Как составить декларацию соответствия условий труда: изменения в 2022 году

Понятие СОУТ

Специальная оценка условий труда (СОУТ) является обязанностью каждого работодателя в России. Ее проводят в соответствии с требованиями Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, которым определены требования к этой процедуре. Там же сказано, что после утверждения отчета о проведении СОУТ каждый работодатель заполняет и направляет в территориальный орган трудовой инспекции по местонахождению юридического лица или местожительству предпринимателя декларацию по спецоценке условий труда вместе с документами о проведенной проверке в территориальный орган Роструда. В нее включаются рабочие места, на которых все благополучно и соответствует установленным нормам.
Любое декларирование соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда осуществляется в отношении рабочих мест организации по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 07.02.2014 № 80н. Последние изменения в этот порядок внесены приказом Минтруда России от 14.11.2016 № 642н. Документ имеет множество особенностей и нюансов.

Куда подавать декларацию о СОУТ

Указание, куда нужно подавать декларацию СОУТ, содержится в ч. 1 и 2 ст. 11 федерального закона о СОУТ. Там сказано, что отношении рабочих мест без признаков опасного или вредного производства работодатели обязаны подавать декларацию в территориальный орган исполнительной власти, в чьи компетенции относится осуществление государственного надзора за соблюдением трудовых норм по юридическому адресу компании. Это означает, что декларацию нужно подать в ту трудовую инспекцию, к которой относится фирма.

В соответствии с порядком подачи декларации (Приказ Минтруда РФ от 07.02.2014 № 80н) ее нужно подать по форме согласно приложению 1 к Приказу Минтруда РФ от 07.02.2014 № 80н не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о СОУТ тех рабочих мест, в отношении которых подается документ. Предоставить документы о СОУТ можно как непосредственно в инспекцию, так и через почтовое отделение (порядок подачи декларации требует описи вложения письма и уведомления о вручении), а также электронно — с использованием цифровой подписи.

За непредоставление декларации СОУТ установлена ответственность по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ. Должностным лицам грозит штраф в размере от 5 до 10 тыс. рублей, а юридическим лицам — от 60 до 80 тыс. рублей. Причем наказание последует, даже если документ сдан в трудовую инспекцию, но с нарушением 30-дневного срока.

Так, ООО «РЕШЕНИЯ» подало декларацию СОУТ г в Государственную инспекцию труда Москвы лишь 06.03.2019, а отчет о проведении спецоценки в ООО был утвержден 27.12.2018, что не могла не заметить инспекция. Первого июля 2022 года должностным лицом ГИТ был назначен штраф по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ в размере 60 тыс. рублей. Компания попыталась оспорить штраф в суде, ссылаясь на малозначительность нарушения. Однако Зеленоградский районный суд Москвы пришел к выводу, что ООО нарушило установленный 30-дневный срок, поэтому штраф является законным (Решение Зеленоградского районного суда города Москва от 02.09.2019 по делу № 12-347/2019).

Правила оформления декларации СОУТ изменятся

Минтруд России опубликовал на Едином портале для размещения проектов НПА поправки в правила подачи декларации СОУТ. Изменения внесут в приказ Минтруда № 80н от 07.02.2014, которым утверждены действующие форма и порядок предоставления деклараций.

Изменения связаны с принятием 503-ФЗ от 30.12.2020, который внес поправки в статьи 8 и 11 закона № 426-ФЗ от 28.12.2013 о специальной оценке условий труда и установил бессрочное действие деклараций СОУТ. Чиновники учли отсутствие срока действия и необходимость обновления декларации и установили, что декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда подается только при нарушениях после их устранения или изменении рабочих мест.

Меняются порядок формирования и ведения реестра деклараций. После утверждения приказа Минтруда и его опубликования в установленном порядке работодателей обяжут использовать обновленную форму.

Почему могут отказать в приеме декларации СОУТ

Если трудовая инспекция труда не примет декларацию на бумаге, в течение не более десяти рабочих дней ее вернут в организацию по почте.

В этом случае придется исправить все недочеты и подать декларацию повторно.

Причины отказа в приеме декларации СОУТ

Причиной отказа в приеме декларации может быть только не соблюдение установленного формата, что актуально для бумажной версии. Нарушить формате электронной версии практически невозможно.

Еще важно, чтобы спецоценку проводила аккредитованная фирма.

