Как составить сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств и ТМЦ

Когда составляются ведомости

Отчеты по результатам инвентаризации применяются для отражения результатов проверки основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета. Если по результатам проверки установлены излишки или недостачи объектов имущества организации, то в таком случае используются:

• форма № ИНВ-18, если процедура инвентаризации организована в отношении основных средств (ОКУД 0317016);
• форма № ИНВ-19, если проводилась инвентаризация товарно-материальных ценностей (ОКУД 0317017).

Но подобные ведомости оформляются не только по результатам плановой инвентаризации. При выявлении фактов порчи имущества организация тоже обязана провести инвентаризационные мероприятия. На выявленное в ходе такой внеплановой проверки негодное и испорченное имущество составляются соответствующие акты, например, акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-15 или акт о списании товаров по форме ТОРГ-16, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Исходя из своего назначения, сличительные ведомости формируются на основании других документов, которыми сопровождается проведение инвентаризации: сначала руководитель организации подписывает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, затем комиссия осуществляет непосредственно проверку наименования, количества основных средств и товарно-материальных запасов, определяет качественное состояние этих объектов. Полученные данные комиссия вносит в сличительные формы: по основным средствам составляется опись по форме № ИНВ-1, по товарно-материальным ценностям — опись по форме № ИНВ-3 или акт по форме ИНВ-4, если проводилась проверка отгруженных товарно-материальных ценностей.

Только после составления перечисленных описей и актов отраженные в них данные сверяют с данными бухгалтерского учета. И если выясняется, что в бухгалтерском учете какое-то имущество не отражено или наоборот, отражено «лишнее» имущество, то этот факт фиксируется в сличительных ведомостях по форме № 18 и (или) № 19. Следовательно, если по результатам ревизии расхождений между фактическим наличием инвентаризируемых активов организации и данными, отраженными в бухучете, не выявлено, то сличительные отчеты не составляются.

Какие существуют сличительные ведомости по инвентаризации ф. 0504092, ИНВ-18 или ИНВ-19?

Сличительную ведомость необходимо заполнять, если по окончании процедуры инвентаризации обнаружилось большее или меньшее число инвентаризируемых объектов.
Сличительная ведомость для коммерческих структур бывает 2 видов:

• ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (ИНВ-18);
• ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19).

ВАЖНО! Компания вправе использовать самостоятельно разработанные бланки сличительных ведомостей с учетом требований оформления первичных документов согласно ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В бюджетных учреждениях используется форма 0504092.

О процедуре проведения инвентаризации читайте в материале «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Нюансы и сроки проведения инвентаризации подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Что отражается в ведомостях

В отчеты № 18 и 19 вносятся только те позиции объектов имущества, по которым выявлены отклонения. Если организация выявляет расхождения по имуществу, которое не принадлежит ей (например, арендованное имущество; имущество, полученное для переработки), то данные о результатах проверки по такому имуществу отражаются в отдельных формах.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. При этом, если недостача по товарно-материальным ценностям определяется с учетом норм естественной убыли, то в таком случае в обязательном порядке следует приложить расчет потерь в пределах указанных норм. Суммы окончательной недостачи с учетом расчета потерь отражаются в графах 27-32 ИНВ-19. Убыль товарно-материальных запасов в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице.

При заполнении документа о результатах инвентаризации нематериальных активов графы 3, 8, 10 не заполняются.

Документы составляются в 2 экземплярах и подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом, которое своей подписью подтверждает, что согласно с результатами. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. Инвентаризационная ведомость хранится не менее пяти лет.

Очень часто случается, что в ходе инвентаризационных мероприятий выявляется пересортица — одновременная недостача и излишек аналогичных материальных ценностей. В таком случае недостачу можно покрыть излишками. Эта операция отражается в сличительной ведомости в виде зачета. Для этого материально ответственное лицо должно предоставить комиссии объяснения о допущенной пересортице.

Если излишки и недостачи возникли из-за ошибок бухгалтера, то разница между данными бухгалтерского учета и результатами инвентаризационных мероприятий отражается в соответствующих столбцах 12 по 17 графы «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете» отчета ИНВ-19.

При отражении недостач и излишков, выявленных в ходе проверки, в бухгалтерском учете следует руководствоваться нормами положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», ПБУ 22/2010, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н.

Образец и пустой бланк формы ИНВ-19

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ

ИНВ-19 охватывает как материальные, так и нематериальные ценности, а также сырье. Предметы на ответственном хранении вносятся в другой формуляр — ИНВ-5. Для основных средств предназначена ведомость ИНВ-18. Не входят в бланк и позиции, взятые в аренду.

ВАЖНО! Форма ИНВ-19 предполагает двустороннюю печать в 2 экземплярах. В нашем примере страница №1 — это лицевая сторона, а страница №2 — обратная. Заполнять формуляр можно либо вручную, либо в электронном виде. Одна из заверенных копий передается в бухгалтерию, а вторая — хранится на той торговой точке или складе, где обнаружены недостача, пересортица или излишек.

