Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию

По каким причинам чаще всего меняется должностная инструкция

Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок. В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований). Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

• грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
• приказом.

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

Для чего нужен приказ

Просто так взять и поменять какие-то строчки в должностной инструкции работника предприятия нельзя. Это довольно серьезная процедура, которая включает в себя несколько этапов и самым первым является издание приказа о внесении изменений.

Приказ – это распорядительный акт, на основании которого другие сотрудники компании реализуют начальственные указания.

Отсутствие приказа в случае проверок деятельности организации государственными надзорными органами может привести к административному наказанию директора и самого юридического лица.

Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора

В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ в предмет трудового договора входят:

• описание трудовой функции работника;
• условия труда.

Поскольку содержание ДИ не регламентировано, она может включать информацию, относящуюся к трудовому договору в приведенной части. Изменение его условий осуществляется 2 способами:

1. По соглашению сторон — в качестве общего правила (ст. 72 ТК РФ). Поэтому изменение ДИ, являющейся частью трудового договора, целесообразно оформить дополнительным соглашением к нему.
2. По инициативе работодателя — в случае организационно-технологических изменений (ст. 72 ТК РФ) с сохранением трудовой функции прежней. В такой ситуации нужно за 2 месяца уведомить сотрудника о предстоящем введении изменений (образец уведомления и некоторые подробности изменения вы найдете по ссылке: Уведомление об изменении условий трудового договора). Если условия трудового договора не меняются (например, корректируются требования о квалификации), данное требование соблюдать не нужно.

Отметим, что порядок разработки новой ДИ или ее изменений, согласования и издания приказа об утверждении изменений, содержание этого приказа необязательно доводить до сведения работника, поскольку эти процедуры и документы не затрагивают его трудовые права и не относятся к сведениям, представляемым на основании п. 1 ст. 62 ТК РФ.

Соответствующий вывод был сделан в решении Железногорского горсуда Красноярского края от 01.02.2011 по делу № 2-215/2011. Предметом информирования и согласования в необходимых случаях является только содержание изменений ДИ.

Чьи автографы должны наличествовать в документе

Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.

Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).

Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.

Общие положения о должностных инструкциях

Должностная инструкция — это локальный акт, определяющий перечень обязанностей сотрудников, работающих на определенных должностях (грузчика, главного инженера, специалиста по кадрам и пр.). Все сотрудники, к которым относятся инструкции, обязаны выполнять их, если это оговаривается в трудовых договорах с ними.
При заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить нанимаемого сотрудника с локальными актами, действующими в организации, в том числе соответствующей должностной инструкцией.

Однако обязанности сотрудника могут быть прописаны и в трудовом договоре — в этом случае отдельной должностной инструкции не требуется. Если же права и обязанности сотрудника детально не отражены в трудовом контракте, в нем указывается ссылка на должностную инструкцию, в которой они прописаны.

При отсутствии четко регламентированных должностных обязанностей работа в организации не может быть эффективной, поскольку трудящийся не будет знать, что конкретно он должен сделать. Кроме того, работодатель в таком случае не будет иметь возможности наложить на нерадивого работника взыскание за невыполненную работу.

Как учитывать и хранить

Приказ, как один из основных документов, регулирующих деятельность организации, подлежит определенному учету. Для этого сведения о нем нужно внести в специальный учетный журнал, где достаточно сделать отметку о дате его выпуска и номере. После этого готовый и подписанный всеми заинтересованными лицами бланк следует подшить туда же, где уже лежат другие аналогичные бумаги. Здесь он должен находиться в наличии на протяжении периода, установленного в законодательстве или же в течение срока, прописанного в учетной политике предприятия.

Допускается ли изменение должностной инструкции без согласия работника?

В силу требований ст. 74 ТК РФ руководство вправе изменить требования должностных инструкций без согласия сотрудников, если изменились:

• условия организации труда (например, произошла реорганизация, были введены новые режимы работы);
• технологии производства (например, появилось новое оборудование).

Помимо того, что работодатель введет новые условия труда, он должен обосновать их необходимость, так как в случае обращения служащих в контролирующие органы они смогут оспорить изменение должностных обязанностей.

При этом работодатель, согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ, обязан уведомить сотрудников о предстоящих изменениях за 2 месяца.

