Прямые выплаты пособий: как ФСС будет проверять и за что штрафовать страхователей с 2022 года

Какими законами регулируются проверки ФСС

Сотрудники Фонда социального страхования проводят камеральные и выездные проверки.
1. В рамках Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ). Согласно нормам этого закона, инспекторы контролируют правильность начисления взносов «на травматизм». А также произведенные страхователем расходы (больничные в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием, оплату путевок и проч.).

Заполнить и сдать через интернет 4‑ФСС по действующей форме

2. В рамках Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ). Согласно нормам этого закона, инспекторы проверяют правильность расходов страхователя на выплату страхового обеспечения (больничные в связи заболеванием или травмой, пособие по уходу за ребенком и проч.). Что касается взносов «на больничные», то их контролирует не ФСС, а налоговые инспекции.

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом повышения МРОТ в 2022 году Рассчитать бесплатно

ВНИМАНИЕ

В 2022 году пособия по болезни (за исключением первых трех дней), по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до 1,5 лет, а также в связи с несчастным случаем на производстве и профзаболеванием ФСС перечисляет напрямую сотрудникам (см. «С 2022 года во всех регионах России пособия будут выплачиваться напрямую из ФСС»). Работодатель не несет расходы на выплату таких пособий. Тем не менее, до конца 2022 года в законах № 255-ФЗ и № 125-ФЗ сохраняются положения о том, что ФСС вправе проверять такие расходы.

С января 2022 года вступят в силу новые редакции указанных законов (изменения утв. Федеральным законом от 30.04.21 № 126-ФЗ). Расскажем о наиболее важных изменениях.

Порядок проведения выездной проверки

Для выездных проверок характерно строгое соблюдение утвержденного плана мониторинга деятельности страхователей. Проверочные мероприятия осуществляются непосредственно на территории работодателя. В исключительных случаях при невозможности проверяемым предприятием обеспечить сотрудников исполнительных органов ФСС помещением на время их работы над документацией, проверка может быть проведена на базе фонда с условием подвоза всей необходимой документации.

Период проверки – не более 3 лет. Частота проверок – максимум 1 раз в 3 года.

СПРАВКА! Исключение по частоте проверочных мероприятий может быть сделано для случаев реорганизации или ликвидации предприятия – проверка назначается при наступлении одного из этих событий и не соотносится с датой предыдущего мониторинга.

Продолжительность – до 2 месяцев, а при мониторинге показателей деятельности обособленных подразделений – до 1 месяца.

Что проверяет ФСС

Как было при зачетной системе

До 2022 года в тех регионах, которые не участвовали в эксперименте «прямые выплаты», действовала так называемая зачетная система. Суть ее в следующем. Работодатели перечисляли в ФСС взносы «на больничные» и «на травматизм». При наступлении страховых случаев начисляли и выдавали работникам пособия, а затем возмещали свои расходы из средств фонда. А именно из перечисленных взносов (см. «Переход на систему прямых выплат пособий в 2022 году: что надо знать бухгалтеру»).

Инспекторы в ходе проверок, в частности, выясняли, правильно ли рассчитаны пособия. Если находили ошибки, то не подтверждали расходы страхователя на больничные и другие выплаты. Как следствие, начисляли дополнительные взносы.

Работать с электронными больничными при «сложной» зарплате с надбавками и коэффициентами

Как стало при системе прямых выплат

С начала 2022 года все без исключения субъекты РФ перешли на систему прямых выплат. Работодатели по-прежнему платят взносы «на больничные» и «на травматизм». Но большинство пособий, в том числе больничные (кроме оплаты первых трех дней болезни), фонд теперь перечисляет сам. Деньги поступают напрямую от ФСС к застрахованному лицу. Что касается страхователя, то он передает в фонд сведения, необходимые для начисления и выплаты пособий.

Данные новшества отразятся на проверках. Согласно комментируемым поправкам, с января 2022 года инспекторы ФСС будут, в числе прочего, анализировать сведения, полученные от работодателей. Если окажется, что сведения недостоверны, и это повлекло переплату пособия, компанию или ИП обяжут возместить фонду излишне перечисленную сумму. В случае, когда переплата произошла по вине самого застрахованного лица, представившего неверные сведения, то именно он должен будет возместить излишние расходы фонда (новый подп. 12 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ, новый подп. 9.1 п. 1 ст. 18 Закона № 125-ФЗ).

Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами Заполнить бесплатно

Проверяемые документы

В ходе проверки контролеры могут истребовать у проверяемого лица необходимые документы (п. 1 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). В соответствии с пунктом 2 статьи 37 Закона № 212-ФЗ истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Причем копии документов заверяются подписью руководителя компании и ее печатью. А вот нотариальное заверение копий документов не допускается (п. 3 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). Безусловно, контролеры могут знакомиться с подлинниками документов (п. 4 ст. 37 Закона № 212-ФЗ).

В законе не сказано, какие документы надо потребовать у проверяемого лица для проведения проверки. Также не прописано, на что в изучаемых документах надо обращать внимание. Поэтому фонды разрабатывают внутренние методические рекомендации, в которых содержится примерный перечень запрашиваемой документации.

Этот перечень можно условно разделить на две группы: общие документы и специальные.

Порядок возмещения пособия, излишне выплаченного фондом

Правила, по которым работодатели и застрахованные лица станут возмещать расходы, излишне понесенные фондом, приведены в новых редакциях статьи 26.20 Закона № 125-ФЗ и статьи 4.7 Закона № 255-ФЗ.

Предусмотрен следующий алгоритм:

1. По результатам выездной или камеральной проверки инспекторы принимают решение о возмещении излишне понесенных расходов.
2. В течение 5-ти рабочих дней с момента вынесения решения вручают его тому лицу, в отношении кого оно принято — страхователю или застрахованному работнику. Решение вступает в силу по истечении 10-ти рабочих дней после его вручения.
3. В течение 10-ти рабочих дней с момента, когда решение вступило в силу, ФСС направляет работодателю или застрахованному лицу требование о возмещении.
4. На исполнение требования отводится 10 календарных дней с даты его получения (если не указан более длительный период).
5. Если требование не будет исполнено, ФСС вправе подать в суд заявление о взыскании. Но есть условие: в общем случае суммарная величина расходов, излишне понесенных фондом, должна превышать 3 000 руб. В такой ситуации заявление подается в суд течение 6-ти месяцев после окончания срока, отведенного на добровольное исполнение требования о возмещении.
6. Не исключено, что одному и тому же лицу ФСС выставит несколько требований. Тогда срок обращения в суд будет зависеть от общей суммы излишне понесенных расходов, которая образовалась в течение 3-х лет со дня окончания срока исполнения самого раннего требования. Если такая сумма превысила 3 000 руб., заявление можно подать в суд в течение 6-ти месяцев с момента превышения. Если такая сумма не превысила 3 000 руб., заявление допустимо подать в течение 6-ти месяцев со дня окончания указанного трехлетнего срока.

ВНИМАНИЕ

Каким способом ФСС может передать работодателю (или застрахованному лицу) решение о возмещении излишне понесенных расходов и требование о возмещении? Есть три варианта. Вручить лично под роспись, переслать по почте заказным письмом, либо направить в электронной форме по интернету. Если документ отправлен почтой, он считается полученным по истечении 6-ти рабочих дней с даты отправления.
Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Порядок проведения камеральной проверки

Местом проведения камеральной проверки является рабочий кабинет сотрудника исполнительного органа ФСС. Для инициации такого типа проверочных мероприятий не требуется разрешение руководителя фонда. Срок реализации проверки ограничен трехмесячным периодом от даты получения от работодателя документации по страховым случаям или отчета.

Случаи, когда страхователя уведомляют о проведении камеральной проверки:

1. Несоответствие информации, имеющейся в распоряжении фонда, сведениям, показываемым предприятием.
2. Выявлены явные ошибки в расчетах работодателя.
3. Один или несколько оплаченных страховых случаев вызывают подозрения относительно подлинности документации.

При появлении одного из оснований для уведомления у работодателя запрашиваются пояснения.

На предоставление пояснительных документов и корректировку показанных ранее сведений предприятиям отводится не более 5 дней.

Для подтверждения своей правоты работодатель может привезти проверяющему сотруднику выписки из регистров бухгалтерского и налогового учета, приложить дополнительные оправдательные документы.

Если дополнительный набор документов не смог убедить проверяющего, фиксируется правонарушение. На основании выявленных фактов составляется акт. Если в документации страхователя ошибок и недочетов не было обнаружено, необходимости составлять акт не возникает. На проверку отводится 3 месяца.

Какие решения принимает ФСС по итогам проверок

Страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Сейчас по результатам камеральной или выездной проверки инспекторы вправе принять решение о привлечении страхователя к ответственности, либо об отказе в привлечении.

