Как определить, к какому периоду относится неделимая часть отпуска при переносе отпуска на следующий год?

Что такое основной оплачиваемый отпуск по ТК РФ, очередность отпусков и право на отпуск

Отпуском признается ежегодный период, когда работник может не работать, но при этом сохраняет место работы и средний заработок.
Трудовой кодекс относит отпуск ко времени отдыха сотрудника, то есть в этот период он не выполняет рабочие обязанности и использует его так, как сочтет необходимым (ст. 106, 107 ТК РФ).

Когда возникает право на отпуск

Впервые сотрудник может рассчитывать на предоставление отпуска, если он проработал в одном месте в течение полугода без увольнения. Оплачивать это время отдыха обязаны все работодатели — как организации, так и физические лица, осуществляющие индивидуальную предпринимательскую деятельность.

При этом оформить отпуск могут все работники, которые заключили трудовой договор. К их числу относятся:

• совмещающие основное место трудоустройства с другой оплачиваемой работой (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);
• выполняющие работу в течение конкретного сезона (ст. 295 ТК РФ);
• заключившие трудовое соглашение не больше, чем на два месяца (ст. 291 ТК РФ);
• осуществляющие обязанности по трудовому договору на дому (ч. 4 ст. 310 ТК РФ);
• выполняющие свои трудовые функции вне места нахождения работодателя, то есть дистанционно (ст. 312.4 ТК РФ).

Таким образом, реализация права на отпуск не зависит от того, какую должность занимает сотрудник, где он выполняет свои обязанности, какой режим рабочего времени имеет и какой срок действия указан в его трудовом контракте.

Однако указанные нормы не распространяются на тех, кто был трудоустроен по договору гражданско-правового характера. Такая категория работников права на отпуск не имеет (абз. 4 ч. 8 ст. 11 ТК РФ).

Основной оплачиваемый отпуск сотрудник должен получать ежегодно на основании ч. 1 ст. 122 ТК РФ. При этом во внимание принимается не календарный, а так называемый рабочий год. Он состоит из 12 месяцев и исчисляется не с 1 января, а со дня приема на работу (подобная формулировка содержится в письме Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1).

Как устанавливается очередность отпусков

Очередность отпусков устанавливается посредством составления графика на основании пожеланий работников и с учетом интересов работодателя. Ст. 123 ТК РФ указывает, что график отпусков должен быть издан в срок не позднее двух недель до начала нового года.

Важно! При составлении графика отпусков работодателю следует учитывать, что ряд категорий работников вправе воспользоваться ежегодным отдыхом в любое удобное для них время.

К таковым относятся, в частности:

• лица, не отгулявшие отпуск в связи с отзывом из него (ст. 125 ТК РФ);
• студенты, получающие первое высшее образование (ст. 177 ТК РФ);
• совместители, которым работодатель обязан предоставить отпуск одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• сотрудники, пострадавшие от радиации в Чернобыле (ст. 14 закона «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации…» от 15.05.1991 № 1244-1);
• инвалиды войны, участники и ветераны ВОВ, ветераны боевых действий (ст. 14–17 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• Герои СССР и России, обладатели орденов Славы всех трех степеней (ст. 8 закона «О статусе героев…» от 15.01.1993 № 4301-1);
• Герои соцтруда и обладатели орденов Трудовой славы трех степеней (ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий Героям…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• жены и мужья военнослужащих, которые по своему желанию вправе получить отпуск одновременно с супругом/супругой (ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ;
• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ) и т. д.

Дни отпуска за предыдущие рабочие периоды, которые не были использованы, работник вправе получить в соответствии с графиком отпусков на следующий год или использовать иным способом по договоренности с руководством (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Можно ли уйти в отпуск раньше или позже установленного законом срока?

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ руководитель вправе опустить сотрудника в отпуск раньше, чем истечет полгода со дня его трудоустройства.

Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в таком случае достаточно написать соответствующее заявление на имя работодателя. На основании этого документа тот принимает решение и проставляет соответствующую визу на нем. Если решение положительное, издается приказ о предоставлении сотруднику отпуска в определенные им даты.

