

Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами (РКО и ПКО) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.

Журнал-ордер 2

Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.

Журнал-ордер 6

Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».

Журнал-ордер 7

Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.

Журнал-ордер 8

Указываем данные по каждой операции:

• авансовые платежи и расчеты с подрядчиками и поставщиками (выданные и полученные);
• расчеты с бюджетами по налогам и сборам;
• расчеты с разными кредиторами и дебиторами;
• внутрихозяйственные операции.

Журнал-ордер 10

Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).

Журнал-ордер 11

Отражаем данные об учете готовой продукции. Допускается внесение обобщенной информации. Форма журнала разрабатывается организацией самостоятельно, с учетом особенностей специфики деятельности (производства).

Как заполнить журнал хозяйственных операций

Обычно бухгалтер, оформив проводку в бухгалтерских документах, соответствующую запись заносит и в журнал. Представляем журнал хозяйственных операций (образец заполнения с проводками).

В третьей графе журнала бухгалтер делает отметку о первичной учетной форме, которая документально подтверждает факт проведения хозяйственной операции. Не возбраняется также ссылаться на журнал-ордер, где можно увидеть интересующую проводку. Запись о собственно операции должна быть понятной и лаконичной.

Справочники и подпрограммы проверки

1.1. План счетов — справочник счетов бухгалтерского учета. План счетов — линейный, то есть состоит из списка субсчетов. Выделение всего счета происходит за счет целых цифр. Для субсчетов 68.1,68.2 и т.д. основной счет 68. 1.2. Субконто — справочники объектов аналитического учета (справочник сторонних организаций и физических лиц, справочник работников). Субконто — аналитический признак, служащий для расчетов. Расчеты по счетам с развернутым сальдо производятся с учетом остатков по субконто. Внимание ! Для счетов 60,76,62,75 — субконто должно быть «Справочник организаций и физ. лиц». Для счета 70 — субконто только из справочника «Работников». Для счета 71 обязательным является субконто — «Работник предприятия», дополнительно может быть указана и субконто из справочника «Организаций». Выполните проверку журнала операций для выявления указанных выше ошибок. 1.3. Упаковка и переиндексация — стандартные пункты главного меню любой задачи. Упаковка уменьшает количество записей в базах данных за счет удаления помеченных для удаления. Переиндексация производится в случае сбоев. Для данной системы переиндексация не является обязательным условием работы. 1.4 Константы. Здесь вводятся постоянные для каждого предприятия данные (ИНН, коды, наименование налоговой инспекции и так далее). 1.5 Программы проверки: журнала операций и корректности проводок. Успешная проверка журнала операций — необходимое условие правильности расчетов, поэтому следуйте рекомендациям выдаваемым программой проверки. Проверка корректности проводок — один из путей поиска Ваших ошибочных проводок. Перед проверкой заполните базу знаний в пункте «Настройки».