Возмещение расходов на пособия из ФСС: как получить и отразить в учете

Какие расходы работодателя возмещает ФСС

В 2022 году работодатели продолжают выплачивать с последующим возмещением из фонда:

1. Часть пособия по нетрудоспособности, финансируемую за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета;
2. Средний заработок за четыре дополнительных выходных дня в месяц для ухода за детьми-инвалидами;
3. Пособие на погребение (или возмещение стоимости услуг по погребению, предоставляемых согласно гарантированному перечню, специализированной службе);
4. Средства на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников.

Последний вид расходов в этой статье затрагивать не будем — вы можете прочитать о нем в статье «Как возместить расходы на профилактику травматизма из ФСС». Далее расскажем о первых трех видах возмещаемых затрат.

Работайте с электронными больничными по новым правилам в Экстерне

Пособия по нетрудоспособности за счет межбюджетных трансфертов

В большинстве случае пособие по болезни складывается из двух частей:

• за первые 3 дня его выплачивает работодатель из собственных средств;
• все следующие дни оплачивает напрямую ФСС из средств своего бюджета.

Но есть еще один источник финансирования — межбюджетные трансферты из федерального бюджета. Из этих средств возмещаются дополнительные расходы на выплату части больничных пособий в повышенном размере (ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, ст. 4 Федерального закона от 06.12.2021 № 393-ФЗ). Далее поясним, что подразумевается под этими расходами и как их возместить.

Стандартное пособие

Порядок расчета больничного пособия определен в п. 1 ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ.

Стандартное пособие составляет 60 %, 80 % или 100 % от среднего заработка за каждый день болезни. Какой именно процент нужно брать для расчета, зависит от страхового стажа работника. Если в пересчете на полный месяц пособие окажется ниже минимального размера оплаты труда, его нужно исчислить исходя из МРОТ.

Рассчитывайте пособия по нетрудоспособности автоматически и без ошибок

Увеличенное пособие

Иногда пособие по болезни считается по более высокой процентной ставке, чем положено исходя из продолжительности страхового стажа. В итоге сумма выплаты получается больше стандартной. Этот порядок применяется в таких случаях:

1. Работник попадает под льготы для «чернобыльцев» (лиц, подверженных воздействию радиации в результате аварий на Чернобыльской АЭС и на производственном объединении «Маяк», ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, сбросов радиоактивных отходов в реку Теча). Применяется ставка 100% (закон от 15.05.1991 № 1244-1 и другие).
2. В стаж для начисления пособия засчитывается военная или иная служба (в органах внутренних дел, противопожарной службе и так далее), в течение которой человек не был застрахован. Применяется ставка в зависимости от общей продолжительности стажа, то есть нестраховой период добавляется к страховому (п. 4 ст. 3, п. 1.1 ст. 16 Федерального закона № 255-ФЗ).

В этих случаях имеет место превышение суммы пособия над стандартной, то есть определяемой по правилам п. 1 ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ. Именно это превышение составляет дополнительные расходы работодателя по выплате больничных пособий и финансируется за счет федерального бюджета. Эта разница (за первые 3 дня болезни) должна быть возмещена работодателю из ФСС.

Пример. Средний дневной заработок Смирнова для расчета больничного пособия — 1600 рублей, его страховой стаж — 4,5 года. Ранее он прошел военную службу по призыву в течение одного года (окончена в 2015 году). Период службы в армии нужно учесть при расчете больничного.

Исходя чисто из страхового стажа Смирнову нужно было бы выплатить за первые 3 дня болезни: 1600 × 60 % × 3 = 2 880 рублей. Но с учетом службы стаж работника составляет 5,5 лет, а пособие — 80 % от среднего заработка: 1600 × 80% × 3 = 3 840 рублей.

Получается разница в сумме: 3 840 − 2 880 = 960 рублей. Это и есть дополнительные расходы работодателя на оплату больничного, которые ему должен возместить ФСС.

Есть еще один случай, когда больничный оплачивается в повышенном размере: уход за больным ребенком в возрасте до 8 лет. Пособие начисляется исходя из 100 % среднего заработка вне зависимости от стажа (пп. 1 п. 3 ст. 7 закона № 255-ФЗ). Но ФСС выплачивает его с первого дня больничного, а не с третьего, как обычно. Поэтому работодатель на возмещение не подает.

