Отмена печатей для юридических лиц. Закон об отмене печатей

Отмена круглой печати

Отмена печати для юридических лиц вызвала массу волнений и непонимания в бизнес-индустрии. В первую очередь руководители и представители экономического сектора организации задались вопросом: «Использование печатей отменено для всех ли процедур или же есть документы, которые без заверения не являются действительными?» Ответы дал закон об отмене печатей № 82-ФЗ от 06.04.2015 года. В нем подробно расписано, как следует работать организации с момента принятия закона, нужно ли ставить штамп на договоре, а также на документах налоговой, бухгалтерской и первичной отчетности. Также закон об отмене печатей поясняет процедуру по постановке таких отметок на доверенностях, позволяющих представлять в суде интересы юридического лица.

Должно ли общество иметь печать

Необходимость использования такого реквизита обществом прописывается в его уставе. Организации типа ООО и АО не обязаны иметь круглую печать на основании федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 года. Также с 7 апреля 2015 года у предприятий появляется обязанность прописывать в уставе факт наличия штампа. В случае его отсутствия считается, что юридическое лицо не обязано заверять документы таким образом. Поэтому после того, как закон вступил в силу, обществам, которые имеют в своем уставе отметку о наличии круглой печати, никаких правок делать не нужно. Что же касается организаций, которые созданы до 7 апреля 2015 года и не имеют в своей документации соответствующей отметки, то им рекомендуется пополнить устав требуемой информацией. Необходимость данного дополнения обосновывается возможной потребностью ставить отметку на бумагах, предусмотренных законом. Что касается обществ, сформированных после 7 апреля 2015 года, то они обладают правом иметь штамп, но для них это не обязательно.

Отмена печати для юридических лиц

АО и ООО теперь могут не использовать в работе круглую печать. Отмена печати для юридических лиц в 2016 году стала возможной с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.15 №82-ФЗ. Работать с печатью — отныне право, а не обязанность компании. Эта поправка появилась в законах и об акционерных обществах, и об ООО (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 №208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 №14-ФЗ).

Компания отказывается от печати.

Отменить печать могут все компании, а не только созданные после 7 апреля 2015 года. Порядок отказа зависит от того, сказано ли в уставе о печати. Если в уставе предусмотрено наличие печати, то в него надо внести изменения. Если в уставе ничего не сказано о печати, то его не меняют. В ФНС это подтвердили.

Итак, Вам будет необходимо:

Особо оговорить это в уставе. Этого теперь прямо требуют законы об ООО и АО. Чем конкретнее и проще его положения, тем Вам будет легче работать с контрагентами.

Пример формулировки об отсутствии печати в уставе организации:

Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения Общества.

Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества.

Как правило, организация обладает не одной печатью (основной, «гербовой»), а еще и дополнительными, в наименовании которых добавлено «Для документов», либо «Отдел кадров» и т.п. Отказ от основной печати с сохранением дополнительных нелогичен.

Если регламентация работы с печатями в Вашей организации была налажена, то придется откорректировать эти документы (например, Положение об использовании печатей и штампов, соответствующие приказы, закрепляющие ответственных за сохранность и использование печатей лиц).

При утверждении шаблонов первичной бухгалтерской документации и других документов проконтролируйте отсутствие на бланках пометок «М.П.».

Если к Вам пришли без печати.

Для определения полномочий обратившегося к Вам лица, действующего от имени организации, не имеющей печати, можно рекомендовать запрашивать кроме обычного в таких случаях перечня документов еще и:

копию устава организации;
письмо, содержащее указание на отсутствие в организации печати.

Только при их наличии можно принимать первичные документы без оттиска печати контрагента (если печать на них прежде была обязательна). Если их не будет, то Ваша организация может в глазах налоговых органов оказаться «не проявившей должной осмотрительности при выборе контрагента». Как правило, из этого вытекают достаточно серьезные последствия в виде взыскания пени, штрафов и недоимок в бюджет.

Компания сохраняет печать.

Обычно в типовых уставах говорится, что общество имеет печать.

Если такая запись есть, то ничего менять не требуется, можно и дальше пользоваться печатью.
Если же записи в уставе нет, то ее необходимо внести. Подойдет следующая формулировка: «Общество имеет печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке».

На заметку: теперь печать может быть не только круглой, но и любой другой формы. А вместо полного наименования и местонахождения можно ограничиться лишь кратким названием ООО или АО.

