Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей Торг-2.

Заполнение акта о расхождении в 2022 году

Заполнение первой страницы формы ТОРГ-2

В начале документа пишутся сведения о компании, в которую прибыл товар:

• ее полное наименование,
• адрес,
• телефон,
• код ОКПО,
• вид деятельности,
• структурное подразделение, осуществившее приемку груза
• ссылку на документ, послуживший основанием к составлению акта (обычно это приказ или распоряжение директора).

Все вносимые данные должны быть идентичны тем, что прописаны в учредительных бумагах.

Акту нужно присвоить номер и вписать в бланк дату его написания. Строки справа, отведенные для утверждения, заполняет руководитель фирмы.

Далее, в пункте «Место приемки» указывается фактический адрес получения груза, отмечается дата привоза и ссылка на сопроводительные документы (с указанием их наименования, номера, даты создания). Тут же вписывается способ вызова представителя отправителя товара и заполняются строки, посвященные грузоотправителю, производителю, поставщику – везде надо указать соответствующее название предприятия, адрес, контактный телефон.

Если продукция была застрахована, это также нужно отметить, вписав сведения о страхователе.

В следующую часть акта вносятся:

1. данные о документах, на основании которых произведена поставка (ссылка на договор, номер счета-фактуры, также при необходимости следует внести номер железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства, коммерческого акта);
2. способ доставки (ж/д, водный или воздушный транспорт, автомобиль и т.д.);
3. дата отправления;
4. некоторые подробности о месте загрузки (склад, пристань, станция, терминал и т.п.).

Ниже идет таблица, в которую нужно вписать точное время отбытия и прибытия, вскрытия, выдачи груза (вплоть до минут). Если в период разгрузки были какие-то паузы, это тоже надо отметить.

Заполнение второй страницы формы ТОРГ-2

Вторая страница формы ТОРГ-2 начинается с внесения сведений о состоянии транспортного средства, а также наличии ярлыков, пломб и пр. маркировок на продукции.

Далее в таблицу вносятся данные о:

• оттисках на грузе,
• количестве занимаемых мест,
• виде упаковки (мешок, ящик, контейнер, паллета и т.п.),
• наименовании товара,
• всё, что касается веса (единица измерения, нетто-брутто).

Если есть какие-то особые дополнительные сведения, их следует вписать в последний столбик. Под таблицей надо указать были ли зафиксированы факты нарушения целостности пломб или ярлыков.

Вторая таблица на этой странице акта касается собственно сведений о расхождении: сначала сюда вносятся показатели из сопроводительных документов, заполненных отправителем, затем те, которые были получены при проверке поступившего груза. В итоге вписывается расхождение (со знаком + или -).

Еще одна таблица содержит детальные сведения о товаре (если наименований несколько, то для каждого из них в ней отводится отдельная строка). Сюда вносятся:

• его название,
• номер места в транспортном средстве,
• единица измерения (прописью и в виде кода),
• артикул (при наличии),
• сорт,
• количество,
• цена (за единицу),
• общая сумма.

Заполнение третьей страницы формы ТОРГ-2

На третьей странице акта указываются следующие сведения.

1. Информация об условиях хранения и транспортировки. Сюда можно вписывать любые параметры, способные повлиять на качество товара: температуру, влажность, освещенность, воздухообмен и т.д.
2. Состояние упаковки и маркировки в момент внешнего осмотра, а также соответствие проштампованных клише маркировке отправителя.
3. Дата вскрытия тары, а также утверждается (или не утверждается) то, что оттиски и пломбы соответствуют состоянию, указанному в грузосопроводительных бумагах.
4. Сведения о проверке (выборочная она была или полная) и каким способом проводилась; если проверка носила выборочный характер, то нужно написать основание для ее проведения.

В таблицу на странице три нужно написать данные о тех параметрах груза, которые зафиксированы на момент приемки: сорт, артикул, количество, цена, сумма.

Если был выявлен брак или бой груза, это тоже следует внести.