После того как работодатель инициирует внесение изменений в инструкцию, ситуация может развиваться одним из следующих образов:

1. Работник соглашается с вносимыми изменениями и продолжает работать по новым правилам.
2. Работник пишет отказ от продолжения трудиться в новых условиях. В этом случае работодатель обязан предложить альтернативную вакансию (в том числе нижестоящую). Если сотрудник соглашается, он продолжает работать на новой должности; если отказывается — договор расторгается на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.

1. Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
2. Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
3. Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
4. Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
5. В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.

Когда меняют ДИ

На предприятии в современных условиях рынка всегда происходят перемены, появляются новые технологии, пересматриваются бизнес-процессы, структура организации. Если появились новые задачи или расширился круг обязанностей, то должностную инструкцию тоже придется исправить. Часто потребуется учитывать мнение работников, которые не всегда согласны с нововведениями.

Среди оснований для корректировки должностной инструкции:

• расширение или перераспределение обязанностей для оптимизации труда;
• обновление штатного расписания;
• переименование предприятия;
• изменение структуры предприятия;
• внедрение новых технологий производства;
• появление новых технических регламентов;
• перевод сотрудника на другую должность;
• смена работником фамилии (для персональных ДИ);
• поправки в законодательстве.

Четких процедур по внесению поправок в трудовом законодательстве нет. И работодатель вправе определить самостоятельно порядок действий (письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007). При условии, что все сделано в рамках законодательных норм.

Прежде чем начать редактирование должностной инструкции, необходимо ответить на вопросы:

1. Как составлена должностная инструкция — в качестве приложения к трудовому договору или в виде отдельного нормативного акта?
2. Затрагивают ли корректировки условия трудового договора?
3. Чем вызваны изменения — острая необходимость перемен в технологических и организационных условиях труда или другие основания?

При разных ответах и порядок внесения изменений отличается.

Как уведомить работника об изменении должностных обязанностей

Прежде чем вникать, зачем оформлять уведомление работника о введении дополнительных обязанностей, важно понять, что такое должностные обязанности, — это определенная работа, которую прописывают в должностной инструкции и за которую работодатель планирует платить зарплату. Документ не обязательный, в ТК его нет. Тем не менее, опытный руководитель никогда от него не откажется:

• во-первых, это инструмент воздействия: тыкнешь носом нерадивого сотрудника в инструкцию и — вуаля — работнику некуда деться, начнет работать — он же сам при трудоустройстве расписался, что ознакомлен со своим функционалом, который он обязан выполнять;
• во-вторых, вас будут «иметь» и в хвост, и в гриву в случае проверки инспектирующих организаций, если не предоставите такой документ. Доказывать свою правоту будете позже в суде, если на то у вас есть желание и время.

Поэтому документ важный во всех отношениях. И он — внутренний локальный акт, с которым мы знакомим кандидата при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

ВАЖНО!

Сам по себе документ вроде как не обязательный, а вот внесение в него правок — регламентированная законодательством процедура. Это она является источником необходимости написания письма об изменении должностных обязанностей и получения одобрения работника.

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10 2007 № 4412-6, в п. 5, прописано, что наша святая обязанность — заранее и письменно уведомить сотрудника о том, что его должностные обязанности работодатель планирует изменить, получить от него согласие, и только после этого вносить что-то новое.

Отметим, что ТК РФ об уведомлении о смене обязанностей молчит, но в ст. 72 указывает, что любые правки и дополнения в трудовом договоре — только при письменном согласии работника. А в ст. 74 обязывает работодателя о таких новшествах предупреждать сотрудника за два месяца.

Следовательно, как ни крути, а уведомление о новых должностных обязанностях придется печатать в двух экземплярах, подписывать у директора и торжественно вручать под подпись человеку за два месяца до начала действия изменений. Потом проводить с ним беседу о необходимости таких поправок, вразумлять, увещевать, уговаривать, упрашивать и т. д — кому как повезет. И получать подпись сотрудника о том, что он, ладно уж, согласен. Только после этого делать правки в документе. Один из подписанных экземпляров не забываем оставить у себя.

Работник заартачился и наотрез отказывается соглашаться на новые условия, применяем крайние меры — ищем ему замену. Это нежелательно, это плохо, это не по-человечески, но другого варианта ввести новые условия в трудовые обязанности у нас нет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как изменить существенные условия трудового договора. Используйте эти инструкции бесплатно.