Должны ли малые предприятия создавать резервы в бухгалтерском и налоговом учете?

Про легальное уменьшение налога на прибыль рассказывает наш автор Алексей Иванов в своем Телеграм-канале.

Немного полезностей о возможностях учетной политики для оптимизации налогообложения. Сегодня вновь поговорим о налоге на прибыль – в нем таких возможностей больше всего.

Есть в налоговом учете такая приятная для налогоплательщика и неприятная для бухгалтера штука – резервы. Если вы не занимаетесь специфическими видами деятельности, то всего их 4:

• по сомнительным долгам (ст. 266 НК РФ)
• на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ)
• на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание (ст. 267 НК РФ)
• на оплату отпусков (ст. 324.1 НК РФ)

Налогоплательщик имеет право их создавать, закрепив свое решение в учетной политике. Смысл создания резервов – отсрочка уплаты налога. Напомню: она дает возможность пустить сэкономленные деньги в оборот и успеть заработать на них свою норму прибыли.
Как достигается такая отсрочка? Создавая резерв, вы признаете расход раньше, чем фактически его осуществите. Иногда бывает так, что расход вообще не будет осуществлен, а резерв под него создан. И это законно. Такой резерв потом придется включить в доходы, но деньги к тому моменту уже обернутся и принесут прибыль.

Для бухгалтера это чудное послабление от государства оборачивается усложнением и налогового и бухгалтерского учетов. ПБУ 18/02 и вот это вот все. Поэтому тетя Маша старается не говорить работодателю о нем.

Резерв по сомнительным долгам

Для начала объясню что такое сомнительный долг. Так бухгалтеры называют дебиторку (покупатели должны нам), которую не оплатили в срок. При этом нет гарантий ее оплаты в будущем (залога, поручительства или банковской гарантии). Поэтому мы и сомневаемся, что когда-нибудь получим эти деньги.
Сомнительные долги – это плохо для бизнеса. Еще хуже то, что государство считает налог на прибыль по методу начисления. Это означает, что доход считается полученным не в момент поступления денег на ваш счет, а в момент отгрузки товара покупателю. С этой секунды покупатель должен вам денег, значит, в этом квартале налогооблагаемый доход увеличится на сумму долга. Мало того, что покупатель не заплатил — вы еще и государству остались должны 20% разницы между дебиторкой и себестоимостью товара.

Ситуация win-win, но только для покупателя и государства. Для вас неприкольно. Поставить сомнительный долг в расходы получится только через 3 года — с истечением срока исковой давности. Либо раньше — если должник ликвидируется. Но это по умолчанию. Чтобы не платить налог на прибыль с сомнительных долгов создавайте резерв, предусмотренный статьей 266 НК РФ.

Как это работает?

В конце квартала проводится инвентаризация дебиторки – проверяется наличие сомнительных долгов. Если они есть, нужно посмотреть насколько просрочена оплата на последний день квартала. Если просрочка больше 90 дней – весь сомнительный долг включается в расходы и уменьшает налогооблагаемую прибыль. От 45 до 90 дней – можно включить в расходы половину. Меньше 45 дней – сорян, ждите следующего квартала.

Что будет с налогом потом?

Возможных вариантов поведения должника два.

1. Совесть замучала или коллекторы — оплатил долг.
2. Совесть в настройках отключена, к коллекторам иммунитет — долг оплачивать не стал.

В первом случае сумма оплаты включается в доходы. Это нужно сделать в том квартале, когда деньги поступили на счет или в кассу. Налог придется платить, но только с реально поступивших денег. Во втором случае долг признается безнадежным и списывается через 3 года или после получения выписки из ЕГРЮЛ о ликвидации должника. Списание происходит за счет резерва, на сумму налога это уже не влияет – расход был признан при создании резерва. А значит, неуплаченный налог был вложен в дело и успел принести прибыль.
Что нужно для создания резерва?

Резерв – дело добровольное. Если решили его создавать – закрепите решение в учетной политике. Тетя Маша будет против: инвентаризацию проводить ежеквартально, налоговой объяснять выбор неплатежеспособного контрагента, сложное ПБУ 18/02 применять – аргументы традиционные. Поэтому здесь главное преодолеть ее сопротивление.

