Порядок инвентаризации. Введение итогов инвентаризации в 1С

Когда инвентаризация обязательна

В приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 указано, что такое инвентаризация — проверка состояния имущества организации и сопоставление фактических показателей с учетными сведениями. Это обязательная ежегодная процедура: ее проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Но это не все случаи, когда такая сверка обязательна.
В федеральных и отраслевых стандартах закреплено, кто должен проводить инвентаризацию в организации в обязательном порядке — инвентаризационная комиссия (постоянная или рабочая) при наступлении определенных ситуаций (ч. 3 ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 1.5 Методических указаний из приказа Минфина № 49). К ним относятся:

• годовая отчетность;
• смена МОЛ (материально ответственного лица), которое отвечает за товарно-материальные ценности;
• обнаружение хищений, порчи, злоупотреблений ТМЦ;
• реорганизация и ликвидация предприятия;
• стихийные бедствия, пожары или другие чрезвычайные ситуации.

Нормативный порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ прописаны в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49. К ТМЦ относятся товары, материальные ценности и готовая продукция. При проведении годовой сверки проверяют все ТМЦ. А вот при смене МОЛ или хищении проводят выборочную проверку — по конкретному участку.

ВАЖНО!

Комиссия инвентаризирует собственные ТМЦ на балансе и материалы на забалансовых счетах, права собственности на которые принадлежат другим организациям (товары на хранении, материалы в переработке, арендованное имущество).

Бухгалтерские проводки по инвентаризации

Проводки по результатам инвентаризации формируются по-разному в зависимости от того, что выявлено в результате – излишек или недостача. Порядок отражения расхождения регламентируется Приказом № 34н от 29 июля 1998 г., пункт 28):

• Излишек – объекты приходуются на момент проведения инвентаризации по текущей рыночной цене с отнесением денежного значения на финансовые результаты (прибыль) в составе прочих доходов у обычных предприятий или на доходы у НКО.
• Недостача в рамках естественной убыли – суммы относятся на расходы или издержки обращения.
• Недостача сверх естественной убыли – суммы списываются на установленных виновных лиц. Если по каким-либо причинам виновники недостачи не установлены, а взыскать долг по суду не представляется возможным, списание производится на финансовые результаты (убыток) у обычных предприятий или на расходы у НКО.

Излишки при инвентаризации: проводки

Обнаруженные излишки активов организации могут быть использованы ей в процессе будущей деятельности. При списании на счета затрат производства используются счета 20, 23, 25, 26, 29. Для учетных данных берется стоимость оприходования излишков при инвентаризации.

Вывод – если обнаружен излишек, проводка формируется по дебету счета оприходования объекта, кредиту счета отнесения доходов.

Порядок проведения и периодичность инвентаризации

По правилам плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится 1 раз в год — перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности. Обычно проверку организуют в период с 1 октября по 31 декабря: для подтверждения соответствия учетных данных фактическим остаткам материалов.

ВАЖНО!

Если сверка ТМЦ проводилась после 1 октября, то организовывать еще одну процедуру перед формированием годовой бухотчетности не требуется (п. 27 приказа Минфина № 34н от 29.07.1998).

Руководитель учреждения вправе самостоятельно назначить проверку, но для этого ему необходимо установить количество сверок за отчетный год, определить их даты и конкретизировать проверяемые ТМЦ или обязательства (пп. 2.1 раздела 2 Методуказаний из приказа № 49). Локальный порядок проведения сверки надлежит закрепить в учетной политике организации (п. 3 ст. 6 402-ФЗ).

Разберем, как проводится инвентаризация, для «чайников» — процедура состоит из нескольких этапов: подготовки, самой проверки, сопоставления фактических и учетных данных, оформления результатов и отражения итогов в бухучете. Каждый этап следует документировать одной из действующих унифицированных форм или же регистром, самостоятельно разработанным в организации.

Пошаговая инструкция, как провести инвентаризацию на предприятии с учетом законодательных норм и правил:

Шаг 1. Подготовка

Перед началом процедуры необходимо издать приказ о проведении проверки, сформировать комиссию и определить сроки мероприятия. Обычно приказ составляют на унифицированном бланке ИНВ-22, но это необязательно. Допускается собственная форма приказа.

Есть еще одно важное правило: материально ответственные лица до проведения инвентаризации ТМЦ обязаны предоставить комиссии приходные и расходные документы (отчеты о движении матценностей), которые они не передали в бухгалтерию, и расписки о том, что все приходные и расходные регистры на проверяемые ТМЦ сданы бухгалтеру или членам комиссии, ценности оприходованы, а выбывшие материалы списаны (п. 2.4 Методуказаний). Кроме того, каждое МОЛ предоставляет инвентаризационные описи и акты на собственных бланках или унифицированных — ИНВ-1, 3, 4 и других.

