Работодатели должны выплачивать зарплату два раза в месяц, и традиционно первая выплата называется авансом. Однако в Трудовом кодексе нет такого понятия, как аванс: за первую половину месяца необходимо выплачивать зарплату. Как устанавливается срок выплаты такой зарплаты? Каков порядок ее расчета? Можно ли ее выплачивать в фиксированном размере в целях минимизации трудозатрат работников расчетной службы? Как заполнить разд. 2 формы 6-НДФЛ, если по итогам месяца работник получил только аванс, с которого не удержан НДФЛ? О том, какие разъяснения по данным вопросам поступали со стороны Минтруда, Роструда, Минфина и ФНС, вы узнаете из представленной статьи.
ТК РФ о зарплатном авансе новичку
Про зарплатный аванс новичкам в трудовом законодательстве не упоминается. При этом в ст. 136 ТК РФ установлены следующие требования:
- выплата зарплаты — не реже чем каждые полмесяца;
- конкретная дата выплаты устанавливается во внутрифирменных локальных актах, но не позже 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
Как в бухучете отразить зарплатные начисления, узнайте из нашей публикации.
Трудовой кодекс:
- называет все зарплатные выплаты «заработной платой», термин «аванс» не применяется;
- определяет минимальное количество зарплатных выплат в месяц, каждая из которых носит не авансированный характер, а исчисляется исходя из фактически отработанного времени;
- устанавливает максимально допустимый календарный разрыв между первой и второй частями зарплаты;
- оставляет право компаниям и ИП определять даты выдачи денег и расчетные алгоритмы.
Узнайте о правах работодателя из статьи.
Общие правила выплаты зарплаты
Существуют общие для всех работодателей правила, которые необходимо соблюдать при выплате зарплаты:
- Заработная плата выплачивается каждые полмесяца. Первая выплата за текущий месяц как раз и будет являться авансом
- Устанавливаются конкретные дни выплаты. Заработная плата должна выплачиваться не реже, чем каждые 15 дней. На предприятии выбирается конкретная дата выплаты и закрепляется в локальных актах
- При расчете аванса принимается во внимание то время, которое сотрудник отработал за половину месяца
- Даже если работник написал заявление о том, что не хочет получать аванс, работодатель обязан выдавать зарплату не реже, чем каждые 15 дней. В противном случае это будет являться нарушением трудового законодательства
Сумма аванса обязательно указывается в расчетном листке, который выдается каждому сотруднику при выплате окончательного расчета. Таким образом, сотрудник может контролировать все начисления за месяц.
Также не следует забывать, что за нарушения при выплате аванса предусмотрена ответственность. Она может быть:
- Административная. Включает в себя штрафы как на организацию или ИП, так и на физических лиц
- Дисциплинарная. Такая ответственность может наступить в виде замечания, выговора и доже увольнения
- Материальная. При задержке с выплатой работодатель обязан выплатить причитающиеся суммы с компенсацией. Такая компенсация и будет являться формой материальной ответственности
- Уголовная. При долгой задержке выплат наступает уголовная ответственность. Это может быть наложение штрафа, который будет в разы превышать штрафы, предусмотренные при административной ответственности. Кроме того, должностное лицо может быть привлечено к принудительным работам, лишению свободы или лишиться права занимать должность на срок до 3 лет
Закрепляем «зарплатные» сроки
Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).
Бланк зарплатной ведомости скачайте здесь.
Не забудьте про новичков — для них тоже важно установить срок их первой зарплаты, и она может не совпадать с установленными в компании датами.
Описание зарплатных аспектов сделайте в локальном внутрифирменном акте — это могут быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение об оплате труда, коллективный договор и др.
С внутренними локальными актами, в которые включаются «зарплатные» аспекты, вас познакомят публикации:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2022»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Конкретные формулировки по установлению зарплатных выплат смотрите ниже.
Первой зарплате — отдельный срок
Формулируя текст зарплатной части внутренних локальных актов, ориентируйтесь на следующие правила:
- Срок выдачи зарплаты — это конкретный день, а не календарный период (не «вилка» дат). На этом настаивает Роструд.
Подробности узнайте здесь.
- Распределите дни выдачи первой и второй частей зарплаты так, чтобы каждые полмесяца работники получали плату за свой труд. Это требование ст. 136 ТК РФ.
Подбирайте удобные даты исходя из особенностей работы компании. Это могут быть, например, 10-е число (окончательный расчет за предыдущий месяц) и 25-е число (аванс за текущий месяц).
Следует учесть, что при такой формулировке в особом положении оказываются новички — лица, приступившие к работе в один из дней расчетного месяца. Получается, что при зарплатных выплатах 5-го числа (расчет за предыдущий месяц) и 20-го числа (аванс за текущий месяц) сотруднику, поступившему на работу 1-го числа, нужно выплатить только аванс 20-го числа. То есть разрыв между началом работы и датой выплаты аванса — более ½ месяца, что является нарушением законодательства. Как быть в такой ситуации, расскажем далее.
