Инвентаризация нематериальных активов: порядок проведения, отражение результатов, документальное оформление

В этой статье мы рассмотрим порядок проведения инвентаризации нематериальных активов, кратко разберемся в законных положениях, регулирующих эту сферу, взглянем на правила процедуры и узнаем, каким образом происходит фиксация итогов. А также затронем все смежные вопросы, так или иначе, связанные с данными понятиями.

Суть объекта

Итак, НМА являются коммерческими ценностями компании. Соответственно, они направлены сугубо на получение выгоды. В противном случае они не признаются таковыми, также не имеют материальной формы, они невещественные. Но принадлежат предприятию на законных основаниях. Это может быть как полное авторское право, что фактически стоит приравнять к собственности, так и использование по доверенности на временный срок с ограничениями. Данная категория относится к той части имущества, которая не участвует в обороте. Ведь их реализация происходит не один раз, а постоянно за тот срок, что они находятся в собственности. Многократное получение выгоды – вот основная цель. Поэтому, учет проводится, как инвентаризация внеоборотных активов предприятия.

Но даже при том, что у них нет материальной формы, они все так же подлежат бухгалтерскому учету, итоги которой сохраняются в специальных документах. Разумеется, проверять фактическое наличие обычной сверкой невозможно. Ведь их в физическом мире и нет. Но допустимо выявлять документные основания для их использования, корректность оформления, правильность приема или передачи, возможность реализации в определенный срок и на конкретном географическом участке.

Причем зачастую количество таких объектов вполне способно даже превосходить остальные, соответственно, проверка становится затяжной процедурой. И провести ее без соответствующих знаний, а также подходящего программного обеспечения – крайне затруднительно.

Меры, принимаемые по результатам проверки

В зависимости от того, какие результаты были получены при проведении инвентаризации НМА, будут различать и действия компании:

Инвентаризационная опись НМА

Для того чтобы начать процесс, предварительно необходимо уяснить, что же попадает в наше поле зрение.

А это:

• Авторские права. Принято считать, что к ним относится только различные достижения в области культуры и искусства. Художественные произведения, картины, иллюстрации, музыкальные фрагменты или видеоряд. Но список оказывается куда шире. Сюда стоит отнести и программы, различные модели, планы, стратегии, алгоритмы и многое иное. И специфика из культурной легко перерастает в научную.
• Патенты. Данные права касаются изобретений. То есть, какое-то устройство, механизм, форма, графическая оболочка и многое иное. Ключевое отличие в том, что в данном случае имеет место не сам конкретный результат, например, научная статья. А лишь принцип, который далее используется лишь теми, кому действие позволено законом.
• Слоганы, наименования, товарные знаки, бренды и схожее. Главная ценность в коммерческой составляющей. А также в ассоциациях, которые люди присваиваются какому-то названию.
• Репутация проекта, ущемление которой карается по текущему законодательству Российской Федерации.

И это лишь простые объекты. К ним относятся те, использование которых допускается на основании отдельного документа. А вот если одна бумага дает возможность реализации сразу массы патентов, это уже сложные. Которые тоже попадают под опись.

К проверяемым документам, помимо перечисленных, относятся также свидетельства о государственной регистрации и лицензии. Все зависит от того, что необходимо узаконить.

Цель и правила

Фактически инвентаризация основных средств и нематериальных активов – ревизия, но она имеет свои персональные особенности и правила. Которых лучше придерживаться, чтобы провести процедуру максимально корректно.

Как известно, такой метод – это лучший способ контроля сохранности имущества. Постоянно изучать, в порядке ли все правоустанавливающие документы. Вносить их в базу, отмечать их наличие, фиксировать, что сроки эксплуатации еще не истекли. Но все действия выполняются по следующим правилам.

• Устанавливается определенная периодичность. Количество описей – это компетенция учредителей и руководительского состава, допустима произвольная. Но это если говорить о необязательных мероприятиях. А вот точно проверка должна проводиться как минимум раз в год, перед закрытием ежегодной отчетности. А также в случаях, если ответственные за сохранность сотрудники покинули свои должности, и на их место пришли иные лица. Тот же принцип работает и при смене организационного устройства компании: реорганизации, слиянии или даже ликвидации. Особенно если прекращение деятельности происходит на фоне накопившихся задолженностей, не говоря уже о банкротстве. При выявлении хищения для достоверности также обязательно нужно проводить мероприятие.
• Проведение ложится на плече специальной комиссии. В ней должны присутствовать определенные звенья, представители бухгалтерии, руководящего состава, эксперты и иные сотрудники. Назначением состава занимается директор или его уполномоченный заместитель. Только так проходит инвентаризация нефинансовых нематериальных активов, пример – помощник руководителя, бухгалтер, специалист по оценке, грузчик и неотъемлемо кладовщик. Или иное лицо, которое несет личную ответственность за сохранность изучаемых ценностей.
• Еще до начала действия комиссия получает на руки все бумаги, которые зафиксировали принятие, распределение или передачу объектов. Чтобы быть в курсе положения дел, знать, с чем нужно сравнивать.
• Конечный итог строго фиксируется в двух экземплярах. И это происходит не в конце всего мероприятия, а по завершении рабочего дня. Даже если с утра все возобновится. Отчетность заверяется всеми присутствующими. Подпись ставит и кладовщик, как надзорная инстанция, которая проверяла законность и отсутствие преступного умысла во время мероприятия. Ведь на нем лежат финансовые обязательства в случае утери.
• При наличии расхождений любого плана, составляется специальная ведомость. Она, как и правоустанавливающий приказ, результаты инвентаризация нематериальных активов за каждый рабочий день, составляет полный отчетный пакет.