Затем регистрируются отклонения (недостача или излишки – количество, сумма разницы) и номер паспорта изделия, если таковой имеется.

Заполнение четвертой страницы формы ТОРГ-2

Четвертая страница включает в себя:

• сведения об определении количества товара (каким путем оно проводилось: взвешивание, подсчет и т.п.);
• сведения о месте данной операции;
• использованные в процедуре приборы (их наименование, тип, номер, клеймо);
• вписать характер выявленных расхождений (недовес, перевес, плохое качество, дефекты, бой и т.п.);
• заключение комиссии (обычно тут указывается информация о том, следует ли предъявлять кому-либо претензии и если да, то кому именно).

Последняя часть акта содержит

• сведения о членах комиссии, присутствовавших при его составлении: пишутся их должности и ФИО,
• а также данные о представителе грузоотправителя (его должность, ФИО и ссылка на доверенность).

Если к акту прилагаются какие-то дополнительные подтверждающие документы, то их количество нужно внести в бланк.

Затем все подписывается главным бухгалтером фирмы, и в завершении выносится вердикт руководителя.

В учете Поставщика

Организация заключила договор поставки с покупателем на ОСНО.

21 февраля получена предоплата в сумме 120 000 руб.

25 февраля отгружены товары Блок питания 800W (50 шт.) на общую сумму 120 000 руб. (в т. ч. НДС 20%).

02 марта в партии выявлена недопоставка товаров – 5 шт. на сумму 12 000 руб. Покупатель предоставил акт о расхождениях и претензию – сторонами согласованы корректировка стоимости и возврат аванса.

03 марта предоплата 12 000 руб. возвращена покупателю.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

• Поступление на расчетный счет
  –
  Оплата от покупателя;
• Счет-фактура выданный на аванс
  , КВО 02;
• Реализация (акт, накладная)
  ;
• Счет-фактуравыданный на реализацию
  , КВО 01;
• Формирование записей книги покупок
  –
  Полученные авансы, КВО 22;
• Акт о расхождениях полученный
  – на основании
  Реализации, ПРОВОДОК НЕТ;
• Корректировкареализации
  – на основании
  Акта о расхождениях (полученный), Корректировка по согласованию сторон – Во всех разделах учета, ПРОВОДКИ;
• Корректировочный счет-фактура выданный
  , КВО 18;
• Формирование записей книги покупок
  –
  Уменьшение стоимости реализации, КВО 18;
• Списание с расчетного счета
  –
  Возврат покупателю.

Формирование записей книги покупок – Полученные авансы

НДС с авансов полученных принят к вычету после зачета предоплаты при отгрузке (п. 8 ст. 171 НК РФ, п. 6 ст. 172 НК РФ):

Акт о расхождениях (полученный) – Создать на основании – Реализация (акт, накладная)

Акт о
расхождениях(полученный)
Для каждого товара есть 2 строки для отражения данных:

• до изменения
  : реализация по ТОРГ-12 (по документу);
• после изменения
  : реальное количество по ТОРГ-2 (по факту).

По позиции с расхождением выводится информация о разнице:

• расхождение
  : разница между по документу и по факту.

Акт о расхождениях (полученный)

проводок НЕ формирует. Отражаются данные по
недопоставке:

Для корректировки стоимости и количества Создать на основании документ Корректировка реализации

и там
Выписать корректировочный счет-фактуру
, КВО 18:

Корректировка реализации

и
КСФ выданный
При отправке по ЭДО => у покупателя отразится автоматически.

ТОРГ-2 в 1С 8.3 Бухгалтерия где находится

Есть печатная форма ТОРГ2 в 1С Бухгалтерия 8.3+ возможность отправки по ЭДО.

