Электронный больничный и прямые выплаты ФСС: как с этим работать в «1С:ЗКГУ 3.1»

Мы живем в век информационных технологий, где из года в год компании, частные предприниматели и государство стараются автоматизировать как можно большее количество процессов и увеличить эффективность своей деятельности. Одним из примеров такой автоматизации является внедрение электронного больничного листа и прямые выплаты Фонда социального страхования (ФСС).

С 1 июля 2022 года стало возможным формирование как бумажных больничных, так и электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).

Что такое ЭЛН?

ЭЛН — это аналог обычного больничного листа. Заполняется в специализированных программах или непосредственно в личном кабинете Фонда социального страхования. Нововведение значительно упрощает работу бухгалтера и его взаимодействие с ФСС, а также позволяет не беспокоиться о возможных ошибках и наличии ненадежных документов. В связи с этим многие организации постепенно переходят на ЭЛН.

В этом материале мы расскажем и покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» («1C:ЗКГУ»).

Вы узнаете:

• Чем электронный больничный лучше бумажного?
• Ключевые функции ЭЛН.
• Как работает система электронных больничных?
• Что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?
• Как настроить электронный документооборот с ФСС?
• Как сформировать больничный лист в «1С»?
• Как настроить прямые выплаты ФСС в «1С:ЗГКУ 3.1»?

Изменения по больничным с 2022 года

С 1 января 2022 года открытие, продление и закрытие больничных листов по общему правилу возможно только в электронном виде (Закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). Согласие пациента для этого не требуется. Бумажный листок нетрудоспособности выпишут лишь в исключительных случаях.

Электронный больничный (далее также – ЭБ) создается в специальной единой информационной системе ФСС – ЕИИС «Соцстрах». В нее попадают:

• сведения об открытии, продлении, закрытии ЭБ от медучреждения;
• информация от ФСС, связанная с оплатой ЭБ. Например, не получив необходимых для оплаты сведений из официальных баз, ФСС может направить запрос работодателю лица, предъявившего к оплате ЭБ.
• сведения от работодателей, необходимые для оплаты ЭБ из средств ФСС и сведения для работодателей – о том, что больничный их работнику выдан, закрыт и надо ли досылать данные в ФСС.

Однако появился новый документ – выписка из электронного больничного. Её форму утверждает ФСС.

Работнику с 2022 года в медучреждении выдают только выписку с номером электронного документа (по запросу). Вся остальная работа уходит «в цифру».

В результате появляются изменения в таком вроде бы привычном действии, как оформление и оплата больничного листа.

До 2022 года больничный лист могли выдавать как электронно, так и на бумаге независимо от страхового случая. Более того, медучреждение было обязано получать согласие пациента на оформление электронного больничного. С 2022 года такое согласие не требуется.

Но не возникнет ли проблем в связи с внедрением электронных больничных листов? Конечно, в первое время сложности могут возникать как у работодателей, так и у работников. Однако переход на электронные больничные листы – неизбежен. Поэтому главное – пережить переходный период в 2022 году. Не исключаем, что некоторые органы ФСС тоже не успеют перейти на электронные больничные листы с 1 января 2022 года. В таком случае работодателям, скорее всего, потребуется передавать в ФСС электронные реестры для назначения пособий по временной нетрудоспособности.

Бумажные больничные листы с 2022 года выдают только в особых случаях:

• лицам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну;
• лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.

Особенности оплаты пособий по таким больничным устанавливают отдельные нормативные акты.

Новые сроки для работодателей и ФСС

В 2022 году работодатель обязан направить в ФСС документы и сведения для начисления пособия в течение 3-х рабочих дней. До 2022 года на это было 5 календарных дней.

В 2022 году ФСС назначит и выплатит пособие по нетрудоспособности в течение 10 рабочих дней. До 2022 года у ФСС было 10 календарных дней, чтобы назначить пособие + 2 рабочих дня, чтобы выплатить его.

Новые правила перечисления пособия

С 2022 года ФСС перечисляет пособия на банковский счет, который указан в заявлении получателя либо в личном кабинете на сайте Госуслуг.

В законе прописали еще 2 варианта выплаты пособий:

• через «Почту России»;
• через законного представителя застрахованного лица, в т. ч. работодателя.

Электронный документооборот

Для сбора информации по назначению и выплате пособий должен быть организован обязательный электронный документооборот между медучреждениями, внебюджетными фондами и налоговыми органами.