Однако ч. 3 ст. 122 ТК РФ содержит перечень лиц, которым отпуск до истечения положенного срока по их просьбе предоставляется обязательно. К их числу относятся:

• сотрудницы, которые намерены использовать ежегодный отпуск до или после отпуска по беременности и родам;
• работники, не достигшие 18-летия;
• усыновители младенца, не достигшего возраста трех месяцев.

Кроме того, некоторые категории трудоустроенных граждан, могут получить отпуск в любое удобное для них время, независимо от стажа работы у конкретного работодателя. В частности, такое право имеют:

• супруг в период нахождения его жены в декретном отпуске (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
• лицо, воспитывающее ребенка-инвалида, не достигшего 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

При предоставлении отпуска по основному месту работы сотрудники по совместительству имеют право на получение отпуска вперед, то есть авансом, если они не отработали положенные полгода (ст. 286 ТК РФ).

Если сотрудник по болезни продлил отпуск

Когда сотрудник в отпуске заболевает, он вынужден продлить его на период болезни. В такой ситуации из расчетного периода время болезни следует исключить. То есть, первоначально при расчете отпускных рассчитывается расчетный период, исходя из времени работы сотрудника в организации. А затем из этого периода исключается дни болезни.

Подробнее на примере:

Бухгалтер ООО «Континент» написала заявление на отпуск с 17 по 31 октября 2022 года. Все дни отпуска она болела и перенесла его на период с 1 по 15 ноября 2022 года. Расчетный период будет следующим:

С 1 ноября 2016 года по 16 октября 2022 года, при этом дни с 17 по 31 октября 2022 года из расчетного периода следует исключить.

Сколько дней составляет ежегодный очередной отпуск согласно ТК РФ

Длительность ежегодного оплачиваемого отпуска по ТК РФ составляет 28 календарных дней (ст. 115). Это как минимум. Есть категории работников, у которых период оплачиваемого отдыха превышает 28 дней, например врачи, сотрудники МВД и прочие (список вы найдете ниже). Для них продолжительность очередных отпусков и порядок их предоставления утверждают соответствующие федеральные законы.

Помимо основного федеральным законодательством, «зарплатными» положениями работодателя или трудовыми договорами могут быть предусмотрены дополнительные оплачиваемые отпуска. Кто-то разрешает их вместе с основным, кто-то предоставляет отдельно. Эти моменты определяются руководством организации.

При оформлении ежегодного отпуска следует учитывать, охватывает ли его продолжительность нерабочие дни. Ст. 120 ТК РФ говорит о том, что отпуск исчисляется в календарных, а не в рабочих днях, поэтому дни, выпадающие на выходные, включаются в это время отдыха и оплачиваются.

Однако нерабочие праздничные дни, перечень которых содержится в ст. 112 ТК РФ, в количество дней отпуска не входят и оплате не подлежат.

Например, сотрудник попросил отпуск в количестве 14 дней с 20 апреля по 3 мая 2022 года. Поскольку попадающий в этот период день 1 мая является праздничным, засчитываться и оплачиваться будут только 13 дней отпуска (в том числе и выходные 25, 26 апреля, 2, 3 мая).

Кому положен удлиненный оплачиваемый отпуск

Как уже было сказано ранее, для отдельных категорий работников законодательство предусматривает основной отпуск, превышающий стандартную продолжительность. Рассмотрим подробнее, кто к ним относится и на сколько дней отпуска они могут рассчитывать:

1. Несовершеннолетние сотрудники до 18 лет — 31 календарный день, может быть предоставлен в любое время (ст. 267 ТК РФ).
2. Инвалиды — не менее 30 календарных дней.
3. Педагоги — количество дней варьируется от 42 до 56 в зависимости от должности и вида образовательного учреждения.
4. Ученые, если они работают в бюджетной научной организации — 48 дней для докторов наук, для кандидатов — 36дней.
5. Работающие с химическим оружием — 49-56 дней в зависимости от степени опасности выполняемых работ.
6. Сотрудники спасательных служб — 30, 35, 40 дней в зависимости от служебного стажа.
7. Медицинские работники, в силу своей деятельности подверженные риску заболевания ВИЧ-инфекцией — 36 дней.
8. Государственные служащие — 30 дней.
9. Сотрудники прокуратуры — 30 дней, не учитывая время в дороге к месту отдыха и обратно.
10. Сотрудники следственного комитета — 30 дней. Для данной категории в период отпуска время в пути к месту отдыха и обратно засчитывается.