Проводки – СТОРНО:

КСФ выданный

, КВО 18:

Формирование записей книги покупок – Уменьшение стоимости реализации – на сумму разницы ДО отгрузки и ПОСЛЕ изменения:

Возврат покупателю переплаты

, возникшей из-за недопоставки:

Декларация по НДС – раздел 3, строка 010

Начислен НДС по реализации:

Декларация по НДС – раздел 3, строка 070

Начислен НДС по авансам полученным:

Декларация по НДС – раздел 3, строка 120

Принят к вычету НДС в связи с уменьшением стоимости отгруженных товаров:

Декларация по НДС – раздел 3, строка 170

Принят к вычету НДС с авансов полученных:

Образец заполнения бланка ТОРГ-2

Нельзя сказать, что заполнение данной формы имеет какие-то сложности. Однако практика показывает, из-за большого объема информации здесь часто допускаются ошибки. Форма ТОРГ-2 состоит из четырех страниц, в каждой из которых необходимо указывать определенные данные. Чтобы заполнение было понятным, разберем данный процесс поэтапно. Ниже мы составили небольшую инструкцию, что нужно указать в каждом из листов бланка.

Что такое и для чего нужен акт ТОРГ-2

Когда приобретенную продукцию привозят на склад и начинают разгружать, вполне вероятно, что могут возникнуть несоответствия. Они бывают между тем, что заявлено в накладных и реально доставленным грузом. В этом случае работа по передаче покупки на склад притормаживается, и покупатель составляет акт о расхождениях. Он формируется на бланке формы ТОРГ-2, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Но это если речь идет о внутрироссийских поставках.

На основании указанного документа покупатель предъявляет свои претензии продавцу. Поэтому к правильности процедуры признания несоответствия и к акту нужно отнестись со всей внимательностью.

Выставление в «1С:Бухгалтерии 8» электронного ТОРГ-2 при недопоставке товаров

Порядок выставления покупателям электронного Акта о расхождениях (электронного ТОРГ-2) в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 рассмотрим на следующем примере.

Пример

Получение и отражение в учете входящего УПД (информации продавца)

С 01.01.2020 действует формат электронного УПД, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/[email protected]

Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (электронного УПД) от продавца производится:

• при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
• по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Покупки — подраздел Сервис).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами).

Для настройки отражения поступающих документов в учетной системе необходимо из формы Настройки ЭДО (закладка Настройки получения), дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, перейти в форму Настройка отражения документов в учете и установить способ обработки поступающих электронных документов: Автоматически или Вручную в форме электронного документа.

Если в графе Способ обработки формы Настройка отражения документов в учете будет установлено значение Автоматически, то при получении электронного УПД, включающего счет-фактуру и первичный документ, в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы: Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный. При этом в папке Отразить в учете и Утвердить списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО, в графе Отражение в учете появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета (2 документа), рис. 1.

Рис. 1. Поступление и отражение в учете электронного УПД (информация продавца)

Если в настройках получения будет стоять способ обработки Вручную в форме электронного документа, то при получении электронного УПД в папке Отразить в учете в графе Отражение в учете будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма Подбор документов учета для создания соответствующих документов в учетной системе.

Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД можно, дважды щелкнув по активной строке из списка Текущие дела ЭДО (кроме гиперссылки в графе Отражение в учете), рис. 1.

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

Открыть новые сформированные документы учетной системы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный можно:

• по гиперссылке в графе Отражение в учете из списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО, выбрав соответствующее значение в открывающейся форме Выберите значение (рис. 1);
• по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД;
• из списка документов поступлений Поступление (акты, накладные) и из списка полученных счетов-фактур Счета-фактуры полученные (раздел Покупки — подраздел Покупки).

Обратите внимание, в учетной системе документы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный будут сформированы датой получения файла электронного УПД. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронного УПД, то дату документа Поступления (акт, накладная) необходимо скорректировать, т. е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни. При этом следует учитывать, что в документе Счет-фактура полученный дата поступления счета-фактуры, отраженная в поле Получен, должна остаться неизменной, то есть соответствовать реальной дате получения электронного УПД, в состав которого входит счет-фактура.

