Усиленная квалифицированная подпись дает больше возможностей и автоматом придает юридическую силу. Поэтому опытные предприниматели советуют выбирать КЭП. Перед тем как обратиться в удостоверяющий центр — проверьте аккредитацию на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.
Вениамин Бакалинский, генеральный директор Бюро переводов iTrex:
«Электронная цифровая подпись – это очень просто и удобно, никаких сложностей не было. Единственное, что могло у нас вызвать затруднения, — установка ПО и драйверов для работы ЭЦП, но эту работу берет на себя удостоверяющий центр. Сотрудник техподдержки удаленно подключился к одному из наших компьютеров, установил и настроил ПО. Все работы по настройке заняли максимум 20 минут»
Плюсы электронной подписи
Процессы становятся быстрее
Предприниматели подписывают акты или договоры, а контрагент сразу их получает. Значит, поставки и продажи совершаются быстрее.
Вениамин Бакалинский рассказывает про свой опыт использования ЭП:
«Сейчас около 70% всех наших клиентов обмениваются с нами организационными и отчетными документами в электронном виде. Особенно это помогает с новыми клиентами: раньше обмен подписанными договорами, выставление первых счетов, оформление первых ТЗ занимало много времени и иногда было серьезным поводом для беспокойства менеджеров на стороне клиента. Если менеджеру нужно было оперативно запустить проект в работу, и мы со своей стороны готовы были приступить немедленно, но юристы клиента требовали сначала полностью оформить все документы и обменяться оригиналами. Это логично, но очень мешает в ситуации, когда даже несколько часов влияют на выполнение работы в срок. С переходом на ЭЦП такие ситуации перестали возникать. Также есть некоторая экономия за счет расходов на курьеров и печать документов»
Удобно работать с контролирующими органами
Не надо ехать в ФНС, чтобы сдать отчеты или декларации. Все данные отправляют из офиса или дома в любое время суток.
Что такое открытый ключ
Открытый ключ ЭЦП доступен для всех пользователей информационной системы. По своей сути это цифровой код. Сертификат открытого ключа ЭЦП используется для идентификации владельца и удостоверения факта отсутствия изменений в документе после подписания. В состав сертификата входят данные:
уникальный номер, присваиваемый в ходе регистрации;
личные сведения о держателе, включая реквизиты эмитента — удостоверяющего центра и Ф. И. О. владельца
срок действия выданного сертификата
Минусы использования электронной подписи
Затраты на оформление и установку
Главный минус — это затраты на оформление подписи, настройка браузера и установка ПО для работы электронной подписи. КЭП обойдется для предпринимателя в 1500-6000 рублей (зависит от политики Удостоверяющего центра).
Тимур Алексеев, коммерческий директор Сервиса электронной подписи Sign Me
«Из-за разнообразия технологий реализации электронных носителей ключей электронной подписи, не существует «универсальной» подписи, которая была бы у человека одна и для всего (ну, или максимум две: как у физического лица и как у представителя юридического лица). В настоящий момент многие сервисы, используемые бизнесом, «заточены» только под одну определенную технологию реализации электронной подписи, а это значит, что столкнувшись с сервисом с отличающейся технологией, придется выпускать еще одну новую подпись. В результате, у активного пользователя цифровых сервисов может наплодиться большое количество разных подписей, что увеличивает риск потери контроля доступа владельца к своим ключам»
Ограниченный срок действия
Например, он часто заканчивается во время сдачи отчетов в ФНС. И если удостоверяющий центр перевыпустит КЭП за пару часов, то на стороне налоговиков ее могут подтверждать пару дней. В итоге предприниматель сдает отчет позже срока, а это приводит к штрафу.
Карина Барг, юрист-аналитик «Северо-Западный Правовой Альянс»:
«Срок действия КЭП ограничен (как правило, год), нужно перевыпускать подпись на генерального директора, если он сменился (актуально для ООО). Кроме этого, возможны сложности для выпуска квалифицированной подписи, если заявитель является иностранным лицом»
Использование ЭП в судебной практике
Применение электронной подписи иногда осложняет судебное разбирательство. Отчетность вместо руководителя может заверить главный бухгалтер, а юрист — заявление для суда заверяет вместо истца. Похожие нарушения встречаются при использовании ПО «клиент-банк», когда платежные поручения отправляются не самим владельцем ЭП.
