Инструкция: заявление на подотчетные деньги из кассы бюджетной организации

Как правильно выдать деньги подотчет

Процедура выдачи подотчетных сумм работникам состоит из этапов:

1. Работник составляет заявление подотчетного лица на выдачу денег, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в их использовании.
2. Руководитель изучает письменное обращение сотрудника, принимает решение и визирует заявление.
3. Обращение с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.

Сотрудник обязан расписаться в расходном кассовом ордере, пересчитать и проверить выданные наличные.

Морфемный анализ слова «подотчет»

Слово подотчёт в начальной форме состоит из приставки «под-» и корня «отчёт», они же составляют и основу слова. Суффикс отсутствует, а окончание нулевое, но появляется при изменении формы лексемы.

подотчёт

Количество морфем:

• приставка: 1 (одна);
• корень: 1 (один);
• соединительная гласная: 0 (ноль);
• суффикс: 0 (ноль);
• постфикс: 0 (ноль);
• окончание: 0 (ноль).

В слове присутствуют 2 (две) морфемы.

Этимологически существует ещё один префикс «от», сравним со словами «недочёт», «переучёт», «чет» и «нечет». Так что исходным корнем является «чёт», а «от» всего лишь ещё одна приставка, но почему-то при современном словообразовательном разборе этот факт не учитывается.

Похожая статья «Бесчётный» или «бессчётный»: как пишется?

Примеры предложений со слитным написанием:

1. Инженер получил из кассы в подотчёт командировочную сумму в размере 5 000 рублей.
2. За полученные в подотчёт деньги необходимо отчитаться документально.
3. С помощью поддельных чеков заправочных станций некоторые водители списывают с подотчёта солидные денежные суммы.

Как правильно составить сотруднику

Обращение составляется в единственном экземпляре на имя руководителя организации либо на иное ответственное лицо с соответствующими полномочиями. Унифицированной формы нет. Корректная заявка от имени работника содержит сведения:

1. Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
2. Необходимая сумма для осуществления расходов.
3. Обоснование получения денег.
4. Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
5. Дата и подпись с расшифровкой.

Заявку составляют как в письменной (от руки), так и в электронной форме. Если вы подготовили электронный запрос, распечатайте его, поставьте подпись и передайте на согласование директору.

Вот так выглядит образец заявления на подотчет от работника:

Немного теории о подотчете

До того, как мы озвучим возможные варианты погашения долга, кратко озвучим ключевые моменты действующего законодательства.

Сегодня правила наличных расчетов регулирует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды.

Таким образом, если в кассовых документах отражен возврат подотчетной суммы, а далее эти деньги тут же выданы из кассы на какие-либо цели, минуя р/с — это нарушение действующего законодательства.

Чем же оно грозит?

Это нарушение карается по ст. 15.1 КоАП РФ: руководителя могут наказать на сумму от 4 до 5 тыс. рублей, а саму организацию — на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.

Однако у организации есть возможность избежать штрафа. Так:

1. Срок привлечения к ответственности за нарушение кассовой дисциплины, если оно не связано с применением онлайн-кассы (а это не наш случай) — 2 месяца (4.5. КоАП РФ).
2. Согласно ст. 3.4 и 4.1.1 КоАП РФ штраф для и субъектов малого и среднего бизнеса может быть заменен предупреждением, если правонарушение совершено впервые и не нанесло вреда жизни и здоровью людей или ущерба имуществу.

И еще важный момент:

Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам. То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.

Но нужно понимать, что такой длительный срок должен быть обоснован производственной необходимостью. В противном случае налоговики опять же могут переквалифицировать висящий долг в доходы. Однако установить разумный, но достаточно протяженный срок — можно.

Например: прописать в приказе, что директор должен отчитаться по подотчету в течение полугода. Этот срок дает возможность подобрать оптимальный вариант погашения долга, если документов, подтверждающих целевые расходы, нет.

Но вот срок подачи авансового отчета истек, а денег и документов нет, как погасить долг? Приведем несколько доступных вариантов.

Как составлять руководителю

Директор — это такое же подотчетное лицо, как и другие сотрудники. Он обязан составлять заявку на выдачу наличных денег, но его содержание несущественно отличается.

Запрос пишется не на имя руководителя, а в компанию. То есть, в верхнем правом углу указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя. И все. В тексте руководитель не запрашивает средства, а фиксирует факт их выдачи. Затем указываются цель затрат, сумма наличных и дата отчетности.

Вот примерный вариант такой заявки на деньги подотчет:

Директор подписывает этот запрос только один раз — дублировать подпись руководителя как ответственного и должностного лица нет необходимости. Затем визу ставит бухгалтер, подтверждая тем самым выдачу наличных из кассы.