У ФСС появилось право запрашивать информацию:

• в ПФР – СНИЛС гражданина, сведения о страхователе, у которого он работает, страховом стаже, а также сведения о зарплате за период до 1 января 2022 года на основании сведений персучета;
• в ФНС – сведения о зарплате застрахованного лица за период с 1 января 2022 года;
• из Реестра ЗАГС – сведения о госрегистрации актов гражданского состояния;
• из ЕГИССО – сведения о неназначении (назначении) матери, отцу или обоим родителям единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком в органах соцзащиты (с 2022 г. – в ПФР), а также другие необходимые сведения для назначения и выплаты страхового обеспечения.

Чем электронный больничный лучше бумажного?

Электронный больничный формируют в медучреждении в специальной программе, что позволяет:

• свести к минимуму ошибки, которые может допустить медицинский сотрудник при заполнении бумажной версии;
• ЭЛН нельзя потерять, подделать или испортить, не требуется специальное место для его хранения;
• информация из ЭЛН автоматически загружается в программу «1С» — бухгалтеру не придется тратить время на заполнение больничного вручную, также снижается к минимуму процент ошибок, а следовательно, и отказов ФСС при возмещении расходов;
• ЭЛН после формирования попадают в единую базу ФСС, для подтверждения расходов за счет ФСС работодателю не нужно будет предоставлять подтверждающие документы.

Зачем просматривать электронный больничный

Необходимости в просмотре больничного листа у страхователя и застрахованного лица совершенно разные.

Еще одним участником системы межведомственного взаимодействия в отношении оформления электронных больничных является медицинская организация, которая выдает вышеуказанный документ. Уполномоченное лицо больницы обязано загрузить листок временной нетрудоспособности (далее ЛВН) в систему и подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как работает система электронных больничных?

При оформлении ЭЛН сотрудник должен подписать письменное соглашение в медицинском учреждении, которое, в свою очередь, должно быть подключено к обмену сведениями с ФСС для возможности формирования листков нетрудоспособности.

Алгоритм работы ЭЛН ФСС следующий:

• врач заполняет ЭЛН, отправляет его в ФСС и дает посетителю номер листка;
• сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию своей компании;
• бухгалтер в программе «1С» отправляет запрос в ФСС по номеру больничного;
• ФСС в ответ на запрос присылает электронный больничный;
• программа «1С» автоматически загружает данные из ЭЛН и рассчитывает размер пособия;
• работодатель оплачивает сотруднику больничный.

Также стоит отдельно упомянуть о сроках для выплаты больничного. Как только сотрудник передал в бухгалтерию компании номер листка, рассчитать его по законодательству требуется не позднее 10-ти календарных дней. Сумма по больничному подлежит возмещению с удержанием подоходного налога.

Выплата, как уже упоминалась, проходит за счет Фонда социального страхования напрямую в том случае, если компания участвует в пилотном проекте ФСС, о котором мы расскажем в статье.

Ссли сотрудник с электронным больничным продолжал работать: как быть

Нередки ситуации, когда сотрудник обратился к врачу, ему оформили больничный лист, но, почувствовав себя лучше, он вышел на работу.

Формально имеет место нарушение предписанного врачом режима. Однако на практике ни в медучреждении, ни в ФСС об этом могут и не узнать. Как быть в таком случае работодателю? Оплачивать пособие или зарплату?

По мнению экспертов и согласно ст. 183 ТК РФ и ст. 1.3 Закона № 255-ФЗ, за отработанное время сотруднику нужно платить зарплату. Пособие по больничному предусмотрено, чтобы компенсировать человеку неполученный заработок. Если же вместо нахождения дома сотрудник на больничном работал и получил зарплату – права на пособие он не имеет. Надо ли уведомлять о такой ситуации ФСС?

По приведенным в предыдущем абзаце причинам – надо. В случае, если период больничного превысил 3 дня, оплачиваемые работодателем.

Итак, что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?

Перейдем от теории к практике. Далее мы покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1».

Если вы сдаете отчетность через сервис «1С-Отчетность», тогда у вас уже имеются сертификаты страхователя и ФСС. Остается только скачать сертификат ФСС ЭЛН с официального сайта. Настройка и последующее обновление сертификатов ФСС будут производиться автоматически, без помощи пользователя.

Если у вас нет подключения к сервису и вы сдаете отчетность через других операторов, в этом случае достаточно подключить электронный документооборот с ФСС.

Как настроить электронный документооборот с ФСС?

Чтобы начать документооборот с ФСС, необходимо:

• на главной панели в программе «1С:ЗКГУ 3.1» зайдите в блок «Настройка»;
• далее выберите пункт «Организации»;
• в открывшемся окне выберите вкладку «ЭДО»;
• затем перейдите на вкладку «Электронный документооборот с ФСС»;
• в появившемся окне заполнятся необходимые сертификаты;
• поставьте галочку на пункте «Использовать электронный документооборот с органами ФСС»— после этого у тогда у нас появится возможность заполнить данные (рис.1).