При рассмотрении исков о неправомерном списании денежных средств с расчетного счета организации суд признает правильность действия банка, поскольку ЭП корректна, а передачу права подписи третьему лицу рассматривает как нарушение договорных отношений и правил обслуживания клиентов.
Аналогичная практика возникает и при участии в электронных государственных торгах. Если организация своевременно не подписала выигранный контракт, то она признается стороной, уклонившейся от заключения договора и вносится в реестр недобросовестных поставщиков. В судебной практике часты и случаи, когда организацию заносят в реестр из-за контракта, подписанного лицом, неимеющим права на заверение подобных документов.
В гражданско-правовых отношениях возникают споры контрагентов о законности документов, подписанных ЭП неуполномоченных лиц. При вынесении решения суд исходит из проверки действительности сертификата ЭП.
В законодательстве РФ нет прямых запретов на передачу ЭП третьим лицам с согласия владельца, и при возникновении спорных ситуаций суд признает владельца подписи лицом, подписавшим документ. Вся ответственность за использование ЭЦП лежит на владельце сертификата, и в случае компрометации ключа он обязан обратиться в УЦ с заявлением о приостановке деятельности подписи. В спорных случаях такое обращение может служить доказательством причинения ущерба не владельцем подписи, а сторонним лицом.
Скоро электронная цифровая подпись понадобится почти всем
К 2024 году правительство планирует ввести обязательную маркировку для широкого круга товаров, а со следующего года введут обязательный электронный документооборот для тех, кто уже использует маркировку. Также ЭП используют для работы с онлайн-кассами: регистрация, замена фискального накопителя, заключение договора с ОФД. Поэтому оформить цифровую подпись в ближайшее время придется большинству предпринимателей.
Юрий Спирин, сооснователь магазина «Ячей»:
«У нас магазин, и нужно обязательно использовать онлайн-кассу, а торгуем мы одеждой и обувью, которые нужно маркировать. Поэтому давно используем электронную подпись. Конечно, это дополнительные затраты, но не такие большие. С другой стороны, это удобно: обмен документами происходит быстро. А если вы хотите взаимодействовать с крупными поставщиками, то придется внедрять ЭДО, а там без ЭП не обойтись»
Проверка открытого ключа ЭЦП
Проверить соответствие ЭЦП сертификату предлагается с помощью реестра Единого удостоверяющего центра. В библиотеке хранится информация обо всех выданных криптосистемах, что позволяет легко проверить достоверность ЭЦП по её общедоступному компоненту. Подобная технология обеспечивает надлежащий уровень защищённости электронного документооборота. Гарантируется безопасность компонента криптосистемы от создания подделок, а проводимой сделки — от злоумышленников.
Доступ к открытому элементу цифровой подписи публичный — воспользоваться им может кто угодно.
Открытая часть ключа ЭЦП: как сделать
Выдача этой части ключевой пары ЭЦП осуществляется уполномоченным государственным органом — удостоверяющим центром. В его функции входит формирование секретного компонента криптосистемы и собственного сертификата, сертификата конечного пользователя, заверение их аутентичности. Для учёта выданных сертификатов УЦ ведёт специальный реестр. Спектр выполняемых органом задач охватывает также отзыв истёкших либо скомпрометированных сертификатов с последующим обновлением существующей базы.
Могут ли подделать электронную подпись?
Когда все процессы переходят в электронный вид, появляется угроза, что мошенники взломают систему и похитят данные. Но подделать усиленную квалифицированную подпись невозможно.
Михаил Александров, Руководитель представительства удостоверяющего в Санкт-Петербурге:
«Подделать электронную цифровую подпись невозможно, но бывают случаи, когда подпись используют без ведома владельца. Основные способы несанкционированного использования — это кража ключа и подмена подписываемой информации. Это делают с помощью шпионских программ или через кражу PIN-кода от токена»
Еще есть некоторые правовые сложности с оформлением без личного присутствия. По закону в удостоверяющем центре должны идентифицировать заявителя и после этого выдать КЭП, но бывают исключения.
