Правила наличных расчетов: лимиты, цели расходования наличности из кассы

Какие именно средства Банк России относит к наличной выручке?

В соответствии с Указанием Банка России №3073-У от 07.10.13 г. (п.2) под наличной выручкой для цели применения данного нормативного акта понимаются денежные средства, которые:

выражены в валюте Российской Федерации – в рублях;

поступили в кассу от физических лиц, предпринимателей и организаций;

поступили в кассу в качестве оплаты за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги. При этом продаваемые товары должны принадлежать на праве собственности продавцу, а работы и услуги должны быть выполнены самим исполнителем. Иными словами, если оплату за указанные товары, работы и услуги принимает посредник, то эти деньги не являются выручкой посредника. В частности, это относится к такой категории посредников, как банковские платежные агенты (или субагенты) и платежные агенты. Средства, которые поступили в их распоряжение по договору в процессе выполнения ими операций по приему средств от населения, организаций и предпринимателей, не могут указанными агентами быть потрачены вообще, поскольку не являются их собственностью;

или поступили в кассу в качестве страховых премий по договорам страхования.

Все эти условия должны соблюдаться единовременно. И тогда поступившая в кассу сумма денежных средств будет признана наличной выручкой для целей контроля ее расходования.

Что касается расходования этой выручки, то к данному процессу, в свою очередь, также предъявляются свои требования:

Указанием №3073-У регламентирован закрытый перечень направлений, какие можно оплатить за счет наличной выручки;

и дополнительно этим же актом установлен лимит наличных расчетов между юридическими лицами и ИП.

Но обо всем по порядку!

Видео — учет наличных средств (касса: лимит, расчеты):

На что можно тратить наличные деньги

Как вы знаете, совсем не обязательно все деньги сдавать в банк и хранить на расчетном счете. ИП и небольшим организациям можно не соблюдать лимит наличных денег в кассе и хранить их в неограниченной сумме.

Безусловно, расчетный счет использовать удобнее, но вот если у вас есть наличная выручка, которую вы не сдали в банк, на что её можно потратить? Оказывается не на всё. Существует указание Центробанка, которое регулирует наличные расчеты.

Правило № 1. Выручку от продажи товаров и услуг разрешается тратить на:

выплаты сотрудникам по зарплате и различных пособий;
выплаты страховых сумм, если имеются договоры страхования с физ.лицами;
оплату товаров, работ и услуг;
выдачу денег сотрудникам под отчет;
возврат денег покупателю за неоказанные услуги и возвращенные товары, если покупатель платил вам наличными;
личные нужды ИП.

Обратите внимание, взять любую сумму денег на личные нужды может только индивидуальный предприниматель. ИП = физ.лицо, поэтому с момента попадания денег в кассу, они уже становятся личными. Директор и учредитель ООО так делать не имеют права, потому что денежные средства принадлежат организации, а это отдельное юридическое лицо.

Этот список на что можно тратить наличную выручку является закрытым, т.е. на практике его нельзя добавлять новыми пунктами. Поэтому если вы решите заплатить наличкой за аренду помещения, вернуть заём или наоборот выдать заём сотруднику или учредителю — этого нельзя делать из торговой выручки, а нужно пойти в банк и специально снять деньги со счета для таких целей.

Кроме того, есть еще одно важное замечание. Все эти правила по расходованию наличных денег относятся только к выручке от продажи собственных товаров или услуг. Если вы работаете как платежный агент по посредническому договору и в интересах другой компании принимаете оплату от покупателей, такую выручку нужно в полном объеме сдать в банк.

Правило № 2. Нужно соблюдать лимит при расчетах наличными

Наличными деньгами можно рассчитываться не только с физическими лицами, но и с другими организациями и предпринимателями. Но при этом в расчетах наличкой с другими юридическими лицами и ИП нужно соблюдать лимит 100 тысяч рублей по одному договору.