Документы для возмещения

Чтобы получить компенсацию дополнительных расходов, нужно направить в территориальное отделение Фонда следующие документы:

• заявление на возмещение по форме из Приложения № 5 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26;
• документы и сведения, необходимые для начисления больничного пособия в общем случае.

Срок направления — не позднее пяти рабочих дней после получения заявления сотрудника на выплату пособия. Если работодатель взаимодействует с Фондом по ТКС, он направляет электронные реестры документов. В противном случае документы подаются на бумаге с описью (Приложение № 3 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26).

Для проверки правомерности и правильности начисления больничного пособия в увеличенном размере ФСС может запросить:

• сведения о застрахованном лице;
• лист нетрудоспособности в бумажном виде;
• документы, на основании которых было назначено увеличенное пособие, включая подтверждение нестраховых периодов;
• расчет пособия;
• лицевой счет (расчетные листки) работника;
• трудовую книжку или трудовой договор;
• форму СТД-Р или СТД-ПФР после 1 января 2022, если работник перешел на электронную трудовую книжку;
• документы, подтверждающие расходы на выплату пособия;
• справку о зарплате по форме № 182н.

Какие документы необходимо представить для возмещения

Приказом Минздравсоцразвития №951н от 04.12.2009 установлено, какие документы нужны для возмещения из ФСС по больничному листу в 2020 году, форма заявления содержится в Письме ФСС РФ №02-09-11/04-03-27029 от 07.12.2016. Напоминаем, что для выплат с 01.01.2017 действует новый перечень документов.

В общем виде пошаговая инструкция по возмещению больничного из ФСС в 2022 году выглядит следующим образом:

Шаг 1. Составьте заявление по форме из Письма ФСС РФ №02-09-11/04-03-27029 от 07.12.2016;

Наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя страхователя_____

Документ, подтверждающий полномочия представителя страхователя____________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Справка-расчет, представляемая при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения (Приложение 1 к Заявлению о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения) и Расшифровка расходов на цели обязательного социального страхования и расходов, осуществляемых за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета (Приложение 2 к Заявлению о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения) страхователем представлены

_______________________ _________________________________________ __________________________

(подпись) (Ф.И.О.) (дата)

Заполняется руководителем организации (обособленного подразделения)

Заполняется при наличии главного бухгалтера

Шаг 2. Заполните справку-расчет для возмещения пособия в ФСС в 2020 году;

Шаг 3. Приложите расшифровку расходов;

Шаг 4. Сформируйте пакет документов по п. 3 Приказа №951н;

Шаг 5. Направьте бумаги в территориальный орган ФСС, где зарегистрирован страхователь. Способ отправки должен подтверждать дату направления заявления (заказное письмо с уведомлением, нарочно, через ТКС);

Шаг 6. Дождитесь вынесенного решения.

Подача заявления невозможна без представления справки-расчета. Воспользуйтесь предложенной пошаговой инструкцией, как заполнить справку-расчет на возмещение пособий из ФСС:

Шаг 1. В строках 1, 21, 10, 11 пропишите размер задолженности страхователя и страховщика по страховым взносам на начало и конец отчетного периода;

Шаг 2. Строки 2–5 заполните суммой начисленных к уплате страховых взносов с разбивкой по последним 3 месяцам;

Шаг 3. Укажите в строке 6 доначисленные страховые взносы;

Шаг 4. Включите в строку 7 размер не принятых к зачету расходов, если такие есть;

Шаг 5. Напишите в строке 8 сумму средств, полученных от Фонда в возмещение произведенных расходов;

Шаг 6. В строке 9 укажите размер возвращенных (зачтенных) излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов;

Шаг 7. Строки 12–15: прописываем, сколько средств израсходовано на цели ОСС, с разбивкой за последние три месяца;

Шаг 8. Строки 16–19: отражаем уплаченные страховые взносы, с разбивкой за последние три месяца;

Шаг 9. В строке 20 фиксируем размер списанной задолженности страхователя.

По действующим нормативным правовым актам для возмещения расходов по выплаченным работникам пособиям по временной нетрудоспособности необходимо представить в территориальный орган ФСС следующие документы:

• заявление;
• справка-расчет;
• расшифровка расходов;
• листок нетрудоспособности (обязателен для страхователей, применяющих нулевой тариф, для остальных — по желанию).