Дополнительный отпуск для северян

Трудовое законодательство устанавливает некоторые привилегии для тех граждан, которые трудятся в суровых климатических условиях. Такие сотрудники, кроме стандартного основного отпуска, вправе получить дополнительное время отдыха на основании ст. 321 ТК РФ.

Продолжительность таких дополнительных отпусков составляет 24 календарных дня для работников Крайнего Севера и 16 дней — в местностях, приравненных к ним.

В других районах Севера, не относящимся к указанным категориям, если в них установлен районный коэффициент и процент к зарплате, работники могут рассчитывать на дополнительные 8 дней отпуска на основании ст. 14 закона «О государственных гарантиях…» от 19.02.1993 № 4520-1.

Кроме того, в силу ст. 122 ТК РФ труженики Севера могут оформлять основные и дополнительные ежегодные отпуска, независимо от периода неприрывной работы, авансом.

Выплаты, учитываемые при расчете

Один из ключевых факторов в процессе определения компенсации за обязательно полагающийся отдых (как при обычном отпуске, так и во время увольнения), является уровень дохода сотрудника. Тут важно учесть денежные начисления, включаемые во время определения среднего заработка.

Сюда относят все, предусмотренные системой оплаты труда сотрудников компании, денежные вознаграждения состоящее из:

1. Базовой заработной платы.
2. Начисляемых за труды премий.
3. Всевозможных доплат, причитающихся надбавок, постоянных компенсационных платежей.
4. Производственных разовых вознаграждений.
5. Иных выплат (например, за преданность компании, за квартал, год), заложенных коллективным договором.

Следует отметить, что не все выплаты, предусмотренные коллективным договором, считаются во время подсчета среднего уровня дохода. В частности, необходимо вычесть денежные суммы, попавшие в периоды, что необходимо исключить из расчета. Сюда вошли:

• все начисления, что выплачены за периоды, что исключили из расчета. Например, средний доход за период командировки, различные социальные пособия;
• социальная помощь, из других источников доходов, что не регулируется советующим зарплатным Положением. Здесь зачтут материальную помощь, компенсацию оплаты жилья, подарков, отдыха, лечения;
• вознаграждения и премии, выплачиваемые не по зарплатному документу.

Для расчёта среднего уровня дохода за день необходимо использовать следующую формулу:

Нужно заработок за период (здесь берется годовой доход) разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (усреднение количество дней). Так вы получите дневной доход сотрудника.

К примеру, труженику насчитали 356 000 рублей годового дохода, в командировки не ездил, не болел, бесплатных «отгулов» сверх положенной нормы не оформлял, год отработал полностью. Имеет положенный период расслабления 28 дней.

Его средний дневной доход будет составлять:

Сз = 356 000 / (12 х 29,3) = 1012,51 руб.

Теперь, чтобы получить компенсацию (отпускные), полученную сумму необходимо умножить на полагающиеся по закону дни:

К = 1012,51 х 28 = 28350,28 руб.

Таким образом нашему виртуальному сотруднику будет полагаться 28 дней отдыха, за которые ему выплатят 28350,28 руб.

Помните, в процессе расчета бухгалтерия будет учитывать все периоды вашей работы и отдыха, а количество отдельных типов дополнительного отпуска будет подсчитываться по фактически отработанному времени.

Оплата отпуска

Чтобы узнать, сколько денег вы получите от работодателя, уходя в отпуск, необходимо обратиться к Положению о среднем заработке, утвержденном постановлением Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922.

Согласно данному документу, чтобы определить размер отпускных, величину среднего дневного заработка сотрудника нужно умножить на количество дней отпуска (п. 9 Положения). Средний дневной заработок рассчитывается путем деления базы для отпускных за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, на количество фактически отработанных за этот период дней, включая выходные и праздники (п. 4 Положения).

Периоды, когда работник был в командировке, в отпуске или на больничном, в количество отработанных дней не входят (п. 5 Положения).