В информационной строке состояния электронного обмена документа Поступление (акт, накладная) будет установлено значение Требуется утверждение, а в информационной строке документа Счет-фактура полученный — Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Обратите внимание, если товар приобретен у данного продавца впервые и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будут автоматически созданы документы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный. В этом случае в форме Текущие дела ЭДО в списке входящих документов в папке Отразить в учете в графе Отражение в учете будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру. В форме Сопоставление номенклатуры, которую можно открыть по гиперссылке в графе Отражение в учете или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле Номенклатура, выбрав соответствующую позицию из справочника Номенклатура (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть. После проведения сопоставления в форме Текущие дела ЭДО в списке входящих документов в папке Отразить в учете появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму Подбор документов учета для формирования соответствующих документов учетной системы, т. е. документов Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный, как было описано ранее. Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе Поступление (акт, накладная) автоматически.

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором ЭДО (пп. «в» п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора ЭДО можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УПД.

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке Получен документа Счет-фактура полученный.

Обратите внимание, при формировании нового документа Счет-фактура полученный на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле Получен дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа Счет-фактура полученный. Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле Получен, будет автоматически скорректирована.

Если полученный УПД служит основанием для заявления налогового вычета по НДС и в поле Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения документа Счет-фактура полученный проставлен флаг, то поступивший УПД будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.11.2011 № 1137).

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с пунктом 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

• после получения входящего электронного счета-фактуры (УПД) — извещение о получении счета-фактуры (УПД) для продавца;
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры — извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Подписать и отправить сформированные извещения можно также из списка Текущие дела ЭДО.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанные электронные документы будут незамедлительно автоматически направлены оператору ЭДО.

Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флаг в строке Отложенная отправка электронных документов, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• из формы просмотра поступившего электронного УПД по кнопке Отправить;
• из списка Текущие дела ЭДО по кнопке Отправить и получить (рис. 1);
• по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование — подраздел Сервис).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами).

Формирование, подписание и отправка Акта о расхождениях и УПД (информации покупателя)

При получении товаров в количестве, не соответствующем условию договора, покупатель вправе или потребовать передать недостающее количество товара, или отказаться от переданного товара и от его оплаты. А если товар оплачен, то потребовать от поставщика возврата уплаченной денежной суммы (п. 1 ст. 466 ГК РФ).

Факт расхождения количества товаров при приемке оформляется соответствующим актом (до 01.01.2013 — актами по форме № ТОРГ-2 или по форме № ТОРГ-3, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), который является основанием для предъявления претензии поставщику. Если у покупателя есть претензии к количеству поставленных товаров (выявлена недопоставка товаров), но при этом покупатель готов принять фактически поступившие товары, то ему необходимо сформировать, подписать и отправить продавцу:

• акт о расхождениях;
• сведения об оформляемой сделке в форме УПД (информация покупателя), в котором будет содержаться отметка о том, что товары приняты с учетом выявленных расхождений.

Для формирования электронного Акта о расхождениях в соответствии с форматом, утв. приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/[email protected], необходимо сформировать в учетной системе документ Акт о расхождениях.

Для создания в учетной системе документа Акт о расхождениях необходимо проставить над табличной частью документа Поступление (акт, накладная) флаг в строке Есть расхождения.

После установки флага в табличной форме по каждой товарной позиции появятся две строки для отражения информации о поступивших товарах: по товарной накладной (по документу) и по фактической приемке (по факту).

По тем товарным позициям, по которым при приемке выявлены расхождения, необходимо в строке по факту уточнить количество поступивших товаров, после чего для данной товарной позиции появится еще одна строка со сведениями о расхождениях (расхождения).

После проведения документа Поступление (акт, накладная) с установленным флагом о выявленных расхождениях в строке Есть расхождения появится гиперссылка на автоматически сформированный документ учетной системы Акт о расхождениях (рис. 2).

Рис. 2. Отражение в документе «Поступление товаров» расхождений, выявленных при приемке

По гиперссылке Акт о расхождениях можно перейти в автоматически сформированный и проведенный документ учетной системы Акт о расхождениях.

В строке состояния информационного обмена под табличной частью документа Акт о расхождениях будет указано значение ЭДО не начат.