Если организации, проводившей оценку условий труда, не будет в специальном реестре, соответственно декларацию сдать вы не сможете.

Детали по теме:

Арендованное имущество: можно ли использовать СОУТ собственника?

Новое рабочее место без СОУТ: что отражать в трудовом договоре?

Нужно ли юрисконсульту проходить СОУТ и предрейсовые медосмотры при поездках на авто фирмы

Штрафуют за неознакомление работников с СОУТ: суды поддерживают

СОУТ при гибридном графике работы – обязательна

Восстановление должности – повторная СОУТ обязательна⁠

СОУТ стала бессрочной

В конце 2022 года законодатели приняли Федеральный закон № 503-ФЗ от 30.12.2020 с поправками в действующий Федеральный закон № 426-ФЗ от 28.12.2013 о спецоценке условий труда. Законодатели устранили правовую коллизию: срок действия декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда составлял 5 лет. Если у работодателя не появилось новых вредных факторов, она автоматически продлевалась еще на 5 лет. Но не все работодатели об этом знали.

Когда основной период действия декларации заканчивался, они проводили СОУТ за собственный счет, в том числе тогда, когда основания для прекращения действия ранее проведенной оценки и отчета о ней не наступили. Бессрочное действие декларации СОУТ позволит работодателям не проводить спецоценку, если условия на декларируемых рабочих местах не изменились. А это снизит финансовую нагрузку на мероприятия по охране труда.

С какой периодичностью надо декларировать СОУТ?

Если за 5 лет с момента сдачи декларации на перечисленных в ней рабочих местах не происходило несчастных случаев, а также никто из трудящихся не получил профзаболевание (установленное медкомиссией), то происходит автоматическое продление декларации до момента появления каких-то оснований проведения внепланового контроля. Если же на предприятии произойдет несчастный случай, или возникнут иные перечисленные в ФЗ № 426 причины, то после оценки декларация аннулируется. В данном случае будет проведена внеплановая СОУТ.

Проверка рабочих мест обязательна

Подтверждение того, что рабочие места в организации или у индивидуального предпринимателя соответствуют государственным нормативным требованиям охраны труда, должны подавать не все работодатели. Декларирование рабочих мест по СОУТ осуществляют только те, у кого рабочие места по итогам проведения спецоценки признали:

• безвредными;
• безопасными;
• оптимальными;
• допустимыми.

Проверить необходимо абсолютно все рабочие места, где есть вероятность идентификации опасных или вредных факторов, включая офисы. Места, где такие факторы не выявлены, и рабочие места с 1 или 2 классом условий включаются в декларацию. В законе определено, какое требование предъявляется в случае подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда в отношении хотя бы одного аналогичного рабочего места, — работодатель сообщает, что его работникам комфортно трудиться. За это он получает возможность платить страховые взносы по сниженной ставке и подтверждает обоснованность компенсационных выплат сотрудникам «за вредность». Обычно проверку проводят сразу на всех рабочих местах, где она требуется.

ВАЖНО!

Работодатель обязан направить отчет по результатам проверки в Роструд не позднее чем через 30 дней после ее завершения.

Нужно провести СОУТ?

За нарушения предусмотрены большие штрафы. Бесплатно используйте руководство от экспертов КонсультантПлюс, чтобы все сделать правильно.

Правила заполнения и подачи декларации работодателями

Отметим, что как таковых правил заполнения декларации в приказе Минтруда № 406н нет, так как это довольно простой документ.

Какие рабочие места включать и не включать

Декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда оформляют юридические лица и ИП в отношении рабочих мест, на которых:

• вредные и/или опасные факторы производственной среды и трудового процесса по результатам идентификации потенциально вредных и/или опасных производственных факторов не выявлены;
• условия труда по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и/или опасных факторов признаны оптимальными или допустимыми.

В декларацию соответствия условий труда не нужно включать:

• рабочие места работников, профессии, должности, специальности которых включены в списки с правом на досрочную пенсию по старости;
• рабочие места, на которых сотрудникам по закону положены гарантии и компенсации за работу с вредными и/или опасными условиями труда;
• рабочие места, на которых по результатам ранее проведенных аттестации или спецоценки условий установлены вредные и/или опасные условия труда.

В случае подачи декларации в отношении хотя бы одного аналогичного (см. врез ниже) рабочего места, признанного таковым в соответствии с законодательством о спецоценке, в декларацию включают сведения обо всех рабочих местах, аналогичных данному.