Нормативное регулирование

С точки зрения закона, основным регулятором выступает приказ Минфина России. Установлен он был еще 1995 году за номер 49. В нем отображается сам факт необходимости сверки, выдвигается основные определения ключевых понятий. Но конкретный порядок, а также условия не регламентируются. Они были изменены уже в 2007 году. Опять же Минфином, но в ПБУ (положение по бухгалтерскому учету).

Любые отступления от указанных в законе норм свидетельствуют о нарушении. И полученные результаты не считаются истинными, на них недопустимо ссылаться. Если выявлено было нарушение существенного условия, то процедуру нужно провести повторно.

Как проводится

Важное значение имеет порядок проведения инвентаризации, НМА выявленные в результате придется проверять еще раз, если будет нарушение регламент. Поэтому уделим ему пристальное внимание.

Инициация происходит путем реализации приказа по особой форме. Это ИНВ-22. Но она действует не во всех случаях. Она, по сути, формирует новую комиссию, которая будет решать поставленную задачу. Но если все требуемые члены уже существуют в штатном режиме и постоянно занимаются этим делом, то задействуется другой приказ. Это ИНВ-23.

Также порядок касается и кладовщиков или иных ответственных лиц. Помимо непосредственного надзора, они формируют и свою небольшую отчетность. А точнее, заполняют расписки. О том, что конкретный объект был принят на учет, выявлен в ходе проверки. Или списан по истечении эксплуатационного срока. А кроме этого, они заносят все реквизиты бумаг, которые были переданы членам комиссии для ознакомления. И строго отмечают их возвращение на хранение.

Кстати, если до этого ответственным лицам выдавались средства для приобретения определенных товаров как вещественного, так и невещественного характера, а отчетность по реализации не была проведена, она тоже отмечается.

Примечательно, что у комиссии есть и дополнительная цель: принятие решения о том, являются ли проверяемые вещи этими НМА. Соответствуют ли они всем обозначенным в приказе Минфина требованиям, категориям, условиям. И если что-то не попадает под описание, об этом делается соответствующая запись. А сам он исключается из поля зрения при проведении процедуры.

Как правильно заполнить форму ИНВ-1а

Бланк состоит из трех страниц. Расскажем подробно о каждой из них.

Первая страница

Здесь необходимо внести такую информацию, как:

1. Наименование компании, предприятия и структурного подразделения. Название должно быть указано такое же, как и во всех других документах.
2. Код по ОКПО.
3. Код вида деятельности.
4. Реквизиты документа (номер и дата составления), на основании которого проводится инвентаризация. Это приказ, постановление или распоряжение. Как правило, бывает приказ.
5. Даты начала и окончания процедуры инвентаризации.
6. Вид операции (заполняется не всегда).
7. Номер и дата составления заполняемой инвентарной описи.
8. Список НМА, которые подвергаются инвентаризации.
9. Их местонахождение. Здесь отмечают, в каком структурном подразделении находятся НМА.

Далее следует расписка о том, что все бумаги НМА отправлены в бухгалтерию, а сами НМА учтены или списаны. Свои подписи ставят сотрудники, ответственные за хранение бумаг на право компании на НМА.

Вторая страница

На этой странице расположена таблица. В нее заносят следующие данные:

1. Номер по порядку.
2. Наименование НМА, функция и краткая характеристика.
3. Документ о его регистрации, с такими реквизитами, как название, дата составления и номер.
4. Дата постановки на учет в компании.
5. Фактическая стоимость по данным первички.
6. Стоимость по данным бухучета.

В конце таблицы подводят итог по общей стоимости всех активов. Затем подводят итоги по странице: указывают количество порядковых номеров в таблице и на сумму фактически. Эти записи нужно делать прописью.

