Обходной лист при увольнении: образцы, примеры, необходимость

Зачем нужен обходной лист

Роль обходного листа довольно проста: он удостоверяет тот факт, что работник сдал все ценности, документы, пароли, шифры, секретные материалы и сведения, находившиеся ранее в его ведении и распоряжении и на момент ухода с работы ничего своему работодателю не должен. Кроме того, он косвенно фиксирует то, что все сданное имущество находится в целости, сохранности и надлежащем качестве.

Таким образом, работодатель обеспечивает себе гарантию того, что его имущество или особо ценные активы не попадут в руки злоумышленников и способствует сохранению своей материально-технической базы.

Можно ли отказаться от заполнения обходного листа

Увольнение без обходного листа вполне возможно, но здесь сотрудника поджидает несколько неприятностей:

1. Работодатель вправе лишить его премии, установленной локальными актами, а не законами.
2. Если после увольнения обнаружится недостача, могут привлечь к материальной ответственности.

Работника, отказавшегося от заполнения бегунка, должны уволить согласно ТК РФ в любом случае вне зависимости от основания: по собственному желанию, инициативе работодателя, соглашению сторон.

Кто должен подписывать документ

Обходной лист включает в себя список основных подразделений компании, сотрудники которых заведуют материально-технической, документальной и финансовой частями. Как правило, в нем значатся:

• отдел бухгалтерии,
• отдел кадров,
• административно-хозяйственная служба,
• отдел материального обеспечения,
• отдел, в котором непосредственно трудился увольняющийся и т.д.

Начальник каждого из этих подразделений должен поставить в обходном листе свой автограф, свидетельствуя тем самым, что увольняемый сдал все имущество и активы компании и претензии к нему отсутствуют.

Что это такое и для чего нужен

Обходной листок – это документ, который выдается на руки увольняющемуся сотруднику в целях подтверждения отсутствия задолженности у работника перед структурными подразделениями определенной компании.

Обходной лист необходим:

Порядок оформления обходного листа

Обычно форма документа имеется в отделе кадров, куда и должен обратиться увольняющийся.

1. После того, как он получит бланк документа на руки, ему следует сдать все оставшиеся у него материально-технические ценности, документы и пр. и последовательно обойти все подразделения, которые внесены в обходной лист, чтобы получить автографы их руководителей.
2. Далее обходной лист вместе с заявлением об увольнении направляется руководителю предприятия, который также должен удостоверить их своей подписью.
3. И только после этого работник может получить на руки все документы и причитающиеся денежные средства, в том числе выходное пособие и дополнительные выплаты, прописанные в трудовом договоре.

Как оформляют обходной?

Что такое обходной лист, оформляемый при увольнении? «Бегунок» обычно представляет собой лист «Снегурочки», на котором распечатаны данные:

• ФИО увольняющегося и его должность;
• официальное название компании;
• дата прекращения трудового контракта

и таблица, в которой списком представлены отделы и их руководители, с местом для подписи и специальных пометок (например: «пропуск сдан», «служебный мобильник принят» и пр.). Здесь же в строке отдела кадров указываются сведения о выдаче трудовой книжки.

Важно

Если обнаружили задолженность, увольняющийся должен ее закрыть до того, как его окончательно рассчитают. Иначе деньги вычтут из его зарплаты или компенсационных выплат, полагающихся при расторжении договора.

Стоит знать, что по недостачам должен быть издан соответствующий приказ, к которому прилагают инвентаризационную ведомость с указанием на недостачу. Если инвентаризации не было, значит и недостач никаких нет, обходной подписывают и увольняют без последствий.

Что делать если сотрудник при увольнении не хочет подписывать обходной лист

Обходной лист не значится в перечне документов, которые обязан подписывать работник при своем увольнении. Иными словами, если он не хочет этого делать, работодатель не вправе его заставлять.

Следует отметить, что довольно часто работодатели шантажируют своих бывших сотрудников тем, что без подписания данного документа они не выдадут им на руки их личные документы, например, трудовую или санитарную книжку. Это абсолютно неправомерно и при установлении подобных фактов трудовой инспекцией, предприятию и ответственным лицам грозит административное наказание в виде штрафа.

Единственное исключение: работодатель вполне законно может лишить строптивого работника (уже бывшего) причитающейся ему при увольнении дополнительной выплаты, прописанный в трудовом договоре (но не оговорено в законодательстве РФ).

Кто и когда выдает обходной лист?

Оформляется увольнение в кадровом подразделении организации или работником, на кого возложены функции кадрового учета. Поэтому выдавать обходной лист должны именно они.