Варианты списания подотчетных средств

Рассмотрим возможные варианты списания:

Вариант 1 : Подотчетник правильно составил авансовый отчет и подложил все подтверждающие документы. Бухгалтер делает запись, основываясь на цели выдачи аванса Дт 26 (44, 10, 41…) Кт 71.

Если у подотчетного лица был перерасход, бухгалтер выдает необходимую сумму.

Когда после произведенных трат у подотчетника остаются неизрасходованные деньги, он должен внести их в кассу.

Вариант 2 : Работник уволился. Не отчитался за подотчетные средства, не оформил возврат.

Вся сумма признается дебиторской задолженностью и по истечении срока исковой давности может быть списана на убытки предприятия. Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст. 196, 200 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589; п. 2 ст. 265 НК РФ). После признания задолженности безнадежной необходимо включить сумму аванса в доход подотчетного лица и до 1 марта года, следующего за истекшим, письменно сообщить ему и в налоговую о невозможности удержать налог и о сумме задолженности (п. 1 ст. 210, п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Все о порядке списания дебиторской задолженности читайте в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».

Вариант 3 : Подотчетник продолжает работать, но по какой-то причине не может отчитаться за взятый аванс.

Организация имеет право удерживать с его зарплаты всю сумму долга. Это можно сделать только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0) и не более 20 % от его заработной платы ежемесячно (ст. 138 ТК РФ).

Более подробно об этом читайте в материалах:

Вариант 4 : Подотчетное лицо — директор. Если он все сделал правильно, то списание будет такое, как и всегда. А если нет? Мы можем списать его долг с причитающихся ему дивидендов.

Вариант 5 : Произошла трагическая ситуация. Работник умер, не успев отчитаться за полученные деньги. В следующем разделе рассмотрим подробнее, какие действия должен предпринять бухгалтер в такой ситуации.

Как составлять, чтобы получить деньги на карту

Когда вы получаете деньги безналичным переводом на банковскую карту, составлять заявку не обязательно. Но и не запрещено (например, бухгалтер требует такой запрос для внутренней отчетности). Форма и содержание официального обращения не изменится: оформляете на имя руководителя с указанием цели и суммы расходов.

Вместо фразы «Прошу выдать наличные» напишите «Прошу перевести деньги на банковскую карту» и подробно укажите ее реквизиты — наименование банка, его ИНН, КПП и БИК, расчетный и корреспондентский счета.

Списание подотчета при смерти подотчетного лица

Как оформить бухгалтеру списание при смерти подотчетного лица?

В первую очередь, нужно попросить родственников предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие смерть работника. Это может быть свидетельство о смерти, выданное отделением ЗАГСа, или постановление суда о признании его умершим.

После этого составляется приказ о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! Дата приказа должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти или в постановлении суда.

Когда приказ составлен, нужно составить обходной лист. Именно в момент проверки дел погибшего и может выясниться, что у него есть незакрытые подотчетные деньги.

В каком порядке и как заполняются документы в связи со смертью работника, читайте в статье «Порядок увольнения работника в связи со смертью».

Бухгалтер не может обратиться к родственникам с просьбой вернуть недостающие деньги, т. к. все обязательства работника прекращаются с его смертью (ст. 418 ГК РФ) и они не входят в состав наследства (ст. 1112 ГК РФ). Обязанность наследников погашать задолженности имеется только по региональным и местным налогам (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

В данном случае этот аванс признается безнадежной дебиторской задолженностью и списывается в прочие расходы (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; ст. 418 ГК РФ; п. 11-12, 14.3 ПБУ № 10/99). Такое же мнение рассматривается в письме Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.

Включить или не включать сумму аванса в доход подотчетника? В обычной ситуации мы бы поступили, как в варианте 2, и отразили сумму его в справке 2-НДФЛ.

Но в случае смерти работника у нас, как у налогового агента, нет оснований для начисления НДФЛ (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

Сумму можно списать из резерва по сомнительным долгам.

Если такого резерва нет, в учете делаем запись: Дт 91 Кт 71 (73) — списана дебиторская задолженность в расходы.

Кружева в бухгалтерии

Рубрике «Словарные запасы» без малого полгода. Всего-то. Однако мы уже получаем от читателей письма, в которых они благодарят за помощь с речевыми ошибками, за истории о происхождении слов. Обещаем «ТАК ДЕРЖАТЬ»! А помогут нам письма, в которых вы просите рассказать о том или ином нюансе речи. Письма, подобные тем, на которые мы отвечаем в этом номере.