В каких документах печать обязательна.

Компания, которая решилась на отмену печати, может ее и дальше использовать. Это не запрещено. А вот в обратной ситуации, если о штампе сказано в уставе, компания обязана ставить ее на некоторых документах. Такие документы должны быть названы в федеральных законах.

В то же время сейчас многие подзаконные акты также требуют ставить печать. Например, печать необходима в трудовых книжках, сведениях о среднесписочной численности, заявлении о регистрации ККТ и т. п.

Специалисты ФНС, ПФР и ФСС считают, что начиная с 7 апреля, компания вправе представлять им любые документы без печати. Но безопаснее письменно сообщить в инспекцию и фонды о том, что компания отказалась от своего штампа.
В банках также считают, что подписи генерального директора на любых документах им будет достаточно, если компания откажется от печати.

И только трудовые инспекторы считают, что на трудовых книжках печать необходима, как и прежде (п. 35 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225). Значит, за отсутствие печати возможен штраф от 30 до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Перечень документов, в которых обязательна печать.

копия устава, которую компания подает для регистрации прав на недвижимость (п. 4 ст. 16 Федерального закона от 21.07.97 №122-ФЗ);
акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТКРФ);
доверенность на представительство в судах (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ);
журнал учета неналоговых проверок (ч. 10 ст. 16 Федерального закона от26.12.08 №294-ФЗ);
двойное складское свидетельство (ст. 913 ГКРФ);
заявки на участие в торгах (ст. 51, 88 Федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ) и др.

Информация представлена ТПП РФ.

Когда печать необходима, а когда нет

Общество обязано ставить печать в следующих случаях:

— если возникает необходимость оставить залог у залогодателя под защитой замка и печати залогодержателя,

— когда образовательная организация заверяет документы об образовании,

— если документы подаются на регистрацию по договору аренды сооружения или здания сроком более года, то их необходимо заверять печатью, но только при условии, что данный способ прописан в уставе,

— в таможенный орган подается информационное сообщение в пакете с прочими документами по уплате акцизов на товары, промаркированные Таможенным союзом и ввозимые на территорию России с территории союзного государства.

Отмена печати для юридических лиц заставила внести соответствующие правки в ряд законов. Часть подзаконных актов все так же предполагает необходимость ее наличия. Случаи, когда подзаконные акты требуют проставлять данную отметку на документах, юридическое лицо должно воспринять как необязательные. Но государственные органы, банки и прочие структуры могут по-прежнему требовать постановку печати на документах.

Нужно ли ставить печать на приказах в 2022 году — особенности кадрового дела

В кадровом делопроизводстве в отдельных случаях законодательством предусматривается обязательное использование печати. Под обязательным подразумевается ее применение в случае, если компания-работодатель фактически имеет печать и использует ее в своей деятельности в целом. Однако, в рамках кадровой документации печать все же нужна не всегда. Не обойтись без печати, если она имеется, в следующих аспектах кадрового делопроизводства:

Трудовой договор
. Этот документ в обязательном порядке должен содержать печать предприятия, особенно если он подписывается не фактическим его собственником или директором, а сторонним лицом.
Трудовая книжка. Записи в трудовые книжки работников в обязательном порядке заверяются печатями предприятия или предпринимателя, если таковые имеются.
Копии документов и справки. Если сотруднику требуется какая-либо копия кадровых документов, касающихся его работы, справка о доходах, справка с места работы.
Доверенности. Доверенность на выполнение каких-либо действий от лица предпринимателя или директора компании в целом должна быть закреплена печатью.

Если предприниматель или предприятие не имеют печати, то даже в вышеозначенных документах они могут обходиться без нее. Вместо этого там проставляется лишь подпись, фамилия имя и отчество соответствующего лица. Однако отсутствие печати у юридического лица должно быть подтверждено Уставом.

В остальных случаях заверение документации, касающейся кадрового дела, печатью не является необходимым. То же самое касается и приказов на предприятии — ставить на них печать работодатель не обязан с точки зрения законодательства.

