Административный штраф – проводки в бухгалтерском учете

В каких случаях на компанию могут быть наложены административные санкции

Административный кодекс содержит десятки статей, согласно которым юридическое лицо может быть подвергнуто штрафным санкциям.

Перечислим ряд наиболее распространенных случаев:

• При нарушении правил дорожного движения водителями, управляющими принадлежащим организации автотранспортом.
• При нарушениях трудового законодательства, выявленных специалистами Роструда.
• При нарушениях законодательства о защите прав потребителей торговыми организациями.
• При нарушениях отдельных требований налогового законодательства, не связанных непосредственно с уплатой налогов (например, сроков сдачи деклараций).

Административный штраф – проводки в бухгалтерском учете

Общие принципы отражения расходов в бухучете приведены в ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Т.к. штрафы нельзя отнести к расходам, непосредственно связанным с основной деятельностью компании, то они могут быть отнесены к прочим расходам в соответствии с п. ПБУ 10/99. Приведенный в этом пункте перечень является открытым, поэтому на его основании можно признать в качестве расходов и штрафные санкции.

В соответствии с Планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н для учета прочих расходов применяется счет 91.

Таким образом, если компании начислены штрафы, проводки в бухучете будут связаны с этим счетом. Независимо от типа штрафа – нарушение ПДД или штраф трудовой инспекции – бухгалтерские проводки будут одинаковыми:

ДТ 91.2 – КТ 76 – начисление штрафа;

ДТ 76 – КТ 51 – штраф перечислен в бюджет.

Если предприятие оспаривало штрафные санкции в суде, но проиграло дело, взыскание могут производить судебные приставы. При этом проводки по исполнительному листу будут аналогичными рассмотренным выше.

В отличие от бухгалтерского, положения налогового учета содержат прямой запрет на включение в затраты штрафных санкций, перечисляемых в бюджет (п. 2 ст. 270 НК РФ).

В данном случае возникает постоянная разница между двумя видами учета в сумме начисленных штрафных санкций.

Поэтому, если организация осуществила начисление штрафа, проводки нужно дополнить операциями по отражению налоговых разниц в соответствии с ПБУ 18/02. В данном случае возникает постоянное налоговое обязательство (ПНО). Чтобы определить его величину, нужно умножить постоянную разницу на текущую ставку налога на прибыль.

ДТ 99 – КТ 68.4 – отражено ПНО

Таким образом, если организации был начислен штраф, проводки касаются не только расчетов с бюджетом, но и возникающих налоговых разниц.

Когда уплаченный за работника штраф становится доходом

Организация уплатила штраф за главного бухгалтера и приняла решение не удерживать эту сумму из заработной платы работника. Начисляются ли в таком случае взносы в ФСЗН и Белгосстрах, а также подоходный налог?

По результатам выборочной проверки налоговой инспекцией вынесено постановление об административной ответственности по ч. 3 ст. 13.6 КоАП в отношении должностного лица организации — главного бухгалтера. Сумма штрафа с учетом смягчающих обстоятельств по п. 3 ч. 1 ст. 7.2 КоАП составила 102 руб. (4 БВ x 25,5 руб.).

В установленный срок организация уплатила штраф с расчетного счета и отразила его в составе прочих расходов по текущей деятельности, не учитываемых при налогообложении прибыли. Согласно приказу руководителя сумма штрафа из заработной платы работника не удерживается.

Для главного бухгалтера это место основной работы. Прочих выплат, не связанных с исполнением трудовых обязанностей, в пользу работника не производилось.

Общие положения

По результатам выборочных проверок налоговыми инспекциями в случае выявления неуплаты (неполной уплаты) налогов выносятся постановления о привлечении должностных лиц организации к административной ответственности в виде штрафа <*>.

Размер штрафа, налагаемого на должностное лицо, зависит от вида вины: умышленной или неосторожной. Величина — от процентного соотношения доначисленных в ходе проверки налогов за период работы должностного лица и общей суммы налогов, исчисленных за данный период <*>.