Резерв на ремонт основных средств

Немного о налогообложении расходов на ремонт основных средств. Выше в канале я рассказывал когда здания, сооружения, машины, оборудование и другие подобные объекты считаются основными средствами. Налоговый кодекс добавляет еще один критерий: стоимость должна превышать 100 тыс. руб., иначе она сразу списывается на уменьшение налога. Понятно, что дорогостоящие активы с длинным сроком службы иногда требуется ремонтировать. Обычно расходы на ремонт уменьшают налогооблагаемую прибыль в том квартале, в котором ремонт производился. Резерв, предусмотренный статьей 324 НК РФ, позволяет признать расходы на ремонт раньше, чем основное средство начнут ремонтировать. Благодаря этому, вы уменьшаете налог на прибыль, начиная с первого квартала. Даже если при этом никаких ремонтов еще не производилось. Даже если они никогда не будут произведены. В последнем случае придется в конце года увеличить налогооблагаемую прибыль на сумму неиспользованного резерва, но за год неуплаченные деньги успеют принести доход. Это главное, что нужно знать – дальше пойдут технические подробности.
Как это работает?

В начале года вы оцениваете сколько денег будет потрачено за год на ремонт основных средств и составляете смету расходов. Итог сметы – так называемая предельная сумма отчислений в резерв. Есть ограничение: предельная сумма не может превышать среднегодовых фактических расходов на ремонт, рассчитанных за 3 последние года. Затем определяете совокупную стоимость основных средств – сумму первоначальных стоимостей всех основных средств компании (по этим стоимостям основные средства принимались к учету в начале своей карьеры).

Первую сумму делите на вторую – получаете норматив отчислений в резерв. ¼ произведения совокупной стоимости основных средств на норматив ежеквартально будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Пример 1:

В 2022 г. вы планируете потратить на ремонт основных средств 700 тыс. руб. В 2022 г. на эту цель было потрачено 600 тыс. руб., в 2017 г. – 500 тыс. руб., в 2016 г. – 400 тыс. руб. На начало 2019 г. первоначальная стоимость основных средств вашей компании составляла 10 млн. руб.

Среднегодовые фактические расходы на ремонт составили 500 тыс. руб. (600 тыс. руб. + 500 тыс. руб. + 400 тыс. руб.) / 3). Поэтому предельная сумма отчислений в резерв составит не 700 тыс. руб., а лишь 500 тыс. руб.

Норматив отчислений в резерв = 500 тыс. руб. / 10 млн. руб. * 100% = 5%.

Начиная с 31 марта, ежеквартально в резерв будет отчисляться 125 тыс. руб. (1/4 * 5% * 10 млн. руб.).

Что будет с налогом потом?

Когда ремонт фактически производится, он финансируется только за счет резерва. Это означает, что расходов на ремонт основных средств в этом квартале не будет – они уже были признаны раньше. В конце года проводится инвентаризация резерва. Если он больше фактических расходов на ремонт, превышение включается в доходы. Если меньше – в расходы.

Пример 2:

Вы весь год жадничали (или вам весь год везло) и основные средства не ремонтировались. За год в резерв было отчислено 500 тыс. руб. 31 декабря эта сумма включается в состав доходов и увеличивает налогооблагаемую прибыль.

Что нужно для создания резерва?

Резерв – дело добровольное. Нужно просто принять решение и закрепить его в учетной политике.

Резерв на ремонт основных средств можно создавать в большем размере, чем предельная сумма отчислений. Такое разрешено для особо сложных и дорогих видов капитального ремонта, которые длятся больше года. В этом случае расчет отчислений в резерв будет сложнее, но и суммы экономии больше. Рассказать подробнее или перейти к последнему резерву — на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание?

Как принять обязательство на сумму резерва?

На сумму резерва предстоящих расходов учреждению необходимо принять отложенное обязательство.

Согласно п. 308 Инструкции № 157н, отложенные обязательства — обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (финансовый период) их исполнения, при условии создания в учете учреждения по данным обязательствам резерва предстоящих расходов.

Отложенные обязательства отражаются по аналитической группе 90 «Санкционирование на иные очередные года (за пределами планового периода)» синтетического счета санкционирования расходов (п. 309 Инструкции № 157н). Руководствуясь Инструкцией № 162н и п. 1.2.3 части 1 Приложения «Составление и представление месячной, квартальной бюджетной отчетности, квартальной бухгалтерской отчетности государственных бюджетных и автономных учреждений в 2017 году» к совместному письму Минфина России № 02-07-07/21798, Казначейства России № 07-04-05/02-308 от 07.04.2017 (далее — Письмо), операции по отложенным обязательствам в учете казенных учреждений отражаются:

• Дебет 1 501 93 000 Кредит 1 502 99 000 – приняты отложенные обязательства (п. 141.2 Инструкции № 162н);
• Дебет 1 502 99 000 Кредит 1 502 11 000 — принято бюджетное обязательство текущего финансового года при использовании созданного ранее резерва (п. 141.2 Инструкции № 162н);
• Дебет 1 501 13 000 Кредит 1 501 93 000 — принято бюджетное обязательство текущего финансового года при использовании созданного ранее резерва (п. 134 Инструкции 162н).

