Образец приказа об изменении штатного расписания 2022

по форме Т-3
на 2022 год из-за увеличения окладов
из-за введения новых должностей

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и сведения о количестве ставок (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и рекомендованная унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Внесение изменений в ШР

Законодательными нормами установлено, в связи с чем меняют штатное расписание:

при введении новой должности или нового структурного подразделения;
при изменении их наименования;
при изменении оклада или тарифной ставки;
при ликвидации вакантных позиций и отделов;
при сокращении штата или численности.

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Если нужно ввести должность в ШР, то издайте приказ об изменениях. Нововведения приводят непосредственно в тексте документа или оформляют приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченное им лицо. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Введение новых единиц

Если организации требуется ввести новую ставку и принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, то следует выпустить отдельное распоряжение. Приказ содержит информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, форму оплаты труда (оклад или тарифная ставка).

Образец приказа, если ввели новую должность штатное расписание организации.

Где найти штатное расписание в ЗУП 3.1 и как с ним работать

Найти справочник Штатное расписание можно в разделе Кадры – Штатное расписание:

Справочник можно просматривать в иерархическом виде, с группировкой по подразделениям. Переключается вид по кнопке Вид списка:

В нижней части формы имеются флажки:

Флажок Показывать неутвержденные позиции – подключает отображение созданных в справочнике, но еще не включенных в действующее штатное расписание позиций. Такие позиции выделяются в списке жирным шрифтом:

Флажок Показывать закрытые позиции отображает — включает отображение позиций, исключенных из актуального штатного расписания. Они выделяются зачеркнутым шрифтом:

См. также:
Лайфхаки по учету рабочего времени (из записи эфира от 01 октября 2022 г.)
Лайфхаки по кадровому учету (из записи эфира от 01 октября 2018 г.)

Изменение названия должности или подразделения

Переименование, как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Это аналогично тому, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или рабочего места, просто вместо новых единиц изменяются названия старых.

ВАЖНО!

Такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, проводится ли внеплановая специальная оценка условий труда при изменении наименования должности в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, распоряжение в связи с изменением структуры и штатного расписания при увеличении оклада или его уменьшении требует обязательного согласования с работником. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Обоснование

Трудовым действующим законодательством прямо не урегулирован данный вопрос, при этом прямого запрета на изменение графика работы работникам с суммированным учетом рабочего времени в течение учетного периода не установлено. Официальные разъяснения государственных органов в СПС КонсультантПлюс не представлены.

При этом работодателю для принятия решения в данном вопросе необходимо учесть, что следует отличать график сменной работы от обычного графика (не сменного).

Извлечение из Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время

2.2. График работ при суммированном учете рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени наличие графика работ обязательно, поскольку работник должен знать заранее, каким будет режим его работы (например, скользящий график в условиях гибкого рабочего времени). Следует различать график сменности при соответствующей работе от иных графиков работ, применение которых связано с введением суммированного учета рабочего времени (например, при работе в одну смену). Подробнее о составлении графика сменности см. п. 5 настоящего материала.

Вводиться в действие график работ может приказом руководителя организации. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, определяющих срок и форму ознакомления с графиками работ, при которых также вводится суммированный учет рабочего времени, в отличие от графика сменности (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Поэтому в ПВТР при определении порядка введения суммированного учета рабочего времени целесообразно установить порядок ознакомления с указанным графиком.

При отказе работника от подписи в подтверждение ознакомления с графиком работ работодателю следует составить соответствующий акт.

5.1. Как составить график сменной работы, в том числе при суммированном учете рабочего времени

Графики сменности составляются с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ).

Подробнее об этом см. «Путеводитель по кадровым вопросам. Профсоюз».

Графики составляются исходя из установленной нормы рабочего времени за учетный период для конкретной категории работников и содержат информацию о продолжительности рабочего времени в течение смены, перерывах на отдых между сменами и порядке их чередования.

После составления график сменности должен быть утвержден руководителем организации. По общему правилу график вводится в действие путем издания соответствующего приказа.

Работники должны быть ознакомлены под подпись с утвержденным графиком сменности не менее чем за месяц до введения его в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Если кто-то из работников отказывается от ознакомления, работодателю следует составить соответствующий акт.