Передать увольняемому работнику «бегунок» необходимо заранее, чтобы у него была возможность получить все подписи до даты прекращения работы. Дата выдачи зависит от величины компании и количества лиц, с кем необходимо согласовать увольнение. В маленькой организации, где это возможно сделать за один день, допустимо выдать его в последний рабочий день. В крупной этот срок увеличивается до разумных пределов.

Но работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой книжке и окончательного расчета, если работник не сдал обходной лист в последний день перед увольнением. Организация обязана придерживаться общего порядка увольнения, закрепленного в ч. 4 ст. 84.1 ТК, где этот документ не упомянут.

Что делать, если в процессе подписания обходного листа обнаружилась недостача

Такие ситуации нечасто, но иногда все же случаются. В результате работодатель может пойти разными путями:

• взыскать с бывшего подчиненного стоимость утраченных материально-технических ценностей (особенно это актуально, если сотрудник был материально-ответственным лицом),
• попросить написать объяснительную и назначить дисциплинарное взыскание (с внесением соответствующей записи в трудовую книжку),
• простить сотруднику исчезнувшее имущество.

В некоторых случаях разбирательства доходят до судебной инстанции – еще и поэтому к заполнению обходного листа следует относиться особенно внимательно.

Невыдача документов при увольнении: судебная практика

Иски к работодателям о возврате трудовых книжек, возмещении неполученного заработка и компенсации морального вреда не так уж редки. Вот один из таких примеров:

Мужчина работал в организации, потом решил уволиться по собственному желанию (предложил работодатель). Он сдал рабочий КПК, но не подписывал передаточный акт, считая, что может доверять коллегам.

В последний рабочий день работодатель отказался возвращать ему трудовую книжку, потому что обходной лист не подписан.

В суде бывший сотрудник потребовал возврата трудовой книжки, взыскания 129 000 р. с ответчика в качестве неполученного дохода, т.к. все время истец не мог трудоустроиться. Также хотел взыскать компенсацию морального вреда – 150 000 р.

Решением № 2-2662/2020 2-2662/2020~М-2187/2020 М-2187/2020 от 7 июля 2022 г. по делу № 2-2662/2020 требования удовлетворены частично. Ответчика обязали вернуть трудовую книжку истцу в течение 10 дней с момента вступления решения в законную силу, а также выплатить 3 000 р. компенсации морального вреда. В удовлетворении остальных требований отказано.

Правила написания документа

Единой унифицированной формы обходного листа не существует, так что организации вправе каждый раз писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри компании и утвержденный в ее учетной политике. В любом случае, данный документ должен содержать в себе ряд необходимых сведений:

• наименование организации,
• дату составления,
• должность и ФИО работника,
• список подразделений, по которым он должен пройтись.

Следует отметить, что в разных компаниях перечень отделов, которые обязан обойти увольняющийся, может существенно различаться.

Как оформить приказ об утверждении формы?

Особая форма для распорядительного акта, регламентирующего форму обходного листа в конкретной организации, также не установлена действующим законодательством. Соответственно, работодатель может самостоятельно применять любой вариант такого приказа.

Важное условие – этот акт должен соответствовать требованиям и правилам документооборота, принятым в компании.

Такой приказ может содержать следующие рекомендуемые сведения:

1. Наименование компании.
2. Название документа (приказ).
3. Дата оформления (издания) этого распорядительного акта.
4. Регистрационный номер данной бумаги (для регистра компании).
5. Суть составленного документа. Нужно указать, что именно он регламентирует, предписывает, утверждает.
6. Предписание о необходимости использования конкретного формуляра для обходного листа на случай увольнения работника. Сама форма такого листа и подробная инструкция по её заполнению приводятся в приложении к данному приказу.
7. Список лиц, отвечающих за выполнение этого распорядительного акта.
8. Подписи субъектов, заинтересованных в исполнении приказа.
9. Виза директора, непосредственно утвердившего этот регламент.

.

Правила оформления обходного листа

Документ может быть составлен на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке организации, при этом он может быть создан как в рукописном, так и в печатном виде.

Обходной лист составляется обычно в одном экземпляре и после подписания сдается на хранение в архив предприятия, но при желании работник может потребовать себе его копию. Эта мера позволит ему избежать в дальнейшем необоснованных материальных претензий со стороны работодателя, если к таковым возникнут предпосылки.

Срок и хранение обходных листов

Документ не является формализованным, потому не имеет своих сроков хранения. Организация вправе самостоятельно утвердить порядок заполнения и хранения обходных листов. Но в большинстве случаев здесь следует опираться на сроки, принятые в делопроизводстве.

Обходной лист можно отнести к документам кадрового учета, не входящих в состав личных дел. Соответственно, хранение должно быть обеспечено кадровым подразделением организации. Срок его указан в Перечне типовых документов и составляет 3 года. По истечении указанного срока они передаются в архив.