Для автоматического формирования, подписания и отправки продавцу электронного Акта о расхождениях необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из проведенного документа Акт о расхождениях.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа Акт о расхождениях программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный Акт о расхождениях для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).

Формирование электронного Акта о расхождениях также можно выполнить из списка документов Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис), выбрав в папке Создать списка исходящих документов соответствующий документ учетной системы (Акт о расхождениях) и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 3).

Рис. 3. Формирование электронного акта о расхождениях (ТОРГ-2)

Перейти в список документов Текущие дела ЭДО можно из документа Акт о расхождениях, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, см. далее).

Перед созданием, подписанием и отправкой электронного Акта о расхождениях можно предварительно перейти в форму просмотра документа, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Акт о расхождениях. Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного Акта о расхождениях с помощью кнопки Подписать и отправить.

Если у текущего пользователя нет права подписи, то даже при выполнении команды Отправить электронный документ из документа Акт о расхождениях или команды Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (рис. 3) программа направит сформированный электронный Акт о расхождениях на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированный электронный Акт о расхождениях можно по кнопке Подписать и отправить из папки Подписать списка исходящих документов Текущие дела ЭДО (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, см. далее).

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы Документы на подпись, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — Документы на подпись). Сформированные электронные документы, отмеченные флагом, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные.

Если требуется только сформировать электронный Акт о расхождениях, то в форме Текущие дела ЭДО необходимо выполнить команду Создать электронный документ (рис. 3). А далее сформированный электронный документ будет проходить стадии подписания и отправки, как было описано выше.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа. Также отправить сформированный и подписанный электронный документ можно:

• по команде Отправить и получить из формы списка Текущие дела ЭДО (рис. 3);
• по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование — подраздел Сервис, или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами).

Отправленный Акт о расхождениях, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов На контроле формы списка исходящих документов Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое отправленного электронного Акта о расхождениях, установленные подписи и сопроводительную записку (при ее наличии), а также состояние обмена данным электронным документом можно:

• из списка Текущие дела ЭДО, дважды щелкнув по активной строке;
• по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Акт о расхождениях.

После отправки электронного Акта о расхождениях покупатель ожидает от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла Акта о расхождениях.

Получение подтверждения оператора происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

• Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование — подраздела Сервис);
• Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО.

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами).

Полученные служебные электронные документы отображаются в форме просмотра отправленного электронного Акта о расхождениях, открываемой из документа учетной системы Акт о расхождениях по команде Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла Акта о расхождениях покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему Акта о расхождениях.

Формирование извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в программе производится в автоматическом режиме.

После создания документа Акта о расхождениях для подтверждения принятия к учету фактически поступивших товаров необходимо подписать поступивший от продавца электронный УПД, т. е. сформировать УПД (информацию покупателя) с отражением выявленных при приемке расхождений.

Для формирования УПД (информации покупателя) необходимо утвердить поступивший УПД (информацию продавца).

Процедура утверждения поступившего электронного УПД Порядком обмена не предусмотрена. В то же время для УПД, как документа о передаче товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя. Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:

• по кнопке Утвердить из списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО;
• выполнив команду Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД.

После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя), рис. 4.

Рис. 4. Формирование и подписание УПД (информация покупателя)

Просмотреть содержимое электронного УПД (информации покупателя) можно:

• по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Поступление (акт, накладная) или документа Счет-фактура полученный (раздел Покупки — подраздел Покупки);
• из списка Текущие дела ЭДО.

В сформированном УПД (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары приняты с учетом выявленных расхождений, а также будет приведена ссылка на номер сформированного Акта о расхождениях.

Обратите внимание, в УПД (информации покупателя) в качестве даты получения (приемки) товаров будет указана дата формирования документа учетной системы Поступление (акт, накладная), т. е. фактическая дата приемки товаров, вне зависимости от того, когда был сформирован и подписан файл документа УПД (информация покупателя).

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:

• получить от оператора ЭДО подтверждение о получении УПД (информации покупателя);
• подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное извещение о получении подтверждения.