Предел 100 тысяч рублей нужно соблюдать и по долгосрочным договорам и если выплаты будут периодическими. Ограничение действует в целом на весь договор.

Не нужно соблюдать лимит на таможенные платежи, если вы выдаете заработную плату работникам или деньги под отчет. Однако, в случае, если сотрудник на подотчетные суммы будет производить оплату от имени организации, то за лимитом придётся следить.

От населения (обычных граждан) можно принимать оплату наличными без ограничений.

Что грозит за нарушение

За несоблюдение этих правил расчета наличными при проверке кассовой дисциплины налоговая может вас оштрафовать по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Размер штрафа для ИП установлен 4 — 5 тысяч рублей, а для организаций гораздо существеннее — от 40 до 50 тысяч рублей. Но при этом на такие нарушения распространяется срок давности 2 месяца. Это значит, что если налоговая не поймает вас за это время, то потом оштрафовать уже не сможет.

Статья актуальна на 07.11.2014

На что можно расходовать наличную выручку?

Согласно Указанию №3073-У (п.2) организации и предприниматели не могут расходовать наличную выручку, которая поступила в их кассу, ни на какие цели.

Правда, есть исключения, которые утверждены этим же Указанием:

можно потратить наличную выручку на оплату труда работникам. При этом данные вознаграждения должны быть включены в фонд заработной платы. Стоит отметить, что понятие «заработная плата» дается только в Трудовом Кодексе РФ (ст. 129) и распространяется лишь на тех сотрудников, с которыми заключен трудовой (!) договор. Но если такой сотрудник – нерезидент, то выплатить ему зарплату можно только через расчетный счет путем перевода средств, например, на зарплатную карту. Так велит федеральный закон №173-ФЗ от 10.12.03 г. «О валютном регулировании и валютном контроле»: на основании пп.б п.9 ч.1 статьи 1 этого закона операция по отчуждению валюты РФ резидентом (российской компанией или предпринимателем) в пользу нерезидента (иностранного сотрудника) на законных основаниях (трудовой договор, например) признается валютной операцией. А осуществление таких операций возможно только через банковские счета.

Очень важно при осуществлении выплат сотрудникам учесть, что учредитель, который исполняет по трудовому договору обязанности директора, вправе получить из наличной выручки зарплату. Но это не касается его дивидендов! Во-первых, они не относятся к фонду оплаты труда и к социальным выплатам; во-вторых, их выплата не идентифицируется и с гражданско-правовыми обязательствами. Дивиденды – это прибыль, полученная по результатам деятельности предприятия и исчисляемая с учетом доли учредителя в Уставном капитале. Более того, в Указании №3073-У нигде не предусмотрена возможность выплаты дивидендов вообще из кассы – ни за счет выручки, ни за счет денег, снятых с банковского счета. Правда, при этом запрета на выплату дивидендов за счет заемных средств, поступивших в кассу предприятия, нет!

к выплатам, разрешенным из наличной выручки, относятся еще выплаты социального характера, например, материальная помощь и т.д. Эти расходы касаются не только тех, кто работает по трудовому договору. Но главное – нужно, чтобы производимые выплаты действительно признавались нормативными актами «социальными»;

а как же те физические лица (не предприниматели), с кем заключен гражданско-правовой договор? С ними Указание №3073-У тоже разрешает производить расчеты из наличной выручки, позволяя ее расходовать на оплату приобретаемых товаров (исключение составляет покупка ценных бумаг), работ и (или) услуг. Стоит отметить, что указанные платежи могут быть реализованы и в отношении организаций и предпринимателей, которые выступают в качестве поставщиков и подрядчиков. В этом случае оплата из наличной выручки из кассы производится непосредственному представителю (сотруднику, например) указанных лиц, но при наличии у него доверенности на получение денег;

