Как правильно заполнять
Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:
- информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
- сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
- сведения о награждениях.
ВАЖНО!
С 2015 года для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ печати не обязательны, в связи с чем 31.10.2016 Минтруд выпустил приказ № 589н, в котором разъяснил вопрос проставления печатей в кадровых бумагах. Печать необходима, если она в организации имеется и утверждена учредительными документами. Если печати нет, бумаги заполняются без нее.
При увольнении
В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.
При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.
По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.
Кто приобретает бланк трудовой книжки
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.
Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:
- компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
- вычитается из зарплаты сотрудника.
Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками
Статья 292 УК РФ («Служебный подлог») устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно за внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.
На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель организации или должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников организации, совершили виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности, например предложив работнику дать взятку за оформление в трудовой книжке последнего записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.
Подчеркнем, что в данном случае для суда не имеет значения, от кого исходила преступная инициатива — привлекаться к ответственности будут лица, признанные виновными во внесении в трудовую книжку (копии документов, связанных с работой) заведомо ложных сведений либо во внесении в соответствующие сведения исправлений, искажающих их действительное содержание, и движимые при этом сугубо корыстными мотивами. При этом вина руководителя организации может, к примеру, заключаться в издании приказа, содержащего заведомо ложные сведения, а вина руководителя кадровой службы — в удостоверении копии такого приказа своей подписью или во внесении соответствующих сведений в трудовую книжку.
Согласно ст. 293 УК РФ («Халатность»)[3] совершение руководителем организации (руководителем кадровой службы организации) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) организации в целом (например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой из массовую утрату), наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
Заметим, однако, что как халатность могут быть квалифицированы и иные действия работодателя (уполномоченного должностного лица), если их совершение повлекло за собой существенное нарушение прав и законных интересов даже одного работника, в том числе из-за нарушения порядка обращения с трудовой книжкой (ее небрежным хранением, повлекшим утрату документа или его непригодность к дальнейшему использованию по назначению, ее ненадлежащим оформлением и т.п.). Аналогичным образом могут расцениваться и действия (бездействие) работодателя, вследствие которых работник несвоевременно получил на руки трудовую книжку или копии документов, связанных с работой, при увольнении, если это воспрепятствовало трудоустройству и т.п.
Далее хотелось бы обратить внимание на ст. 324 УК РФ, которая предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее.
Между тем порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. № 117н. Нарушение этого порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
В этой связи коснемся достаточно распространенной ситуации: работник утратил трудовую книжку и обратился к работодателю с просьбой об оформлении ее дубликата. Работодатель в этом случае должен действовать в точном соответствии с предписаниями п. 31 Правил и оформить документ не позднее 15 дней с даты поступления письменного заявления работника.
Работодатель вправе расследовать обстоятельства утраты документа и, если необходимо, привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Одновременно работодатель вправе потребовать от работника возместить расходы по приобретению бланка документа[4].
В то же время работодатель ни в коем случае не должен «рекомендовать» работникам приобрести соответствующий бланк самостоятельно. Подобная рекомендация должна рассматриваться как противозаконная и, следовательно, не подлежащая исполнению.
В соответствии со ст. 325 УК РФ («Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…») работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.
Уточним, что похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т.ч. трудовой книжки), т.е. совершение направленных на это действий, наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Эта мера наказания касается похитителя.
Однако если установлено, что похищение стало возможным в результате виновных (см. выше) действий работодателя, то к ответственности будет привлечен и он. Например, если на предприятии не был назначен приказом (см. выше) сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками, вследствие чего последние хранились ненадлежащим образом, и этим воспользовался злоумышленник, то отвечать за хищение вместе с похитителем, скорее всего, придется и не в меру «забывчивому» руководителю.
Наконец, лица, виновные в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ могут быть наказаны ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. Эта статья служит предупреждением тем работодателям, которые, используя возможности офисной оргтехники, вознамерятся самостоятельно изготавливать «для себя» бланки трудовой книжки или вкладыша в нее.
В случае использования работником заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), он может быть наказан штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.
В заключение — несколько слов о материальной ответственности за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений. Такая ответственность предусмотрена соответствующими положениями ст. 165, 234 и 394 ТК РФ[5].
Так, в соответствии со ст. 165 ТК РФ работнику предоставляется компенсация при задержке по вине работодателя выдачи трудовой книжки в случае увольнения, поскольку такая задержка, как правило, фактически лишает уволенного возможности трудиться (у другого работодателя). Задержка выдачи трудовой книжки, как и внесение в трудовую книжку неправильной (не соответствующей законодательству) формулировки причины увольнения, согласно ст. 234 ТК РФ налагает на работодателя обязанность по возмещению работнику не полученного им заработка (например, в связи с тем, что работник, не имея на руках надлежащим образом оформленной трудовой книжки, не смог своевременно устроиться на другую работу)[6].
[1] Оформление документа, т.е. внесение в него соответствующих сведений, производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
[2] В этом случае работодатель несет перед работником и материальную ответственность.