По Приказу Минздравсоцразвития документы для возмещения пособия по беременности и родам в ФСС в 2022 аналогичны пакету документов для больничных (п. 3 Приказа №951н).

Оплата дополнительных выходных для ухода за детьми-инвалидами

Трудовой кодекс гарантирует родителю ребенка-инвалида четыре дополнительных выходных дня ежемесячно. Использовать их может мать или отец, либо родители могут разделить эти дни между собой.

За каждый такой выходной работнику нужно выплачивать средний заработок. Эти средства работодателю возмещает ФСС в порядке, утвержденном постановлением Правительства РФ от 09.08.2021 № 1320.

Для возмещения понесенных расходов необходимо представить в ФСС следующие документы:

• Заявление о возмещении по форме из Приложения № 10 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26. В 2022 году должна быть введена новая форма заявления (приказ уже подготовлен и проходит этап регистрации);
• Копию приказа о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, удостоверенную работодателем.

В Постановлении № 1032 указаны только заявление и приказ. Но для подтверждения права на дополнительные дни отпуска и правильности расчета пособия Фонд может запросить иные документы:

• Копию справки об инвалидности, выданной бюро медико-социальной экспертизы;
• Документы, подтверждающие место жительства ребенка-инвалида;
• Копию свидетельства о рождении;
• Справку с места работы второго родителя о том, что в этом же месяце льготных выходных дней ему работодатель не предоставлял (или предоставлял частично);
• Документы, которые подтвердят, что выплата была сделана на законном основании и в верном размере: расчет оплаты дополнительных выходных дней;
• лицевой счет работника (расчетные листки);
• трудовую книжка или трудовой договор;
• если трудовая книжка ведется в электронной форме — СТД-Р или СТД-ПФР за период с 01.01.2020;
• документы, подтверждающие факт выплаты.

Фонд рассмотрит заявление в течение 10 рабочих дней со дня получения документов. Если принято положительное решение, деньги поступят на счет не позднее двух рабочих дней со дня принятия решения фондом.

Необходимые документы

На рисунке ниже приведен перечень документов, которые должен подготовить и представить в фонд работодатель:

К числу дополнительных относятся документы, подтверждающие правильность расчета пособий и обоснованность их выплаты в зависимости от вида пособия: листки нетрудоспособности, свидетельства о рождении детей, справки о постановке на учет беременных в медучреждениях, справки, расчеты и др. Представляются в ФСС заверенные копии документов или их оригиналы (по запросу при проведении проверки специалистами фонда).

Расходы, связанные с погребением

Государство оказывает небольшую финансовую поддержку гражданину, взявшему на себя обязанность по погребению умершего человека (Федеральный закон от 12.01.1996 № 8-ФЗ). И в двух случаях эта поддержка оказывается через работодателя:

• если умер работник (на день смерти с ним действовал трудовой договор);
• если у работника умер несовершеннолетний член семьи.

Обычно помощь предоставляется родственникам умершего, поскольку именно они берут на себя обязанности по погребению. Но выплата может быть произведена и иному лицу — родство в данном вопросе роли не играет. Главное то, что человек взял на себя обязанность похоронить умершего.

Помощь предоставляется одним из способов на выбор гражданина:

• в виде социального пособия на погребение (ст. Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ). Размер федерального пособия в 2022 году — 6964,68 рубля;
• в виде гарантированного перечня услуг по погребению — в том же размере, что и социальное пособие (ст. Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ).

Возмещение расходов на пособие на погребение

Работодатель обязан выплатить пособие в день обращения. Для этого гражданин пишет заявление в свободной форме, а также предоставляет копию своего паспорта и оригинал справки о смерти из органа ЗАГС.

Чтобы вернуть сумму пособия через ФСС, в территориальный орган нужно подать:

• заявление о возмещении расходов по форме из Приложения № 9 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26.
• справку о смерти, полученную от лица, которому было выдано пособие.

Фонд может также проверить и иные документы:

• подтверждающие выплату пособия;
• подтверждающие трудовые отношения — трудовой договор, трудовую книжку, форму СТД-Р или СТД-ПФР, приказ об увольнении в связи со смертью.
• копию свидетельства о смерти.

Особенности возмещения расходов в ФСС в 2020 году

С 2022 года уплата страхвзносов на случай временной нетрудоспособности и материнства перешла под контроль налоговой инспекции. Сведения, указанные в «Расчете по страховым взносам», ИФНС передает в Фонд соцстраха, который проверяет полученные данные и на основании полученных от страхователя документов производит возмещение.