Образец составления обходного листа

С точки зрения стандартного делопроизводства, документ имеет вполне обычную структуру.

1. В начале, посередине строки, в нем пишется полное наименование организации, затем чуть ниже название документа.
2. Далее указывается должность, фамилия и инициалы увольняющегося сотрудника, а также дата его увольнения.
3. После этого, в бланк вносятся все структурные подразделения, которые должен обойти работник. Напротив каждого из них соответствующий руководитель должен поставить свою подпись с расшифровкой.
4. Далее обходной лист подписывает руководитель компании и затем он передается на подпись увольняющемуся для того, чтобы он удостоверил факт того, что получил на руки свою трудовую книжку.
5. В завершение документ необходимо датировать.

Обязательный ли это документ?

Закон не определяет обязательность оформления обходного листа при выполнении процедуры увольнения. Сотрудник имеет право отказаться от этого, и администрация субъекта не имеет право каким-либо образом препятствовать его увольнению, задерживать выдачу трудовой либо выплату расчетной суммы.

Данный документ может быть обязательным только в отдельных случаях, касающихся госслужбы. К примеру, его заполнения требует Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Как выглядит бланк, скачать word и образец заполнения

В ТК РФ и иных правовых актах, регламентирующих нормы трудового права, само понятие “обходной лист” отсутствует. Поэтому ни о какой унифицированной форме не может идти и речи.

Лишь в законодательных актах отдельных ведомств так или иначе могут содержаться вышеуказанные упоминания (см., например, п. 16 Приказа ФСВТС РФ № 63-од от 14 сентября 2009 года “Об утверждении…”).

Обычно же работодатель самостоятельно разрабатывает форму бланка и его основные элементы.

Здесь можно скачать в word образец обходного листа при увольнении, разработанный по одной форме, а ниже см. другую форму.

Как видим, первая форма “бегунка” оформлена на 1-м листе формата А4, содержащего две табличные части:

• в 1-й части указывается ФИО увольняющегося работника, его табельный номер, подразделение, где он работал, должность, дата увольнения и реквизиты приказа по форме Т-8 или по собственной;
• во 2-й части находится 5 столбцов, в которые вносятся сведения о подразделении, перед которым нужно отчитаться работнику, ФИО и должность лица, управомоченного подтверждать отсутствие задолженностей, подпись такого лица и отметка об отсутствии задолженности (например, крестик или галочка).

Вторая же форма “бегунка” более подробная и содержит, помимо вышеуказанных реквизитов, еще и:

• наименование работодателя с указанием организационно-правовой формы;
• столбец для внесения сведений о дате, в которую должностным лицом было проверено отсутствие задолженности.

Также видим, что в обходном листе по второй форме включены сведения о конкретных материальных ценностях, которые не были сданы работником.

Это очень удобно – увольняющийся сотрудник сразу при получении “бегунка” в кадровой службе видит – что нужно сдать, чтобы без проблем уволиться.

Нужно ли подписывать

Поскольку в ТК РФ отсутствует как таковое понятие “обходной лист”, то и обязанности по его заполнению ТК РФ не содержит.

Однако обязательность заполнения “бегунка” может быть прописана в локальном нормативном акте работодателя.

Но даже при наличии в локальном акте такого требования, работник вполне может отказаться от подписания обходного листа без каких-либо последствий.

Доводы работодателя о том, что при неподписании обходного листка не будет выплачена зарплата за фактически отработанное время или не будет отдана трудовая книжка, абсолютно несостоятельны и не имеют за собой законодательного обоснования.

А все потому, что процедура расторжения трудовых отношений регламентируется ст. 84.1. ТК РФ и четко определена. После получения заявления об увольнении и истечения отработки, наниматель обязан издать приказ о расторжении трудовых отношений, а в последний день работы – отдать трудовую книжку и прочие бумаги, связанные с работой.

Также в последний день выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск и производится окончательный расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

Другое дело, что отказ работника подписывать обходной лист совершенно беспочвенен, а вот почему:

• при отсутствии задолженности перед структурными подразделениями подписание обходного листа займет немного времени, зато работник сможет спокойно уволиться и не влезать в затяжные конфликты с работодателем;
• при наличии же задолженности отказ от подписания “бегунка” от возврата материальных ценностей все равно не спасет (почему не спасет, см. далее).

Кроме этого, отказ от подписания “бегунка” не освободит работника от административной или уголовной ответственности, если в его действиях по невозврату ценностей будет обнаружен состав правонарушения или преступления (см., например, ст. 7.27. КоАП, ст. 158, 159 УК РФ).