разрешается из наличной кассовой выручки выдавать и под отчет работникам предприятия. Не стоит забывать, что к этой категории относятся любые сотрудники, работающие по трудовому или гражданско-правовому договору. В последнем случае важно, чтобы сотрудник не имел регистрации в качестве предпринимателя;

можно выдать из наличной выручки деньги самому предпринимателю. Но при условии, что указанная сумма пойдет только на его личные нужды, а не на оплаты расходов его предпринимательской деятельности;

наличную выручку можно потратить из кассы на оплату возвращаемого товара (не выполненных работ, не оказанных услуг). Но при условии, что эти средства ранее были внесены в кассу в качестве оплаты поставки товаров, за выполнение работ, оказание услуг. Иными словами, если на эти цели аванс был получен на расчетный счет, то возврат таких средств в случае, если, например, работы не были выполнены, должен быть осуществлен тоже через расчетный счет. Кстати, если, например, товар был оплачен с банковской карты покупателя, то и возврат средств будет ему производиться в этом случае тоже на карту!

Кроме того, наличная выручка может быть потрачена из кассы:

в виде выплат по страховым договорам, но тем физическим лицам, которые ранее внесли страховые премии наличными средствами;

на операции, которые осуществляют банковские платежные агенты (субагенты) в соответствии со статьей 14 федерального закона №161-ФЗ от 27.06.11г. «О национальной платежной системе».

Исключая все вышеуказанные направления трат, наличная выручка не может быть больше никуда использована. Это закрытый перечень!

Что же тогда делать с оставшейся или не использованной наличной выручкой? Сдать в банк, например. Или, если позволяет лимит, хранить эти средства в кассе предприятия (предпринимателя).

Однако даже по тем направлениям, какие составляют исключения, свободно расходовать наличную выручку все равно нельзя, поскольку действуют дополнительные ограничения по ее использованию.

Лимит наличных расчетов

Прежде всего, лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями, установленный ЦБ РФ в Указании №3073-У, распространяется не на все виды выплат:

Между организациями (либо предпринимателями) и физическими лицами (без регистрации в качестве предпринимателя) расчеты в наличной форме в валюте РФ и в иностранной валюте могут производиться без каких-либо ограничений по сумме (п.5 Указания №3073-У). Но в этом случае необходимо учитывать, например, требования закона №173-ФЗ от 10.12.03г. «О валютном регулировании и валютном контроле» в отношении реализации валютных операций между резидентами и нерезидентами. В частности, расчеты между компанией и физическим лицом в валюте РФ допускаются исключительно в безналичной форме, если один из участников расчета является нерезидентом, а другой – резидентом.

Кроме того, если предприниматель совершает за наличные средства покупку для личных целей (!), то на него также не распространяется ограничение по сумме наличных расчетов.

Без учета лимита наличных расчетов разрешается расходование наличной выручки, поступившей в кассу, на цели, которые предусмотрены п.2 Указания №3073-У (абз.4, п.6 Указания №3073-У). Правда, не все эти направления расходования оказались безлимитными, а только:

зарплата работников и выплаты сумм социального характера;
выплаты, которые идут исключительно на личные нужды предпринимателя, т.е. не связанные с его предпринимательской деятельностью;
выдача денег под отчет.

Но при получении денег под отчет следует иметь в виду, что при последующем использовании данных средств придется соблюсти лимит наличных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями, установленный ЦБ РФ.

Указанный лимит наличных расчетов:

распространяется на расчеты только между организациями и (или) предпринимателями;

распространяется на расчеты, как в рублях, так и в иностранной валюте;

не должен превышать 100 тысяч в рублях, а в иностранной валюте – сумму, которая эквивалентна 100 тысячам рублей. Чтобы выяснить лимит наличных расчетов в иностранной валюте, ее необходимо пересчитать по ее официальному курсу Банка РФ, действующему на дату проведения указанных расчетов. Официальный валютный курс Банком России устанавливается ежедневно и публикуется либо в издании «Вестник Банка России», либо перечень курсов можно найти на его сайте cbr.ru. И только! Во всех остальных источниках курс валют не признается официальным;

действует только в отношении расчетов по заключенным между организациями и (или) предпринимателями гражданско-правовым договорам. При этом не имеет значения предмет договора, т.е. поставка товаров, или выполнение работы, или сдача недвижимости в аренду, и т.д.;

распространяется на гражданско-правовые обязательства, которые подлежат исполнению как в период действия самого договора, так и за пределами того срока, на который указанный договор заключен. Иными словами, например, поставка товара по договору должна быть закончена 16 января 2022 года и до этого же срока должна быть внесена оплата за товар. Но оплата поступает уже 17 января 2017 года. Таким образом, и на эти деньги независимо от срока их поступления тоже распространяется требования о соблюдении лимита при наличных расчетах.

Кроме установленного лимита в отношении наличной формы расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями есть еще ряд немаловажных ограничений:

Расчеты в рублях через кассу между компаниями и (или) предпринимателями, а также между указанными лицами и обычными гражданами, по операциям с ценными бумагами, по аренде недвижимости, по выдаче или возврату займов и процентов по ним, по азартным играм, допускаются только при условии, что деньги для оплаты указанных расходов сняты с банковского счета компании или предпринимателя и поступили в их кассу.

Этот перечень тоже закрыт! А это означает, что за пределами данного списка направлений по использованию наличных средств выплаты производить даже при помощи снятых с банковского счета денег нельзя. Но при этом данное ограничение не распространяется на те виды выплат, которые разрешается производить из наличной выручки, поступившей сразу в кассу (оплата труда, под отчет, и т.д.). Т.е. если наличной выручки не хватает на реализацию целей, поименованных в п.2 Указания №3073-У, то предприятие или предприниматель вправе снять с расчетного счета деньги в кассу и потратить их на эти самые цели;

Кроме того, указанные виды наличных расчетов (аренда недвижимости, азартные игры, и т.д.) между юридическими лицами и (или) предпринимателями (!) могут осуществляться только с соблюдением действующего лимита по наличным расчетам, установленного ЦБ РФ. Но если в этих расчетах участвует обычный гражданин, то лимит на данные расчеты не распространяется. Например, возврат учредителю — физическому лицу – займа наличными может превышать 100 тысяч рублей.

Есть категория лиц, на которую вообще не распространяются никакие ограничения в использовании наличных средств!

Как выдать или вернуть заем в кассу

Для некоторых организаций действуют особые правила (оно и понятно: основа их деятельности — предоставление денег в долг).

Из наличной выручки можно выдавать займы, возвращать привлеченные займы, выплачивать проценты, неустойки, штрафы и пени, но не более 50 000 рублей по одному договору. Есть и другое ограничение — размер таких выплат не должен превышать 1 млн. рублей в день в расчете на МФО вцелом или ее обособленное подразделение (ломбард и его ОП);
Кредитные потребительские кооперативы (в т. ч. сельскохозяйственные) — могут выдавать займы, возвращать ранее привлеченные займы, средства по договорам передачи личных сбережений, плату за использование денежных средств по договорам передачи личных сбережений, выплачивать проценты, неустойки, штрафы и пени в сумме не более 100 000 рублей по каждому договору. Ограничение таких выплат в день — 2 млн. рублей (на организацию или обособленное подразделение).

Что касается обычных организаций, которые не относятся к кредитным кооперативам, ломбардам или МФО, то они также могут выдавать и получать займы из кассы, но при соблюдении нескольких правил:

Выдать заем из выручки нельзя. Сначала ее нужно внести на расчетный счет, затем или перечислить на счет заемщика или снять наличные, внести в кассу и только потом выдать. Причем, если заемщик ИП или ООО, то действует ограничение — не более 100 000 наличными по одному договору. Если заемщик — физлицо, то ограничение не действует.
Получить заем наличными можно. Но и тут важно — кто будет давать вам деньги в долг. Если это организация или предприниматель, то снова нужно ограничить сумму — до 100 000 наличными по одному договору. Если физлицо (например, директор или учредитель), то ограничение не действует.

Эти правила распространяются на все платежи по договорам — не только на основную сумму долга, но и на проценты, пени или неустойки.

Пример: Учредитель выдал организации займ на сумму 500 000 рублей, перечислив ее на расчетный счет со своего счета в банке. В ежемесячный платеж по займу входят — 50 000 рублей — сумма основного долга и 2 000 рублей — проценты. Первые 52 000 рублей организация выплатила учредителю из кассы, предварительно сняв деньги с расчетного счета компании. Следующий платеж из кассы составил — 48 000 рублей (52 000 + 48 000 = 100 000) в счет основного долга. Оставшуюся сумму — 4 000 рублей организация перевела на счет учредителя и в дальнейшем она может возвращать займ и проценты по нему только безналично.

Казалось бы — зачем? Мы же не применяем ее, когда выдаем подотчетные средства или зарплату, зачем тогда ее использовать для займов.

Но дело в том, что играет роль цель получения или возврата заемных средств.

Если заем получен для целей, не связанных с покупкой товаров, работ, услуг, то пробивать чеки не нужно.

Пример: сотруднику ООО директор решил предоставить займ для ремонта дома. С расчетного счета была снята и выдана сотруднику сумма 200 000 рублей. В течение года сотрудник возвращал заем равными частями с процентами в кассу организации. Чеки онлайн-кассы не пробивались.

При этом, если сотрудник получил бы займ на покупку, например, машины, то считалось бы, что цель займа — покупка товара. Налоговики настаивают, что в этом случае пробивать чеки надо. Поэтому, заключая договор займа, указывайте в нем цели или так и пишите «выдается на цели не связанные с оплатой товаров, работ и услуг».

Если займ предоставляется покупателю-физику при покупке (например, отсрочка платежа, рассрочка), то продавец обязан применить онлайн-кассу.
Если покупатель юридическое лицо или предприниматель и ему предоставляется такая рассрочка, то чек не понадобится. А вот погашение займа наличными или картой уже потребует применения кассы.

В письме ФНС от 19.10.2018 № ЕД-4-20/[email protected] налоговики объяснили, что в случае, когда покупатель (заказчик) рассчитывается за товары (работы., услуги) не сразу, а по частям или оплачивает покупку не в момент ее получения, а позднее, то это тоже считается займом.

Пример: организация купила у предпринимателя грузовой автомобиль, стоимость машины — 600 000 рублей выплачивается частями, в течение полугода. Выплаты компания производит через подотчетное лицо, которое рассчитывается наличными. Предприниматель в течение 6 месяцев принимал платежи, каждый раз пробивая чек. И…нарушил закон. Заметили? ИП имел право принимать наличными сумму, не более 100 тысяч рублей (помните, про ограничения расчетов между юрлицами и ИП).

На кого не распространяются положения Указания №3073-У?

Прежде всего, положения Указания №3073-У не касаются наличных расчетов, производимых в рублях и (или) в иностранной валюте, между физическими лицами. Но при этом указанные лица не должны быть зарегистрированы в качестве предпринимателей. Таким образом, не имеет значение суть этих расчетов. Например, можно купить у физического лица за наличные средства квартиру или автомобиль, и т.д. Главное – чтобы у гражданина не было регистрации в статусе предпринимателя. Т.е. он должен совершать данную операцию, как обычное физическое лицо!

Кроме того, Указание №3073-У не регулирует:

банковские операции, которые проводятся в соответствии с российским законодательством, включая и нормативно-правовые акты самого Банка России;

платежи, которые осуществляются в соответствии с таможенным и налоговым законодательством РФ. Например, уплата госпошлины может производиться наличными средствами, а ее величина вполне может превышать установленный лимит в 100 000 рублей.