Куда можно ставить печать для документов - образец?

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

основную;
структурного подразделения;
специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
они имеют круглую форму;
название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Есть печать? Используем!

Многие законы прямо указывали, что при совершении тех или иных сделок проставление печати обязательно. Но поскольку наличие печати необязательно, то эти законы скорректировали. И предусмотрели, в каких случаях оттиск печати следует проставлять только при ее наличии:

печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве — статья 230 ТК РФ ;
доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии) – ч. 5 ст. 61 АПК РФ;
доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии) — ч. 3 ст. 53 ГПК РФ;
для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии) абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ;
журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии) — ч. 10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу, должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии) — ч. 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»;
при представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии) — ч. 9 ст. 18 Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»;
отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта — подп. 5 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции»;
печатью (при ее наличии) должны заверяться выписки по счету депо; закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства — абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25 Федерального закона от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)».
печатью (при ее наличии) должны заверяться решения об эмиссии ценных бумаг; сертификаты эмиссионной ценной бумаги; решения о выпуске российских депозитарных расписок — п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3 Федерального закона от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»;
печатью (при ее наличии) должны заверяться документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица; документы, представляемые претендентами на покупку имущества — п. 6 ч. 3 ст. 90 Федерального закона от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16);
печать (при ее наличии) должна проставляться на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов — Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ»;
печать (при ее наличии) должна проставляться на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; на заявке на участие в закрытом аукционе — ст. ст. 51, 88 Федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» .
те организации, у которых есть печать, должны использовать ее для ведения трудовых книжек. Так, печать (при ее наличии) требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей (пункты 2.2 и 2.3 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Обратите внимание

Из норм закона следует, что при наличии печати она должна проставляться. Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию». А значит, если печать у организации есть, то ей нужно пользоваться. И даже если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением. Не исключено, что государственные органы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

Источники: закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 N 82-ФЗ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Основные формы оттисков

Поскольку формальной классификации нет, в зависимости от типа организации выделяют четыре основных вида типичных оттисков:

Простой. Включает основную информацию: наименование компании, форму деятельности, адрес.
С микротекстом. Имеет сложную окантовку. Она проходит по краю печати в два слоя. Внешний включает текст мелким шрифтом, чаще всего там указывается реестровый номер. Внутренний содержит информацию о самом предприятии.
С окантовкой. Изготовление печатей по индивидуальному заказу позволяет выбирать разные типы оформления. Орнамент проходит между внешним и внутренним слоем, не затрагивая надписи.
Для ИП. Содержит информацию о предпринимателе: ФИО и реквизиты.

Выбор внешнего вида печати – ответственность руководителя. Узор на штампе должен быть лаконичным и понятным, а шрифт – четким и легко читаемым.

Дополнительно о приеме товара от поставщика, оформлении документов и круглой печати – ниже на видео.

Использование оттиска печати при оформлении документов

В тексте статьи печать организации для негосударственных структур является аналогом гербовой печати для государственных организаций.

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Рассмотрим соответствующие положения ЕГСД, поскольку в них наиболее конкретно и полно сформулированы методические рекомендации по использованию печати, действующие до настоящего времени.

Устанавлено, что на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Гербовая печать

ставится на тех документах, воспроизведение оттиска гербовой печати на которых специально предусматривается нормативным актом, например на трудовых книжках, титульных листах. Кроме того, применение гербовой печати необходимо:

во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц; при установлении фактов, вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях организаций и предприятий; на доверенностях, договорах, удостоверениях.

Печать, воспроизводящая наименование соответствующего учреждения, без изображения герба, а также печати его структурных подразделений (не гербовые)

могут ставиться:

на копиях документов, направляемых в другие учреждения или выдаваемых на руки отдельным лицам; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, о заработной плате и т. д.).

Перечень других документов, на которых проставляется печать, определяется учреждением на основании действующих нормативных актов.