С января 2022 года по итогам «камералки» ФСС сможет также выносить решения (новый п. 5.1 ст. 26.15 Закона № 125-ФЗ):

• об отказе в назначении и выплате обеспечения по страхованию;
• об отмене решения о назначении и выплате обеспечения по страхованию;
• о возмещении излишне понесенных расходов.

А по итогам выездной проверки также решения (новые подп. 3 и подп. 4 п. 8 ст. 26.20 Закона № 125-ФЗ):

• об отмене решения о назначении и выплате обеспечения по страхованию;
• о возмещении излишне понесенных расходов.

Страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Сейчас по итогам проверок (камеральных и выездных) ФСС может принять решение о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения. С января 2022 года инспекторы смогут также выносить следующие виды решений (новая редакция ч. 4 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ):

• об отказе в назначении и выплате страхового обеспечения (возмещении расходов страхователя);
• об отмене решения о назначении и выплате страхового обеспечения (возмещении расходов страхователя);
• о возмещении излишне понесенных расходов.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Какие штрафы инспекторы ФСС могут выписать по итогам проверок

Основания для привлечения страхователей к ответственности и размеры штрафов указаны в статьях 26.29, 26.30 Закона № 125-ФЗ, статье 26.31 Закона № 125-ФЗ (действующая и новая редакции) и в новой статье 15.2 Закона № 255-ФЗ.

Формируйте электронные реестры и сдавайте их в ФСС через интернет Сдать бесплатно

Кто рискует попасть в «чёрный список»?

В письме ПФР и ФСС есть критерии отбора, по которым проходила выборка для проведения проверки в 2011 году. На эти критерии контролирующие органы и ориентируются:

1. несоответствия расчетов по формам РСВ-1 в ПФР и 4-ФСС в ФСС;
2. у фирмы есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ (например, пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС);
3. отчетность не предоставлялась в срок;
4. организация произвела работнику выплату, которая не облагается страховыми взносами, например, материальную помощь в значительном размере;
5. применение льгот на уплату страховых взносов;
6. задолженность по взносам больше двух отчетных периодов подряд;
7. суммы начисленных страховых взносов уменьшились по сравнению с предыдущим отчетным периодом, а численность сотрудников осталась прежней;
8. неоднократное предоставление корректировок;
9. налоговая может донести в ПФР об участии в схемах минимизации сумм страховых взносов, если заподозрит подобное.

Таким образом, если под большую часть критериев плательщик страховых взносов попадает, то вероятно, что ПФР и ФСС захотят его «навестить».

Какие штрафы может назначить суд

Кроме того, инспекторы из ФСС могут составить протокол об административном правонарушении и передать дело в суд. Если вина должностного лица организации будет доказана, его привлекут к ответственности:

• за несвоевременное сообщение в ФСС информации об открытии (закрытии) счета в банке (штраф от 1 000 до 2 000 руб.; ч. 1 ст. 15.33 КоАП);
• за несоблюдение сроков представления отчета 4-ФСС (штраф от 300 до 500 руб.; ч. 2 ст. 15.33 КоАП);
• за непредставление документов и сведений для проверки взносов «на травматизм» или представление в неполном или искаженном виде (штраф от 300 до 500 руб.; ч. 3 ст. 15.33 КоАП);
• за непредставление документов и сведений для проверки расходов на соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством или представление в неполном или искаженном виде (штраф от 300 до 500 руб.; ч. 4 ст. 15.33 КоАП).

Проверка общих документов

Перечень общих документов, которые необходимо запросить, проверить и проанализировать в ходе проверки, приведен в Методических рекомендациях по организации выездных проверок плательщиков страховых взносов, утвержденных распоряжением правления ПФР от 11 мая 2010 г. № 127Р. Перечень весьма внушительный.

Учредительные документы необходимы для того, чтобы определить, применяют ли проверяемые льготные виды деятельности (IТ-компании, организации инвалидов и т. п.). Также на основании учредительных документов контролеры изучат порядок выплаты дивидендов (они, как известно, не облагаются страховыми взносами, т. к. не связаны ни с трудовыми, ни с гражданско-правовыми отношениями (ст. 7 Закона № 212-ФЗ)).

Кроме того, на основании учредительных документов будет проверено наименование компании и ее адрес.

Учетная политика, действующая в отчетном периоде, необходима для установления перечня документов, на основании которых ведется учет, а также регистров бухгалтерского и налогового учета. При проведении проверки контролеры могут запросить их.

Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование за проверяемый период. Контролеры сверят информацию, содержащуюся в отчетах, а также сопоставят ее с имеющимися первичными документами.

Особые правила

В Законе № 212-ФЗ не сказано, какие конкретно документы будут требовать у проверяемого лица для проведения выездной проверки. Однако определено, что сотрудники фонда вправе запрашивать документы неограниченное число раз. В то время как при налоговых выездных проверках чиновники не могут запрашивать документы, которые ранее уже были представлены.

Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период. Как известно, «упрощенцы» с 2010 года являются плательщиками страховых взносов на обязательное страхование, поэтому данные книги-регистры подтвердят начисление и выплату вознаграждений работникам, заключившими трудовые или гражданско-правовые договоры с компанием-работодателем, применяющей УСН.

Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов за проверяемый период необходима для сопоставления информации о задолженности фирмы во внебюджетные фонды, отраженной в бухгалтерском балансе и отчетах в фонды. Также не следует забывать, что в бухгалтерскую отчетность включаются годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения. Из указанных документов можно почерпнуть много полезной информации о выплатах персоналу вместе с начислениями. Например, составляющей информации о связанных сторонах, раскрываемой в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности в соответствии с ПБУ 11/2008 «Информация о связанных сторонах», являются сведения о выплатах основному управленческому персоналу и начисления на эти выплаты (п. 12 ПБУ 11/2008).

Регистры бухгалтерского и налогового учета за проверяемый период, в том числе главные книги, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости, аналитические карточки. Все указанные документы контролеры будут запрашивать, почерпнув их перечень из учетной политики и опираясь на типовой документооборот, который образуется при автоматизированном способе ведения учета. В данных регистрах ревизоры будут изучать и анализировать информацию в поисках методов ухода от начисления страховых взносов («зарплатных схем»).

Трудовые договоры – в первую очередь проверяются даты приема на работу, а также оклады, надбавки и премии. Эти сведения необходимы для проверки полноты начисления и своевременности перечисления страховых взносов. Если какие-либо выплаты не поименованы в трудовом договоре, это не является основанием для ухода от начисления взносов. Обратите внимание, что облагаются страховыми взносами все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений (ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами, действовавшие в проверяемом периоде. В таких договорах кроме сумм вознаграждения будет внимательно изучаться предмет договора: относится он к договорам на оказание услуг (выполнение работ) или к передаче имущественных прав, например, договору аренды. Если предметом договора является аренда автомобиля с экипажем, то сумму вознаграждения необходимо разделить на две части: одна часть – непосредственно аренда, а вторая – вознаграждение экипажу. Если этого не будет сделано, то взносы будут начислены на всю сумму (письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19).

Кроме того, контролеры будут искать возможность переквалифицировать договор гражданско-правового характера в трудовой. Это возможно, если предмет договора прописан некорректно. А именно: договор заключен не на выполнение определенной услуги (составить бухгалтерскую отчетность, написать доклад и т. п.), а на исполнение функций (вести бухгалтерский учет, выполнять обязанности пресс-секретаря и т. д.). В соответствии с подпунктом 2 пункта 3 статьи 9 Закона № 212-ФЗ выплаты, произведенные по договорам гражданско-правового характера, не облагаются страховыми взносами, подлежащими уплате в ФСС.

Иногда вместе с договорами гражданско-правового характера контролеры требуют представить список всех лиц, работающих на основании таких договоров. Следует заметить, что вести такой список компания не обязана. Поэтому наказание за его отсутствие фирме не грозит. Но если на предприятии большой объем работ или услуг выполняется на основании договоров подряда, то такой список лучше иметь. На основании перечня легко самостоятельно проконтролировать как правильность закрытия таких договоров, так и своевременность начислений по ним.

Опасный момент

На практике фонды при проверках могут затребовать документы, которые либо не имеют права требовать, либо вообще таких не существует. Например, вместе с договорами гражданско-правового характера контролеры требуют представить список всех лиц, работающих на основании таких договоров. Вести такой список компания не обязана. Поэтому наказание за его отсутствие фирме не грозит. Ведь проверяющие не вправе требовать составление аналитических таблиц и иных документов, которые не служат для исчисления и уплаты взносов.

Акты приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг) необходимы для подтверждения суммы вознаграждения, а также даты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг).