Дмитрий Соломенников, генеральный директор ООО «Туртехнологии»:
«У меня несколько ЭЦП. Да, безусловно, это удобно. Сейчас регистрация на многих сервисах, связанных с бизнесом, идет по ЭЦП. Однако технология выдачи в России заставляет задумываться о безопасности выпуска подписи. Так, при аренде кассового аппарата у Сбербанка, сотрудник Сбера выпустил электронную цифровую подпись на меня даже без моего личного визита в удостоверяющий центр, только на основании представленных сканов. Как такое может быть? Я узнал об это только постфактум»
Скорее всего, в банке идентифицировали пользователя как клиента, внутренний регламент это разрешает. Михаил Александров считает, что подобные ситуации возникают из-за недоработанного законодательства:
«Для идентификации нужно предоставить паспорт или заверенную копию, но положения закона № 63-ФЗ не оговаривают, как заявитель должен это сделать. Появляется ошибочное мнение, что квалифицированный сертификат можно выдать дистанционно. Но в Минкомсвязи России разъясняют, что установить личность дистанционно нельзя. Кроме того, сотрудник УЦ должен под расписку познакомить заявителя с информацией в квалифицированном сертификате. Если подписи нет, то такую КЭП могут признать недействительной. Поэтому лучше приходить за подписью лично»
Как пользоваться ЭЦП
Для заверки документа цифровой подписью можно воспользоваться специальными настольными приложениями, веб-сервисами или плагинами для определенных форматов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.
Плагины для документов Office
Чаще всего владельцам ЭЦП приходится работать с документами в формате Word. В среде приложений Office есть штатная функция создания ЭП, но она не наделяет заверенные документы юридической силой, поскольку не поддерживает криптографические процессы. Самый оптимальный вариант для подписания файлов форматов Word и Excel — установка программного модуля КриптоПро Office Signature. Это лицензионный продукт, но в течение пробного периода функциями софта можно пользоваться безвозмездно.
Чтобы добавить ЭЦП к документу с помощью этого ПО, выполните ряд действий:
- сохраните документ;
- на вкладке «Файл» в разделе «Сведения» выберите опцию «Добавить ЦП»;
- в открывшейся форме из списка выберите сертификат для визирования файла и нажмите клавишу «Ок»;
- введите пароль для доступа к контейнеру с ключами.
После добавления ЭЦП в строке состояния окна отобразится статус, подтверждающий факт наличия ЦП в документе.
Важно учесть, что если текст был создан в одной версии программы, а проверяется в другой, могут возникать проблемы (файл не открывается, некорректная проверка и т. д.), поэтому заранее согласуйте с адресатом, в какой версии Word создавать документ.
Файл, заверенный в Office Signature, можно открывать даже на тех ПК, где этот плагин не установлен.
Для цифровых документов формата PDF, созданных в приложениях Adobe, есть отдельный плагин — КриптоПро PDF. Чтобы добавить цифровой идентификатор, из меню PDF-документа перейдите в раздел «Подписание» → «Работа с сертификатами». В появившейся форме укажите способ подписания (CryptoPro PDF) и сертификат, после чего нажмите «Ок».
КриптоАРМ
Универсальная программа широко используется для шифрования и подписания документов любых размеров и форматов. У ПО есть несколько версий с разным набором функций. Стартовая версия с минимальным набором функций доступна для бесплатного пользования. У лицензионных релизов есть демо-период, в рамках которого можно бесплатно опробовать возможности приложения.
Порядок подписания файла в КриптоАрм:
- сохраните и закройте созданный документ;
- кликните правой клавишей мыши и в меню выберите пункт «КриптоАрм» → «Подписать» (откроется мастер создания ЭП);
- из списка выберите документ для заверки и нажмите «Далее»;
- укажите место для сохранения файла;
- выберите СКПЭП из хранилища и подтвердите согласие на добавление подписи клавишей «Далее» и «Готово».
В программе можно создавать открепленные и совмещенные ЭЦП, визировать отдельные файлы и целые папки с документами.
Правила безопасности
Чтобы защитить себя от воровства электронной цифровой подписи, нужно соблюдать несложные правила. Их сформулировала эксперт в сфере закупок Дарья Опарина:
- Поменяйте пароль на USB-токене и запомните его. Если мошенники 3 раза введут неверный код, то подпись заблокируется;
- Никому не передавайте КЭП (даже главбуху);
- Покупайте сертифицированные токены. На других могут быть вирусы;
- Не заходите на подозрительные сайты и не скачивайте файлы из непроверенных источников;
- Поставьте на компьютер антивирус.