Выплата аванса как части заработной платы
Существует несколько способов выплаты аванса для нового сотрудника.
Одним из них является выплата аванса как некой части зарплаты работника за месяц.
Представим, что сотрудник устроился на работу с начала месяца, 1 числа. В организации установлено две даты выплаты заработной платы – 20 и 5 числа. Соответственно, аванс работник должен получить только 20 числа, но это будет нарушением статьи 136 ТК РФ.
В соответствии с этим сотруднику может быть выплачена часть заработной платы за отработанное время. Работодатель должен выбрать конкретную дату, которая будет раньше общеустановленной даты аванса, но позднее даты выплаты окончательного расчета. Например, это может быть 10 число.
Соответственно, такую выплату для новых сотрудников нужно закрепить во внутренних документах компании. Можно расписать конкретно какого числа выплачиваются деньги при поступлении на работу в разные периоды месяца.
Авансы вновь принятым сотрудникам — что и где прописываем?
Сроки для аванса вновь принятым сотрудникам включите в ПВТР (или иной локальный акт) в один раздел с описанием общих для всего коллектива зарплатных сроков.
В качестве образца можно использовать формулировку из следующего примера.
Пример
В ООО «Техностройпром» все зарплатные нюансы отражены в Положении об оплате труда. Исходя из современных формулировок трудового законодательства, компания решила не применять термин «аванс» и определила, что зарплату будет выдавать дважды в месяц.
При этом для новичков в первый месяц работы предусмотрены специальные сроки выплаты зарплаты, позволяющие:
- выполнить требования ТК РФ о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца (чаще можно, реже — нельзя);
- постепенно (без ущерба для новичков и работодателя) перевести новичков на обычный график выплат, предусмотренный в компании, не нарушая требований трудового законодательства.
Выдержка из Положения об оплате труда ООО «Техностройпром»:
3.1. Заработная плата в ООО “Техностройпром” выплачивается:
- 20-го числа текущего месяца — за 1-ю половину расчетного месяца;
- 5-го числа следующего месяца — за 2-ю половину расчетного месяца.
3.2. Сроки выдачи зарплаты в первый месяц работы для вновь принятых работников:
| Календарные сроки поступления на работу | Срок первой выплаты заработной платы |
| С 1-е по 14-е число | 15-го числа — исключительно для вновь принятых работников |
| С 15-го по 19-го число | 20-е число — одновременно со всеми работниками |
| С 20-го числа до конца месяца | 5-е число — в общие для выплаты зарплаты сроки |
3.3. Последующие выплаты заработной платы осуществляются в установленные в ООО “Техностройпром” сроки, указанные в п. 3.1».
Полный текст Положения об оплате труда ООО «Техностройпром» вы можете увидеть по ссылке ниже:
О помогающих в работе локальных актах узнайте из материалов:
- «Положение о служебных командировках — образец»;
- «Положение о системе управления охраной труда — образец»;
- «Регламент по работе с дебиторской задолженностью — образец».
Кроме сроков локальный акт может содержать и указание на алгоритм исчисления суммы каждой зарплатной выплаты, в том числе аванса в первый месяц работы.
Где закрепляются условия выдачи и в какие сроки выдается аванс
Поскольку вопросы, касающиеся выплаты зарплаты, регулируются государством и считаются одними из самых важных, на предприятии тоже должна быть создана стройная система в этой области.
Порядок и сроки выдачи зарплаты должны быть в обязательном порядке закреплены во внутренних документах компании. Как гласит законодательство, это обязательно нужно сделать в правилах внутреннего распорядка и в одном из договоров – либо в коллективном, либо в трудовом. Коллективных договоров в настоящее время составляется не так уж много, поэтому основная масса работодателей прописывают условия выдачи в трудовых договорах.
Статья 136 ТК РФ регулирует вопросы выдачи заработной платы и аванса в том числе. Установлено, что заработная плата должна выдаваться не реже двух раз в месяц, то есть каждые полмесяца. Аванс выдается за первые 15 дней месяца. Срок выдачи аванса с 16 по 30 (или 31) число. Конкретную дату каждая компания устанавливает самостоятельно и закрепляет в своих внутренних документах.
Способ расчета аванса при приеме на работу
Закрепите в локальном акте способ расчета аванса при приеме на работу — он не должен противоречить требованиям законодательства, которое определяет рассчитывать первую и вторую зарплатные выплаты исходя из фактически отработанного времени.
Можно ли установить заработную плату за первую половину месяца в размере 40% от оклада и как при этом удерживать НДФЛ? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к разъяснениям экспертов.
Нельзя установить аванс в твердой сумме для всех работников — без предварительных расчетов не обойтись.