Аналогичными признаются рабочие места (ч. 6 ст. 9 Закона «О специальной оценке условий труда»):

• которые расположены в одном или нескольких однотипных производственных помещениях (производственных зонах), оборудованных одинаковыми (однотипными) системами вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения;
• на которых работники трудятся по одной и той же профессии, должности, специальности, осуществляют одинаковые трудовые функции в одинаковом режиме рабочего времени при ведении однотипного технологического процесса с использованием одинаковых производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья и обеспечены одинаковыми средствами индивидуальной защиты.

Подписание

Декларацию подписывает руководитель организации и заверяет печатью (при наличии). А ИП – только ставит подпись.

Куда подавать

Адресат – территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости. То есть государственная инспекция труда (ГИТ) в субъекте РФ по месту нахождения работодателя либо его филиала, представительства.

Способы подачи

Их три:

• лично;
• направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении;
• в форме электронного документа с усиленной квалифицированной подписью работодателя путём заполнения формы декларации на сайте Роструда.

Срок подачи

Это нужно сделать не позднее 30 рабочих дней со дня внесения сведений о результатах проведения спецоценки условий труда в Федеральную государственную информационную систему учета результатов проведения специальной оценки на рабочих местах, в отношении которых подается декларация.

При этом нужно учитывать требования законодательства РФ о персональных данных и государственной, иной охраняемой законом тайне.

Принятие декларации и отказ

При поступлении декларации на бумаге должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию деклараций, заполняет раздел «Сведения о регистрации декларации». При подаче в электронном виде это происходит автоматически с учетом места нахождения рабочих мест, в отношении которых подана декларация.

Основание для отказа в принятии декларации только одно – её несоответствие форме, предусмотренной Приложением № 1 к приказу Минтруда от 17.06.2021 № 406н.

Особо указано, что отказ в принятии декларации по иным основаниям недопустим.

Если была подана бумажная декларация, при наличии основания для отказа в принятии ГИТ в течение не более 10 рабочих дней со дня поступления возвращает её работодателю по почтовой связи с указанием причин.

Работодатель вправе повторно подать декларацию в случае устранения оснований для отказа в принятии.

Правильный образец заполнения с 1 марта 2022 года декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда можно посмотреть в Готовом решении КонсультантПлюс здесь.

Зачем нужна декларация СОУТ

Декларирование результатов СОУТ в первую очередь отвечает интересам самих работодателей. Они получают возможность уменьшить размер отчислений страховых взносов на работников, для которых созданы безопасные рабочие места, и подтвердить, что они не трудятся в опасных или вредных условиях. Для проверки соответствия этим требованиям используется реестр деклараций СОУТ на сайте Роструда в электронном виде.

Существуют специальности, изначально включенные в списки вредных или опасных профессий, для которых даже самый прогрессивный руководитель не способен уменьшить опасность. Это, например, шахтеры, работники химической промышленности, монтажники-высотники и другие. Для таких специальностей сразу установлены дополнительные тарифы страховых взносов в размере до 8%.

Классификация условий труда установлена методикой, утвержденной приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н. Общая таблица тарифов доплаты за травматизм выглядит так:

Если организация или ИП приобретет современные средства индивидуальной защиты и обеспечит модернизацию оборудования, разрешается провести внеплановую спецоценку и несколько снизить класс вредности, например, с третьего на второй или на первый. Но четвертый класс не снижается никогда.

Порядок подачи отчетности по спецоценке

Законодательно определено, куда работодатель должен подать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, — в территориальный орган Роструда. Сделать это разрешается несколькими способами:

• в электронном виде по интернету;
• лично в территориальном органе;
• по почте заказным письмом с уведомлением о получении и описью вложения.

Но бумажная форма документа уходит в прошлое. Сейчас больше практикуется подача декларации на declaration.rostrud.ru в электронном виде — форма заполняется прямо на сайте Роструда. Одновременно выбирается способ заверения документа:

• квалифицированная электронная цифровая подпись;
• подпись с использованием крипто-про.

Там же, на сайте Роструда, дана пошаговая инструкция заполнения электронной формы и размещен образец в электронной форме.

Как подать декларацию СОУТ в 2022 году?

Декларацию подают в территориальную трудовую инспекцию по месту нахождения юрлица или его филиала, представительства.

Декларацию подписывает руководитель и заверяет печатью. Если ИП – он подписывает лично.

