Книга складского учета материалов (форма М-17)

Сущность книги складского учета

В целях бухгалтерского учёта на предприятии, где имеет место хранение товаров и материалов, обязательно необходимо вести складской учёт, который представляет собой регистрацию фактических операций поступления и расходования товарно-материальных ценностей. Для его осуществления зачастую применяют форму N М-17. Она может иметь вид карточки или же книги, что в целом равнозначно.

Книга складского учета по форме М-17 представляет собой большое количество пронумерованных и сшитых меж собой листов, имеющих определенную структуру, о которой расскажем далее.

Образец документа 2022 г.

Допускается разработка шаблона собственного вида, в соответствии с особенностями учета ТМЦ в конкретной компании. Учет всегда проводится по отличительным признакам ценностей:

уникальное наименование;
уникальный код или артикул – комбинация цифр и/или букв в соответствии с номенклатурной системой предприятия;
марка;
габариты;
сорт и другие.

Образец, разработанный внутри компании, должен содержать все разделы, которые приведены в унифицированном шаблоне.

В целях оптимизации складского учета можно задействовать не карточки по действующей форме М-17, а книгу аналогичного назначения. В качестве бланка для ведения такой книги допустимо воспользоваться ныне отмененной формой с таким же номером, как у карточки. Вести книгу придется материально ответственному сотруднику, а заверяется и удостоверяется она бухгалтером компании.

Применение книги складского учета по форме М-17

Обязанность применения книги складского учета М-17 во всех организациях была введена в 1999 году. Однако, на сегодняшний день применение данной формы документа не является обязательным и в целях ведения складского учета может быть использована любая другая разработанная форма, это связано с тем, что в 2004 году выпущен приказ Минфина N87н, позволяющий использовать в качестве документа складского учета любую форму.

Важно! Как альтернативу форме М-16, некоторые организации могут применять книгу учета М-40. Иные компании имеют возможность создать собственную форму складского учета, включающую определенные обязательные реквизиты, и закрепить её в учётной политике предприятия.

№ М-17 книги складского учета вы можете по этой ссылке – бланк книги учета М-17.

Структура книги складского учета

Документ учета товарно-материальных ценностей на складах по форме М-17 имеет следующую структуру:

Титульный лист, в состав которого входят следующие реквизиты: период действия документа, организация-владелец, название структурного подразделения, куда входит складское помещение.
Карточки учета для каждого отдельного наименования товарно-материальных ценностей. Состоят они из нескольких разделов:

Блок информации о месте нахождения товара на складе, материально ответственном лице и хранящимся товаре.
Табличная часть, где заполняется информация об убытии или приходе ТМЦ: дата операции, получатель или поставщик, количество товара, его остаток, а так же некоторые другие сведения. Каждая запись таблицы подписывается материально-ответственным лицом;
Блок проверки книги учета, включающий в себя дату проверки, данные проверяющего и его подпись. Так же здесь указывают результаты проверки.

Последний лист книги. Здесь указывают регистрационные данные: количество страниц, даты начала и окончания ведения книги, подпись регистратора – главного бухгалтера.

О форме ТОРГ-18

Данная форма для журнала учета движения товаров на складе была утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря от 1998 года № 132. Она была обязательной до конца 2012 года. С начала 2013 года форма носит рекомендательный характер. Теперь организации могут сами решать, какие формы первичных учетных документов им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные. Можно изменять уже существующие унифицированные бланки.

При выборе использовать собственные формы компания должна учитывать, что первичный учетный документ должен содержать ряд обязательных реквизитов. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ («Закон о бухгалтерском учете»). Также не нужно забывать об утверждении документов в учетной политике компании.

В принципе, форма ТОРГ-18 в настоящее время продолжает использоваться организациями. Она удобна в заполнении и привычна проверяющим органам.

Правила оформления книги по форме М-17

Как правило, учетная книга матценностей по форме N М-17 оформляется в начале календарного года (для новых товаров – заводится новый лист книги перед его поступлением на склад) сотрудником отдела закупок. Каждый из листов книги учета представляет собой карточку учета товарно-материальных ценностей по одному наименованию. В неё записываются такие данные, как наименование номенклатурной позиции, характерные особенности товара, номер номенклатурной позиции, единица измерения, а так же учетная стоимость товара.

Чтобы заполнения формы № М-17 перейдите по этой ссылке – образец учетной книги М-17.