Правильность оформления

Еще в 1998 году Госкомстат России издал постановление № 88, в котором после внесения некоторых изменений утвердил несколько унифицированных форм. Они должны были облегчить процесс ведения первичного учета и повысить контроль производства на каждом его этапе. В этом документе форма сличительной ведомости представлена двумя разными видами:

1. ИНВ-18. Она составляется по конечным результатам предварительно проведенной инвентаризации основных средств данного предприятия и имеющихся у него нематериальных активов.
2. ИНВ-19. По ней ведется сравнительный учет всех товарно-материальных ценностей.

Порядок формирования обеих форм практически одинаковый. Сначала ответственный работник в присутствии специально созданной для этого комиссии проводит инвентаризацию. Потом ее результаты сверяются с теми данными, которые имеются на данный момент в бухгалтерии. В результате формируется новый документ.

Он содержит в себе подробное описание всех выявленных несоответствий. Причем каждая позиция расписывается подробно с указанием причины расхождения. Формы составляются сразу в 2 экземплярах. Один, как правило, остается у бухгалтера, а второй забирает материально-ответственное лицо.

Почему расходятся результаты

Очевидно, что результаты подсчета товарных единиц, материалов, сырья, продуктов и других материальных ценностей, могут разойтись с представленными в учетных документах из-за допущенной невнимательности. Причем ошибка может возникнуть сразу на нескольких этапах или на одном из них:

1. Ошибки во время подсчета – это наиболее вероятная и реальная причина.
2. Ошибки при составлении того или иного документа с остатками.

Наряду с этим причины расхождений могут быть связаны с такими факторами:

• пересортица;
• хищение;
• пропажа предмета (по невнимательности);
• ошибка кассира (товар не был пробит и просто «передан» на кассе).

Анализ конкретных причин – всегда сложный процесс. Как правило, результатов только одной инвентаризации, представленных в сличительной ведомости, недостаточно. Понадобится провести серию проверок (в том числе внеплановых), чтобы установить конкретные причины расхождений.

Основное назначение

Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:

• излишки;
• недостача.

Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:

1. Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
2. Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
3. Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомость заполняется во всех случаях при проведении учета – как планового, так и внеочередного (например, после увольнения одного материально ответственного лица и передачи его полномочий новому сотруднику).

Основные понятия

Работа с материальными ценностями проста только на первый взгляд. В ней есть много особенностей и подводных камней. Вот их и пытается обнаружить документ под названием сличительная ведомость. Что он собой представляет и почему его значение оценивается так высоко? Для начала следует отметить, что на любом предприятии постоянно ведется учет всех имеющихся видов ценностей. К ним, как правило, относятся:

• основные средства;
• товарно-материальные ценности;
• готовая продукция;
• нематериальные активы.

Каждый из этих видов по-своему влияет на производственный процесс. Поэтому для правильной организации работы необходимо иметь четкое представление об их фактическом наличии. Для этих целей постоянно проводятся инвентаризации, по результатам которых затем и формируется сличительная ведомость.

Зачем это делается и что позволяет увидеть такой документ? Практически сличительная ведомость позволяет зафиксировать факт возможного расхождения между реальным наличием конкретных ценностей, полученным в результате проведения инвентаризации, и их количественным показателем по данным бухгалтерского учета.

Бланк и образец документа

Если задействовать наиболее распространенную форму ИНВ-19, достаточно просто корректно заполнить все поля. Если же разработать и использовать собственный образец, то при его составлении важно учесть, чтобы документ содержал такую информацию:

1. Название организации, вид ее деятельности, коды по ОКУД и ОКПО.
2. Ссылка на документ, который регламентировал начало проведения инвентаризации – обычно издается соответствующий приказ, в котором оговариваются сроки процедуры, ответственные лица и председатель комиссии.
3. Сроки проведения инвентаризации – начальная и конечная даты (иногда они могут совпадать).
4. Номер документа (применяется сквозная нумерация в течение всего года или по другим периодам – на усмотрение администрации).
5. ФИО, полное название должности ответственного лица. Это может быть заведующий складом, менеджер отдела, старший кассир/продавец, администратор и др.
6. Основная часть сличительной ведомости представлена в виде таблицы, в которой фиксируются результаты инвентаризации. Необходимо указать только те группы товаров, по которым обнаружена недостача и/или избыток (в том числе в результате пересортицы). В форме ИНВ-19 содержатся 32 графы, в том числе:

• название товара (или иной ценности), его сорт, вид;
• маркировка товара в виде кода, который принят в системе номенклатуры на складе или в магазине;
• результаты по учету – с расхождением в количествах и в рублях (как по излишкам, так и по недостаче);
• расхождения по пересортице;
• окончательно посчитанные расхождения (с учетом дополнительных итоговых проверок).

1. В конце ведомости еще раз ставит свою подпись материально ответственное лицо, что означает факт его ознакомления с результатами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Суммы указываются с точностью до копеек. Если значение не содержит копеек, можно указать в простом формате, например 1000 (рублей), а не 1000,00 (рублей).

Бланк формы ИНВ-19 показан ниже.

А вот готовый пример: