Документальное оформление инвентаризации основных средств

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

• при продаже основных средств;
• сдаче их в аренду;
• приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
• смене материально ответственных лиц;
• выявлении фактов хищения;
• наступлении стихийных бедствий или пожаров;
• реорганизации компании;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).
Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Ведение книги учета основных средств

Записи в книгу вносят на основании других документов:

• ОС-1 (или ОС-1а, б) — при поступлении (дата в бумагах должны совпадать);
• ОС-2 — при внутреннем перемещении объекта;
• ОС-4 (или ОС-4а, б), если имело место списание объектов.

Важно! Инвентарную книгу ведут в одном экземпляре. Этим занимается бухгалтер. После окончания учетного периода документ отправляют на хранение в течение 5 лет.

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Скачайте бланк приказа по форме ИНВ-22.

В приказе указываются:

• место проведения инвентаризации;
• даты ее начала и окончания;
• председатель и члены комиссии;
• степень охвата инвентаризационных объектов;
• причина проведения инвентаризации;
• сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

Скачайте образец приказа на инвентаризацию основных средств.

Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

• инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
• технических паспортов;
• документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Как посмотреть данные об объекте ОС на определенную дату

Карточка отражает данные об объекте на текущую дату. Но бывает необходимость посмотреть, какие были данные до каких-либо изменений, на определенную дату. Для этого в инвентарной карточке нажав кнопку «Еще» выбираем команду «Изменить форму».

Рис.6 Выбираем команду «Изменить форму»

Открыв настройку формы, мы видим, что среди реквизитов шапки формы есть неотмеченный реквизит «Дата сведений».

Рис.7 Дата сведений

Установив эту галочку, в форме элемента справочника ОС увидим дополнительное поле, где сможем задать дату, на которую хотим посмотреть информацию о нашем объекте.

Рис.8 Устанавливаем дату

Оформление ведомости о проведении инвентаризации

При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:

• назначение,
• работоспособность,
• инвентарные номера,
• внешнее состояние,
• отсутствие каких-либо видимых дефектов.

Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:

• основной строительный материал,
• этажность,
• общая и полезная площадь,
• год постройки и т. д.

У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.
По насаждениям — наличие и возраст.

Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.

Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.

Что относится к основным средствам

Под такими фондами понимается имущество организации, используемое в целях производства товаров, работ или услуг или для непосредственного функционирования учреждения на протяжении периода, превышающего 12 месяцев, либо производственного, операционного цикла свыше 1 года.

К основным средствам принято относить:

• здания и сооружения;
• машины и оборудование;
• приборы, устройства и инструменты;
• вычислительную технику;
• транспортные средства;
• инвентарь и хозяйственные принадлежности;
• племенной и рабочий скот;
• многолетние насаждения;
• дороги.

Основными средствами также являются различные капиталовложения — вложения с целью коренного земельного улучшения и фонды на правах аренды, участки земли, объекты природопользования.

Основные средства принимаются к учету только при единовременном выполнении определенных критериев:

1. Средство предназначено для производства товаров, работ, услуг, а также для функционирования учреждения или же для реализации фондов за денежное вознаграждение во временное пользование и владение.
2. Использование средства должно происходить на протяжении длительного периода, продолжительность которого превышает 12 месяцев.
3. Предприятие не планирует дальнейшую перепродажу фонда.
4. В будущем средство может приносить прибыль или экономическую выгоду организации.

К основным средствам не относятся объекты, учтенные в качестве готовой продукции на складах производителя, продуктов на складах реализаторов. Данные товары будут перепроданы, что является несоблюдением одного из критериев отнесения продукции к основным фондам.

Не являются такими средствами и объекты, которые находятся в пути или переданы для монтажа. Капитальные и финансовые вложения, за исключением вложений в арендованные активы и на улучшение земель, также не относятся к основным средствам.

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.
Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Форма ОС-6Б. Образец инвентарной книги

Основанием для принятия основного средства к учету на малых предприятиях является акт приема-передачи (формы ОС-1, ОС-1а или ОС-1б). Один из экземпляров составленного акта передается в отдел бухгалтерии, после чего сотрудник данного отдела заносит информацию о нем в бланк инвентарной книги. Заполнение происходит на основе данных, указанных в акте приема-передачи и в приложенной к объекту технической документации.

Форма ОС-6б включает в себя титульный лист и таблицу.

Титульный лист содержит информацию о названии организации, временной период ведения инвентарной книги, а также ФИО и должность лица, ответственного за заполнение формы.

Поля и графы таблицы служат местом для занесения данных о принимаемых основных средствах и обо всех операциях, которые производятся с объектом в процессе его использования:

• Каждому основному средству соответствует определенная строка таблицы с индивидуальным порядковым номером записи;
• Вторая графа предназначена для наименования основного средства, которое берется из акта приема-передачи;
• Далее проставляется инвентарный номер объекта.

Содержание граф 4-7 отражает данные о принятии основного средства на малое предприятие:

• В графе 4 указывается дата и № акта, являющегося основанием введения объекта в эксплуатацию;
• В графе 5 ставится полная дата (с уточнением дня, месяца и года) принятия основного средства к учету;
• В графе 6 – отдел организации, который принял объект;
• В графе 7 – ФИО сотрудника, которые несет ответственность за сохранность данного основного средства.

Также в инвентарной книге при приеме основного средства следует указать его первоначальную стоимость, которая складывается из суммы всех затрат на приобретение и введения объекта в эксплуатацию за вычетом НДС. Данная информация дополняется установленным для основного средства сроком полезного использования. Подобные сведения содержаться в акте приема-передачи.

Процесс эксплуатации объекта предусматривает возможность проведения его переоценки. В этом случае заполняются графы 12-14 формы ОС-6б:

• В графе 12 ставится дата осуществляемой переоценки;
• В графе 13 указывается коэффициент пересчета;
• В графе 14 проставляется обновленная стоимость объекта, полученная по результатам переоценки.

Может случиться так, что объект будет перемещен из одного отдела компании в другой или выбыть из организации и списаться с учета (причинами могут служить моральный и физический износ). Данные операции также подлежат внесению в бланк инвентарной книги ОС-6б. Если объект переместился из одного структурного подразделения предприятия в другое, необходимо дополнительно оформить накладную по форме ОС-2. Далее заполняются графы 10,11 и 15-18 инвентарной книги:

• Графа 10 предназначена для учета амортизации основного средства (сумма, которая начислена на момент выбытия, перемещения и списания объекта);
• В графе 11 указывается остаточная стоимость, рассчитываемая по формуле гр.8-гр.10;
• В 15-ой графе ставятся дата и № документа, являющегося основанием для перемещения или выбытия объекта. При передаче основного средства другому предприятию необходимо оформить акт приема-передачи, а при списании объекта заполнить акт по форме ОС-4, ОС-4а или ОС-4б;
• Графа 16 отражает внутреннее перемещение основного средства, в ней указывается название отдела компании, в которое переходит объект;
• В графе 17 ставится ФИО сотрудника, который будет нести ответственность за сохранность объекта на новом месте;
• Графа 18 является местом для внесения информации о причине выбытия и списания основного средства (к примеру, моральный или физический износ или номер договора купли-продажи).

В случае поступления в компанию нематериального актива, на него заводится карточка учета по форме НМА-1.

Как оформить акт по результатам инвентаризации

После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.
Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 скачайте тут.

При заполнении этой формы указываются:

• состав комиссии;
• материально ответственное лицо;
• дни начала и завершения проведения инвентаризации;
• номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

При заполнении этой формы указываются:

• состав комиссии;
• материально ответственное лицо;
• дни начала и завершения проведения инвентаризации;
• номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Скачайте образец акта по результатам инвентаризации основных средств.

В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.

Порядок проведения

Инвентаризация проводится назначенной руководством предприятия рабочей комиссией с обязательным участием сотрудника бухгалтерии.

Началу работы предшествует сдача в бухгалтерию материально ответственными лицами приходно-расходных накладных и проверка первичной документации, отражающей движение ОС. В неё могут входить:

• Инвентаризационная опись (карточка или книга) и другие информационные носители аналитического учёта;
• Технические паспорта на здания и оборудование;
• Документы на сданное в аренду, арендованное или принятое на ответственное хранение имущество;
• Правоустанавливающие документы на здания и другие объекты недвижимости.

Комиссия вместе с материально ответственными сотрудниками проводит инвентаризацию визуально, сравнивая номера с данными описей. Процесс этот тем утомительней, чем больше объектов в списках, однако при всей монотонности труда, результаты могут быть неожиданными. Что же может произойти?

• Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
• Найдены признаки неучтённых капитальных работ. В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи. Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества. В этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника).
• Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
• Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.

Результатом работы комиссии является сводная инвентаризационная опись с указанием местонахождения объектов и их стоимости. Этот документ передаётся в бухгалтерию и служит основанием уточнений и изменений в сводных ведомостях, инвентарных карточках и других регистрах учёта основных средств.

Важные изменения 2022 года

С 01.01.2018 начал действовать новый федеральный стандарт основных средств. Теперь учет основных средств в бухгалтерском учете нужно проводить по-другому. Предлагаем ознакомиться с ключевыми нововведениями, приведенными в таблице:

Также теперь организации вправе менять способ начисления амортизации, но только с 1 января. Чтобы учесть разные группировки основных средств, можно использовать все 3 амортизационных метода, заранее прописав это в своей учетной политике.

Важные изменения коснулись и отчетности по фондам. Отчеты станут подробнее и прозрачнее.

Налоговый учет основных средств в 2022 году ведется без изменений. Согласно п. 1 ст. 256 НК РФ, амортизируемым считается то имущество, собственником которого является учреждение и которое используется с целью получения доходов. Срок полезного использования для таких инвентарных объектов — более 12 месяцев.