Банковские и кассовые документы за проверяемый период: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира-операциониста, отчеты кассира, Х-отчеты, Z-отчеты и т. д. В указанных документах специалисты фондов будут искать методы ухода от официальных зарплат. Изучение движения денежных средств по расчетному счету и кассе – способ выявления сделок с «однодневками». Работа с такими компаниями – свидетельство о выдаче зарплат «в конвертах» с соответствующим уменьшением начислений страховых взносов.

Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Перечень документов не конкретизирован, поэтому весьма обширен. Ведь к первичным можно отнести практически все документы, которые образуются в процессе документооборота в компании. Но здесь надо иметь в виду, что ревизоры могут потребовать только документы по формам, установленными государственными органами (подп.1 п. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ).

Как правило, контролеров интересуют документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты с прилагаемыми к ним документами; командировочные удостоверения, билеты, счета из гостиниц, чеки ККТ, квитанции и пр.). Цель проверки указанных документов – определить полноту отчета за выданные авансы и на разницу постараться начислить взносы. По аналогии с налоговыми проверками существует весьма успешная арбитражная практика, которая позволяет сделать вывод о том, что несвоевременный отчет по подотчетным суммам не приводит к появлению дохода у работника (постановление Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08).

К проверке командировочных расходов другой подход. Если локальными нормативными актами установлены нормы проживания, то проверке подлежит фактический расход. Только фактические расходы освобождены от начисления страховых взносов, а не нормы, утвержденные в компании (письмо Минздравсоцразвития России от 11 ноября 2010 г. № 3416-19).

В отношении суточных действует общий принцип: они не облагаются страховыми взносами в сумме, утвержденные в компании.

Кроме документов, перечисленных в Методических рекомендациях, специалисты фондов требуют кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров.

Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах.

Важно

Специалисты фондов помимо общих документов вправе требовать кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров. Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах. Первичные документы по учету кадров требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты. Чиновники налоговой, проводя выездную проверку по ЕСН, не имели таких полномочий.

Первичные документы по учету кадров (ф. Т-1 – приказ о приеме на работу, ф. Т-2 – личная карточка, ф. Т-3 – штатное расписание, ф. Т-5 и Т-5а – приказ о переводе, ф. Т-6 и Т-6а – приказ об отпуске, ф. Т-8 – приказ о расторжении трудового договора, ф. Т-11 – приказ о поощрении, ф. Т-12 – табель, ф. Т-49 – расчетно-платежная ведомость), и иные документы требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты. Иногда при проверке кадровых документов обнаруживаются и приказы в отношении работников, с которыми оформлены договоры гражданско-правового характера. Этот факт свидетельствует об уклонении от уплаты страховых взносов в полном объеме.

Суммы начисленных выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а также относящихся к ним страховых взносов ведутся в личных карточках (п. 6 ст. 15 и подп. 2 п. 2 ст. 28 Закона № 122-ФЗ). Поэтому личные карточки также являются объектом изучения проверяющих. Совместным письмом ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П рекомендована форма карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов. Но компания также может применять карточку, форма которой разработана самостоятельно.

В любом случае, какие бы документы ни потребовали котроллеры, они должны соответствовать друг другу. Поэтому необходимо проверить на сопоставимость и правильность оформления все документы, которые участвуют в учете страховых взносов, до начала проверки.

Комментарии: 10

Ваш комментарий (вопрос) Если у вас есть вопросы по этой статье, вы можете сообщить нам. В нашей команде только опытные эксперты и специалисты с профильным образованием. В данной теме вам постараются помочь:

Автор статьи Клавдия Трескова

Консультант, автор Попович Анна

Финансовый автор Пихоцкая Ольга

1. Григорий
   13.12.2021 в 03:01 3 месяца закончились средства реабилитации, До месного ФСС и поставщика средств реабилитации дозвониться не возможно., куда можно обратиться с жалобой
   Ответить ↓ Анна Попович
   13.12.2021 в 20:50

   Уважаемая Григорий, в соответствии с п.8 Правил (постановление Правительства РФ «О порядке…» от 16.08.2012 № 840) жалоба подается по месту возникновения нарушения прав гражданина ив орган, который ответственен за оказание конкретной услуги: — если обжалуются действия сотрудника местного отделения фонда — руководителю отделения; — если обжалуются действия руководителя местного отделения — в региональное отделение ФСС; — если обжалуется решение регионального отделения фонда — собственно в ФСС.

   Ответить ↓