База отпускных включает в себя все виды выплат, полученных работником за время выполнения трудовых функций, исключая отпускные, командировочные и оплату больничного.

Если месяц отработан полностью, учитывается среднемесячное количество дней — 29,3.

Чтобы рассчитать количество отработанных дней за не полностью отработанный месяц, нужно количество отработанных дней в месяце разделить на число календарных дней в этом месяце и умножить на среднемесячное количество дней (п. 10 Положения).

Что исключить из расчетного периода

Из расчетного периода исключить следует следующие дни, когда:

• Сотруднику выплачивался средний заработок. Под такими днями понимаю периоды оплачиваемого отпуска, командировки (За исключением периода кормления ребенка);
• Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске;
• Сотрудник брал отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты);
• Сотрудник брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами;
• Сотрудник по независящим ни от работодателя ни от самого работника причинам не работал. Например, дни отключения электричества;
• Сотрудника от работы освободили.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Как происходит разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части

Зачастую обстоятельства складываются так, что очередной отпуск невозможно отгулять полностью за один раз, например, это может быть связано с особенностями производственного процесса. Тогда отдых приходится делить.

Подобное разделение можно сразу предусмотреть графиком. Оно также запрашивается и по заявлению работающего. В любом случае это должно быть согласовано работником и работодателем.

Трудовой кодекс устанавливает, что одна часть отпуска не должна быть меньше 14 календарных дней. Остатки могут быть разделены любым способом, но опять же по согласованию сторон.

Как произвести расчет дней отпуска в 2020-2021 годах (пример)

Приведем пример расчета дней расчетного периода для отпуска в 2021 году с учетом изложенных выше тонкостей и нюансов.

Допустим, работник устроился в компанию 17.06.2018.

За период работы он:

15.01.2021 он решил уволиться, отгуляв предварительно все дни, которые не использовал за время работы.

Посмотрим, сколько дней отпуска положено за год, если в компании принят отпуск стандартной продолжительности — 28 дней.

Шаг 1. Определяем стаж

Общий стаж работы с 17.06.2018 по 15.01.2021 составит 2 года 6 месяцев и 29 дней.

Периоды болезни и отпуска мы не трогаем. Они учитываются в стаже, дающем право на отпуск, как нетрудовые периоды, в которые место работы за сотрудником сохраняется.

Отпуск за свой счет можно включить в стаж в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Таких периодов у нас 2:

Второй период в 14-дневный лимит не укладывается, значит, 7 дней превышения из стажа придется исключить.

Таким образом, отпускной стаж равен 2 годам 6 месяцам и 22 дням. Округляем до полных месяцев, отбрасывая 7 дней, и получаем 2 года и 7 месяцев.

Шаг 2. Высчитываем количество дней отпуска, которые положены работнику за указанный период

Это 56 дней за 2 полных года и еще 17 дней за неполный год работы (28 дней / 12 месяцев × 7 месяца = 16,33 дня. Округление произведено по принятым в организации правилам (в соответствии с рекомендациями, изложенными в письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17) в пользу работника. Итого 73 дня.

Шаг 3. Определяем число неиспользованных дней отпуска

За время работы работник брал отпуск трижды:

Итого неиспользованных выходит 18 дней (73 – 20 – 21 – 14). Их работник может отгулять непосредственно перед увольнением — с 21.12.2020 по 15.01.2021 (с учетом новогодних каникул). Итак, расчет отпуска в 2022 году – пример с подробным описанием, произведен.

Правила продления и переноса очередного оплачиваемого отпуска

Часть 1 ст. 124 ТК РФ определяет условия, при которых работник вправе продлить ежегодный основной отпуск. К числу таких обстоятельств относятся:

• нахождение сотрудника в период отпуска на лечении по больничному листу;
• исполнение государственных обязанностей, предусматривающих освобождение от работы, например, участие присяжным заседателем или членом избирательной комиссии;
• иные случаи, которые оговорены в трудовом законодательстве или приняты в локальных актах, например, работодатель в положении об отпуске может предусмотреть продление отпуска родителю в связи с болезнью ребенка.