Оформление трудовых книжек

В соответствии с правилами ведения трудовой книжки, при увольнении работника все записи, которые были внесены в процессе его работы, должны быть заверены печатью. Отмена обязательности печати внесла в данную процедуру коррективы. Теперь данные о работнике заверяются штампом, принадлежащим кадровой службе. Роструд считает, что замена круглой печати на иную другую не является нарушением Трудового кодекса и не ущемляет права работника, так как последний получает подтверждение о факте работы в данной организации. Важно понимать, что подтверждающей является только та отметка, в которой содержится информация о наименовании и месте расположения работодателя.

Итак, выбираем…

Сейчас ставить круглые печати на документах больше не является обязанностью компаний. И для начала нужно срочно заглянуть в свой Устав.

Что делать дальше:

Вы будете и дальше использовать печать. Тогда проверяйте, есть ли в вашем Уставе формулировка об использовании печати. Если про печать в вашем Уставе говорится, то все в порядке. Если нет, в него необходимо внести изменения.
Вы решили отказаться от использования печати. Если в Уставе прописано условие об использовании печати, то придется внести изменения. Также издается отдельный приказ, в котором прописывается отмена круглой печати.

Ставить или не ставить? Вот в чем вопрос!

Оформляя документы, подтверждающие привлечение иностранных сотрудников, работодатель заверяет их только в случае том, если это предусмотрено уставом. Что же касается штатного расписания, то отмена обязательности печати хозяйственных обществ повлекла за собой полное отсутствие необходимости заверения данного документа. Изменения коснулись и принципа оформления трудового договора. Отмена печати организации теперь предполагает отсутствие необходимости заверять трудовой договор штампом.

Печать на первичных документах

Налоговый кодекс и Закон о бухгалтерском учете не содержат никакой информации о необходимости проставления печати на первичных документах организации, даже на тех, в которых указаны расходы по налогообложению прибыли. Но существуют случаи, когда обязательность заверения устанавливается порядком заполнения конкретной формы, или самой формой, или форматом предоставления первичного документа, разработанным силами налогоплательщика. В связи с данной тонкостью налогоплательщикам рекомендуется предупреждать своих контрагентов о необходимости заверения документа, если это предусмотрено формой данного документа. Также отмена печатей для юридических лиц заставляет налогоплательщиков заранее убеждаться в том, что контрагенту также необходима печать.

Возможные проблемы

Думаю, что вы понимаете, безопаснее печать все-таки оставить, тем более пока ситуация по многим вопросам использования печати не решена. Дело в том, что, несмотря на изменения гражданского законодательства, не во все остальные законы и подзаконные акты внесены изменения. И на практике возможны претензии при проверках и разногласия с контрагентами.

Давайте посмотрим несколько возможных проблемных зон при отмене круглой печати.

Договоры с контрагентами

Обычно при оформлении договора компании ставят печать. Также в тексте самого договора может быть требование заверять его печатью, дополнения и изменения к нему. Поэтому при отсутствии печати убедитесь, что такого рода формулировки в договоре отсутствуют.

Если в старых договорах есть формулировка об использовании печати на первичных документах, то это условие нужно исключить, оформив дополнительное соглашение.

Отмена печати и первичные документы

Формы всех используемых первичных документов утверждаются в составе учетной политики. Поэтому при отказе от печати этот реквизит нужно убрать из бланков, и утвердить новые формы.

Сложнее объяснить ситуацию контрагентам, что в ваших первичных документах печати больше не будет. Для них подготовьте и разошлите письмо, в котором пропишите отказ от печати. Приложите к письму копию вашего нового Устава.

Рассмотрим основные варианты действий в работе с первичной документацией:

Если вы планируете использовать типовые бланки, например, ТОРГ-12, где самой формой предусмотрен такой реквизит как печать, то ставить ее не обязательно.
Если наоборот, вам пришел от контрагента документ без печати, то запросите копию Устава для подтверждения. В этом случае расходы по таким документам можно принимать к учету.
Если продавец – вы, а покупатель не использует печать, то при передаче товаров просите доверенность на получение товаров, если их получает не работник, ответственный за приемку.

Декларации и отчеты во внебюджетные фонды

Проблемы возможны, если организация отчитывается в бумажном виде. П. 28 Административного регламента, утв. приказом Минфина России от 02.07.2012г. №99н предусматривает отказ в приеме деклараций без печати. Аналогичное требование содержит п. 24 административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 22.10.2012г. № 329н.

По разъяснениям чиновников проблем при приемке деклараций и расчетов быть не должно и инспекторы обязаны принять отчетность без печати. Однако как это будет выполняться на местах, пока неясно.