Внимание! Если в организации много НМА, то можно добавить необходимое количество страниц в бланк. Тогда по каждой из них нужно будет подводить итог в конце.

Третья страница

В первую очередь подводят итоги в целом по описи. Затем ставят свои подписи председатель и члены комиссии, после чего лица, ответственные за сохранность документов на право на НМА, расписываются в том, что все НМА проверены в их присутствии и претензий к комиссии нет.

В конце расписывается бухгалтер в том, что проверил все расчеты в данной описи.

Если по итогам инвентаризации были выявлены расхождения между учетными и фактическими данными, то заполняют сличительную ведомость по форме ИНВ-18.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Инвентаризация НМА, документальное оформление нематериальных активов

Главным итоговым документом считается ведомость. Она формируется строго по образцу ИНВ-1А. И хоть и ведет ее зачастую всего один человек, подтвердить факт своего участия и согласия с указанными результатами должны все члены комиссии. И ответственные лица, разумеется, в том числе.

Но, как мы уже уточняли, есть и вторая ведомость, сличительная. Она инициируется не всегда, а лишь в тех случаях, когда наличествуют расхождения. Неучтенные ценности или, напротив, отсутствие таковых, когда они отмечены по бумагам. Ее форма звучит, как ИНВ-18.

Все полученные итоги направляются в бухгалтерию. Что примечательно, сейчас, а точнее, уже с 2013 года требование по строгому соблюдению формуляра упразднилось. Разумеется, много в каких компаниях выявленные в ходе инвентаризации излишки нематериальных активов (НМА) и их отражение показано все также в сличительной ведомости ИНВ-18. Но с внесением поправок фирмы вправе разработать свой персональный формуляр. И действовать по нему, отмечая документы собственным образом. Конечно, если вариация никак не противоречит законным нормам, установленным Минфином. В противном случае такой формуляр будет исключен и не принят во внимание.

Собственную же форму проще адаптировать к автоматизированной проверке. Которая в десятки раз превосходит ручную и по скорости, и по качеству. , предлагает различные решения программного характера. Они превратят процедуру в легкую задачу. С помощью адаптированных под все поправки Минфина мобильных приложений, сверка происходит намного проще, а фиксация отчета не требует долгой возни с бумагами и изучения отчетов.

Периодичность проведения инвентаризации нематериальных активов

Сроки и частота проведения инвентаризации устанавливаются руководителем. В обязательном порядке необходимо провести ревизию активов в 4 квартале перед формированием годовой отчетности. В остальных случаях необходимость в мероприятии контроля определяет руководитель предприятия.

Рассмотрим случаи, требующие проверки состояния НМА в таблице ниже.

Излишки и недостатки

Для наглядности покажем, как выглядит итоговая таблица. Ведь проверка учета результатов инвентаризации нематериальных активов – это важная часть, которая проходит в обязательном порядке до внесения своих подписей членами комиссии.

Проводки при выявлении излишков при инвентаризации

Учет выявленных объектов основных средств и ТМЦ

Для начала необходимо оценить состояние выявленного актива. Если его можно использовать без каких-либо дополнительных вложений или компания уже использует его в своей деятельности, то актив следует учесть на счете 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в материальные ценности».

Если объект еще не готов к использованию в текущем состоянии и его первоначальная стоимость окончательно не сформирована, то его следует принять к учету на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Выявленные излишки материалов, товаров и других ценностей приходуют и отражают на соответствующих счетах 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и так далее.

Активы, отличные от денежных средств, принимаются к учету по текущей рыночной стоимости (пп. «а» п. 28 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Рыночную стоимость актива нужно определить с учетом его технического состояния (п. 3.3 методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Для этого компания может воспользоваться услугами независимого оценщика.

В той же сумме в бухгалтерском учете признают прочий доход, который отражают по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», инструкция по применению плана счетов).

В отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проведена инвентаризация, нужно сделать записи (ч. 4 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 7 ПБУ 9/99).

Учет излишков денежных средств

Оприходование излишков денежных средств отражают бухгалтерской записью по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 91, субсчет 91-1.

Что проверяется при процессе, инвентарный объект нематериальных активов

Как мы уже уточнили выше, главной задачей является сверка документов. Но при этом вычисляется не одного только сугубо наличие нужной бумаги. Есть масса факторов, на которые комиссия обращает внимание.

В первую очередь изучается место применения. Все допустимо к эксплуатации только на определенном участке. Разумеется, территорией иногда бывает вся Российская Федерация. Но зачастую эта локация гораздо уже.

Также обращается внимание на корректность оформления. Если в предварительных записях, к примеру, об оприходовании была допущена ошибка, то сейчас оценка не производится как таковая. Ведь поступления и не было. Предварительно нужно исправить допущенный недочет.