Как уведомить об изменении графика работы

Если работникам, работающим в обычном режиме, по инициативе работодателя необходимо изменить режим работы (например, при переходе с двухсменного на трехсменный режим), работники уведомляются об этом не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). При их согласии работать в измененных условиях с ними заключаются дополнительные соглашения к трудовому договору.

В случае перевода работника на должность или работы, где предусматривается сменный график, изменение условий не требует уведомления за два месяца. Перевод на другую работу оформляется путем подписания дополнительного соглашения об изменении режима работы (ст. 72 ТК РФ). В данном случае работника необходимо ознакомить с локальным нормативным актом, регламентирующим работу по графику сменности, и непосредственно с графиком.

Как уведомить об изменении графика работы

Готовое решение: Как работодателю внести изменения в график сменности (КонсультантПлюс, 2021)

Рекомендуем вносить изменения так же, как вы утверждали первоначальный график сменности, законом порядок не урегулирован. На практике еще издают приказ о внесении изменений в график. По изменениям, которые не меняют условия трудовых договоров, обычно нужно учесть мнение представительного органа работников, утвердить изменения. Если условия меняются, то с согласными сменщиками заключите дополнительные соглашения к трудовым договорам, а несогласным измените режим работы по специальной процедуре.

Изменения можно оформить, составив график в новой редакции или оформив отдельный документ.

Менять правила внутреннего трудового распорядка нужно, если изменения графика сменности затрагивают их положения.

Как составить приказ об изменении графика сменности

Составьте приказ об изменении графика сменности в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Документ необязательный, но его часто оформляют на практике, чтобы начать процедуру внесения изменений в график сменности.

Рекомендуем указать в приказе, в частности:

причину его издания;
сведения об изменении графика. Здесь укажите непосредственно изменения, которые планирется вводить;
сведения о работниках (должности, Ф.И.О., структурное подразделение), которых касаются изменения;
поручения ответственным лицам. Например, специалисту по кадрам — подготовить проект изменений в график.

С приказом об изменении графика сменности ознакомьте ответственных работников под подпись.

Как изменить график сменности, если изменения не влияют на условия трудовых договоров сменщиков

Порядок внесения изменения в график сменности в этом случае нормативно не урегулирован. Рекомендуем вносить изменения в том же порядке, в котором вы утверждали первоначальный график сменности. Этот подход применяется на практике и является безрисковым.

Рекомендуем действовать следующим образом:

подготовьте изменения (о том, как их оформить, расскажем ниже);
учтите мнение представительного органа работников (если он у вас есть). Советуем учесть такое мнение, поскольку оно требуется при утверждении графика сменности (ч. 3 ст. 103 ТК РФ);
утвердите изменения в том же порядке, что и исходный график сменности. Например, если первоначальный график сменности утверждался приказом директора организации, то и изменения должны быть утверждены приказом директора. Сделать это нужно заранее, чтобы успеть ознакомить с изменениями сменщиков обычно минимум за месяц (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

Если график сменности является приложением к коллективному договору, то рекомендуем учитывать следующее. Если в коллективном договоре не оговорен порядок изменения графика сменности, то меняйте его так же, как и коллективный договор. То есть до изменения графика проведите коллективные переговоры по этому вопросу. Когда изменения будут приняты, направьте измененный документ на уведомительную регистрацию в орган по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК РФ (ст. ст. 36, , ч. 3 ст. 103 ТК РФ).

2.1. Как оформить изменения в график сменности

Форма изменений в график сменности нормативно не установлена. На практике используют два способа. Первый способ — график сменности составляется в новой редакции (это удобно, если изменения касаются всех сменщиков).

Второй способ — составляется отдельный документ (дополнение к графику). Это удобно, когда изменения касаются лишь части работников. Например, если меняете сменами двух сменщиков из шести либо меняете режим работы только одному сменщику. За основу можете взять вашу форму графика сменности и указать только ту информацию, которую меняете.

Пример оформления изменений в график сменности отдельным документом (как дополнение к графику)

Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рис.8 Формируем подразделения организации

Рассмотрим окно отображения подразделений.

Рис.9 Окно отображения подразделений

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

«Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
«Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.

Рис.10 Списку подразделений можно задать три режима просмотра

Настроим 1С:ЗУП для корректного формирования штатного расписания

Что такое штатное расписание

Это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности.

Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности.

В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей.

А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием».

Таким образом, штатное расписание обязательно.