Подотчет — значит под отчет

«Как правильно: “выдано в подотчет” или “выдано под отчет”? И есть ли в русском языке слово “подотчетник”?» Анна Занько, главный бухгалтер ФГУП (Хабаровский край)

В обычной, не профессиональной, речи рекомендуется использовать словосочетание «выдавать под отчет». Оно означает действие кассира, который выдает деньги, но позже попросит у получателя отчет в тратах. Разумеется, под отчет можно взять и иные ценности. Примеры: экспедитору выдали под отчет 30 000 руб.; ТМЦ, которые числятся под отчетом у Иванова.

Вместе с тем в нашем языке существует и слово «подотчет». В словарях оно имеет пометку «бухгалтерия», то есть его относят к нашим профессиональным терминам. Подотчет — это собственно подотчетная сумма, сами деньги. Нюанс заметен в примерах: сотрудник взял в кассе подотчет, равный 5000 руб.; я положила в кошелек 5000 руб. подотчета; он вернул остаток подотчета — 1000 руб.

Соответственно, имеют право на жизнь и прилагательные — подотчетные деньги, подотчетное лицо, никому не подотчетный сотрудник. А вот слова «подотчетник» в словарях не зафиксировано: это чистой воды бухгалтерский сленг.

Итак, правильно: выдано под отчет, выдан подотчет, деньги выданы подотчетному работнику.

«Говорят, что выражение “все в ажуре” (то есть все в порядке) — бухгалтерское. Оно имеет отношение к кружевам?» Екатерина Самойленко, бухгалтер ООО «Апрель +» (г. Тверь)

И правда, выражением «все в ажуре» оптимисты обязаны бухгалтерам. Исходный термин «ажур» сейчас используется нечасто. В широком смысле он означает, что все рассчитано и начислено в установленные сроки. А также что данные текущего бухгалтерского учета соответствуют отчетности. Для бухгалтера это как раз признак прекрасного состояния дел.

Изначально же ажуром именовали метод, когда все счетные записи делаются в день совершения хозяйственных операций. Именно об этом и говорит название термина, которое произошло от французского слова jour — день, сутки. Получилось a jour — на сегодняшний день.

Теперь о кружевах. Во французском языке у слова jour есть еще значение «дневной свет». Поэтому то же слово использовали, чтобы дать название тонкой ткани со сквозным орнаментом — ajour, на свет. Так начали говорить и о замысловатом вязании, искусном плетении, ювелирном узоре, даже о художественном литье. Наконец, произнося «ажур», стали иметь в виду вообще тонкую, тщательно выполненную работу. Что иногда характеризует и бухгалтерские отчеты.

«Подотчет» — бухгалтерское сокращение от подотчетная сумма. Ни в каком другом значении использовать нельзя.

Выдать или получить подотчет можно. Но это не в значении «как» или «куда» — это «что». Выдать подотчет в размере ста рублей. Примерно как «командировочные» — это, кстати, случай такого подотчета.

«Выдать деньги подотчет» неверно, поскольку здесь «подотчет» — означало бы не «что», а «как», «на каких условиях». Совсем уж чудовищно звучит «выдать в подотчет». Не считаю это устаревшим, это, имхо, всегда было неправильно. Может и ошибаюсь, но чутье так подсказывает.

Поэтому вы совершенно правы, утверждая, что деньги выдают под отчет.

К чести бухгалтеров, они в массе этот момент чувствуют и используют «подотчет» обычно правильно.

Уважаемый behemothus, как бы чудовищно это ни звучало, но в бухучёте и аудите этот термин есть.Его, например, использует эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр:garant.ru/consult/budget/446343 2)…выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет (п. 214 Инструкции N 157н*(3), п. 4.4 Положения N 373-П*(4)); – Людмила 19 авг ’14 в 17:49

Раньше даже заявления так писали, на одном бухгалтерском форуме и сейчас советуют:assessor.ru/forum/index.php?t=1800 Примерная Форма бланка заявления на выдачу денег в подотчет glavbyh.ru/showthread.php?t=41621 – Людмила 19 авг ’14 в 17:52

Правильно: выдать деньги под отчет и денежные средства в подотчет

Например: «Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица — работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета» (смотрите здесь ).

Существует бухгалтерский термин подотчет.

«Подотчет — это собственно подотчетная сумма, сами деньги. Нюанс заметен в примерах: сотрудник взял в кассе подотчет, равный 5000 руб.; я положила в кошелек 5000 руб. подотчета; он вернул остаток подотчета — 1000 руб» (подробнее здесь ).

Такие выражения ближе к разговорной профессиональной речи.