При вынесении постановлений учитываются смягчающие и отягчающие административную ответственность обстоятельства <*>.

Предъявленная сумма штрафа уплачивается должностным лицом самостоятельно или перечисляется за него организацией. В последнем случае по решению нанимателя уплаченная за работника сумма может не удерживаться из его заработной платы. При этом она рассматривается как дополнительный доход работника с соответствующим налогообложением <*>.

Бухгалтерский учет

В рассматриваемой ситуации штраф на главного бухгалтера наложен постановлением инспекции МНС. Налоговая отражает его в лицевом счете организации и выписке из данных учета. А на основании выписки организация проводит сверку расчетов с бюджетом. Для удобства выполнения такой сверки, на наш взгляд, уплату штрафа за главного бухгалтера целесообразнее отразить по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» с кредитом счета 51 «Расчетный счет». Поскольку сумма штрафа не удерживается из заработной платы работника, она учитывается в составе прочих расходов по текущей деятельности и отражается по дебету счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») <*>.

Взносы в ФСЗН и Белгосстрах (за счет организации) начисляются по дебету тех счетов, на которых отражены выплаты в пользу работника. В данном случае начисление взносов в ФСЗН и Белгосстрах отражается по дебету счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») в корреспонденции с кредитом счетов 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию») <*>.

Удержанные у работника взносы в ФСЗН от суммы уплаченного нанимателем штрафа отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» <*>.

Взносы в ФСЗН и Белгосстрах

На все выплаты в пользу работника как в денежном, так и в натуральном выражении начисляются взносы в ФСЗН и Белгосстрах, за исключением поименованных в Перечне N 115. При этом общая сумма выплат работнику в месяц не должна превышать пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются указанные взносы <*>.

В рассматриваемой ситуации уплата организацией штрафа за работника будет являться для него выплатой социального характера, которая не указана в Перечне N 115. Поэтому на нее начисляются страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах <*>.

Подоходный налог

По общему правилу подоходный налог удерживается со всех доходов, полученных работником как в натуральной, так и в денежной формах. В то же время доходы, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей, освобождаются от подоходного налога по месту основной работы работника в размере 1984 руб. Размер освобождения рассчитывается нарастающим итогом с начала года. Сумма, превышающая указанный предел, облагается налогом в общем порядке <*>.

В данном случае у работника по месту основной работы возникает доход в размере уплаченного за него штрафа (102 руб.). Но с учетом того что иные выплаты, не связанные с исполнением трудовых обязанностей, в пользу работника не превысили установленный законодательством размер, указанный доход освобождается от подоходного налога <*>.

Налог на прибыль

Сумма штрафа, перечисленная в бюджет за работника, не учитывается при налогообложении прибыли как социальная выплата, не предусмотренная законодательством. В то же время начисленные на эту сумму страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах включаются в налогооблагаемую прибыль в качестве внереализационных расходов <*>.

Таблица бухгалтерских записей

Компенсация штрафов ГИБДД за счет виновного лица

В соответствии со ст. 238 ТК РФ организация имеет право взыскать уплаченный штраф с виновного лица. В данном случае виновным лицом может быть признан водитель.

Если организации – владельцу транспортного средства был начислен штраф ГИБДД, проводки по компенсации ущерба будут следующие:

ДТ 73 – КТ 91.1 – сумма штрафа отнесена на расчеты с виновным лицом;

ДТ 70 – КТ 73 – сумма удержана из зарплаты, или

ДТ 50 – КТ 73 – сумма добровольно внесена в кассу предприятия.

Пример

Водитель Смирнов А.В. на автомобиле, принадлежащем ООО «Альфа», превысил скорость и был оштрафован на 1 тысячу рублей. Чтобы отразить в учете данный штраф за нарушение ПДД, бухгалтерские проводки будут следующие:

ДТ 91.2 – КТ 76 (1000 руб.) – начислен штраф

ДТ 76 – КТ 51 (1000 руб.) – сумма штрафа перечислена в бюджет

ДТ 99 – КТ 68.4 (1000 х 20% = 200 руб.) – отражено постоянное налоговое обязательство

ДТ 73 – КТ 91.1 (1000 руб.) – штраф отнесен на виновное лицо

ДТ 50 – КТ 73 (1000 руб.) – водитель внес сумму в кассу.