Обязательный перенос даты отпуска, указанной в графике отпусков, по инициативе работника возможен только в особенных случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ:

• если работник не был предупрежден о том, что ему предоставлен отпуск, за две недели до его наступления;
• работодатель не оплатил отпуск в установленные сроки (минимум за три дня).

В этих случаях заявление о переносе отпуска направляется работодателю, и его новый срок согласовывается с сотрудником.

Кроме того, отпуск переносится, если об этом просит сотрудник, имеющий право на ежегодный отпуск в любое удобное для него время (перечень таких граждан мы указывали выше).

Также обстоятельства, при которых допустим перенос отпуска, могут быть предусмотрены локальными нормативными актами работодателя.

В иных случаях перенос отпуска на дату, отличную от указанной в графике отпусков, является правом работодателя, а не обязанностью.

При этом ч. 3 ст. 124 ТК РФ дает работодателю возможность по собственной инициативе перенести отпуск работнику, но только с его согласия, если уход сотрудника негативно скажется на ходе работы организации.

Когда из расчетного периода исключают все дни

Нередки и такие случаи, когда все дни из расчетного периода нужно исключить. В таком случае, расчетный период нужно заменить на тот, который предшествует исключаемому.

Для расчета также берется период, состоящий из полных 12 месяцев.

Если до нужного расчетного периода у сотрудника также не было отработанных дней, то в расчет принимаются те дни, которые сотрудник отработал в месяце ухода в отпуск, непосредственно до его наступления. Так же поступают и в том случае, если работнику в месяце трудоустройства предоставляется отпуск авансом (Читайте также статью ⇒ Когда платить НДФЛ с отпускных 2022).

Рассмотрим подробнее на примере:

Бухгалтер Петрова О.П. работает в ООО «Континент» с 24 июля 2017 года. Заявление на отпуск Петрова написала с 6 ноября 2017 года.

Так как Петрова до отпуска проработала в организации меньше года, то за расчетный период принимаем следующий:

24 июля 2022 года – 31 октября 2022 года.

Из этого периода нужно исключить следующие дни:

1. Дни командировки – 24 – 31 июля 2022 года;
2. Учебный отпуск – 1 августа 2022 года – 31 декабря 2017 года.

Так как весь расчетный период Петровой состоит из исключаемого времени, а предшествующий расчетному период Петрова еще не трудилась в организации, то для расчета отпускных возьмем дни месяца ухода в отпуск, то есть:

1 – 5 ноября 2022 года.

Обложение отпускных выплат налогами и взносами

С отпускных, как и с любого другого дохода физического лица, работодателем, выступающим в качестве налогового агента, исчисляется и удерживается НДФЛ. С резидентов налог рассчитывается по ставке 13%, с нерезидентов — по ставке 30%.

Сам работодатель на всю сумму отпускных начисляет взносы в Фонд социального страхования, в том числе на травматизм. При этом организация должна учитывать, что указанные взносы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываются в периоде их начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

На основании п. 1 ст. 346.14 НК РФ для организаций на УСН с объектом «доходы» при расчете налога суммы отпускных не влияют на расчет единого налога, однако сам налог допускается уменьшить на сумму уплаченных с отпускных страховых взносов (подп. 1 п. 3.1. ст. 346.21 НК РФ).

Расчет отпуска в 2020-2021 годах: итоговая сумма отпускных

Отпускные рассчитывают по формуле:

СДЗ — среднедневной заработок;

ЧДО — число дней отпуска.

С 21.03.2021 по 17.04.2021 сотруднику предоставлено 28 дней отпуска. Период с 01.03.2020 по 28.02.2021 отработан полностью. Сотрудник ежемесячно получает оклад 32 000 руб. В декабре 2022 года ему начислена премия 5 500 руб. по итогам работы за ноябрь 2020 года.

ЗП = 32 000 × 12 + 5 500 = 389 500 руб.

СДЗ = 389 500 / 12 / 29,3 = 1 107,79 руб.

ОТП = 1 107,79 × 28 = 31 018,12 руб.

Обратите внимание! При выявлении ошибок в расчете отпускных их следует пересчитать. При переплате нужно удержать ее с зарплаты сотрудника строго по его согласию. При недоплате — доплатить.