Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником
Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.
Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У ЦБ внес ряд изменений в порядок ведения кассовых операций. Так, например, организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.
Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2022 — 2022 годах».
К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.
Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».
Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.
Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».
Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.
Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.
Как оформить доверенность на получение ТМЦ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте
Кому можно выдавать под отчет?
Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера. По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).
Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.
Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.
С 19 августа 2022 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.
Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.
Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки
Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:
- выдана ли работнику доверенность от имени организации;
- является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.
Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.
Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Поступление прослеживаемых товаров через подотчетное лицо в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Опубликовано 17.09.2021 08:21 Автор: Administrator Прослеживаемость товаров с каждым днем заметно набирает обороты и затрагивает все большее количество юридических лиц. Ранее мы уже подробно рассматривали поступление прослеживаемых товаров от различных контрагентов, но обделили вниманием следующую ситуацию: приобретение организацией прослеживаемого товара через подотчетное лицо. Сегодня мы закроем данный пробел и расскажем, как отразить такую операцию в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 и кто должен отвечать за корректное заполнение сопроводительных документов.
Для того, чтобы расставить все точки над «i» по данному вопросу, обратимся к Письму Минфина России от 23.08.2021 N 27-01-22/67650 «О национальной системе прослеживаемости товаров».
Итак, начнем с того, что подотчетное лицо, совершая покупки от имени организации, должно предъявлять компании — продавцу доверенность, заверенную, как правило, руководителем организации. Следовательно, компания – продавец, реализуя такому подотчетному лицу прослеживаемый товар, обязана выставить счет-фактуру в электронной форме, указав в нем РНПТ.
В обратной же ситуации, когда «подотчетник» не предоставляет компании – продавцу доверенность, последний, предполагая, что перед ним покупатель — физическое лицо, может прекратить прослеживаемость реализуемого товара. Ведь продажа прослеживаемого товара физическим лицам для личных нужд является основанием для прекращения прослеживаемости.
Но заметим, что рассматриваемая нами ситуация предполагает приобретение товаров для предпринимательской деятельности, следовательно, ни о каком прекращении прослеживаемости и речи быть не может.
Поэтому в вышеуказанном письме Минфин делает следующий вывод: для того, чтобы компания — продавец могла соблюдать нормы закона и имела возможность корректно оформлять документы, организации – покупатели обязаны обеспечить получение электронного счета-фактуры по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
Это значит, что ответственность по данному вопросу Минфин возлагает на организацию – покупателя. Следовательно, организация – покупатель обязана не только иметь возможность принять электронную счет-фактуру, но и оповещать компанию – продавца о том, что прослеживаемый товар приобретается в интересах юридического лица.
Теперь посмотрим, каким образом такая ситуация должна быть отражена в программе 1С.
Не забудьте включить функционал прослеживаемых товаров на вкладке «Внешняя торговля» в разделе «Главное» — «Функциональность».
Для начала выдадим подотчетные средства сотруднику Иванову Ивану Ивановичу.
Для этого воспользуемся документом «Списание с расчетного счета». Такой документ можно как создать в программе, так и загрузить из «Клиент-банка».
Итак, перейдем в раздел «Банк и касса» и далее в подраздел «Банковские выписки».
В данном документе, помимо прочего, стоит уделить внимание выделенным цветом полям. Так вид операции должен принять значение «Перечисление подотчетному лицу», а статья расходов — «Выдача подотчетных сумм».
Проведем документ и посмотрим сформированные им бухгалтерские записи. Видим, что наш «подотчетник» получил 20 000 рублей.
Сформируем Оборотно — сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71, чтоб еще раз убедиться в корректности отражения операции.
ООО «Василек» выдал подотчетные средства Иванову Ивану Ивановичу для покупки холодильника в офис. Напомним, что такой товар является прослеживаемым, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 июля 2022 г. N 1110.
Так как сотрудник действовал в интересах юридического лица, то он предоставил компании – продавцу доверенность. Напомним, что такой документ не является первичным учетным документом, а служит основанием для передачи сотруднику прав выступать в роли доверенного лица компании. Ниже представлен образец данной доверенности.