Каждый новый лист должен быть пронумерован и зарегистрирован в бухгалтерии. После этого книгу учета передают материально ответственному лицу для ведения учета. Заведующий складом вносит информацию о местах хранения по каждому товару. При чем записи производятся на основании определенных документов:

Приходных и расходных ордеров;
Требований и накладных;
Иной сопроводительной документации: ТТН, чеков и т.д.

Запись о совершенной операции вносится следующим образом. Ответственный указывает дату операции, затем вносит реквизиты документов, являющихся основанием проведения операции, и иные сведения об операции в краткой форме.

Учёт операций должен производится в тот же день, когда они совершались. При этом информация о каждой новой операции должна быть внесена в следующую строку. В конце рабочего дня материально-ответственное лицо проверяет произведённые операции и выводит итоги по остаткам товаров на складе. В конце каждого месяца заведующий складом должен проставлять суммарную информацию по приходу и расходу в месячный период.

Важно! Все записи в книге учета М-17 должны периодически проверяться бухгалтерией. Информация о проверке записывается в соответствующие ячейки таблицы.

По истечении года в книге выводятся остатки на 1 января, которые переносятся в новую книгу учета М-17. Оконченная книга проверяется и сдаётся на хранение в архив предприятия.

Что представляет собой форма МХ-2

Документ МХ-2 относится к числу унифицированных форм первички, утвержденных Госкомстатом в постановлении от 09.08.1999 № 66, и представляет собой журнал учета ТМЦ, взятых на хранение.

Журнал, составляемый на базе формы МХ-2, должен заполняться материально-ответственным работником (МОЛ) лично. Для заполнения могут использоваться данные из иных первичных документов.

Каковы особенности заполнения формы МХ-2

Форма МХ-2 состоит:

из обложки;
четной страницы;
нечетной страницы.

На обложке документа фиксируются название работодателя, его координаты, указываются коды по ОКПО и ОКДП.

На четной странице документа приводят:

период времени, в течение которого ведется учет ТМЦ;
сведения о МОЛ;
в таблице — сведения из актов, подтверждающих прием и возврат ТМЦ (таковыми чаще всего становятся соответственно формы МХ-1 и МХ-3).

На нечетной стороне документа указывают:

координаты места хранения принятых ТМЦ;
номер и дата формы МХ-1 или аналогичного ей источника;
номер и дата формы МХ-3 или аналогичного ей первичного документа;
данные о МОЛ, принявшем ТМЦ, его личная подпись;
дата принятия МОЛ товарно-материальных ценностей;
данные о МОЛ, выдавшем ТМЦ, его личная подпись.

Также на нечетной странице подписывается получатель ТМЦ и подтверждает таким образом отсутствие своих претензий к ТМЦ, которые возвращает ему МОЛ.

В некоторых случаях может возникнуть необходимость в распечатке дополнительных страниц журнала по форме МХ-2. В этом случае все последующие четные страницы должны соответствовать по структуре первой четной, нечетные — первой нечетной.

Составные части

Журнал ведется только в бумажной форме, так как в нем должны ставить свои подписи материально ответственные лица. Документ включает в себя:

обложку;
четную сторону;
нечетную сторону.

Обложка подробно описывает организацию, которая занимается хранением. В частности, она должна содержать ее полное наименование, форму ОКПО, вид деятельности по ОКДМ, вид совершаемых ею операций, адрес, факс и контактный телефон, при наличии – структурное подразделение, в котором заводится журнал.

Документ для каждого отдельного подразделения или склада заводится индивидуально.

Четная сторона содержит само название бумаги, описание периода (с какой по какую дату ведется или велся журнал), должность и подпись с расшифровкой материально-ответственного лица, которое ведет журнал.

Широкая таблица, в которую заносится необходимая информация, располагается на нечетной стороне и может продолжаться по необходимости долго. Если журнал распечатывается больше, чем на трех листах, то все последующие четные страницы повторяют содержание первой четной, а все последующие нечетные – первой нечетной. Столбцы должны содержать такую информацию:

первый — порядковый номер ведения записи;
второй — когда произошла фактическая передача имущества, число;
третий — ФИО того, кто отдает его на хранение (если он делает это от лица какой-либо компании, то упоминание о ней в этой графе также обязательно);
четвертый — какого вида имущество передается, а также вид упаковки (например, конфеты «Аленка» в картонных коробках);
пятый — единицу измерения товара (г, кг, тонн);
шестой — его количество и массу (либо только вес);
седьмой — стоимость;

восьмой — цену;
девятый – описание помещения хранения, включая адресные данные и контактный телефон;
десятый и одиннадцатый — номер и дату бумаг о приеме;
далее три столбца составляют описание принятия на хранение: какого числа это произошло, подпись с расшифровкой материально ответственного лица за эту операцию;
столбцы с пятнадцатого во восемнадцатый отвечают за описание возврата (заполняется поле проверки товаров по количеству и качеству), включающее ФИО возвращающего, его подпись с расшифровкой, а также номер и дату документа о возврате;
столбцы с девятнадцатого по двадцать первый созданы для постановки ФИО, даты и подписи поклажедателя после получения, свидетельствующие о том, что ТМЦ получены в полном объеме и претензий к процессу хранения он не имеет.