Рис.1. Настройки обмена с ФСС

Сертификат страхователя — это личный сертификат ответственного лица организации. Например, директора или бухгалтера, которые имеют право подписи отчетности в ФСС.

Сертификат ФСС ЭЛН скачивается с официального сайта. Полученный сертификат необходимо установить и открыть. После этого нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Как сформировать больничный лист в «1С»?

Для проверки работы электронного больничного листа в «1С» нужно создать новый документ «Больничный лист». Найти его можно в блоке «Зарплата» или «Кадры» в программе «1С:ЗКГУ 3.1» (рис.2).

Рис.2. Создание нового документа «Больничный лист» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Заполняем стандартные поля, такие как: «Месяц», «Сотрудник» и «Номер ЛН» (листка нетрудоспособности). После этого по кнопке «Получить из ФСС» получаем данные о нетрудоспособности (рис.3).

Рис.3. Кнопка «Получить из ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Данные о медицинской организации подгружаются автоматически. Для того чтобы просмотреть эти сведения, нужно нажать на ссылку (рис.4).

Рис.4. Ссылка «Сведения о медицинской организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Чтобы создать «Реестр ЭЛН», нужно зайти на вкладку «Отчетность, справки», затем зайти в «1С-Отчетность» (рис.5).

Рис.5. Создание реестра ЭЛН в сервисе «1С-Отчетность»

Далее отчет следует заполнить, проверить на заполнение обязательных полей и отправить его в ФСС.

Готово! На этом настройка и отправка ЭЛН в ФСС из «1С» завершена. Эта функция позволит вам существенно сократить время на ввод первичной документации, исключить возможные ошибки при расчете. Теперь перейдем к прямым выплатам ФСС.

Роли в системе ЭЛН

В оформлении ЭЛН принимают участие четыре стороны: медучреждение, работник организации, работодатель и ФСС. Как распределяются роли?

Медучреждение:

• делает запрос в информационную систему ФСС на выдачу номера ЭЛН;
• заводит, продлевает, закрывает ЭЛН;
• отправляет больничный лист в ФСС.

Работник:

• передает номер ЭЛН работодателю;
• получает пособие.

Работодатель:

• запрашивает ЭЛН через ЕИИС по номеру;
• отправляет сведения в ФСС.

Наконец, ФСС рассчитывает и выплачивает пособие.

Как настроить прямые выплаты ФСС?

Для начала давайте разберемся, что такое «Пилотный проект ФСС» и с чем его «едят»? По сути, это экспериментальное нововведение, которое подразумевает выплату социальных пособий без участия работодателя.

Если ваша организация является участником пилотного проекта, то для начала работы с этой функцией ее следует активировать в учетной политике организации. Для этого перейдем:

• раздел: «Настройка – Организации – Учетная политика» (рис.6);
• в подразделе «Пособия за счет ФСС» проставляем галочку, подтверждая, что ваша организация зарегистрирована в регионе;
• проставляем дату, с которой будут действовать выплаты.

Рис.6. Настройка Выплат ФСС в учетной политике организации в «1С:ЗКГУ 3.1»

По завершении этой настройки при формировании больничного листа вы увидите, что в строке, где раньше рассчитывалось пособие за счет ФСС, пусто (рис.7).

Рис.7. Лист нетрудоспособности в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1»

Помимо этого, появилась еще одна вкладка «Пилотный проект ФСС». В ней вы можете сформировать заявление сотрудника на выплату пособия и отдать его на подпись (рис.8).

Рис.8. Обработка «Заявление на выплату пособия» в «1С:ЗКГУ 3.1»

После перейдите в ваше «рабочее место» по выплатам ФСС. Этот раздел позволяет не только фиксировать данные больничных листов и заявлений, но и отслеживать статусы отправленных реестров, а также заносить сведения о возмещенных средствах в информационную базу.

Для этого откройте раздел: «Главное – Пособия за счет ФСС». Далее вы увидите 3 колонки:

• больничные листы;
• заявления сотрудников;
• реестры заявлений (рис.9).

Рис. 9. Рабочее место «Пособия за счет ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Первый и второй пункт вы уже сделали. Осталось лишь создать реестр заявлений и отправить его напрямую, если у вас подключена «1C-Отчетность», или же выгрузить и отправить через другие программы.

Стоит отметить, что не все пособия будут выплачиваться за счет ФСС. Исключениями являются:

• пособие на погребение;
• пособие по уходу за детьми инвалидами.

Перечисленные выше пособия будут выплачиваться за счет работодателя, поэтому потребуется вносить данные в вашем «рабочем месте» на вкладке «Возмещение расходов организации» (рис. 10)

Рис.10. Вкладка «Возмещение расходов организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Более подробно о том, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1C:ЗКГУ», смотрите в записи нашего вебинара :