Форма справки о стоимости выполненных работ и затрат КС-3: образец, заполнение

Роль бухгалтерской справки: для чего нужна

Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка. Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).

По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.

В идеале заниматься составлением бухгалтерской справки должен компетентный специалист. Например: экономист, бухгалтер или другое лицо, которое несет ответственность за совершаемую операцию. Но чтобы успешно справиться с поставленной задачей, надо знать некоторые нюансы.

Также см. «Как вести бухгалтерский учет в ООО».

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Следует помнить о следующих тонкостях:

1. Не заменяет документ, который должен быть составлен партнерами по сделке вместе. Поэтому некоторые операции фиксировать в справке имеет смысл только для внутренних целей.

К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

2. Справка обычно лишь подтверждает сведения, уже представленные в системе внутреннего учета. Поэтому специалист должен различать, как оформить образец бухгалтерской справки:

• в качестве «первички»;
• для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.

• В сложных ситуациях бухгалтер рискует запутаться в исправлениях. Чтобы этого не произошло, рекомендуем включать в текст справки максимум информации и прилагать копии расчетных, а также неверно заполненных документов.

Какой вид имеет бухгалтерская справка: образец написания по ОС и для ФСС

Чаще всего при помощи бухгалтерских справок исправляются допущенные ошибки, (например, по амортизационным отчислениям) либо подтверждается балансовая стоимость основных средств.

Для того чтобы понять, как заполнить документ о балансовой стоимости, скачайте у нас на сайте образец бухгалтерской справки по основным средствам.

Для исправления ошибок в предоставляемых во внебюджетные фонды отчетах также потребуется подавать бухгалтерскую справку. Приведем образец написания бухгалтерской справки в ФСС, его можно скачать по ссылке ниже:

Структура: как написать образец бухгалтерской справки

Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки.

Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:

1. Создание «шапки» и указание следующих данных:

• сведения о том, что изменилось;
• предыдущие показатели;
• правильный способ расчета.

Далее приведен пример бухгалтерской справки с соответствующим текстом:

• идентификации лиц;
• подтверждения необходимости выполнить хозяйственную операцию.

Также см. «Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные».

Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.

Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833, которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).

Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.

На нашем сайте бухгалтерской справки можно по следующей ссылке.

Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:

• исправления ошибок;
• списания торговой наценки;
• корректировки показателей материально-производственных затрат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833.

Другие важные правила по работе со справкой КС-3

Если между сторонами есть разногласия относительно итоговой стоимости, то несогласная сторона может оставить документ без подписи. В таком случае в акте приемки КС-2, который недействителен без КС-3, проставляется соответствующая отметка. Если сумма в смете указана с учетом НДС, то для получения суммы без надбавки от этого значения необходимо отнять 20%.

При отсутствии или неверном составлении справки КС-3 можно получить административное наказание и штраф. Поэтому очень важно не отступать от правил оформления и унифицированной формы документа. Еще в соответствии с правилами хранения первичной бухгалтерской документации справка о стоимости выполненных работ после оформления и подписания должна храниться не менее 5 лет.

Обязательна ли унифицированная форма

Унифицированная форма КС-3 продолжает активно использоваться в строительной сфере, несмотря на принятие нового закона о бухучете в 2013 г., который отменил требование об обязательном применении стандартизированных форм. Это дает организации право разработать собственную произвольную форму справки при условии, что в ней обязательно будут присутствовать реквизиты, требуемые п. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О Бухгалтерском учете». К обязательным реквизитам относятся:

• название документа;
• дата составления;
• название организации, составившей документ;
• факт хозяйственной жизни и величина его измерения с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, ответственного за сделку;
• подписи лиц, ответственных за сделку.

Документ обязательно должен быть корректно составлен и подписан всеми сторонами, иначе он не будет иметь юридической силы, и подрядчик не сможет требовать оплаты за произведенные работы. Поэтому, если нет уверенности в правильности оформления, специалисты рекомендуют обращаться в соответствующую организацию, предоставляющую услуги по составлению таких документов.

Разновидности

Существует несколько типов бухгалтерских справок, предназначенных для разных хозяйственных ситуаций:

• расчетные;
• об исправлении ошибок;
• для бюджетной сферы;
• образцы бух. справок по раздельному учету НДС;
• о списании задолженности;
• предназначенные для суда.

Каждая из них имеет свои особенности составления, позволяющие грамотно подтвердить правомерность того или иного факта.

Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения

Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:

1. исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
2. пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
3. выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).

Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:

• название компании;
• суть операции и расчет по ней;
• дату составления;
• Ф.И.О. ответственных лиц.

Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки, руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений

Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2022 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:

Обратите внимание: обязательно нужно указать:

• причину возникновения ошибки;
• все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
• дату внесения исправлений.

В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.

Также см. «Двойная запись в бухучете: значение и примеры».

Справка о списании «кредиторки»

Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности. Она должна включать:

• полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
• расчет срока исковой давности.

ПРИМЕР В ООО «Гуру» 30 марта 2022 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:

Помните: бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.

Образцы справок

Ситуация 1

Сотрудник отработал в организации 3 месяца. При трудоустройстве он не представил работодателю справку с прежнего места работы о средней зарплате за последние два года. При расчёте больничного листа бухгалтер начислил ему пособие по нетрудоспособности, основываясь на МРОТе, установленном в текущем году. Позже сотрудник представил в бухгалтерию справку с предыдущего места работы, после чего бухгалтер пересчитал размер пособия по нетрудоспособности и составил соответствующую справку.

Бухгалтерская справка, пример 1

Ситуация 2

Бухгалтерией при проведении инвентаризации расчётов обнаружена нереальная к взысканию дебиторская задолженность в размере 23 000 руб. Бухгалтер составил справку и на её основании списал задолженность.

Бухгалтерская справка, пример 2

Комментарий к бухгалтерской справке

Бухгалтерия ООО «Арканы» провела инвентаризацию расчётов с кредиторами и дебиторами по состоянию на 29.08.2021 и выявила задолженность ООО «Должник» по договору № 25 от 10.01.2019 в сумме 23 000 руб. (в том числе НДС по ставке 20% – 3 833,33 руб.) со сроком оплаты 29.01.2019. Товарная накладная и счёт-фактура от 15.01.2019 № 125.

При получении 22.09.2021 выписки из ЕГРЮЛ стало известно, что ООО «Должник» ликвидировано 26.06.2021 по решению налогового органа. На основании приказа руководителя ООО «Арканы» от 22.09.2021 задолженность в размере 23 000 руб. подлежала списанию.

20 000 руб. списано за счёт резерва по сомнительным долгам. 3 000 руб. списаны как долг, не покрытый резервом.

Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец

Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.

Далее представлен образец написания бухгалтерской справки о «дебиторке», которую часто приходится «выбивать» с контрагента через суд.

Понятие и специфика документа

Важно! Справка КС-3 считается наиболее важным документом каждой организации, которая предлагает услуги другим гражданам или компаниям, причем эти услуги должны быть связаны со строительством или монтажом сложных конструкций.

Во время создания такой справки на руках должен иметься договор, составленный с заказчиком, а также акт КС-2. Этот акт и справка являются обязательными документами, причем при отсутствии одного из них второй считается недействительным.

К особенностям формирования такой справки относится:

• она делается в двух экземплярах, причем один передается заказчику, а второй остается у непосредственного исполнителя;
• нередко требуется и третий экземпляр, если в договоре участвует третья сторона, например, кредитор или инвестор. Тут вы узнаете, как стать инвестором с нуля и можно ли на этом заработать;
• справка причисляется к финансовой документации и должна учитываться во время бухгалтерского и налогового учета, поэтому не допускается оформлять ее с ошибками или нарушениями;
• обязательно указывается в этом документе стоимость всех выполненных работ, а также понесенные затраты, для чего они разделяются на разные виды;
• все сведения в нем обязаны соответствовать смете, составляемой заранее, но допускается внесение затрат, которые не были учтены предварительно.

Таким образом, этот документ действительно должен составляться с учетом многочисленных правил, чтобы во время налоговых проверок не пришлось сталкиваться с многочисленными сложностями.

Как осуществляется создание формы КС-3 на несколько актов вы узнаете тут:

Кто и когда делает справку о стоимости работ и затрат

Важно! Во время формирования этого документа используется унифицированная форма К-3, поэтому нежелательно вносить какие-либо произвольные данные.

Созданием данного документа занимается непосредственный исполнитель, занимающийся монтажными или строительными работами, а также делать его может субподрядчик. Передается документ заказчику. В каком порядке составляется должностная инструкция мастера строительных и монтажных работ вы узнаете по ссылке.

Он представлен в виде отчета, поэтому тщательно прописывается общая стоимость выполненных работ, которые заранее были оговорены в смете. Дополнительно включаются все расходы, которые были понесены исполнителем во время совершения процесса.

Делается такой документ после непосредственного окончания работы. Он подписывается заказчиком, которым обычно выступает директор какой-либо организации или его доверенное лицо, а со стороны исполнителя подпись ставится так же руководителем или сотрудником, на которого возложена обязанность следить за правильностью и своевременностью исполнения работы.

Важно! Справка заверяется печатью обеих сторон.