Важно! В доверенности следует указывать правильное наименование компании – покупателя, ИНН и адрес регистрации, так как именно эти данные продавец укажет в чеке и в первичных документах.
Образец доверенности можно .
Иванов И.И. выполнил поручение работодателя и отчитался за покупку.
На данный момент времени в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в документе «Авансовый отчет» не автоматизирована работа с прослеживаемыми товарами. Возможно в будущем разработчики и усовершенствуют функционал авансовых отчетов, но пока его нет. Поэтому мы пойдем на хитрость: для отражения оплаты поставщику воспользуемся документом «Авансовый отчет», а вот поступление прослеживаемого товара отразим документом «Поступление товаров».
Напомним, что компания — поставщик обязана передать организации — покупателю счет-фактуру не в бумажной, а в электронной форме. Следовательно, документ «Поступление товаров» будет загружен в программу автоматически, если организация — покупатель использует в работе сервис «1С: ЭДО». В противном случае бухгалтеру потребуется внести данные вручную.
В нашем примере ООО «Василек» пользуется услугами стороннего оператора ЭДО и документ автоматически в учетную программу не загружается.
Отразим поступление прослеживаемого товара. Для этого создадим новый документ «Поступление товаров».
В «шапку» документа внесем данные из полученного УПД (Универсальный передаточный документ) поставщика.
В справочник «Номенклатура» внесем новый элемент, уделяя внимание выделенным фиолетовым цветом строкам.
Видим по специальному значку, что приобретаемый нами холодильник является прослеживаемым товаром, а это значит, что в документе требуется указать регистрационный номер партии товара. Такой номер необходимо взять из документов поставщика.
Проведем документ и проанализируем сделанные им записи. Холодильник оприходован по фактической себестоимости, согласно УПД, без НДС, а также выделен НДС.
На закладке «Прослеживаемые товары» видим сделанную запись в одноименном регистре с видом: Приход.
Перейдем на закладку «Операции с прослеживаемыми товарами». Данные о приобретенном холодильнике будут отражены в Книге покупок, о чем говорит графа «Отражение в отчетности», так как покупатель и продавец, в нашем примере, являются плательщиками НДС и применяют общую систему налогообложения.
Перейдем в раздел «Банк и касса» и далее в подраздел «Авансовые отчеты».
Создадим новый документ.
«Шапку» документа заполним следующим образом:
• подберем из справочника «Физические лица» фигурирующее в примере подотчетное лицо;
• укажем необходимый склад.
Далее перейдем к табличной части документа. Здесь нас интересуют 2 закладки:
1. На закладке «Авансы» укажем выданные денежные средства сотруднику. У нас данная операция была проведена документом «Списание с расчетного счета» № 31 от 14.09.2021 года.
2. На закладке «Оплата» отразим выплаченные поставщику денежные средства за товар.
Проведем документ и проанализируем созданные программой проводки. Видим, что наш «подотчетник» оплатил товар поставщику ООО «Лютик». Также обратите внимание, что в проводках встал необходимый документ расчетов – наше поступление холодильника.
Проверим корректность наших операций.
Для наглядности снова сформируем ОСВ по счетам 71 и 60, увидим, что сальдо на конец периода отсутствует.
Напоминаем, что в связи с тем, что ООО «Василек» находится на общей системе налогообложения, то сведения о прослеживаемых товарах попадут в книгу покупок и, соответственно, в декларацию по НДС.
Приложим и полный вариант книги покупок:
Если ваша организация не является плательщиком НДС, то вам тоже необходимо отчитаться о поступившем прослеживаемом товаре в специальном «Отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости».
Создать его можно в разделе «Отчеты» – «1С-Отчетность», выбрав из категории «Налоговая отчетность».
Уточним, что данный отчет следует подать в ФНС не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, по всем операциям с прослеживаемым товаром.
Автор статьи: Марина Аленина
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий
JComments
Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности
Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
- Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
- Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
- Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.
При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:
- Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
- Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
- Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
- Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
- Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
- Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.
Итоги
Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