Кроме того, следует учитывать требования НПА и мнение чиновников относительно минимального и максимального размеров аванса:
| Величина аванса | Мнение чиновников и законодателей | НПА |
| Минимальная | Минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки работника за отработанное время | Ст. 129 ТК РФ |
| Выплата сотруднику за половину месяца не может быть меньше тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время (фактически выполненный объем работы) | Письмо Роструда от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 | |
| Аванс исчисляется на основе оклада (тарифной ставки) и надбавок к нему (за совмещение, за работу в ночное время по графику и т. п.) Те выплаты, которые определяются по итогам завершившегося месяца (премия, сверхурочные), при исчислении аванса использоваться не должны | Письмо Минтруда РФ от 10.08.2017 № 14-1/В-725 | |
| Максимальная (законодательно не регламентируется) | Начислять заработную плату за каждые полмесяца нужно примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат), так как выплата зарплаты предусмотрена не реже чем 2 раза в месяц | Письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709 |
В каком размере может выдаваться аванс
Если ориентироваться на законодательство, то ни в одном нормативном акте нельзя найти точную сумму аванса.
Обычно у работодателей есть два способа расчета суммы аванса работнику: размер устанавливается в виде фиксированного процента или высчитывается пропорционально отработанному времени. Второй вариант более справедливый и точный.
| Аванс фиксированным процентом | Аванс исходя из фактически отработанного времени |
| Это упрощенный метод. Берется сумма предполагаемых начислений за месяц, умножается на установленный процент (обычно это 40%), получается величина аванса за первую половину месяца | В последнее время контролирующие органы рекомендуют применять именно такой способ расчета. Расчет производится следующим способом: из начисленной суммы заработной платы вычитается НДФЛ, полученный результат делится на количество рабочих дней в полном месяце и умножается на количество уже отработанных дней. Такой способ рекомендуется применять во всех компаниях |
Новичку не выдали аванс — каковы последствия?
Конкретной нормы закона, устанавливающей ответственность за несвоевременную выплату аванса новым сотрудникам или неверный расчет ее суммы, не существует.
Тем не менее допустившему отступления от законодательных требований работодателю ответственности не избежать. В этой ситуации действуют общие нормы, а именно:
| Вид нарушения законодательства о труде | Вид ответственности | Наказание |
| Несвоевременная выплата (невыплата) аванса, заработной платы | Административная (ст. 5.27 КоАП) | Первичное нарушение — штраф на должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб., на компанию — от 30 000 до 50 000 руб.; Повторное нарушение — штраф на должностных лиц и ИП от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, на компанию — от 50 000 до 70 000 руб. |
| Дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ) | Если зарплата не выплачена по вине руководителя (или иного уполномоченного лица), это может рассматриваться как ненадлежащее исполнение ими своих должностных обязанностей и повлечь наложение одного из предусмотренных ст. 192 ТК РФ дисциплинарных взысканий | |
| Материальная (ст. 236 ТК РФ) | Работодатель обязан выплачивать (кроме задержанной зарплаты) проценты — не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно | |
| Уголовная (ст. 145. 1 УК РФ) | Частичная невыплата свыше 3 месяцев зарплаты, совершенная из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, наказывается штрафом в размере до 120 000 руб., зарплаты или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 1 года, либо принудительными работами на срок до 2 лет, либо лишением свободы на срок до 1 года. Полная невыплата свыше 2 месяцев зарплаты (или выплата заработной платы свыше 2 месяцев в размере ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации — наказывается штрафом в размере от 100 000 руб. до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового, либо лишением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового |
Не избежать наказания работодателю, если сотрудник попросит выдавать зарплату одной суммой единожды в месяц и ему в этой просьбе не будет отказано (письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1). Подробные объяснения такой позиции от чиновника из Минтруда вы можете посмотреть в К+, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Если же ваш работник обратится с просьбой заплатить ему аванс за несколько месяцев вперед, а вы ему пойдете навстречу, оформите такую выплату в форме займа с минимальной ставкой процента. В ином случае у вас могут возникнуть разного рода проблемы: аванс могут посчитать беспроцентным займом (необходимость удержания НДФЛ с суммы матвыгоды от экономии на процентах), и придется со всей суммы сразу уплатить страховые взносы и др.
Работодатель, не расплатившийся за первую половину месяца с сотрудником (новичком или давно работающим), не будет наказан только в том случае, если в первой половине месяца этот сотрудник не работал (апелляционное определение Московского областного суда от 07.08.2012 по делу № 33-15891/2012).
Итоги
Первую выплату зарплаты новички должны получить не позднее чем через 2 недели после начала работы. Все последующие — в сроки, предусмотренные компанией для выдачи зарплаты (каждые полмесяца, учитывая фактически отработанные дни).
Для того чтобы выполнить зарплатные требования законодательства в отношении новичков, необходимо в локальном акте компании предусмотреть специальные сроки выплаты первой зарплаты. Иначе работодатель может быть подвергнут дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ
- КоАП РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