Денежные средства в подотчет — это также подотчет (другое название). Этот термин кажется более строгим, в данном случае «подотчет» в форме В.п. с предлогом является несогласованным определением для «денежных средств».

Думаю, что слово «подотчет» имеет два значения: 1) подотчетная сумма (сами деньги); 2) обязательная отчетность в их расходовании.

В этом случае выдать и перечислить «деньги под отчет» — это фактически выдать и перечислить «деньги под отчетность», с условием отчетности. В то же время подотчетом называется и сама подотчетная сумма.

Подотчёт — это термин, существительное в значении «подотчётные деньги» и «операция с такими деньгами, статья расходов». Взять деньги под что? — под отчёт. Выдать в подотчёт — почти устаревшее понятие, означает «выдать по статье «подотчёт». » Более современно, Вы правы, выдать под что? — под отчёт, но, видимо, секретарь Ваш старой закалки, употребляет по-старому, а вот «перечислить в подотчет» секретарь вполне грамотно употребляет: перечислить деньги, т.е. перевести в статью расходов ПОДОТЧЁТ.

ответ дан 18 авг ’14 в 16:59

В нашей версии: «Перечислить Смирнову в подотчет». А не перевести статью расходов. Но если у Смирнова и так уже полно отчетных денег, а надо ему еще добавить — тогда, наверное, правильно. – Карусель 18 авг ’14 в 20:23

Подотчетные лица — лица, получившие денежные суммы под отчет, для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами.

Райзберг Б. А. Лозовский Л. Ш. Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь — 6-е изд. перераб. и доп. — М. (ИНФРА-М, 2011)

У нас одна из секретарей все время пишет «выдать в подотчет», «перечислить в подотчет». Я всегда думала, что выдают под отчет. Но в словаре-то есть этот самый «подотчёт»! Подскажите, как пользоваться этим словом? А то, что пишет секретарь, имеет право на жизнь?

Как пишется подотчет слитно или раздельно?

Бухгалтеры, имея свою терминологию, в данном случае формируют её так:

1. Используют имя существительное «отчёт». Применяют в соответствующем термине прилагательное «подотчётный» (например, «подотчётные суммы»).
2. Сокращают словосочетание до одного слова и получают «подотчёт». Это существительное-термин, отвечает на «что ?». Пишется слитно. «Под -» — приставка. Иногда встречаются даже несколько абсурдные сочетания, наподобие «под подотчёт».

Однако, слова «отчёт » никто из словарей не вычёркивал. Оно продолжает существовать и сочетается со всеми доступными предлогами. Например, форма винительного падежа может выглядеть как «под отчёт». Происходит совпадение с начальной формой, что ещё больше запутывает пишущего. Но нам нужно углубиться в смысл высказывания, тогда раздельное написание станет несложным при его выборе.

• «Степанов взял под отчёт двенадцать миллионов рублей».

автор вопроса выбрал этот ответ лучшим

Бухгалтеры часто используют эти слова, поэтому важно знать, как их правильно употреблять.

«Подотчет» — бухгалтерское сокращение от «подотчетная сумма», поэтому выражение «выдать или получить подотчет», то есть «выдать или получить какую-то сумму» употреблять правильно.

Если же подразумевается сама операция выдачи подотчетной суммы, то есть деньги выдаются с целью получить затем отчет по расходованию этой суммы, то говорят «выдать деньги под отчет» (под что? — под отчет).

в избранное ссылка отблагодарить

Можно писать как слитно, так и отдельно.

Рассмотрим, в каком случае пишется «под отчет». В том случае, когда речь идет о выданных деньгах.

«Эти деньги были выданы под отчет».

Еще один пример: «Этот сотрудник взял под отчет».

То есть с глаголами «выдать» и «взять» всегда будет употребляться раздельное написание данного слова.

Слитное написание, то есть «подотчет» — это чисто бухгалтерский термин. Он означает «деньги», за которые нужно отчитаться.

Пример предложения: «В подотчете у этого сотруданика есть некоторые деньги».

Данное выражение очень часто можно услышать в бухгалтерии, так как именно они выдают денежные средства другим людям. Давайте попробуем разобраться, как правильно писать: «подотчет» или «под отчет».

Писать раздельно слово «под отчет» можно, но при условии, что в контексте вашего предложения данное слово используется как: «взять деньги».

Рассмотрим пример, такого предложения:

Выдать деньги под отчет.

Когда в контексте вашего предложение данное слово используется как: «подотчетная сумма», то вы пишете данное слово слитно. Рассмотрим пример, такого предложения:

Выдать в подотчет в размере тысяча рублей.