Некоторые столбцы при отсутствии данных допускается оставлять пустыми. Также можно ставить прочерки.

Нюансы заполнения

Подпись (с расшифровкой) в журнале учета поклажедателя при возврате товарно-материальных ценностей является, помимо прочего, еще и отказом от претензий.

Перед тем как расписаться в документе, поклажедатель обязан проверить то, что он забирает, на соответствие количеству, качеству и пр.

Если имеются какие-либо претензии по этим составляющим (например, считает, что при хранении часть товаров была некоторым образом повреждена), то он вправе не подписывать последний столбец журнала. Для разрешения подобного рода вопросов составляется акт о приемке товаров по количеству и качеству. Только так можно застраховать себя в ходе возможного судебного разбирательства.

На какие законы ссылается

Журнал имеет код формы по ОКУД 0335002. В самом начале его говорится о том, что эта форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 года №66. Однако с 2013 года именно такой бланк, как и многие другие первичные документы, стал не обязательной, а лишь рекомендательной для заполнения формой. Для издания собственных форм понадобятся веские основания и многочисленные упоминания в учредительных документах.

Сроки

Если поклажедатель превысил оговоренное в предыдущих время хранения, то отметка об этом факте обязательно должна присутствовать в журнале. Допустима пометка об этом в одной из граф о возврате.

Обычно документ ежемесячно передается в бухгалтерию компании для сверки и контроля за движением товарно-материальных средств. Каждая организация вправе самостоятельно определять частоту такой передачи.

Срок хранения книги складского учета М-17

Как было сказано ранее, складская учетная книга товарно-материальных заводится раз в год в самом его начале. Оканчивать книгу нужно в конце этого года. В течение этого периода времени она должна заполняться сотрудниками складской службы и, соответственно хранится у них. По истечении указанного срока книгу передают на проверку в бухгалтерию, а затем сдают на хранение. Архивное хранение книг учета товарно-материальных ценностей производится в период времени, отведённый регламентными документами. При этом срок хранения не может быть меньше, чем пять лет со дня закрытия документа.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Меня интересует такой вопрос. Необходимо ли при использовании книги учета товарно-материальных ценностей по отменённой форме N М-17 вести аналогичные карточки учёта материалов?

Ответ: Здравствуйте! В этом нет необходимости, поскольку отражая движение ТМЦ в специальных книгах, Вы полностью обеспечиваете в организации ведение складского учета, необходимого в целях бухгалтерского учёта. В случае, если Вы будете использовать ещё и карточки, то получится задвоенный учёт, который может привести к путанице или упущению важной информации. Так же ведение карточек совместно с книгами будет удваивать время, затрачиваемое на те или иные операции движения материалов.

Вопрос N2: Добрый день! Всем известно, что книги учета ТМЦ подлежат проверке со стороны бухгалтерии, в частности главного бухгалтера. Какова должна быть оптимальная периодичность этих проверок?

Ответ: Проверки учётных складских книг М-17 уполномоченный по ведению бухгалтерского учёта, связанного с хранением товарно-материальных ценностей, бухгалтер может производить ежемесячно, что было бы оптимально. Однако, зачастую на практике такая периодичность не соблюдается. Что касается проверки книг главным бухгалтером, то ему достаточно проверять книгу М-17 раз в год во время ее окончания.