До момента получения этих служебных документов в списке Текущие дела ЭДО электронный УПД (информация покупателя) будет размещаться в папке На контроле списка входящих документов.

После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД (информации покупателя) и направления оператору ЭДО сформированного и подписанного извещения о получении данного подтверждения обмен электронным УПД у покупателя будет завершен.

После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документов Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный будет отражена информация ЭДО завершен.

В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также в том, что все необходимые служебные документы, сопровождающие обмен электронным УПД, получены и отправлены.

Перейти в режим просмотра электронного УПД можно, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа Поступление (акт, накладная) или документа Счет-фактура полученный.

Получение и отражение в учете входящего УКД (информации продавца)

Получение электронного УКД (корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров) производится в порядке, аналогичном порядку получения электронного УПД (см. выше).

Отражение поступающих электронных документов в учетной системе покупателя зависит от настройки ЭДО. Если в графе Способ обработки формы Настройка отражения документов в учете (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО) для поступающего УКД будет установлено значение Автоматически, то при получении электронного УКД, включающего корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости, в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы: Корректировка поступления и Корректировочный счет-фактура полученный. При этом в папках Отразить в учете и Утвердить списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО, в графе Отражение в учете появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета (2 документа), рис. 5.

Рис. 5. Получение и отражение в учете электронного УКД (информация продавца)

Просмотреть содержимое поступившего электронного УКД можно, дважды щелкнув по активной строке из списка Текущие дела ЭДО (кроме гиперссылки в графе Отражение в учете).

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УКД также отражается информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии. Открыть новые документы учетной системы Корректировка поступления (рис. 6) и Корректировочный счет-фактура полученный можно:

• по гиперссылке в графе Отражение в учете из списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО, выбрав соответствующее значение в открывающейся форме Выберите значение (рис. 5);
• по гиперссылке в строке Документы учета из формы просмотра поступившего электронного УКД;
• из списка документов поступлений Корректировка поступлений и из списка полученных счетов-фактур Счета-фактуры полученные (раздел Покупки — подраздел Покупки).

Рис. 6. Создание документа «Корректировка поступления»

В табличной части документа Корректировка поступления будет отражена информация о количестве товаров не только до и после изменения (до изменения и после изменения), но и о количестве фактически принятых к учету товаров на основании документа Поступление (акт, накладная) с установленным флагом Есть расхождения (по факту), см. рис. 2.

Поскольку на основании полученного электронного УПД покупатель изначально отразил в регистрах бухгалтерского и налогового учета (БУ и НУ) фактическое количество поступивших товаров, то у него отсутствует необходимость в корректировке. Поэтому проведенный документ Корректировка поступления никаких движений в регистрах БУ и НУ производить не будет.

В информационной строке состояния электронного обмена в документе Корректировка поступления (рис. 6) будет установлено значение Требуется утверждение.

В документе Корректировочный счет-фактура полученный в информационной строке состояния электронного обмена будет указана информация: Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.

Поскольку при приобретении товаров на основании поступившего счета-фактуры (поступившего УПД) к вычету была заявлена сумма НДС в части фактически принятых к учету товаров, то проведенный документ Корректировочный счет-фактура полученный не будет подлежать регистрации в книге продаж с целью восстановления суммы НДС в связи с уменьшением стоимости приобретенных товаров в соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ.

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УКД, но и подтверждение даты отправки файла УКД (информации продавца) ему оператором ЭДО (пп. «в» п. 2.6 Порядка обмена).

Дата отправления, которая указана в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения корректировочного счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УКД.

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке Получен документа Корректировочный счет-фактура полученный.

После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла корректировочного счета-фактуры (УКД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему файла корректировочного счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении корректировочного счета-фактуры (УКД) в соответствии с пунктом 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить:

• после получения входящего электронного корректировочного счета-фактуры (УКД) — извещение о получении корректировочного счета-фактуры (УКД) для продавца;
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении корректировочного счета-фактуры — извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении корректировочного счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).