Ситуация 2. Заплатить штраф

Проводки:

Уплату штрафа отражаем бухгалтерской записью Д-т 76 К-т 51

Признаем штраф в прочих расходах бухгалтерской записью Д-т 91 К-т 76

В налоговом учете данная сумма не будет учитываться при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 270 Налогового кодекса РФ, ч. 5 ст. 3.5 КоАП РФ).

Ситуация 2.1. Удержать штраф с зарплаты работника

Удержание с работника возможно, как возмещение материального ущерба, причинённого организации по ст. 238 ТК РФ. Организация, выплачивая штраф, тратит принадлежащие ей денежные средства, а значит несет прямой действительный ущерб (Письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, Письмо Минфина от 22.08.2014 г. № 03-04-06/42105).

Здесь следует обратить внимание на ст. 239 ТК РФ, в которой описаны случаи, исключающие ответственность работника.

Если решение об удержании все-таки принято, то необходим приказ, при этом важно не забыть, что:

• Максимальный размер удержания в месяц — 20% от начисленной заработной платы (ст. 138 ТК РФ);
• Срок для удержания, как правило, отсчитываемый от дня уплаты штрафа, 1 месяц (ст. 248 ТК РФ);
• Общий размер удержания – среднемесячный заработок работника (ст. 241 ТК РФ).

Скачать Образец приказа об удержании штрафа

Все эти лимиты НЕ действуют только в случаях добровольного погашения работником. Добровольное волеизъявление работника документально подтверждается заявлением.

Скачать Образец заявления на добровольное удержание штрафа

Проводки:

Удержание с работника отражаем бухгалтерской записью Д-т 70 К-т 73

Признание работником материального ущерба (штрафа) отражаем Д-т 73 К-т 91

Здесь отметим, что согласно п. 3 ст.250, пп.4 п. 4 ст. 271 НК РФ данная сумма может трактоваться как внереализационный доход и подлежать обложению налогом на прибыль. Существует противоположная точка зрения, что данная сумма не является экономической выгодой и не должна участвовать в расчете налога на прибыль. Выбор, как всегда, остается за налогоплательщиком.

Ситуация 2.2. Не удерживать штраф с работника

По поводу прощения суммы штрафа – такая ситуация тоже возможна, поскольку привлечение сотрудника к ответственности – это право, а не обязанность работодателя. Здесь возможно как полное, так и частичное прощение суммы штрафа. Согласно последним разъяснениям (письмо Минфина РФ № 03-04-07/105532 от 02.12.2020 г., письмо ФНС № ЕД-4-3/7135 от 18.04.2013 г.) натурального дохода в данной ситуации у работника не возникает, соответственно нет оснований для удержания НДФЛ.

Следует обратить внимание на изменение позиции контролирующих органов в данном вопросе. Так ранее в 2012 году ФНС РФ говорила о том, что обязанность по удержанию НДФЛ все-так появляется (письма № 03-04-06/12341 от 12.04.2013 г., № 03-04-06/10-310 от 08.11.2012 г.)

ВАЖНО! Обязанность по удержанию НДФЛ может возникнуть в ситуации, когда автомобиль принадлежит сотруднику и используется в служебных целях. Если работодатель все-таки принимает решение компенсировать такой штраф, хотя не обязан этого делать, то при выплате компенсации у сотрудника возникнет доход в натуральной форме (ст. 41, 211, 223, 226 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-05/28925 от 17.06.2014 г.). Кроме того, данную сумму нужно обложить страховыми взносами, поскольку она не входит в закрытый перечень необлагаемых выплат (ст. 420, 422 НК РФ, ст. 20.1, 20.2 Закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.)