Полностью за Соцстрахом остались только отчисления на «травматизм» (от несчастных случаев и профзаболеваний), которые следует отображать в Расчете по форме 4-ФСС.

Форма заявления, которое работодатель должен предоставить в ФСС, будет зависеть от того, когда именно образовалась переплата:

• до 1 января 2022 года – заявление составляют по форме 23-ФСС, утвержденной Приказом ФСС РФ от 17.11.2016 № 457;
• после 1 января 2022 года – заявление оформляется по форме, рекомендуемой к использованию письмом ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.

Документы для возмещения расходов в ФСС в 2022 году можно лично подать в отделение ФСС, где зарегистрирована организация или ИП-работодатель. Также можно предоставить их посредством электронной почты и через сайт Госуслуг.

Компенсация стоимости гарантированного перечня услуг специализированной службе

Вместо пособия родственник умершего может получить гарантированные государством услуги по погребению. В таком случае сумму, равную пособию, получит не он, а специализированная похоронная служба, которая оказала эти услуги. Работодатель в этой схеме участвует в роли посредника. Порядок таков:

1. Похоронная служба представляет работодателю умершего заявление о возмещении расходов (Приложение № 11 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26), справку о смерти из ЗАГС и счет на оплату суммы возмещения;
2. Работодатель в течение 2 рабочих дней со дня получения документов направляет их в ФСС;
3. Фонд рассматривает документы и не позже 5 рабочих дней принимает решение о компенсации услуг по погребению. Перечислить средства на счет похоронной службы ФСС должен в течение 2 рабочих дней.

Фонд может проверить, действительно ли умерший (родственник умершего несовершеннолетнего) и работодатель состояли в трудовых отношениях.

Как ФСС возмещает расходы

Возмещения расходов любого вида, за исключением компенсации похоронной службе за гарантированные услуги, производится по такой схеме:

1. Работодатель направляет документы в ФСС;
2. Фонд рассматривает их и принимает решение в срок не более 10 рабочих дней с даты получения;
3. Если принято решение о возмещении, ФСС перечисляет средства на расчетный счет работодателя в срок не более двух рабочих дней с даты принятия решения.

Обратите внимание! Фонд меняет некоторые документы, применяемые в целях возмещения расходов страхователей. Соответствующий Приказ находится на регистрации в Минюсте. Среди прочего изменится заявление на оплату дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами. Новая форма должна вступить в силу уже в 2022 году.

Обновление заявлений на возмещение пособий по нетрудоспособности за счет федерального бюджета и на погребение, а также на возмещение стоимости гарантированных услуг похоронной организации, новым приказом не предусмотрено. Вероятно, как и прежде, будут применяться бланки, утвержденные приказом № 26. Но нельзя исключить, что ФСС утвердит их новые формы отдельно.

Потребность в возмещении средств социального страхования

На суммы начисленных пособий работодатель имеет право уменьшить величину отчислений в бюджет. При превышении расходов над отчислениями возникает задолженность бюджета перед предприятием. Работодатель обращается в ФСС за компенсацией выплаченных средств по страховым случаям при возникновении переплаты. Превышение сумм выплат над начисленными по доходам работников взносами покрывается средствами ФСС.

Пример по определению суммы возмещения расходов

Предприятие ИП Новиков М.М. имеет штат наемных работников, выплачивает вознаграждение за труд, отчисляет страховые взносы. Во втором квартале 2022 года ИП начислил сумму оплаты труда работникам в размере 1 390 000 рублей, размер отчислений по которой на ОСС составил 40 310 рублей. ИП Новиков М.М. во 2 квартале произвел выплаты по расходам на социальное страхование в размере 55 000 на оплату отпуска по БиР, пособия по нетрудоспособности в размере 79 000 рублей (включая сумму выплаты за счет предприятия в размере 3 000 рублей).

По результатам квартала ИП произвел расчет: (нажмите для раскрытия)

1. Определил сумму расходов, производимых за счет ФСС: С = 55 000 + (79 000 – 3 000) = 131 000 рублей.
2. Вычислил сумму, положенную к возмещению из ФСС: С2 = 40 310 – 131 000 = (90 690) рублей.

Возмещение расходов производится по заявлению работодателя с приложением документов, подтверждающих выплаты.