Еще по теме: Что учитывать на забалансовом счете 02 в 2018 году?

Бухгалтерские записи по отложенным обязательствам в учете бюджетных и автономных учреждений отражаются аналогично.

Руководствуясь Инструкцией № 174н, Инструкцией № 183н и п. 1.2.3 Письма, операции по отложенным обязательствам в учете бюджетных и автономных учреждениях отражаются:

• Дебет 0 506 90 000 Кредит 0 502 99 000 – приняты отложенные обязательства (п. 174 Инструкции № 174н, п. 203 Инструкции № 183н);
• Дебет 0 502 99 000 Кредит 0 502 11 000 — принято обязательство текущего финансового года при использовании созданного ранее резерва (п. 167 Инструкции № 174н, п. 196 Инструкции № 183н);
• Дебет 0 506 10 000 Кредит 0 506 90 000 — принято обязательство текущего финансового года при использовании созданного ранее резерва.

Резерв по гарантийному ремонту

Если вы продаете товары и обещаете бесплатно отремонтировать их в течение гарантийного периода, расходы на ремонт уменьшают налогооблагаемую прибыль. Резерв, предусмотренный статьей 267 НК РФ, позволяет признать их раньше, чем расстроенные покупатели начнут предъявлять гарантийные требования. Благодаря этому, вы уменьшаете налог на прибыль, начиная с первого квартала. Даже если при этом никаких ремонтов еще не производилось. Даже если они никогда не будут произведены. В последнем случае придется в конце года увеличить налогооблагаемую прибыль на сумму неиспользованного резерва, но за год неуплаченные деньги успеют принести доход. Все как с уже разобранными резервами.
Как это работает?

В начале года вы оцениваете сколько денег было потрачено на гарантийный ремонт за последние три года. Если гарантию стали предоставлять меньше, чем три года назад, – берите в расчет этот период. Полученную сумму нужно разделить на выручку от продажи гарантийных товаров за то же время. Итог – процент отчислений в резерв. Его ежеквартально нужно умножать на выручку от продажи гарантийных товаров. Эта сумма будет уменьшать налогооблагаемую прибыль квартала.

Пример 1:

За 2016-2018 годы вы продали гарантийных товаров на 100 млн руб. При этом на гарантийный ремонт потратили 5 млн руб.

Процент отчислений в резерв = 5 млн руб. / 100 млн. руб. * 100% = 5%.

За первый квартал 2022 года продано гарантийных товаров на 3 млн руб.

Значит, налогооблагаемую прибыль квартала можно уменьшить на 5% * 3 млн руб. = 150 тыс руб.

Что будет с налогом потом?

Когда ремонт фактически производится, он финансируется только за счет резерва. Это означает, что расходов на гарантийный ремонт в этом квартале не будет – они уже были признаны раньше. В конце года проводится инвентаризация резерва. Если он больше фактических расходов на ремонт, превышение включается в доходы. Если меньше – в расходы.

Пример 2:

Весь год вам везло и гарантийных ремонтов не было. За год вы продали гарантийных товаров на 12 млн руб. и в резерв было отчислено 600 тыс. руб. 31 декабря эта сумма включается в состав доходов и увеличивает налогооблагаемую прибыль. Но если в следующем году в снова планируете создавать резерв – неиспользованный остаток можно перенести на следующий год и не включать в доходы сейчас.

Что нужно для создания резерва?

Резерв – дело добровольное. Нужно просто принять решение и закрепить его в учетной политике.

Резерв на оплату отпусков

Немного об отпускных. Если у вас есть сотрудники, то Трудовой кодекс обязывает ежегодно предоставлять им оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней. С точки зрения работодателя, отпускные – такой же расход, как и зарплата. Только работник в это время валяется на пляже или мчится на горных лыжах, а не дает стране угля. По умолчанию отпускные включаются в расходы в том месяце, в котором работник идет в отпуск.
Теперь о резерве на оплату отпусков, предусмотренном статьей 324.1 НК РФ. Прежде всего вас не должно обманывать название. Как и все остальные налоговые резервы, он создается не для того, чтобы отложить деньги на оплату чего-либо. Его задача – признать расходы по предстоящей выплате отпускных раньше, чем возникнет обязанность этой выплаты. Благодаря этому, вы уменьшаете налог на прибыль, начиная с января. Даже если при этом в отпуск еще ни один сотрудник не пошел. Это главное, что нужно знать – дальше пойдут детали для самых дотошных.