Касса, БСО, работники

Самые проблемные документы, где отсутствие печати может иметь неблагоприятные последствия и споры при проверках:

кассовая книга и журнал кассира-операциониста заверяются печатью;
бланки строгой отчетности (постановление Правительства от 06.05. 2008г. №359, п.3) – без печати документы оформлены неверно и грозит штраф за неприменение ККТ, отказ в признании расходов, в вычете НДС;
трудовые книжки (Инструкция, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. №69, Правила, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225) – печать обязательна, иначе грозит штраф до 50 тыс. руб.

Также при отказе от печати в банке придется переоформить карточку, в которой останутся только образцы подписей.

Оценив все за и против, собираетесь ли вы отказываться от использования печати? Поделитесь своим мнением в комментариях!

Подача отчетности в ИФНС

В обязанности каждого налогоплательщика входит своевременная сдача декларации в соответствии с формой, утвержденной ФНС России и согласованной с министерством финансов России. Если организация сдает отчетность в бумажном формате, то проставление печати является обязательным. Данное правило регулируется указаниями налогового ведомства, включающими в себя нормы заполнения деклараций. Отмена печатей ввела многих юридических лиц в заблуждение, что привело к частому отсутствию важного реквизита на подаваемой декларации и, как следствие, к ее отклонению.

В связи с существованием правила, гласящего об обязательном прописывании случаев, предусматривающих постановку печати, в федеральных законах и предусмотрением названного требования нормами подзаконных актов, возникает парадоксальное противоречие. Юридическая сила на стороне закона, то есть противоречивые подзаконные акты не принимаются во внимание. Однако, дабы не рисковать, думая, что отмена печати хозяйственных обществ касается и данной ситуации, рекомендуются обязательно заверять документ мокрой печатью до тех пор, пока не появятся разъяснения со стороны компетентных органов или не будут внесены изменения в соответствующие данной ситуации приказы. При этом в качестве рекомендации выдвигается пожелание внести информацию о наличии штампа в устав организации.

Отчётность для ПФР

Согласно закону о страховых взносах, заверение отчетности, подаваемой в Пенсионный фонд Российской Федерации, не требуется. Данное положение распространяется и на заполнение таких форм, как РСВ-1 ПФР. Но, несмотря на это, в самой форме есть поле, предполагающее постановку печати. В связи с этим отсутствие заверения на РСВ-1 ПФР приводит к отказу со стороны принимающего органа. Также внесение исправлений в процессе заполнения расчета предполагает обязательное заверение правок печатью.

Как сдать отчетность в ФСС и не получить отклонение

Если изучить порядок заполнения отчетности для подачи в фонд социального страхования по форме 4-ФСС, то можно понять, что необходимость подтверждения правильности данных печатью существует. Точно так же, как и в случае с данными, подвергшимися изменениям в форме РСВ-1 ПФР, обязательного заверения требует скорректированная информация в документе, содержащем расчеты по взносам, направленным в фонд социального страхования. Что касается документов, запрашиваемых ИФНС, то, согласно форме, описывающей требования по предоставлению документации, организация должна подавать копии тех бумаг, которые необходимы инспекции, заверенные подписью руководителя и соответствующей печатью, в случае если иное положение не предусматривается законодательством Российской Федерации.

Где можно использовать печать для кадровых документов

Использование печатей законодательством регулируется мало. В законах для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью предусмотрена не обязанность, а только возможность применять бланки и оттиски с наименованием, эмблемой и другими средствами индивидуализации (п. 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26.12.1995 и п. 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 08.02.1998).
ВАЖНО!

Как установлено в законе, если АО или ООО желает применять штампы, то необходимо внести эту информацию в устав. Иначе они окажутся недействительными. Для ИП использование такого атрибута в документах и вовсе ни в каких законах не предусмотрено. Предприниматель применяет его при желании.

Сколько оттисков допустимо использовать в одной компании, в законодательстве не указано. Каждая организация вправе самостоятельно решить этот вопрос. Если компания крупная, то, помимо основного штампа, часто используют дополнительные, например для кадровых документов, товарных накладных и др.

Есть общепринятые правила, для каких документов нужна печать отдела кадров:

трудовых книжек сотрудников и вкладышей к ним;
копий и выписок из документов, связанных с работой сотрудников (распоряжения, отчеты, ЛНА и др.);
справок с рабочего места;
трудовых договоров;
заявления на загранпаспорт.