Возможности контроля и управления системы электронной складской книги учета

Далее представлен краткий перечень возможностей программы склад Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

С помощью аналитики можно вести учет расчетов с поставщиками.
Учет продукции может сделать проще «Универсальная Система Учета».
Для продуктивного ведения дел нужен правильный складской учет с которым может справиться «Универсальная Система Учета».
Учет хранения это одна из главных задач любого склада.
Программа для хранения совместима с большинством стандартным оборудованием, используемых в учете.
В программе отчетная аналитика и напоминания для сотрудников помогут осуществлять контроль запасов
Программа для склада и торговли может вести не только складской учет, но и финансовый.
можно с нашего сайта, для ознакомления ее можно использовать пробный период.
В системе учет продукции предприятия будет производится автоматически через перерасчет остатков и операций по ним.
В программе учет запасов производится с помощью камер хранения.
В ведении учета товаров и продукции может помочь программа для склада.
Программа учета склада поможет автоматизировать работу и уменьшить влияние человеческого фактора.
Управление товарными запасами станет проще с автоматизацией хранения накладных различных видов.
На сайте есть возможность для тестирования и ознакомления уже заполненного вида программы.
Программа осуществляет управление складом с поддержкой различных прав доступа.
Программа складского учета применяет различные виды поиска, группировки и отсеивания данных о продукции.
Бесплатная программа для склада включает в себя учет товара, перемещение и хранение.
Программа склад может вести хранение и движения различного товара.
Программа торговля и склад имеет функцию анализа остатков для напоминания о заканчиваемом товаре.
Основные функции программы являются: управление хранением, размещение и перемещение товара.
Учет готовой продукции можно сделать проще с помощью вспомогательного оборудования для расчета сырья.
Учет товаров на предприятии одна из важных частей для управления складом.
Логистика и управление складом позволит контролировать действия сотрудников и делать лучше складские процессы благодаря расширенной настройке доступа.
В программе у каждого товара есть карточка складского учета, в которой храниться все история операций над ним.
Аналитика в программе может осуществлять оценку или учет материальных запасов.
В программе можно вести складской учет материалов, финансовый учет, продажи, анализировать деятельность компании на разных уровнях и многое другое.
Автоматизировать склад станет возможным с «Универсальной Системой Учета».
В программе учет материалов производится автоматически с помощью штрих-кодов.
В программе контроль хранения производится с помощью ответственных лиц и аудита.
Работа с остатками станет проще с CRM системой.
Учет товара станет быстрее с сокращением времени складских операций.
Программа ведет учет склада или группу/сеть отделений для хранения товаров.
В программе учет и анализ продукции используется для управления складом и торговлей.
Программа для учета на предприятии помогает управлять складом удаленно или в offline-режиме.
Система для склада хранит основные данные лиц с которыми Вы ведете дела.
В программе учет материалов на складе может вести ответственное лицо со специально настроенными правами доступа.
Автоматизация склада дает вести дела в любой компании/организации.
Контроль остатков можно настроить с помощью активации флага на параметре программы.
Система управления складом делает возможным продуктивную работу сотрудников.
На нашем сайте вы сможете также скачать для ознакомления информационную презентацию Power Point, в которой перечислены основные характеристики программы;
В отличие от работы с обычной табличной электронной версией подобных документов, вы можете легко осуществить импорт информации, созданной ранее, перенеся ее из имеющихся файлов электронного формата;
К записи, созданной для определенного товара, можно прикрепить его фото, которое предварительно можно сделать на веб камеру и скачать в базу;
Если согласно регламенту вашей компании, вам все-таки требуется для аудитов подобная документация в бумажном виде, вы в любой момент можете скачать ее и завизировать для хранения в архиве;
Вы можете использовать в финансовых операциях любую удобную валюту, и даже закрепить за разными кассами разные виды;
Раздел «Отчеты» способен отобразить не только все передвижение складских остатков за выбранный период, но и также осветить все совершенные финансовые операции;
В рабочее пространство, а точнее на главный экран и в панель задач можно скачать и выгрузить ваш фирменный логотип, что определенно поднимет корпоративный дух;
В отличие от бумажных форм учета, используя наш уникальный софт вы сможете вести контроль сразу по нескольким складам и кассам;
Яркое преимущество автоматизирования деятельности в том, что вы сможете автоматически отслеживать сроки хранения определенной продукции;
Автоматическое использование электронного вида учетной документации может происходить на любом удобном языке;
Внешний вид таблиц в разделе «Модули» может настраиваться вами по предпочтению: ячейки и столбцы можно скрывать, если они не несут яркой смысловой нагрузки, можно менять местами и удалять;
Многооконный режим работы в рабочем пространстве системы облегчает одновременный доступ к нескольким операциям с запасами;
Отсутствие абонентского взноса каждый месяц, низкий ценник за установку и два часа бесплатной технической поддержки ? вот почему нас выбирают наши клиенты;
Легкий доступ к показателям общих оборотов и их анализу предоставляет раздел «Отчеты»;
Для работы в программе требуется только персональный компьютер, операционная система Windows и интернет. Более того, вы можете работать удаленно с любого мобильного устройства, если нет возможности быть на рабочем месте.