Как это работает?

В начале года вы оцениваете сколько денег будет потрачено за год на оплату отпусков. Затем считаете предполагаемые расходы на оплату труда (зарплата, премии, надбавки и т.п.). Первую сумму делите на вторую – получаете процент ежемесячных отчислений в резерв. Его каждый месяц умножаете на фактически начисленные расходы на оплату труда. Это и будут отчисления в резерв, которые уменьшат налогооблагаемую прибыль.

Ко всем показателям в расчетах нужно добавлять суммы обязательных социальных отчислений с них (пенсионное, социальное и медицинское страхование + страхование от несчастных случаев и профзаболеваний). Также нужно установить предельную сумму отчислений в резерв. Обычно это произведение процента ежемесячных отчислений на предполагаемые расходы на оплату труда за год. Но лучше брать сумму побольше, чтобы отчисления в резерв гарантированно не прекратились до конца года – НК порядок расчета этой величины не регламентирует.

Пример 1:

У ООО есть единственный работник – директор с зарплатой 100 000 руб. в месяц. Обязательные социальные отчисления составляют 30,2%. Чтобы не усложнять расчет, предполагаемые отпускные составят также 100 000 руб. Социальные отчисления с них – 30200 руб. Предполагаемые годовые расходы на оплату труда составят 1 200 000 руб. (100 000 руб. / мес. * 12 мес.). Социальные отчисления с них – 362 400 руб. (30 200 руб./мес. * 12 мес.). Итого на оплату труда планируется потратить 1 562 400 руб.

Процент отчислений в резерв = 130 200 руб. / 1 562 400 руб. * 100% = 8%.

Начиная с января, ежемесячно в резерв будет отчисляться 10 416 руб. (8% * 130 200 руб.).

Что будет с налогом потом?

Когда сотрудник идет в отпуск, отпускные начисляются только за счет резерва. Это означает, что расходов по оплате отпусков в этом месяце не будет – они уже были признаны раньше. В конце года проводится инвентаризация резерва. Если он больше фактически начисленных отпускных, превышение включается в доходы. Если меньше – в расходы.

Пример 2:

Директор из предыдущего примера хотел пойти в отпуск в декабре, но что-то пошло не так. Отпуск пришлось отложить до января следующего года. За год в резерв начислили 124 992 руб. (10 416 руб./мес. * 12 мес.). Так как фактически отпускные не начислялись, 31 декабря эта сумма включается в состав доходов и увеличивает налогооблагаемую прибыль.

Что нужно для создания резерва?

Резерв – дело добровольное. Если решили его создавать – закрепите решение в учетной политике.

По каким обязательствам нужно формировать резервы предстоящих расходов?

Согласно п. 302.1 Инструкции, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н), резервы предстоящих расходов представляют собой информацию о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения.

Резерв предстоящих расходов может быть создан по:

• предстоящей оплате отпусков за фактически отработанное время или компенсации за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения;
• предстоящей оплате по требованию покупателей гарантийного ремонта, текущего обслуживания в случаях, предусмотренных договором поставки;
• иным аналогичным предстоящим оплатам;
• обязательствам, возникающих в силу законодательства Российской Федерации при принятии решения о реструктуризации деятельности учреждения, в том числе создании, изменении структуры (состава) обособленных подразделений учреждения и (или) изменении видов деятельности учреждения, а также при принятии решения о реорганизации либо ликвидации учреждения;
• обязательствам, возникающим из претензионных требований и исков по результатам фактов хозяйственной жизни в размере сумм, предъявленных к учреждению штрафных санкций (пеней), иных компенсаций;
• обязательствам учреждения, возникающим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру в виду отсутствия первичных учетных документов;
• иным обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения, в случаях, предусмотренных актом учреждения, принятого при формировании его учетной политики.

Перечень расходов, по которым могут быть сформированы резервы, является открытым.

Порядок формирования резервов (виды формируемых резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т.д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики.

Еще по теме: Страховые взносы с 2022 года: 5 важных нововведений