ВАЖНО!

Если говорить о ведении трудовых книжек, то ранее правила предусматривали проставление только основного оттиска организации. А с 1 сентября 2022 г. допустимо ставить как основной штамп компании, так и клише отдела кадров. Это устанавливает приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

В трудовой его ставят в разных случаях. В частности, если вносят изменения в ФИО или дату рождения сотрудника (п. 7 Порядка, утв. Приказом № 320н), оформляют дубликат книжки (п. 28 Порядка). Внесенные корректировки заверяет начальник отдела кадров и ставит оттиск (основной или штамп отдела кадров). Аналогичные правила действуют и при выдаче работнику трудовой книжки и внесении записи о расторжении договора (п. 35 и 36 Порядка). Запись заверяется подписью руководителя или другого должностного лица и штампом организации или кадровой службы.

Что касается печати отдела кадров в трудовом договоре, то она необязательна. Этот документ и с одной подписью обладает законной силой, поскольку в требованиях к нему об обязательном оттиске ничего не говорится (ст. 57 ТК РФ). Хоть закон и не требует, госчиновники рекомендуют ставить дополнительную защиту в виде штампа (к примеру, приказы Минэкономразвития РФ № 452 от 11.07.2016 и Минздравсоцразвития РФ № 424н от 14.08.2008). Допускается как общая печать компании, так и кадровая.

Есть еще одна ситуация, когда этот атрибут обязателен, — заверение отзыва официального оппонента печатью отдела кадров при защите диссертации. Документ обязательно следует заверить в кадровой службе организации, в котором трудится оппонент, в том числе удостоверить его подпись. Если оформить не по официальным правилам, то отзыв могут вернуть на доработку.

Нужна ли печать на информационном сообщении, необходимом для уплаты акциза

Что касается информационных сообщений, направленных на уплату акциза маркированных товаров, входящих в Таможенный союз и ввозимых на территорию Российской Федерации с территории союзного государства, то здесь никаких изменений не вводится (конкретно для плательщиков). В данном случае необходимость заверять информационное письмо печатью устанавливается Налоговым кодексом Российской Федерации. Данный факт согласуется с новыми требованиями, что обуславливает необходимость обязательного использования штампа.

К чему привела отмена печатей, и для кого она актуальна

Отмена печати организации распространяется исключительно на общества с формой собственности АО или ООО. В обязательном порядке она должна быть в наличии у некоммерческих и государственных организаций. Что касается юридических лиц, имеющих возможность не использовать печать, то при желании они могут осуществлять свою деятельность с ее применением. Для этого просто нужно прописать данный факт в уставе, и тогда отмена печати общества не вызовет вопросов. До тех пор, пока различные департаменты и министерства не дадут официальные разъяснения, уничтожать данный инструмент заверения бумаг не рекомендуется. Определенную группу документов лучше всего постоянно заверять штампом, чтобы избежать варианта их отклонения принимающей службой.

Если печать оставить

Так как по закону у организации есть право использовать печать, то можно просто пользоваться той, которая уже есть у компании. Но тут есть пару важных моментов. В законе прямо указано, что информация о наличии печати должна быть отражена в уставе общества. Поэтому всем, кто решил и дальше пользоваться печатью, нужно открыть свои уставы и внимательно их просмотреть. Скорее всего, этот пункт у вас уже есть, так как раньше круглая печать была обязательной для организаций. В этом случае устав вам менять не придется, спокойно используйте печать дальше.

Если в вашем уставе такого пункта нет, то его обязательно нужно внести. Эта информация вносится в учредительные документы, соответственно, в налоговую нужно принести:

Протокол собрания учредителей (где прописано решение об использовании печати и внесении изменений в устав);
Новая редакция устава или изменения к нему – два экземпляра;
Заявление о внесении изменений (форма № Р13001, заполнять нужно первый раздел и лист М);
Платежка об оплате госпошлины за регистрацию изменений.

В какой срок нужно привести устав компании в порядок, законодательно не установлено. Специалисты рекомендуют с этим не тянуть. Если вы будете проставлять печать на документах, а информации о ней в уставе все еще не будет, у контролирующих органов могут появиться лишние вопросы, ведь теперь пункт о печати в уставе является основанием для ее использования при оформлении документов.