В Государственной системе документационного обеспечения управления, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33 / Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / (ГСДОУ) правила использования печати изложены весьма скупо: для удостоверения прав должностных лиц, фиксации факта расходования денежных и материальных ценностей, в случаях, предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью. Использование других печатей не обозначено.Но именно в ГСДОУ записано, что оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

Место хранения печати определяется руководителем организации.

В приложении к ГСДОУ приведен примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать. Это довольно пространный список, например:

акты приема законченных объектов строительства, выполненных работ, экспертизы и т. д.; договоры о поставках, подрядах, аренде помещений и т. д.; командировочные удостоверения; образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; гарантийные письма; штатные расписания, изменения к ним и др.

Правила, записанные ЕГСД и ГСДОУ, до настоящего времени включаются в инструкции по делопроизводству.В настоящее время использование печатей и штампов при оформлении документов регламентируется рядом законодательных и иных нормативных правовых актов, в которых упорядочена преимущественно техническая сторона использования печати (размеры, надписи, изготовление т. п.) и в основном – гербовой. При этом недостаточно урегулированы такие принципиальные вопросы, как:

какими печатями могут пользоваться организации, в т. ч. негосударственные; кто имеет право заказывать изготовление гербовой или иной печати и в каких количествах; в каких случаях и на каких документах они проставляются и кем; кто принимает решение об использовании оттисков печатей; как практически на подписанном документе располагается оттиск печати и др.

Действующие нормативные акты позволяют самой организации регламентировать эти операции.Следует отметить, что современная нормативная база не затрагивает актуальной проблемы применения печати при использовании компьютерной техники, особенно при оформлении документов, обеспечивающих права граждан.Для разработки практических рекомендаций имеет значение определение терминов “печать и штамп”, которое дано, например, в Распоряжении мэра г. Москвы от 25.08.98 № 843-рм.

Печать

– вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях удостоверения, засвидетельствования чего-либо.
Штамп
– вид печати прямоугольной формы.

Для упорядочения использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая инструкция

, в состав которой может включаться раздел, относящийся к кадровой службе. Инструкция утверждается первым руководителем в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

порядок оформления заказа на изготовление печатей и штампов; порядок хранения и уничтожения печатей и штампов; порядок пользования печатями и штампами.

Первые два раздела подробно рассмотрены в статье А.С. Демушкина “Печати и штампы. Защита от подделки”. Поэтому далее рассмотрим содержание только третьего раздела.Инструкция должна содержать перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации); печатью без воспроизведения герба или иной символики; печатью структурного подразделения, в т. ч. кадровой службы. Подготовка инструкции увязывается с разработкой Табеля унифицированных форм документов, используемых в организации, в котором имеется графа “печать”, устанавливающая ее необходимость по отношению к каждой форме документа, включенной в Табель.

В качестве примера можно рассмотреть приказ ЦБ РФ от 24.01.95 № 02-11 “О порядке применения гербовой печати Центрального банка Российской Федерации”.

В соответствии с приказом устанавливается место хранения гербовой печати и лицо, ответственное за организацию хранения, использования печати и осуществляющее контроль за ее правильным применением.

Основу приказа составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В частности, указаны:

характеристики, командировочные и иные служебные удостоверения сотрудников Банка России; архивные справки, копии (выписки) архивных документов; штатные расписания Банка России; образцы подписей на открытие счетов и др. (всего 29 наименований).

Вносить изменения и дополнения допускается только по указанию председателя Банка России или лица, его замещающего.

При подготовке раздела инструкции следует руководствоваться приведенным приказом. Например, обязательно проставляется печать на лицевой стороне командировочного удостоверения, которое является документом, предоставляющим работникам ряд прав: отсутствие на рабочем месте, получение определенных денежных сумм, представление организации и т. д. В утвержденной форме командировочного удостоверения (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 “Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”) печать, удостоверяющая подлинность подписи, отсутствует.