Далее, каждая объект проверяется на соответствии с определением НМА ориентируясь на законные нормы в виде приказов Минфина. И только если ценность в принципе подходит под заданное определение, проверяются правоустанавливающая документация.

Определяется срок амортизации, а также допустимый предельный срок использования.

На каких счетах учитывать нематериальные активы?

Счет учета объекта нематериальных активов зависит от права, на котором он получен.

Объекты нематериальных активов группируются согласно п. 37 Инструкции № 157н. То есть объекты, полученные на исключительном праве, учитываются на соответствующем счете 102 00, где Х может принимать значение 2 «Особо ценное движимое имущество учреждения», 3 «Иное движимое имущество учреждения» или 9 «Имущество в концессии».

Еще по теме: Создание нового КПС расходного вида в БГУ 2.0

Например, на счете 102 91 «Программное обеспечение и базы данных в концессии» подлежит отражению информация об являющихся объектами концессионных соглашений программах для электронных вычислительных машин, базах данных, информационных системах и (или) сайтах в сети Интернет или других информационно-телекоммуникационных сетях, в состав которых входят такие программы для ЭВМ и (или) базы данных, либо о совокупности указанных объектов, а также об операциях, их изменяющих.

Группировка по видам имущества, обозначаемым буквами N, R, I или D, соответствует подразделам классификации, установленным ОКОФ *(3) (п. 67 Инструкции № 157н, письмо Минфина России от 17.09.2020 № 02-07-10/81813). А именно, ОКОФ предусматривает следующие группы объектов интеллектуальной собственности (код ОКОФ 700):

• научные исследования и разработки (код ОКОФ 710);
• программное обеспечение и базы данных (код ОКОФ 730);
• другие объекты интеллектуальной собственности (код ОКОФ 790).

Например, мультимедиа-приложения поименованы в группе «Программное обеспечение и базы данных» — код ОКОФ 732.00.10.08. Следовательно, исключительное право на данный объект, относящийся к иному движимому имуществу, учитывается на счете 102 3I. А если учреждение обладает неисключительным правом на мультимедиа-приложения, то оно будет отражаться на счете 111 6I.

Как часто инициировать процедуру

Как мы уже уточнили, обаятельно требуется проводить подобное раз в год, при смене организационного устройства или при замене ответственного за хранение лица. Остальное зависит уже конкретно от организации, количества ценностей в собственности. При малых объемах, а также постоянном использовании допустимо в принципе не проводить дополнительных мероприятий. Но если количественный фактор зашкаливает, то лучше издавать соответствующий приказ как минимум один раз в 3 месяца. А если есть возможность и свободные сотрудники, то и еще чаще.

Документы, применяемые в ходе проведения инвентаризации НМА

Все данные, которые комиссия получает в ходе инвентаризационного процесса фиксируется в специальной ведомости ИНВ-1а. Уполномоченные лица, несущие ответственность за сохранность документов по состоянию НМА, ставят свою подпись в заголовке ведомости. Если будут обнаружены неучтенные активы, то они должны быть вписаны в опись, составленную при проверке. Такой документ составляется в двух экземплярах, один из которых будет хранится у лица, ответственного за хранение документов, а второй передается в бухгалтерию. Подписывают опись все члены инвентаризационной комиссии.

В ходе проверке также оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-18. Такая ведомость требуется для того, чтобы зафиксировать различия между сведениями, полученными при проведении проверки и данными, указанными в документах бухучета. Ведомость также составляется в двух экземплярах.

Все результаты, полученные при инвентаризации НМА отражаются в документах бухгалтерского учета. Если по итогам проверки будут выявлены излишки, то они указываются по рыночной цене и заносятся в строку финансового результата. Выявленные недостачи подлежат взысканию с виновных лиц, а их учет происходит так же.

Важно! С 2013 года компании вправе не применять унифицированные формы документов. Поэтому с целью осуществления проверки они вправе самостоятельно разработать формы документов, а также утвердить их в своей внутренней политике. Главным требованием при составлении бланков документов является указание всех реквизитов, регламентированных законодательством.

Выводы

Подводя итог, становится заметно, что такой процесс исключительно важен почти для любого коммерческого проекта. Ведь нет ни одного, который бы хоть в какой-то мере не использовал такие невещественные активы.

Главное — понимать, что не только знание, как провести инвентаризацию НМА, позволит получить эффективные результаты. Но и соответствующее программное обеспечение, которое еще и упростит задачу. А за эксклюзивными предложениями, разработанными сугубо под запросы конкретной компании – обращаться стоит к нам. ПО от «Клеверенс» всегда помогут решить задачу быстрее, проще и продуктивнее.

Тут вы можете скачать необходимые макеты документации.
Количество показов: 7849