С 01.01.2016 начальное стоимостное значение материальной ценности, при котором объект признается основным средством, выросло до 100 000 рублей. Распространяется это правило на те инвентарные объекты, которые организация вводит в эксплуатацию, начиная с 01.01.2016 (п. 7 ст. 5 ФЗ «О внесении изменений в НК РФ» от 08.06.2015 № 150).

С 01.01.2017 вступил в силу новый классификатор ОКОФ, благодаря чему была утверждена новая классификация основных средств (ПП РФ № 640 от 07.07.2016, Приказ Росстандарта № 2020-ст от 12.12.2014). Каждая организация при постановке объекта как на бухгалтерский, так и на налоговый учет должна использовать обновленные классификаторы.

Как провести переоценку основных средств

Учреждение вправе организовать переоценку основных фондов при необходимости. Переоценка производится каждый год по состоянию на 31 декабря по всем основным средствам, сгруппированным по однородному признаку.

По факту переоценки стоимость активов дооценивается, то есть увеличивается, или уменьшается — уценивается. Такая стоимость называется восстановительной.

Для переоцениваемых объектов амортизационные отчисления формируются из восстановительной стоимости.

Проводки

1. Учет поступления основных фондов.

Учет поступления основных средств и введение инвентарных объектов в эксплуатацию производится по первоначальной цене (стоимости покупки) объекта. К бухучету ИО принимается на дату, когда первоначальная стоимость полностью образована, а к налоговому — в момент введения фонда в эксплуатацию:

• Дт 08 Кт 60/10/70/69) — принятие к учету расходов на приобретение или создание основных средств;
• Дт 19 Кт 60 — проведение входящего НДС;
• Дт 01 Кт 08 — образование первоначальной стоимости инвентарного объекта.

Для бюджетного учета проводки будут следующими:

• Дт 110631310 Кт 130231730 — поступило оборудование;
• Дт 110434310 Кт 110631410 — ввод оборудования в эксплуатацию;
• Дт 130404310 Кт 110404410 — начисление амортизации.

2. Учет выбытия основных фондов.

Рассмотрим варианты с продажей и ликвидацией объекта имущества. Учет выбытия основных средств отражает стоимость продажи и остаточную стоимость ИО:

• Дт 62 Кт 91 — доход от реализации;
• Дт 91 Кт 68 — НДС;
• Дт 02 Кт 01 — списание амортизации;
• Дт 91 Кт 01 — списание остаточной стоимости.

Записи для бюджетного бухучета:

• Дт 110434 410 Кт 110134410 — списание амортизации;
• Дт 140110172 Кт 110134410 — списание остаточной стоимости.

Учет ликвидации:

• Дт 02 Кт 01 — списание амортизации;
• Дт 91 Кт 01 — списана остаточная стоимость.

Дт 0 401 10 000 (аналитика — 401 10 172) Кт 0 101 00 000 (необходимый аналитический счет) — проводка при частичной ликвидации основного средства в бюджетном учреждении.

3. Учет по забалансу.

Забалансовый учет основных средств ведется по счетам 001 и 011 (передача или аренда инвентарного объекта), 005 (оборудование для монтажа), 010 (отражается износ некоторых объектов).

Правила заполнения регистра

Книга ОС-6б состоит из титульного листа и табличной части, при этом внутренних листов может быть достаточно много.

На титульной странице отображается информация о владельце ОС, а также указывается период, на который заведена книга. Обязательными реквизитами являются должность и Ф. И. О. ответственного за ведение книги сотрудника.

Информация о каждом объекте ОС заносится в отдельной строке (причем только в одной). Т. е. запись об одном объекте делается один раз, а по мере изменения ситуации с объектом в строку вносятся новые сведения (вплоть до снятия объекта с учета).

В строке всего 18 граф. При переоценке объекта ОС информация об этом вносится в гр. 12–14, при перемещении — в гр. 15–17, а при снятии с учета (продажа, списание) — в гр. 18.

ВАЖНО! В графах, где должна быть указана сумма износа, следует отображать информацию о начисленной за весь период эксплуатации амортизации.

Как сформировать первоначальную стоимость основных средств

Первоначальная стоимость — это издержки на покупку или производство основного актива. Первоначальная стоимость состоит из следующих величин:

• суммы, перечисленные продавцу;
• цена доставки, установки и ввода в эксплуатацию;
• издержки на работы строительного характера;
• затраты на информационные услуги при покупке основного средства;
• таможенные пошлины и сборы, уплаченные при импортировании объекта, госпошлина за покупку;
• прочие издержки.

При этом в составе первоначальной стоимости не учитываются общехозяйственные расходы, за исключением издержек, связанных с конкретным объектом, и НДС.

Первоначальная стоимость отражается при бухучете основного фонда и не меняется в процессе его эксплуатации, кроме случаев модернизации, реконструкции, переоценки, достройки или частичной ликвидации инвентарного объекта.