Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
ВАЖНО!
За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)!
Книга учета движения трудовых книжек
Главная / Трудовая книжка
| Оглавление: 1. Общие требования к журналу учета 2. Инструкция по заполнению книги 3. Образец заполнения книги учета 4. Исправления в книге + штрафы | Документ: Скачать книгу учета движения трудовых книжек Скачать образец заполнения книги |
Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.
В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:
- Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
- Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
- Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
- Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
- Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
Общие требования к журналу учета трудовых книжек
Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.
Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Основные требования к внешнему виду документа:
1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.
2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.
4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.
Инструкция по заполнению книги учета
Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:
| Порядковый номер столбца | Содержание |
| 1 | Проставляется порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ |
| 5 | Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью |
| 6 | Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки. Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка: с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»; с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером; с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков |
| 7 | Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания) |
| 8 | Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник |
| 9 | Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк |
| 10 | Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала |
| 11 | Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка. Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк |
| 12 | Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска) |
| 13 | В зависимости от ситуации:
|
Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.
В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.
При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Как внести исправления в книгу
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится о;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Ответственность за несоблюдение правил учета
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек
Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:
- Похожие записи
- Изменение фамилии в трудовой книжке
- Пример записи об увольнении в трудовой книжке
- Как посчитать трудовой стаж по трудовой книжке
- Записи в трудовую об увольнении по инициативе работодателя
- Исправления в трудовой книжке
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
- Запись о награждении в трудовой книжке: образец
- Серии трудовых книжек по годам выпуска
Оставить комментарий Отменить ответ
Кто и как заполняет
Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.
В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.
Кто заполняет?
Журнал учета трудовых книжек можно купить готовый, а можно распечатать шаблон, который легко скачать. Некоторые даже разлиновывают обычную тетрадь и прошивают ее.
Скачайте бесплатно бланк журнала учета трудовых книжек здесь.
В большинстве случаев ответственными за ведение и хранение книги учета назначаются кадровики – инспекторы отдела кадров. Также если в организации отсутствует hr-служба, то эту функцию может выполнять руководитель лично, бухгалтер либо секретарь-делопроизводитель.
На специалиста по кадрам часто возлагаются дополнительные обязанности. Подробнее об этом по этой ссылке.
Должность значения не имеет, а ответственный должен быть назначен приказом по предприятию.
Инструкция по заполнению при приеме на работу
Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:
- титульный лист;
- основную часть, где и делаются записи.
Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:
Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.
Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.
Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.
Шаг 5. В следующие ячейки (7 и впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».
ВАЖНО!
Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно!
Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).
Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).
Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.
На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.
Ответственность за ошибки или отсутствие книги
Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:
- 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
- 30 000 — 50 000 руб. для компаний.
Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
Понравилась статья?
Хотите получать подобные статьи по четвергам? Быть в курсе изменений в законодательстве? Подпишитесь на рассылку
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.
Обязательно ли его вести
На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003). Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.
Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним.
Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа.
Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению. Проще журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.
Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:
- передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
- оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
- выдаче дубликата (в случаях необходимости);
- заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.
Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.
Форма строго обязательна к заполнению. Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).
Где приобрести
Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.
Подводим итоги
Журнал учёта трудовых книжек — важный документ, заполнение которого следует производить в строгом соответствии с действующими нормами закона. Книга должна быть опломбирована или опечатана, а кроме того, храниться в безопасных условиях. Каждое сделанное исправление необходимо подтверждать подписью ответственного специалиста на внутренней стороне обложки.
Смотрите также: Как продать машину быстро и дорого – пошаговая инструкция
Пренебрежение этими требованиями или полное отсутствие журнала — административное правонарушение, наказываемое штрафом. Пусть его размер и невелик, работодателю следует соблюдать предписания закона — это позволит не только сэкономить деньги предприятия, но и ещё немного усовершенствовать внутреннюю систему документооборота.