Однако следует иметь в виду, что практика оформления командировочных удостоверений не должна изменяться и эта ошибка в унифицированной форме должна быть исправлена. В инструкции по применению печатей и штампов для негосударственных структур правила использования печати организации*

(*под организацией имеется в виду негосударственная структура)
следует ориентировать на соответствующие правила для гербовой печати.
Эта же рекомендация относится и к печатям структурных подразделений организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется приказом первого руководителя из числа работников службы документационного обеспечения управления или финансовой службы.

Порядок хранения и уничтожения печатей и штампов должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. Печати и штампы подлежат учету в службе документационного обеспечения управления и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей и штампов происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.Регистрационно-учетные формы печатей и штампов, а также заверенные службой документационного обеспечения листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Правила использования печати могут быть увязаны с правилами подписания документов, так как печатью заверяется только подписанный документ. Так, в инструкции может быть записано, что гербовой печатью (печатью организации) могут заверяться подписи генерального директора, председателя, главного инженера, заместителя генерального директора по кадрам и др.

Печатью без воспроизведения Государственного герба РФ или печатью организации могут заверяться подписи начальника отдела кадров, инспектора отдела кадров, директора по строительству и реконструкции и др.

Уровень подписания документов также фиксируется в Табеле и в инструкции по применению печатей.На основании имеющихся материалов и собственного опыта организации составляются перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении в разделе “Права”.
Документы, удостоверяемые гербовой печатью
Документы службы ДОУ, удостоверяемые печатью службы ДОУбез воспроизведения Государственного герба РФ

Например, отдел кадров имеет круглую печать с наименованием “Отдел кадров”.

Документы отдела кадров, удостоверяемые печатью отдела кадровбез воспроизведения Государственного герба РФ

Примерно таким образом следует решить вопрос об использовании печатей: какие именно, на каких документах и кто ставит. Вся информация может быть представлена в виде сводной таблицы. Порядок использования штампов

при документировании управленческой деятельности не упорядочен и не регламентирован. На практике применяется множество штампов:

Подлежит возврату Оператор…

штамп нотариального засвидетельствования; “К” (контроль); “Вх. №…, количество экземпляров…, дата…, время”…, “ДСП (ограничение доступа), экземпляр…”, “Копия”; угловой штамп организации (по форме бланка письма); факсимиле подписи и др.

Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в основном при бумажном делопроизводстве. Штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Угловой штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или “электронные” бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т. п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с названными выше требованиями, придает документу официальный характер.Изображение государственной символики в угловых штампах не допускается.

Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Штамп ограничения доступа ограничивает распространение документа и др.

В инструкции об использовании печатей и штампов должны быть перечислены случаи применения углового и иных штампов и должности работников, которые могут их использовать: это могут быть служба ДОУ, отдел кадров и др.

Наиболее значимым в современных условиях является штамп факсимильной подписи.

Он может проставляться как подпись на документе, в т. ч. как подпись лица, свидетельствующая о том, что он ознакомлен, читал, согласен и т. д.

Факсимиле относится к аналогу собственноручной подписи, под которой понимается персональный идентификатор, являющийся контрольным параметром правильности составления обязательных реквизитов документа и неизменности его содержания.

В соответствии со ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического копирования, т. е. в виде штампа, допускается только при наличии соответствующего нормативного акта или соглашения сторон.

Соответственно, в инструкции должно быть точно установлено, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи руководителя организации или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование факсимиле при оформлении подлинников документов запрещается.

Письменное разрешение на изготовление факсимиле — штампа с факсимильным воспроизведением подписи – дается только руководителем организации с указанием, в каких случаях и кто именно ставит факсимильную подпись.
Нормативная база:

Гражданский кодекс Российской Федерации, ст. 160 Приказ ЦБ РФ от 24.01.95 № 02-11 “О порядке применения гербовой печати Центрального Банка Российской Федерации” (по сост. на 27.10.95) Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” Распоряжение мэра г. Москвы от 25.08.98 № 843-рм “О создании в Московской регистрационной палате Городского реестра печатей” (по сост. на 31.01.01)