Срок подачи с 1 марта 2022 года – не позднее 30 рабочих дней со дня внесения сведений о результатах проведения специальной оценки условий труда в информационную систему.

Декларацию по СОУТ можно представить:

• лично;
• по почте (с описью вложения и уведомлением о вручении);
• в электронной форме через Интернет на официальном сайте Роструда. Декларация должна быть подписана квалифицированной электронной подписью.

Образец декларации по СОУТ

Бланк документа достаточно простой и состоит всего из одного листа. Чтобы заполнить его без ошибок, изучите уже упомянутые приказы Минтруда и письмо № 15-1/B-724 от 23.06.2014, в котором разъяснены основные требования:

• обязательное указание полного и сокращенного наименования организации-работодателя или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
• данные руководителя;
• указание адреса: так, как он указан в уставных документах, и все необходимые коды (ИНН, ОГРН);
• если сведения подаются за рабочие места, расположенные в филиале организации, который действует без образования юридического лица, указывается адрес основного подразделения компании;
• необходимо перечислить наименования должностей или специальностей тех сотрудников, чьи рабочие места декларируются. Обязательно указание кодов этих специальностей;
• численность работников на основании данных карты спецоценки (3-й раздел отчета);
• индивидуальные номера рабочих мест на основании карты СОУТ. Берутся из 1-й графы перечня служебных мест, на которых проводилась СОУТ (раздел 2 отчета);
• аналогичные рабочие места. Они отмечаются литерой А (4-я графа перечня из 2-го раздела отчета);
• результаты СОУТ по декларируемым местам;
• реквизиты экспертного заключения и фамилия с инициалами эксперта.

Вот так выглядит образец заполнения декларации соответствия условий труда 2022 года:

Как заполнить СОУТ

Вопросы экспертизы условий труда на рабочем месте на предмет соответствия государственным нормам охраны труда детально регламентированы ст. 11 федерального закона № 426-ФЗ.

Декларацию СОУТ требуется оформить в части рабочих мест:

• на которых опасные и вредные трудовые условия не найдены;
• на которых производственные условия оценены как оптимальные или допустимые (за исключением рабочих мест, прямо перечисленных в правительственных списках).

В отношении рабочих мест, перечисленных в ч. 6 ст. 10 Федерального закона № 426-ФЗ (опасные профессии из правительственных списков или профессии, дающие право на досрочную пенсию), декларация соответствия не составляется.

У специалистов часто возникает вопрос, можно ли перечислить все трудовые места в одной декларации, или обязательно выписывать отдельные декларации на каждое место. Разъясним. В соответствии с п. 6 Порядка N 80н, в случае подачи декларации в отношении хотя бы одного аналогичного рабочего места, признанного таковым согласно законодательству о специальной оценке условий труда, в декларацию включаются сведения обо всех рабочих местах, аналогичных данному рабочему месту.

Под аналогичными трудовыми местами надо понимать такие рабочие места, которые расположены в одной и том же помещении (зоне) или похожих помещениях. У них, как правило, идентичное вентиляционное и климатическое оборудование, отопление, световая аппаратура. Сотрудники на этих местах являются представителями одинаковых или смежных процессий, либо у них могут совпадать должность и специальность. Трудовые обязанности у таких работников тоже одинаковые, как и оборудование для работы и средства защиты (ст. 9 федерального закона № 426-ФЗ).

Чтобы правильно заполнить декларацию СОУТ, следует изучить Приказ Минтруда РФ от 07.02.2014 № 80н). В этом документе можно найти как общий порядок оформления, так и форму декларации.

Удобнее всего, конечно, заполнять форму через бесплатный сервис, который предоставляет на своем официальном сайте Роструд.

В декларации укажите:

• в графе «Наименование юридического лица» полное название организации из ЕГРЮЛ/ЕГРИП или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя (для ИП);
• в графе «Место нахождения и место осуществления деятельности» укажите юридический адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и фактический адрес бизнеса. ИП должны указать свое место жительства и фактическое место предприятия;
• в графах ИНН и ОГРН напишите соответствующие данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• в графе «Наименование должности, профессии или специальности работника» напишите название должности так, как она указана в отчете об оценке и ваших трудовых документах;
• в графах «Номер (номера) рабочего места» укажите номера мест из отчета о СОУТ;
• в графе «Реквизиты заключения эксперта организации, проводившей специальную оценку…» нужно написать номер и дату заключения компании, которая оценивала места;
• в графе «Регистрационный номер в реестре организаций…» вы должны указать реестровый номер компании, оценившей места. Это можно узнать у сотрудников компании или на сайте Минтруда;
• в графе «Дата подачи декларации» укажите то число, когда декларация будет полностью заполнена и отправлена в уполномоченный орган;
• поле «Сведения о регистрации декларации» заполнять не нужно, это место для отметки трудовой инспекции;
• не забудьте подписать декларацию у директора организации (у индивидуального предпринимателя, если декларация подается по ИП).