Шаг 2. Проверка

Процедура проводится только в присутствии всех членов комиссии и МОЛ (п. 2.8 Методуказаний). Исключение — если МОЛ длительно отсутствует на работе по болезни или уклоняется от инвентаризации. Но в таком случае важно известить материально ответственное лицо о готовящейся проверке документально. А вот если во время инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты автоматически становятся недействительными.

Проверка проводится по распечаткам инвентаризационной описи ИНВ-3. ТМЦ подсчитывают, взвешивают, измеряют и проверяют их фактическое наличие (п. 2.7 Методуказаний).

Шаг 3. Сопоставление данных

Комиссия отражает фактическое состояние ТМЦ в инвентаризационных описях и актах. МОЛ расписываются в регистрах, подтверждая, что проверка проводилась в их присутствии. Если при сопоставлении фактических и учетных сведений выявлены расхождения, то оформляется сличительная ведомость по формам ИНВ-18, 19 или самостоятельно разработанный бланк.

Шаг 4. Оформление результатов

После проведения сверки проводится заседание инвентаризационной комиссии. В результате при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется не только ведомость, но и протокол заседания комиссии. Протокол составляют в произвольной форме. В нем:

• отражаются результаты проверки;
• приводятся объяснения по отклонениям;
• указываются виновные лица и порядок привлечения их к ответственности;
• перечисляются предложения по зачету излишков и недостач;
• приводятся общие выводы, решения и предложения по итогам инвентаризации.

Все итоги обобщаются в ведомости учета результатов инвентаризации (ИНВ-26 как вариант для заполнения). А окончательное решение принимает руководитель в приказе об утверждении результатов инвентаризации.

Шаг 5. Отражение в бухучете

Результаты годовой сверки формируют показатели бухотчетности за год. По итогам инвентаризационных процедур следует сделать все необходимые проводки — списать недостачи и ТМЦ, которые непригодны к использованию, учесть излишки, зачесть пересортицу.

ВАЖНО!

Все результаты инвентаризационной проверки необходимо отразить в том отчетном периоде, к которому относится дата ее проведения (ч. 4 ст. 11 402-ФЗ, п. 5.5 Методуказаний). Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить запрещено.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно провести инвентаризацию.

, чтобы прочитать.

Документальное оформление инвентаризации на предприятии

Используемые при инвентаризации документы можно классифицировать:

1. На те, что подготавливаются до инвентаризации:
   приказ руководителя о формировании инвентаризационной комиссии (форма по приложению 1 к Методическим указаниям, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49), который регистрируется в Книге учета (форма по приложению 2 к Методическим указаниям);
2. приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), регистрируемый в журнале учета (форма ИНВ-23);
3. имеющиеся первичные документы, в которых отражаются данные по объектам инвентаризации (акты, накладные, ПКО, РКО);
4. опись соответствующих первичных документов по состоянию на определенное число (которое должно наступать ранее даты проведения или начала проведения инвентаризации);
5. расписки материально ответственных сотрудников о том, что первичные документы по объектам инвентаризации сданы в бухгалтерию, объекты оприходованы или списаны (опять же по состоянию на день, наступающий ранее даты начала инвентаризации).

1. На те, что оформляются в процессе инвентаризации:
   инвентаризационные описи (подписываемые комиссией и материально ответственными сотрудниками);
2. акты сверки описей и данных бухгалтерского учета;
3. сличительные ведомости.

1. На те, что закрепляют результаты инвентаризации:
   протокол, отражающий результаты работы инвентаризационной комиссии;
2. ведомость, в которой отражаются результаты инвентаризации (форма ИНВ-26);
3. приказ руководителя об утверждении итогов инвентаризации.

Рассмотрим подробнее специфику документов, используемых конкретно для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете, в том числе применяемых в качестве оправдательных при формировании бухгалтерских проводок.

Что делать с излишками или недостачей

Помимо приказов, базовые документы на проведение инвентаризации материальных ценностей — инвентаризационные описи, акты, сличительные и обобщенные ведомости. По ним и определяется наличие излишков и недостач.

Если в ходе сверки выявили излишки, то их необходимо учесть в бухучете по рыночной стоимости, но без НДС и акцизов. Излишки ТМЦ приходуют датой проведения проверки: их отражают в составе прочих доходов. В налоговом учете излишний доход по ТМЦ по итогам инвентаризации признают внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки фиксируют по рыночной стоимости и для целей налогового учета (п. 5, 6 ст. 274 НК РФ).

Недостачи, наоборот, подлежат списанию в составе прочих расходов. В некоторых случаях недостачу списывают как погрешность учета. Все существенные недостачи компенсируются за счет МОЛ.

Иногда в ходе проверки обнаруживается пересортица, то есть одновременные излишки и недостачи у одного товара разного сорта. В случае пересортицы необходимо определить цены таких товаров и зачесть финансовый результат в бухучете. Зачет недостачи излишками по пересортице в налоговом учете не допускается.