[3] Халатность — неисполнение или ненадлежащее исполнение должностным лицом своих обязанностей вследствие недобросовестного или небрежного отношения к своим обязанностям.
[4] Плата за бланк документа не взимается, если имела место массовая утрата трудовых книжек, а также если трудовая книжка оформляется работнику, впервые заключившему трудовой договор, или если бланк был испорчен в процессе оформления не по вине работника (см. пп. 34 и 48 Правил).
[5] В случаях, предусмотренных законодательством РФ, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.
[6] В соответствии со ст. 394 ТК РФ оплата вынужденного прогула производится работнику в размере среднего заработка за все время вынужденного прогула, т.е. с даты, когда работнику должны были выдать надлежащим образом оформленную трудовая книжка, до даты ее фактической выдачи работнику.
Как правильно хранить трудовую книжку
Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.
Для хранения заводят специальные книги учета:
| Бланк | Действующие документы | |
| Наименование документа учета | Приходно-расходная книга | Книга учета движения |
| Где утверждена форма | Приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 | Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
| Кто хранит | Бухгалтерия | Кадровая служба |
| Где хранить | В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении | |
Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения
Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.
Если в ходе проверки будет выявлено, что при хранении трудовых книжек были допущены недочеты, то при первичном нарушении инспектор может вынести предписание о незамедлительном устранении недостатков. При этом за невыполнение указанных требований организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа по п. 2 ст. 13.25 КоАП. Санкции для должностных лиц налагаются в размере 2500-5000 р., для юридических лиц – 200-300 тыс. р.
За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.
Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.
По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.
По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.
Как назначить ответственного за хранение трудовых книжек
Пункт 45 правил говорит о том, что работодатель ответственен за сохранность бумаг работников и закрепляет обязанность возложить ответственность за хранение на конкретное должностное лицо. Ответственное лицо назначается приказом по организации. Он не имеет законодательно установленной формы, составляется на бланке компании и содержит все возлагаемые на работника обязанности в связи с ведением и хранением кадровых бумаг, правила заполнения и хранения трудовых книжек оговаривают, что назначенное должностное лицо несет административную ответственность за несоблюдение правил обращения с бумагами сотрудников.
Полезно: как составить приказ об ответственном за трудкнижки.
Хранение невостребованных экземпляров
Бывают случаи, когда сотрудник не забирает документы в день увольнения. В таком случае при наличии бумажного документа работнику направляют уведомление с предложением направить его по почте. Если у сотрудника электронный вариант ТК, ему следует предоставить форму СТД-Р на бумаге или в виде е-документа.
Если работодатель задерживает бумаги, ответственность за задержку выдачи лежит полностью на работодателе. Суд может обязать работодателя выплатить неполученный заработок за все дни, пока ТК находилась в организации после увольнения ее владельца. Почтовое уведомление о необходимости получить документ у работодателя или дать письменное согласие на отправку почтой снимает ответственность с работодателя.
ТК умершего сотрудника следует выдать под расписку его родственнику или отправить почтовое уведомление о необходимости ее получить, аналогично примеру выше (п. 37 положения).
Невостребованная книжка хранится в сейфе до востребования или передачи в архив организации. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 22.1 и п. 22.2, четко определяет, сколько хранится трудовая книжка после увольнения, если работник ее не забрал: документы по личному составу, поступившие в архив до 2003 года, подлежат хранению 50 лет, после 2003 года — в течение 75 лет.
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника. Обязанность надлежащего ведения и обеспечения безопасности документов сотрудников возложена на работодателей рядом законодательных актов. Условия хранения книжек и вкладышей к ним — один из пунктов проверки контролирующих органов. При контроле Трудовой инспекцией и обнаружении повторяющихся нарушений хранения трудовых книжек и правил безопасности предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, п. 2, в виде штрафа:
- на должностное лицо — от 2500 до 5000 руб.;
- на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.
Несмотря на переход на электронный документооборот, ведение бумажных документов продолжается, и трудовая книжка по-прежнему остается основным документом о профессиональной деятельности и стаже сотрудника. В этой связи рекомендуем регулярно проводить опись трудовых книжек, хранящихся в сейфе, чтобы ничего не потерять и не провоцировать споры с сотрудниками, и нынешними, и бывшими.
Как правильно уничтожить трудовую книжку
В соответствии с п. 42 постановления № 225, бланки, испорченные при заполнении, подлежат утилизации. Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера. Акт не имеет жестко установленной формы.
Подписывает документ комиссия в составе сотрудников работодателя: кадровой службы и бухгалтерии.
После формального списания бумаги физически уничтожаются:
- наняв для этого специализированную организацию;
- либо самостоятельно в шредере или через сжигание.
Срок хранения
В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.
В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.
Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:
- в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
- в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
- в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.
После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.
В истечение 2 лет её надлежит передать на хранение в архив предприятия, где в общей сложности документы хранятся на протяжении 50 лет.