Сроки рассмотрения, причины повторного проведения спецоценки

После поступления документа трудовая инспекция должна проверить приведенные в нем сведения. На это у нее есть 10 дней. При неправильно заполненной форме или ошибках в приведенных данных отчет о СОУТ вернут. В этом случае работодателю придется его переоформить и заново направить на проверку. После того как ГИТ примет бланк, работодатель вправе не проводить специальную оценку на тех рабочих местах, которые вошли в декларацию, при отсутствии изменений и нарушений.

Если в организации произойдет несчастный случай, вне зависимости от тяжести его последствий, данные документа аннулируют, и работодателю придется провести внеплановую СОУТ. Если, напротив, условия работы продолжают соответствовать установленным государственным нормативным требованиям и на служебном участке не произошло ни одного несчастного случая (включая профессиональные заболевания), проверка не потребуется. Для проверки действительности условий используется официальный сайт реестра деклараций соответствия условий труда, оператором которого является Роструд.

Уточненная декларация по спецоценке условий труда

В отчет включают только те участки деятельности в организации, которые соответствуют первому и второму классам безопасности. Если по итогам проведенной СОУТ у работодателя есть такие специальности, ему необходимо уточнить ранее поданную информацию и включить в декларацию дополнительные сведения.

Все остальные работодатели, подающие отчет в трудовую инспекцию позже этой даты, включают оптимальные или допустимые условия в документ сразу. Это значит, что в 2022 году подавать уточненную информацию уже никому не нужно.

Особенности заполнения декларации оценки условий труда

Форма декларации утверждена Приказом Минтруда России № 80н от 07.02.2014, но при ее заполнении нужно учитывать и поправки, которые внесены Приказом Минтруда России № 642н от 14.11.2016. В целом заполнение отчета не вызывает сложностей, главное следите за тем, чтобы не было ошибок, помарок и опечаток.

Декларацию заполняют в отношении всех рабочих мест, даже если на них установлены оптимальные или допустимые условия труда. Вы можете не включать в отчет те места, работа на которых изначально подразумевает досрочную пенсию, льготы и гарантии. Если по итогам предыдущих аттестаций установлены вредные или опасные факторы, при этом вы не устранили их, отчитываться также не нужно.

Содержание декларации СОУТ

1. Полное или сокращенное название организации, для ИП — ФИО индивидуального предпринимателя.
2. Личные данные руководителя.
3. Точный адрес, как в уставных документах. Для филиалов, которые работают без образования юрлица, — адрес главного подразделения.
4. Коды ОГРН или ИНН.
5. Перечень декларируемых рабочих мест с указанием должностей, специальностей и кодов.
6. Количество сотрудников.
7. Номера рабочих мест на основании карты СОУТ.
8. Отметка буквой А аналогичных мест.
9. Итоги СОУТ.
10. Реквизиты экспертного заключения.
11. Ф.И.О. специалиста, который проводил спецоценку и составлял отчет.

Образец декларации соответствия «Специальная оценка условий труда»

Обратите внимание! Электронная декларация СОУТ содержит те же сведения, что и бумажная.

Какое наказание предусмотрено за отсутствие СОУТ

Кроме очевидной экономической выгоды, проведение спецоценки и отчет в инспекцию по труду необходимы, чтобы избежать штрафов по статье 5.27.1 КоАП РФ. Инспекторы труда вправе проверить на сайте декларацию по СОУТ и при ее отсутствии привлечь работодателя к ответственности с назначением штрафа в размере:

• на организацию — от 60 000 до 80 000 рублей;
• на должностное лицо — от 5000 до 10 000 рублей.

За повторное нарушение размер штрафа для юридических лиц возрастает до 200 000 рублей. Кроме того, инспекция вправе приостановить деятельность компании на срок до 90 дней.