Излишки ТМЦ при инвентаризации в 1С 8.3

Оприходование излишков ТМЦ, обнаруженных по итогам инвентаризации:

• В БУ излишки ТМЦ учитываются по текущей рыночной стоимости. Проводка Дт счета учета – Кт счета 91.1 как прочие доходы;
• В НУ излишки ТМЦ, найденные при инвентаризации, учитываются в качестве внереализационных доходов в силу п.20 ст.250 НК РФ.

Шаг 1. Создание документа Оприходование товаров и его заполнение

Для оприходования излишков ТМЦ, обнаруженных по итогам инвентаризации, используется кнопка Создать на основании – далее Оприходование товаров:

Заполнение заголовка документа Оприходование товаров:

• В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный 1С 8.3;
• В поле От – число, месяц, год документа;
• В поле Организация – заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров;
• В поле Склад – склад, где будут учитываться обнаруженные ТМЦ;
• В поле Статья доходов – статья прочих доходов и расходов, на нее будут относится доходы в БУ и НУ:

Табличная форма документа Оприходование товаров заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров. В табличную форму переносятся все ТМЦ, по которым выявлены излишки:

Шаг 2. Проведение документа Оприходование товаров

По кнопке Провести будут созданы следующие проводки:

Шаг 3. Печать документа Оприходование товаров

Выводим на печать накладную, щелкнув по кнопке Накладная на оприходование товаров:

Есть ли ответственность за непроведение инвентаризации

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ежегодно проводится инвентаризация имущества и материалов организации, другие обязательные случаи перечислены в п. 1.5 Методуказаний. Но ответственность за непроведение сверки законом не установлена.

ИФНС вправе привлечь организацию к налоговой и административной ответственности за недостоверные данные бухучета и отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Но только при условии, что инспектор самостоятельно обнаружит расхождение фактических показателей со сведениями бухгалтерского учета.

Проводки при выявлении недостачи при инвентаризации

Отражение в учете сумм недостачи, выявленной при инвентаризации, происходит по счету 94. По дебету указанного счета следует зафиксировать сумму потерь, а по кредиту — списать потери на расходы. На 31 декабря сальдо по счету 94 быть не должно.

При выявлении недостачи бухгалтер должен составить следующие проводки:

• Дебет 94 Кредит 10, 41, 43… — учтена недостача;
• Дебет 20, 44 Кредит 94 — списана стоимость недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли;
• Дебет 91-2 Кредит 94 — стоимость материалов сверх норм естественной убыли списана в прочие расходы.

В бухгалтерском учете при взыскании недостачи с работников делаются следующие проводки:

• Дебет 94 Кредит 01,10, 41, 43, 50 — отражена недостача;
• Дебет 73 Кредит 94 — недостача отнесена на виновное лицо;
• Дебет Кредит 41, 50, 51 Кредит 73 — недостача возмещена виновником;
• Дебет 70 Кредит 73 — недостача удержана из зарплаты работника.

Можно ли провести переоценку и в каком порядке

Да, но только в случаях, оговоренных законом (а именно пунктом 12 ПБУ 5/01), то есть при реальном устаревании активов или при значительном уменьшении их фактической себестоимости. В каждой из двух этих ситуаций они могут быть уценены, но отражать их удешевление в балансе допустимо только в конце отчетного периода. При этом следует вычесть резерв, предусмотренный специально для этой цели п. 25 все того же Положения по бухучету.

Обратите внимание, дооценку текущие стандарты не предполагают, поэтому стоимость уже хранившихся объектов не увеличивается до актуального рыночного уровня.

Подготовка к списанию товаров после инвентаризации

После проведения инвентаризации списание товаров потребуется в двух случаях:

• выявилась недостача ТМЦ;
• товары потеряли свои свойства, внешний вид, вышел срок годности, одним словом, испортились и не пригодны для дальнейшей продажи.

В таких случаях требуется списать ТМЦ, которых нет в наличии, или испорченные товары, для чего оформляется специальный акт.

Но, прежде чем составить акт о списании товаров, следует отразить порчу имущества, для чего применяется Акт о порче, бое, ломе ТМЦ.

Существует унифицированная форма документа ТОРГ-15, разработанная Госкомстатом в 1989 году.

Составление сличительных ведомостей

• Заполняются по форме ИНВ-19, при обнаружении расхождений в ходе ревизии.
• Результаты любой из них в конце отчетного периода обобщаются в акте, соответствующем ИНВ-26.

К каждому такому документу прилагается выписка из бухгалтерии, в которой специалисты указывают возможные варианты списания недостач: на естественную убыль, порчу при хранении, стихийное бедствие, хищение, действия злоумышленников и так далее.

При оформлении данных бумаг необходимо принимать во внимание пересортицу и образовавшуюся благодаря ей разницу в стоимости товара. Суммы недостач или излишков стоит указывать исходя из того, как они оценены в бухучете.

Если какие-либо объекты не принадлежат компании, но временно находятся у нее на балансе (в аренде, для переработки, на хранении), по ним следует составить отдельные сличительные ведомости и предоставить их владельцам справки-подтверждения и копии описей.